DECRETO Nº 69, DE 24 DE ABRIL DE 2019

INSTITUI O PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE CARIACICA.

O PREFEITO DO MUNICIPIO DE CARIACICA - ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso das atribuições que lhe conferem o Art. 90, inciso IX da Lei Orgânica do Município de Cariacica,

CONSIDERANDO o disposto no art. 9º da Lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados;

CONSIDERANDO a Resolução nº 5, de 30 de setembro de 1996, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, que dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos "Diários Oficiais" da União, Distrito Federal, Estados e Municípios;

CONSIDERANDO os procedimentos de implementação da Gestão Documental do Município de Cariacica; o excesso de documentos armazenados nos Órgãos que compõem a Administração Púbica Municipal e a necessidade de liberação de espaços para o arquivamento de novos documentos no Arquivo Público Municipal;

CONSIDERANDO a Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público. Decreta:

Art. 1º Instituir o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos do Município de Cariacica, que serão disponibilizados na página da intranet do município, no endereço: http://sistemas.cariacica.intra.corp/intranet/, a partir da publicação deste Decreto.

Parágrafo único. O Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos, instrumentos utilizados para a identificação de cada tipologia produzida, e a definição dos prazos de guarda e a destinação final de cada série documental.

Art. 2º A eliminação de documentos da Administração Pública Municipal é de responsabilidade do Órgão produtor com acompanhamento técnico da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD.

Art. 3º A eliminação de documentos nos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos neste Decreto.

Art. 4º O registro dos documentos a serem eliminados deverão ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e de Termo de Eliminação de Documentos, ambos com cópia em meio digital.

Art. 5º A Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituirá basicamente dos seguintes itens:

I - cabeçalho contendo a identificação do órgão responsável pela eliminação, o título e número da listagem e o número da folha;

II - quadro contendo os seguintes campos:

a) o número de ordem dos itens documentais listados e o código do de classificação

b) série documental, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados;

c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alínea anterior;

d) quantidade e especificação das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental;

e) observações complementares, quando necessárias ao esclarecimento das informações contidas nos demais campos; e

III - rodapé contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsável pela seleção e da autoridade a quem compete autorizar a eliminação no âmbito do órgão ou entidade.

Art. 6º O Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, devendo conter essencialmente:

I - data da eliminação;

II - indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação relativa à publicação;

III - nome do órgão ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;

IV - nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação;

V - referência aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminação de Documentos, anexa ao Termo;

VI - datas-limite dos documentos eliminados;

VII - quantificação / mensuração dos documentos eliminados;

VIII - nome da unidade orgânica responsável pela eliminação; e

IX - nome e assinatura do titular da unidade orgânica responsável pela eliminação;

Art. 7º Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo dar publicidade, ao ato de eliminação dos acervos arquivísticos, devendo conter necessariamente as seguintes informações:

I - cabeçalho:

a) nome do órgão ou entidade que efetuará a eliminação;

b) título, número e ano do edital;

II - desenvolvimento do assunto tratado contendo:

a) identificação da autoridade signatária do edital;

b) número e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminação;

c) nome do órgão ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados;

d) referência aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas-limite correspondentes;

e) prazo para efetivação da eliminação, que deverá situar-se entre trinta e quarenta e cinco dias subsequentes à publicação do edital; e

III - encerramento:

a) local e data do edital;

b) nome, cargo e assinatura da autoridade signatária do edital.

Parágrafo único. No prazo estabelecido no edital, os interessados poderão requerer, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos.

Art. 8º A eliminação de documentos públicos será efetuada por empresa especializada por meio de fragmentação mecânica, com a supervisão de servidor autorizado, conforme Decreto nº 86/2012, art.4º, IX.

Art. 9º Os procedimentos a serem observados quando da eliminação de documentos serão estabelecidos na forma dos anexos 1, 2 e 3 deste Decreto.

Art. 10 É proibido à eliminação de documentos sem a observância dos procedimentos estabelecidos nesta portaria, sob pena de responsabilidade conforme:

I- Lei nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, que em seu art. 62 dispõe que é crime destruir, inutilizar e deteriorar documentos de arquivo, protegidos por lei, ato administrativo ou decisão judicial, e estabelece as sanções penais dele decorrentes e;

II- Código Penal brasileiro em seu art. 305 que institui como crime “Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou particular verdadeiro, de que não poderia dispor”;

Art. 11 Este Decreto entra em vigor na data da sua publicação.

Art. 12 Revogam-se as disposições em contrário em especial a Portaria/SEMAD nº 8/2012 da Secretaria de Gestão Municipal e Planejamento.

Cariacica-ES, 24 de abril de 2019.

GERALDO LUZIA DE OLIVEIRA JÚNIOR

Prefeito Municipal

Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Cariacica.

ANEXO I

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

PREFEITURA MUNICIPAL DE CARIACICA

SECRETARIA MUNICIPAL DE PLANEJAMENTO E GESTÃO - SEMGE

COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM Nº

Folha nº

SECRETARIA MUNICIPAL DE

Gerência

Coordenação:

Nº Ordem

Código de Classificação

SÉRIE DOCUMENTAL

DATAS - LIMITE

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO

DATA ELIMINAÇÃO

OBSERVAÇÕES/JUSTIFICATIVA

QUANTIFICAÇÃO

ESPECIFICAÇÃO

PREVISTA

REALIZADA

Mensuração total:-----metros lineares

PMC

_________________________________________________________

Responsável pelo preenchimento (nome e cargo)

Data__________/__________/_________

Aprovo e Autorizo:

_____________________________________________

(Secretário do órgão Produtor)

Data__________/__________/_________

(Modelo de listagem de eliminação, para conjuntos documentais que exijam aprovação de contas por parte do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo).

PREFEITURA MUNICIPAL DE CARIACICA

SECRETARIA MUNICIPAL DE PLANEJAMENTO E GESTÃO - SEMGE

COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM Nº

Folha nº

SECRETARIA MUNICIPAL DE

_____________________

Gerência

Coordenação:

Nº Ordem

Código de Classificação

SÉRIE DOCUMENTAL

DATAS - LIMITE

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO

DATA ELIMINAÇÃO

OBSERVAÇÕES/JUSTIFICATIVA

QUANTIFICAÇÃO

ESPECIFICAÇÃO

PREVISTA

REALIZADA

Mensuração total:__________metros lineares

Datas-limites gerais:

Conta(s) do exercício(s) de

_____________________________________

Publicação no Diário Oficial da União (data, seção, página)

__________________________________________

PMC

__________________________________________________________

Responsável pelo preenchimento (nome e cargo)

Data__________/__________/_________

Aprovo e Autorizo:

___________________________________________________

(Secretário do órgão Produtor)

Data__________/__________/_________

(Modelo de listagem de eliminação, para conjuntos documentais que exijam aprovação de contas por parte do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo).

PREFEITURA MUNICIPAL DE CARIACICA

SECRETARIA MUNICIPAL DE PLANEJAMENTO E GESTÃO - SEMGE

COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM Nº

Folha nº

SECRETARIA MUNICIPAL DE

_____________________

Gerência

Coordenação:

Nº Ordem

Código de Classificação

SÉRIE DOCUMENTAL

DATAS - LIMITE

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO

DATA ELIMINAÇÃO

OBSERVAÇÕES/JUSTIFICATIVA

QUANTIFICAÇÃO

ESPECIFICAÇÃO

PREVISTA

REALIZADA

Mensuração total: metros lineares

Datas-limites gerais:

Conta(s) do exercício(s)

Nº do Acórdão

Ano de julgamento

Decisão

Situação

OBS:

PMC

________________

Responsável pelo preenchimento (nome e cargo)

Data__________/__________/_________

Aprovo e Autorizo:

_______________________

(Secretário do órgão Produtor)

Data__________/__________/_________

ANEXO II

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Aos ___ dias do mês de _____ do ano de dois mil e ___ a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, instituída pelo Decreto nº 086, de 12 de Julho de 2012 após análise técnica indica à eliminação dos documentos relativos à Secretaria Municipal de ________, Órgão Produtor responsável, que aprova e autoriza a eliminação dos documentos mencionados no Edital de Ciência de Eliminação de Documentos n.º ______ e listados no respectivo Anexo, tendo sido cumpridos os prazos de guarda em conformidade com o previsto na Tabela de Temporalidade de Documentos, definida pelo Decreto nº _____________.

______________________________________

Local e data

Nome da unidade orgânica (Secretaria), nome, cargo e assinatura do Secretário da Pasta

ANEXO III

EDITAL DE CIÊNCIA E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

PREFEITURA MUNICPAL DE CARIACICA

De acordo com a Portaria nº ___, de ______, publicada no Diário Oficial do Município, de ___________, conforme a Listagem de Eliminação de Documentos nº _________, autorizada pelo titular da Secretaria Municipal de __________, (Órgão Produtor), faz saber a quem possa interessar que a partir do quadragésimo quinto (45º) dia subsequente a data de publicação deste Edital no Diário Oficial do Município, se não houver oposição, eliminará os documentos constantes da listagem em anexo.

Os interessados, no prazo citado, poderão requerer, às suas expensas e mediante petição dirigida da Secretaria Municipal de __________, (Órgão Produtor), da Prefeitura Municipal de Cariacica, a retirada ou cópias de documentos, avulsos ou processos, bem como o desentranhamento ou cópias de folhas de um processo.

_____________________________________________

(Local e data)

_____________________________________________

(Nome e assinatura do titular da Secretaria Municipal)