Este texto
não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de
Cariacica.
SUMÁRIO
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CAPÍTULO I
Objetivos
1 - Este Manual visa
regulamentar o registro e a inscrição de requerimentos e informações, de forma
padronizada, na Unidade de Protocolo da Prefeitura Municipal de Cariacica;
2 – Racionalizar
e padronizar os procedimentos administrativos nas Unidades Administrativas integrantes
da estrutura organizacional do Município envolvidas no processo;
3 - Estabelecer
critérios e parâmetros de controle e tempo nos processos protocolados pela
Unidade de Protocolo e suas tramitações.
4 – Este
manual é o instrumento legal e fonte de informações aos procedimentos básicos à
operacionalização das atividades de recebimento, registro, movimentação e
arquivamento de processos no âmbito do Município.
CAPÍTULO II
Dos Conceitos e Definições
01 - DEFINIÇÕES BÁSICAS – para melhor
compreensão da terminologia utilizada
neste manual, apresentamos a seguir algumas definições básicas que nos
auxiliarão a compreender o processo de protocolo e seus procedimentos.
02 - AUTUAÇÃO – é o ato de
classificar um documento, dando origem a um processo. É o termo que caracteriza
a abertura do processo. A autuação visa dar forma processual a documentos que
tratem de prestações de contas, petições ou requerimentos e outros que
impliquem em responsabilidade técnico-financeiro ou administrativo.
03 – AUTOS – é o conjunto
de peças documentais que constituem um processo. Podem ser originais ou
suplementares. Os originais são os primitivos, elaborados para registrar os
dados relativos ao processo e os suplementares são cópias reproduzidas dos
originais.
04 – AUTUAR – é ordenar as primeira peças de
um processo, colocando uma capa e lavrando-se o respectivo termo de autuação, a
fim de dar início ao seu curso de juízo.
05 – DOCUMENTO – é toda informação
registrada em um suporte (papel, CD-ROM,
disco óptico, fita cassete, outros) suscetível de consulta, estudo, prova ou
pesquisa produzida por pessoa física ou jurídica.
06 – PEÇA DO PROCESSO – é todo
documento que integra o processo.
07 – PROCESSO – é o conjunto de atos ou
peças documentais com a finalidade de realizar uma ação. É o conjunto de
documentos que impliquem em responsabilidade técnica, financeira ou
administrativa, necessários ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado
por um documento que durante a sua tramitação, vai sendo instruído por
despachos, pareceres ou anexações de outros documentos, com a finalidade de
análise, informações e decisões.
08 – JUNTADA POR APENSAÇÃO – é o ato de juntar dois ou mais processos
provisoriamente.
09 – JUNTADA POR ANEXAÇÃO – é o ato de
juntar dois ou mais processos definitivamente.
10– ANEXAÇÃO – é o ato de juntar ou anexar
temporariamente documentos a um processo.
11 – DESANEXAÇÃO – é o ato de retirar
documentos de um processo.
12 – APENSAMENTO – é o ato de juntar dois ou
mais processos, transformando num único processo.
13 – INTERESSADO / REQUERENTE /
SOLICITANTE / PROCEDÊNCIA - é a pessoa física ou jurídica, unidade
administrativa, instituição ou entidade expectante da decisão acerca do assunto
que originou o processo.
14 – USUÁRIO – é o
servidor responsável pelo protocolo nas unidades administrativas do Município.
15 – UNIDADE DE PROTOCOLIZADORA – são as
unidades que possuem competência para protocolar, autuar o documento e gerar o
nº. do processo no âmbito do Município.
16 – FOLHA DE DESPACHO – é a folha
pautada, incorporada ao processo, onde são registrados os despachos e pareceres
dos servidores e autoridades do Município no andamento do processo.
17 – CAPA DO PROCESSO – é o papel
de maior gramatura que acondiciona as peças do processo. Possui local para
receber etiqueta onde informa:
17.1 – o nº.
do Processo;
17.2 - a data
do cadastro do Processo;
17.3 – a hora
do cadastro do processo no sistema;
17.4 – o nome
do requerente;
17.5 – o assunto
(de forma resumida).
18 – PROTOCOLO – é a denominação atribuída
ao registro de atos públicos. Registro no qual se inscreve uma correspondência
que o destinatário, ao receber, assina comprovando ter recebido a mesma.
19 – PROTOCOLIZAR – é o registro ou
inscrição do requerimento na Unidade de Protocolo.
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CAPÍTULO III
Da Autuação de Processos
1 – AUTUAÇÃO DE PROCESSOS:
1.1 – A autuação é o termo que caracteriza a
abertura do processo;
1.2 – A
Autuação visa dar forma processual a documentos que tratem de prestações de
contas, petições ou requerimentos e outros que impliquem em responsabilidade
técnica-financeira ou administrativa.
1.3 – O
documento encadernado ou em brochura, como os de grande volume, serão apensados
ao processo com carimbo constando o número do Processo e a palavra ANEXA.
1.4 – Quando a unidade administrativa
fizer alguma solicitação para os servidores (benefícios, passagens, etc.), o interessado
deve ser aquele que receberá o benefício, jamais a unidade administrativa que
está requerendo ou concedendo.
1.5 – Os
despachos, pareceres, resoluções ou informações não devem ser escritos no verso
do documento que deu origem ao processo e sim na Folha de Despachos ( Modelo
PROTOCOLO – 001).
1.6 –
Expedientes que tenham sido recebidos de países que não sejam da língua
portuguesa, deverão ser traduzidos ou acompanhados de informações que definam o
assunto dos quais tratam.
1.7 – A definição
de URGÊNCIA de um processo compete exclusivamente à Secretários, Subsecretários, Procuradores, Diretores,
Assessores, Gabinete do Prefeito e Serviço de Protocolo quando for verificado
que o processo em prazo legal ou a urgência for inerente a seu assunto.
1.8 – Para
documentos que necessitam ser anexados a um processo já existente, e que esteja
tramitando, não se faz necessário abrir processo. Localiza-se a Unidade
Administrativa onde o mesmo se encontra fisicamente e solicita a juntada do
documento ao processo, ficando a cargo da Unidade Administrativa que fez a
juntadas, proceder com a numeração das folhas inseridas.
2 – DOCUMENTOS NÃO AUTUADOS OU
PROTOCOLADOS:
2.1 – Não serão autuados dois documentos
com o mesmo assunto e requerente, mesmo que cada um seja encaminhado a uma
unidade administrativa diferente. Será aberto apenas um e tramitando por todos
os setores solicitados.
2.2 –
Documentos rasurados, anônimos, ilegíveis ou duvidosos, bem como ofensivos à
autoridades, pessoas, funcionários ou poderes constituídos.
2.3 –
Expedientes incompletos, que dependam de outros papéis ou documentos
necessários a sua instrução; ressalvada a hipótese de que a não autuação poderá
acarretar perda de prazo, nos casos de recursos, ou dos que tiverem mandado
judicial ou autorização por escrito da unidade administrativa responsável pelo
mesmo.
2.4 – Os
Ofícios, requerimentos, expedientes ou outros que apenas encaminhem documentos,
sem descrever o assunto ou que tenham necessidade de decisão administrativa sobre
os mesmos.
2.5 – As
revistas, boletins, convites, declarações, telegramas, tele fax, e-mails,
impressos de propaganda, recortes de jornais, catálogos de livrarias e
similares.
2.6 –
Documentos de natureza particular de servidores ou clientes externos, tais
como, propagandas, faturas, notas fiscais, carnês, extratos bancários e
similares.
2.7 – Cópia de
qualquer forma de expediente, ressalvando os casos em que um processo tenha que
ser reconstituído.
2.8 –
Documentos ou correspondências que não estiverem endereçadas à Prefeitura ou a
uma de suas Unidades Administrativas.
3 – NUMERAÇÃO DO PROCESSO:
3.1 – Os
processos protocolados recebem numeração única seqüencial a partir de 1 à
infinito seguido de ( / ) barra e ano de seu cadastro com quatro dígitos.
Exemplo:
Processo nº. 102/2007
3.2 - A cada ano a numeração é reiniciada a partir de 1 à infinito seguido
de ( / ) barra e ano do seu cadastro com
quatro dígitos.
Exemplo: Processo nº. 102/2008
3 – NUMERAÇÃO DE FOLHAS E PEÇAS
DO PROCESSO:
3.1 – A numeração
dos documentos ou peças do processo é iniciada na Unidade de Protocolo. Sendo
assim, cabe às demais Unidades Administrativas atribuir a numeração seqüencial
à medida que seja inserida outros documentos ao processo.
3.2 – O
carimbo numerador de folhas deve conter a identificação do número do processo,
o número da folha e a rubrica do responsável, aposto no canto superior direito
da folha ou documento adicionado ao processo.
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3.3 – A
unidade administrativa não poderá dar andamento ao processo sem que todas as
peças estejam devidamente numeradas, rubricadas e com o número do processo.
3.4 – A numeração
deve ser por folha e não por página, sendo numerada em ordem crescente,
partindo do número um, incluindo a capa.
3.5 – Sendo
constatada alguma irregularidade o processo deverá ser devolvido ao último
remetente, comunicando por despacho, o motivo da devolução e solicitando as
correções necessárias.
3.6 – Não é
admitida numeração repetida de folhas ou com diferenciações por letras ou
qualquer outro artifício ou caracter.
3.7 – Se por
falha ou omissão for constatada a necessidade da correção da numeração de
qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, colocando um “X” sobre o
carimbo a inutilizar ( conforme exemplo abaixo ), renumerando as folhas
seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrência.
Exemplo:
3.8 – Ao
autuar o processo, apor o carimbo “EM BRANCO” em páginas que não contenham
informações. Exemplo:
CAPÍTULO IV
Da Tramitação de Processos
1 – É a movimentação
do processo ocorrido no âmbito das Unidades Administrativas que compõem a
estrutura organizacional do Município (tramitação interna) ou fora da estrutura
do Município (tramitação externa).
2 - A
tramitação de processos se dá pelo Sistema de Protocolo automatizado, sendo
vedado receber ou enviar processos “em mãos” sem o devido registro no sistema.
3 – Estando as
unidades administrativas da Prefeitura integradas ao Sistema de Protocolo
automatizado, os processos não mais necessitarão passar pela Unidade de
Protocolo.
4 – O controle
de remessa e recebimento dos processos tramitados pelas unidades
administrativas da Prefeitura será feito por meio de CAPA DE REMESSA –
relatório emitido pelo sistema.
5 – A Capa de
Remessa informa o registro da Unidade emissora e receptora do(s) processo(s)
bem como a listagem dos processos tramitados, data e hora em que foram
registrados no sistema bem como, o nome e assinatura dos responsáveis por essa
tramitação.
6 – As
secretarias que se encontram fora do espaço físico da Prefeitura Municipal de
Cariacica tais como, SEME, SEMSUT, SEMDETUR, SEMAST e SEMAG, terão tratamento
diferenciado quanto a tramitação de processos via sistema de protocolo.
7 – A remessa e
a recepção dos processos para estas secretarias serão via Unidade de Protocolo,
que atualizará a tramitação no sistema de protocolo automatizado.
8 – Todas as
informações inerentes ao processo devem ser feitas meio de despacho no
formulário FOLHA DE DESPACHOS (modelo Protocolo – 001), utilizando a frente e o
verso, não permitindo a inclusão de novas folhas até o seu total
aproveitamento.
9 – No caso de
inserção de novos documentos no processo, inutiliza-se o espaço em branco da
última folha de despacho, com um traço e apondo carimbo ou manuscrito EM
BRANCO.
10 – Inserir o
documento carimbado, rubricando cada uma de suas folhas e acrescentar nova
FOLHA DE DESPACHOS (modelo Protocolo – 001), obedecendo aos critérios de
numeração.
11 - Os
processos devem tramitar sempre mediante despacho legível no qual conste, o
destino ( Divisão/Seção), a data, a assinatura e o carimbo do servidor ou
dirigente.
CAPÍTULO V
Da Juntada de Processos
1 – É a união de
um processo a outro que tenha relação ou dependência. A juntada pode ocorrer
por anexação ou apensação.
2 – A juntada
de processos será efetuada somente pela Unidade de Protocolo, mediante
solicitação, por escrito em despacho do processo, por qualquer Unidade
Administrativa.
3 – Dos tipos de Juntada:
3.1 – Juntada por Apensação – é a união
provisória de dois ou mais processos para estudo, informações e decisões
visando a uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo
interessado ou não.
3.1.1 – Os
processos apensados continuarão a ter existência própria e decisões distintas,
mantendo sua numeração original.
3.1.2 - A
unidade administrativa requisitante da juntada deverá informar qual dos
processos deverá ser o principal e especificar em despacho, encaminhando os
processos a serem apensados à unidade de Protocolo para a juntada.
3.1.3 – Caso
não seja especificado e definido o processo principal, a Unidade de Protocolo
terá autonomia para fazer a juntada após leitura do processo.
3.1.4 – Entende-se
por PRINCIPAL o processo que está sendo analisado pela unidade interessada.
3.1.5 – Ao
processo principal poderão ser apensados o(s) processo(s) cujo o conteúdo
auxiliarão nas decisões a serem tomadas no principal.
3.1.6 – O
apensamento dos processos somente será executado pela Unidade de Protocolo,
observando as seguintes orientações:
3.1.6.1 –
observar no despacho elaborado pela unidade administrativa requisitante, qual o
processo que constará como principal, devendo os demais processos ser apensados
a este pela capa de trás, possibilitando assim a juntada de documentos ao
processo principal, sem que seja necessário “soltar” os demais processos que
estão apensados.
3.1.6.2 –
Elaborar o Termo de Juntada por Apensação em cada processo apensado,
notificando que os despachos posteriores à data de juntada deverão ser
efetuados apenas no processo principal, enquanto o apensamento for mantido. Se
necessário, riscar transversalmente após o Termo de Juntada por Apensação,
inutilizando o restante da Folha de Despacho.
3.1.6.3 –
Elaborar o Termo de Juntada por Apensação no processo principal, informando o
número de processos apensados ao principal, encaminhando à Unidade
Administrativa que requisitou o apensamento, ou dando o tramite seguinte,
conforme orientação em despacho.
3.1.6.4 –
Registrar no Sistema de Protocolo o apensamento dos processos.
3.1.7 – A
partir da data de juntada o processo não poderão mais tramitar em separado.
4 – DESAPENSAÇÃO - é o
desagrupamento ou a separação física dos processos juntados por apensação que
deverá ser solicitado pela Unidade Administrativa requisitante por escrito à
Unidade de Protocolo, especificando os destinos dos processos. A Unidade de
Protocolo registra a desapensação no sistema de protocolo e encaminha os
processos aos destinos conforme informação da Unidade Administrativa
requisitante.
CAPÍTULO VI
Do Encerramento e Abertura de Volume
1 – A abertura de
um novo volume ocorre quando o processo exceder a 200 (duzentas) folhas ou
peças.
2 – A abertura
de um novo volume será realizada com o encerramento simultâneo do volume
anterior, mediante a lavratura do TERMO DE ENCERRAMENTO E ABERTURA em folhas
suplementares anexadas ao processo.
3 – Compete à Unidade
de Protocolo proceder com o encerramento e abertura de processos em volume,
observando os seguintes procedimentos:
3.1 – Dividir
o processo em quantas partes for necessário, formando volumes de
aproximadamente de 200 folhas, não sendo necessário ater-se a quantidade
absoluta de numeração, e sim, obedecendo ao bom senso na separação dos volumes,
pois haverá ocasiões em que este número poderá ser menor, tendo em vista o tipo
de material anexado ao processo, ou maior, quando da numeração ocasionar a divisão
de um documento que não pode ser desmembrado.
3.2 – Lavrar o
Termo de Encerramento de Volume em folha suplementar após a última folha do
volume, estando devidamente numerada as páginas.
3.3 – Colocar
após a capa, em folha suplementar, o Termo de Abertura de Volume, obedecendo a
seqüência numérica do volume anterior.
3.4 – Colocar
nas capas as informações do processo, bem como, em destaque no canto superior
direito a inscrição “VOLUME
MODELO DE
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
MODELO DE
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
CAPÍTULO VII
Do Pedido de Vistas / Cópia de Processos
1 – VISTAS – é o
procedimento adotado por pessoa física ou jurídica, por seu procurador ou
advogado constituído, que necessite consultar processos de seu interesse.
2 – CÓPIA – é o
procedimento adotado por pessoa física ou jurídica, por seu procurador ou
advogado constituído, que solicite cópia de partes ou de todo um processo de
seu interesse.
3 - O pedido de
cópias o interessado solicitará, especificando seu endereço, telefone, CPF ou
identidade, no caso de pessoa física, CNPJ no caso de pessoa jurídica bem como
juntando cópia de procuração, se necessário, sendo que um requerimento para
cada processo.
4 - O
requerimento de vistas/cópia deve ser feito em 02 (vias), e será encaminhado
para o local onde está o processo, devendo ser juntado ao mesmo e numerado
(número de folha do processo).
5 - Se o
solicitante for um advogado, o mesmo tem direito a ter vistas ao processo em
qualquer unidade administrativa, para isto deverá apresentar a sua carteira da
OAB e procuração do interessado no referido processo.
6 - São de
competência a autorização para vistas/cópia diretores, assessores,
subsecretários e secretários, procuradores vinculados e chefe do gabinete do
prefeito municipal.
7 - É
expressamente proibida a qualquer servidor da Prefeitura Municipal de Cariacica
a retirada de cópias ou a permissão de vistas a processos administrativos sem a
devida autorização e em desacordo com os procedimentos deste manual. Neste caso,
a unidade administrativa responsável pelo processo pode solicitar a abertura de
inquérito administrativo para a apuração do fato, sendo o infrator sujeito às
punições previstas no estatuto dos servidores públicos do município de
cariacica.
8 - Caso haja
ordem judicial, para vistas/cópia fora da repartição, a autoridade detentora do
processo permitirá a sua retirada tomando as seguintes cautelas:
8.1
-
Deve-se fazer constar no processo uma cópia do mandado judicial devidamente
numerada;
8.2
-
Processo será copiado e esta cópia ficará arquivada na unidade administrativa
que deu vistas ao processo até este ser devolvido;
8.3
-
Deve-se guardar também, por cautela, uma copia do mandado judicial;
8.4
- Se não
houver a devolução do processo dentro do prazo fixado pela autoridade judicial,
ou se partes do processo estiverem faltando, deve-se acionar a procuradoria
geral para tomar as devidas providencias e comunicar o fato ao Protocolo Geral,
que providenciará a reconstituição do processo;
9 -
VISTAS AO PROCESSO QUANDO SOLICITADO POR ÓRGÃO INTERNO:
9.1 - Quando o
processo estiver em andamento deve-se entrar em contato com a unidade
administrativa onde está o processo e solicita-lo. Não é necessário protocolar
o pedido de vistas no serviço de protocolo geral.
9.2 - Caso alguma unidade
administrativa da Prefeitura Municipal de Cariacica deseje verificar um
processo que esteja em outra secretaria, deverá solicitar por escrito através
de CI o envio do processo para vistas ou juntada a outro.
CAPÍTULO VIII
Do Arquivamento
1 - O processo
será arquivado na Unidade de Protocolo, quando estiverem encerrados, ficando o
responsável que decidir o arquivamento indevido ou de processos não
solucionados, responsável pelo prejuízo que poderão advir dessa decisão.
2 - O processo
só será arquivado:
2.1 - pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos;
2.2 - O
desarquivamento será feito junto à unidade de protocolo que irá providenciar a vinda
do processo do arquivo. O solicitante receberá o processo via protocolo,
juntamente com o recibo de empréstimo que deverá ser datado e assinado.
2.3
- Quando seu desenvolvimento for interrompido
por período superior a um ano, por omissão da parte interessada.
3 - O órgão
competente da análise e parecer do processo deverão cientificar o interessado,
e, somente após esse procedimento o processo será encerrado e arquivado.
4 - Os
processos encaminhados para arquivamento deverão conter na última folha o despacho
de “Arquive-se”, a data, a assinatura, a descrição da Secretaria ou Divisão que
solicitou o arquivamento, bem como o carimbo, assinatura ou rubrica de quem fez
a solicitação de arquivamento.
5 – A Unidade
de Protocolo então, anexará como última página do processo, o Termo de
Arquivamento, que deverá ser assinado pelo responsável da Unidade de Protocolo,
e guardado em caixas para arquivo específico, de acordo com o requerente e ano
de formação do processo.
CAPÍTULO IX
Do Desarquivamento
1 - O desarquivamento
de um processo será feito através de CI (Comunicação Interna), quando de
interesse da Prefeitura, ou Ofício, emitido pelo requerente do Processo. O
referido documento será encaminhado à Unidade de Protocolo que procederá com o
desarquivamento do mesmo, anexando a solicitação ao Processo desarquivado, e
lavrando o “Termo de Desarquivamento”, dando em seguida a tramitação
necessária.
MODELO DO
TERMO DE DESARQUIVAMENTO DE PROCESSO
CAPÍTULO X
Siglas das Unidades Administrativas da Prefeitura de Cariacica
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PEDRO IVO DA SILVA
Secretário
Municipal de Administração e Recursos Humanos
HÉLDER IGNÁCIO SALOMÃO
Prefeito
Municipal de Cariacica
Este Manual foi desenvolvido pelos servidores que participaram do:
“CURSO DE PROTOCOLO E ARQUIVO – MÓDULO I E II”
Promovido pelo Núcleo de Desenvolvimento e Valorização de Pessoas
No período de Junho à Agosto de 2007.
Diagramação:
MÁRIO JORGE CHIESA
Núcleo de
Planejamento Organizacional – NUPLANO
Colaboração e Apoio Técnico:
ABDIAS AUGUSTINHO DE OLIVEIRA
Diretor de
Comunicação e Expediente
Cariacica –
ES, 15 de agosto de 2007.