O PREFEITO MUNICIPAL DE CARIACICA – ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso das atribuições legais que lhe são conferidas pelo artigo 90, incisos IX e XII da Lei Orgânica Municipal de Cariacica, decreta:
Art. 1º Fica criada no âmbito do Poder Executivo Municipal, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, com a finalidade de viabilizar, treinar e acompanhar a avaliação e descarte dos documentos públicos, a partir do Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade do Município de Cariacica.
Art. 2º A CPAD fica subordinada
administrativa e tecnicamente a Secretaria Municipal de Gestão – SEMGE.
Art. 2º A CPAD fica subordinada
administrativamente e tecnicamente a Secretaria Municipal de Gestão – SEMGE,
assim como à Coordenação de Arquivo Público Municipal, devendo relatar por
escrito todas as ações relacionadas às questões documentais do Município. (Redação dada pelo Decreto n° 78/2022)
Parágrafo único. A CPAD é soberana no exercício de suas funções, respondendo seus membros solidariamente pelos atos praticados.
Art. 3º A CPAD deverá ser constituída
de grupo multidisciplinar de servidores estatutários com 01 (um) Presidente, e
até 04 (quatro) membros. Deverão compor a comissão:
1. 01 (um) Arquivista lotado na SEMGE, que
desempenhará a função de Presidente.
2. 01 (um) Servidor da SEMGE – Arquivo Público
3. 01 (um) Servidor da SEMGE – Gestão de Pessoas
4. 02 (dois) Servidores Municipais indicados de
acordo com as necessidades dos trabalhos. (Finanças, Educação, Saúde)
§ 1° Nas ausências, afastamentos e
impedimentos legais do Presidente da CPAD, assume automaticamente a presidência
o membro com maior tempo de serviço no quadro de servidores estatutários do
Município de Cariacica, efetuando-se registro em ata.
Art. 3º A CPAD deverá ser
constituída de grupo multidisciplinar composto por servidores,
preferencialmente estatutários, sendo 01 (um)presidente com graduação em
arquivologia. Deverão compor a comissão:
(Redação dada pelo Decreto n°
78/2022)
I - 01 (um) Presidente, preferencialmente com
formação em Arquivologia; (Redação dada
pelo Decreto n° 78/2022)
II – 02 (dois) servidores da SEMGE - Arquivo
Público; (Redação dada pelo Decreto n°
78/2022)
III - 01 (um) servidor da SEMGE – Gestão de
Pessoas; (Redação dada pelo Decreto n°
78/2022)
IV - 01 (um) servidor da SEMFI; (Redação dada pelo Decreto n° 78/2022)
V - 01 (um) servidor da SEMDEFES; (Dispositivo incluído pelo Decreto n° 78/2022)
VI - 01 (um) servidor da SEMUS; (Dispositivo incluído pelo Decreto n° 78/2022)
VII - 01 (um) servidor da SEMDEC; (Dispositivo incluído pelo Decreto n° 78/2022)
VIII - 01 (um) servidor da PROGER; (Dispositivo incluído pelo Decreto n° 78/2022)
IX - 01 (um) servidor da SEMSERV; (Dispositivo incluído pelo Decreto n° 78/2022)
X - 01 (um) servidor da SEMDECIT; e (Dispositivo incluído pelo Decreto n° 78/2022)
XI – 01 (um) servidor indicado de acordo com as
necessidades dos trabalhos. (Dispositivo
incluído pelo Decreto n° 78/2022)
§ 1º
Nas ausências, afastamentos e impedimentos legais do Presidente da CPAD, assume
automaticamente o Coordenador do Arquivo Público Municipal de Cariacica,
efetuando-se registro em ata. (Redação
dada pelo Decreto n° 78/2022)
§ 2° A CPAD poderá solicitar, sempre
que houver necessidade, a participação de profissionais ligados aos diversos
campos do conhecimento que possam contribuir com os trabalhos de avaliação dos
documentos, tais como: médicos, historiadores, sociólogos e outros.
§ 3° A CPAD reunir-se-á de acordo com
o plano de trabalho estipulado pelo Presidente da Comissão em dias e horários
devidamente estipulados.
§ 4° As reuniões serão registradas em
atas, sendo de responsabilidade da (o) presidente a elaboração, recolhimento de
assinatura dos membros participantes e arquivamento das atas.
§ 5° A ausência injustificada de
qualquer membro da CPAD, por 03 (três) reuniões sucessivas, no período de 1
(um) ano, ensejará sua substituição.
§ 6º Fica liberada a
participação do servidor nomeado no cargo de Coordenador de Arquivo Público nas
reuniões da CPAD, sempre que achar necessário, caso não esteja nomeado como
membro. (Dispositivo incluído pelo Decreto
n° 78/2022)
Art. 3º A CPAD será constituída por: (Redação dada pelo Decreto n° 173/2024)
I - 01 (um) servidor ocupante do cargo de arquivista, lotado na SEMAD, que exercerá a função de Presidente da Comissão; (Redação dada pelo Decreto n° 173/2024)
II - 02 (dois) servidores lotados no Arquivo Público Municipal, e (Redação dada pelo Decreto n° 173/2024)
III - 01 (um) servidor lotado na Gerência de Patrimônio e Almoxarifado. (Redação dada pelo Decreto n° 173/2024)
§ 1º Nas ausências, afastamentos e impedimentos legais do Presidente da CPAD, assumirá a Presidência da Comissão o Gerente de Almoxarifado. (Redação dada pelo Decreto n° 173/2024)
§ 2º A CPAD poderá solicitar, sempre que houver necessidade, a participação de profissionais ligados aos diversos campos do conhecimento que possam contribuir com os trabalhos de avaliação dos documentos, tais como: médicos, historiadores, sociólogos e outros. (Redação dada pelo Decreto n° 173/2024)
§ 3º A CPAD poderá convocar para participar de suas reuniões servidores das diversas secretarias municipais, sempre que o interesse público assim o exigir. (Redação dada pelo Decreto n° 173/2024)
§ 4° A CPAD reunir-se-á de acordo com o plano de trabalho estipulado pelo Presidente da Comissão em dias e horários devidamente estipulados. (Redação dada pelo Decreto n° 173/2024)
§ 5º As reuniões serão registradas em atas, sendo de responsabilidade da (o) presidente a elaboração, recolhimento de assinatura dos membros participantes e arquivamento das atas. (Redação dada pelo Decreto n° 173/2024)
Art. 4° Os trabalhos de avaliação desenvolvidos pela CPAD e pelas demais Secretarias, deverão seguir os critérios do Decreto Nº 069/2019, que institui o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade Documental e da Instrução Normativa Nº 01/2019, que implanta na Administração Municipal de Cariacica os procedimentos de transferência de documentos ao Arquivo Público Municipal.
Art. 5° São atribuições da CPAD:
I – Revisar, periodicamente, a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e o Plano de Classificação de Documentos em função da produção ou supressão de novos documentos, e da evolução da legislação;
II - Aprovar as amostragens, que consistem em fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado à eliminação, selecionado por meio de critérios qualitativos (estudo das características informacionais do tipo documental) e quantitativos (análise estatística).
III - Propor critérios de organização, racionalização e controle da gestão de documentos e arquivo;
IV - Promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas na Administração Municipal de Cariacica;
V - Solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou volume;
VI - Acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos e documentos da Administração Municipal de Cariacica, visando o estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio para guarda permanente;
VII - Elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou remetidos para a guarda permanente;
VIII - Coordenar o trabalho de seleção e preparação de material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponíveis para eventuais verificações;
IX - Designar 02 (dois)
representante da CPAD para presenciar a eliminação dos documentos, lavrando a
respectiva ata;
IX – Designar 01 (um) representante da CPAD para presenciar a eliminação dos documentos, lavrando a respectiva ata; (Redação dada pelo Decreto n° 78/2022)
X – Propor políticas de preservação dos documentos de arquivo produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos do Município de Cariacica;
Art. 6º A CPAD só poderá exercer
suas atribuições com o quórum (quantidade) mínimo de 50% (cinquenta por
cento) mais um de seus membros.
Art. 6° A CPAD só poderá exercer suas
reuniões com o quórum (quantidade) mínimo de 50% (cinquenta por cento) mais um
de seus membros. (Redação dada pelo Decreto n°
78/2022)
Art. 7º Os membros da CPAD
terão um mandato de 1 (um) ano, podendo ser renovado por igual período.
Art. 7º Os membros da CPDA
terão um mandato de 2(dois) anos, podendo ser renovado por igual período. (Redação dada pelo Decreto n° 78/2022) (Dispositivo revogado pelo Decreto n° 173/2024)
Art. 8º Os trabalhos realizados em função desta comissão não serão remunerados.
Art. 9º As alterações da composição da CPAD, quando necessária, serão efetuadas por meio de Portaria do Chefe do Poder Executivo Municipal.
Art. 10 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 11 Ficam revogadas as disposições em contrário.
Cariacica-ES, 09 de julho de 2019.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Cariacica.