O PREFEITO MUNICIPAL DE CARIACICA - ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso das atribuições legais que lhe são conferidas pelo artigo 90, incisos IX e XII da Lei Orgânica Municipal de Cariacica, decreta:
Art. 1º Fica criada no âmbito do Poder Executivo Municipal, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, com a finalidade de viabilizar, treinar e acompanhar a avaliação e descarte dos documentos públicos, a partir do Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade do Município de Cariacica.
Art. 2º A CPAD fica
subordinada administrativamente e tecnicamente a Secretaria Municipal de Gestão
- SEMGE, assim como à Coordenação de Arquivo Público Municipal, devendo relatar
por escrito todas as ações relacionadas às questões documentais do
Município. (Redação dada pelo
Decreto n° 78/2022)
Parágrafo único. A CPAD é soberana no exercício de suas funções, respondendo seus membros solidariamente pelos atos praticados.
Art. 3º A CPAD será constituída
por: (Redação
dada pelo Decreto n° 173/2024)
I - 01 (um) servidor ocupante do cargo de
arquivista, lotado na SEMAD, que exercerá a função de Presidente da Comissão; (Redação
dada pelo Decreto n° 173/2024)
II - 02 (dois) servidores lotados no Arquivo
Público Municipal, e (Redação
dada pelo Decreto n° 173/2024)
III - 01 (um) servidor lotado na Gerência de
Patrimônio e Almoxarifado. (Redação
dada pelo Decreto n° 173/2024)
§ 1º Nas ausências, afastamentos
e impedimentos legais do Presidente da CPAD, assumirá a Presidência da Comissão
o Gerente de Almoxarifado. (Redação
dada pelo Decreto n° 173/2024)
§ 2º A CPAD poderá solicitar,
sempre que houver necessidade, a participação de profissionais ligados aos
diversos campos do conhecimento que possam contribuir com os trabalhos de
avaliação dos documentos, tais como: médicos, historiadores, sociólogos e outros. (Redação
dada pelo Decreto n° 173/2024)
§ 3º A CPAD poderá convocar para
participar de suas reuniões servidores das diversas secretarias municipais,
sempre que o interesse público assim o exigir. (Redação
dada pelo Decreto n° 173/2024)
§ 4° A CPAD reunir-se-á de
acordo com o plano de trabalho estipulado pelo Presidente da Comissão em dias e
horários devidamente estipulados. (Redação
dada pelo Decreto n° 173/2024)
§ 5º As reuniões serão
registradas em atas, sendo de responsabilidade da (o) presidente a elaboração,
recolhimento de assinatura dos membros participantes e arquivamento das
atas. (Redação
dada pelo Decreto n° 173/2024)
Art. 4° Os trabalhos de avaliação desenvolvidos pela CPAD e pelas demais Secretarias, deverão seguir os critérios do Decreto nº 069/2019, que institui o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade Documental e da Instrução Normativa Nº 01/2019, que implanta na Administração Municipal de Cariacica os procedimentos de transferência de documentos ao Arquivo Público Municipal.
Art. 5° São atribuições da CPAD:
I - Revisar, periodicamente, a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e o Plano de Classificação de Documentos em função da produção ou supressão de novos documentos, e da evolução da legislação;
II - Aprovar as amostragens, que consistem em fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado à eliminação, selecionado por meio de critérios qualitativos (estudo das características informacionais do tipo documental) e quantitativos (análise estatística).
III - Propor critérios de organização, racionalização e controle da gestão de documentos e arquivo;
IV - Promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas na Administração Municipal de Cariacica;
V - Solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou volume;
VI - Acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos e documentos da Administração Municipal de Cariacica, visando o estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio para guarda permanente;
VII - Elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou remetidos para a guarda permanente;
VIII - Coordenar o trabalho de seleção e preparação de material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponíveis para eventuais verificações;
IX - Designar 01 (um) representante da CPAD para presenciar a eliminação dos documentos, lavrando a respectiva ata; (Redação dada pelo Decreto n° 78/2022)
X - Propor políticas de preservação dos documentos de arquivo produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos do Município de Cariacica;
Art. 6° A CPAD só
poderá exercer suas reuniões com o quórum (quantidade) mínimo de 50% (cinquenta
por cento) mais um de seus membros. (Redação
dada pelo Decreto n° 78/2022)
Art. 7º Os membros da CPDA
terão um mandato de 2(dois) anos, podendo ser renovado por igual período. (Dispositivo
revogado pelo Decreto n° 173/2024)
(Redação dada pelo
Decreto n° 78/2022)
Art. 8º Os trabalhos realizados em função desta comissão não serão remunerados.
Art. 9º As alterações da composição da CPAD, quando necessária, serão efetuadas por meio de Portaria do Chefe do Poder Executivo Municipal.
Art. 10 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 11 Ficam revogadas as disposições em contrário.
Cariacica-ES, 09 de julho de 2019.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Cariacica.