Este texto não substitui o
original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Cariacica.
APRESENTAÇÃO
O presente Manual tem como objetivo auxiliar os
servidores municipais nas atividades básicas para abertura, tramitação e
manuseio de processos administrativos, visando atingir o máximo em termos de
eficácia e eficiência na tramitação e conclusão das petições, processos e
documentos que tramitam na Prefeitura Municipal de Cariacica.
Os servidores municipais devem ter sempre a mão
este manual, que solucionará dúvidas e permitirá uma ação mais segura e eficaz
no trato dos documentos públicos.
SUMÁRIO
|
Assuntos |
Página |
|
CAPÍTULO I – QUALIDADE NO ATENDIMENTO AO PÚBLICO |
6 |
|
1 –
SERVIÇO PÚBLICO DE QUALIDADE |
6 |
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2 -
ATENDIMENTO AO
PÚBLICO |
6 |
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2.1 –
ATENDIMENTO AO
TELEFONE |
7 |
|
2.2 –
ATENDIMENTO PRESENCIAL |
7 |
|
2.3 –
OBSERVAÇÕES COMPLEMENTARES |
8 |
|
2.4 –
COMPORTAMENTOS NÃO RECOMENDADOS |
8 |
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CAPÍTULO II – CONCEITUAÇÃO BÁSICA |
8 |
|
1 –
CONCEITOS
BÁSICOS |
8 |
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CAPÍTULO III – PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO |
10 |
|
3 –
ABERTURA DE
PROCESSOS |
10 |
|
3.1 –
CONSIDERAÇÕES SOBRE O REQUERIMENTO |
10 |
|
3.1.9
– OBSERVAÇÕES COMPLEMENTARES |
11 |
|
3.2 –
REGRAS GERAIS PARA ABERTURA DE PROCESSOS |
11 |
|
3.3 –
DOCUMENTOS QUE NÃO DEVEM SER PROTOCOLADOS |
12 |
|
3.4 –
AUTUAÇÃO DE
PROCESSOS |
13 |
|
3.5 – ABERTURA
E AUTUAÇÃO DE PROCESSOS SIGILOSOS |
15 |
|
3.6 –
ABERTURA E AUTUAÇÃO DE PROCESSOS URGENTES |
15 |
|
4 –
TRAMITAÇÃO E
RECEBIMENTO DE PROCESSOS |
16 |
|
4.10 –
OBSERVAÇÕES COMPLEMENTARES |
17 |
|
5 –
NORMAS GERAIS SOBRE OS DESPACHOS |
17 |
|
6 – JUNTADA
DE DOCUMENTOS E FOLHA DE DESPACHO |
18 |
|
7 –
DESENTRANHAMENTO DE
DOCUMENTOS |
19 |
|
8 –
ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUME |
20 |
|
9 –
APENSAMENTO E
DESAPENSAMENTO DE PROCESSOS |
21 |
|
9.1 –
PROCEDIMENTOS PARA APENSAR |
22 |
|
9.2 –
PROCEDIMENTOS PARA DESAPENSAR |
23 |
|
10 –
ANEXAÇÃO DE
PROCESSOS |
24 |
|
10.5 –
COMO ANEXAR UM PROCESSO A OUTRO |
24 |
|
11 –
VISTAS EM PROCESSOS |
25 |
|
11.1 –
CONCESSÃO DE
VISTAS DENTRO DAS REPARTIÇÕES DA PMC |
25 |
|
11.2 –
CONCESSÃO DE
VISTAS FORA DAS REPARTIÇÕES DA PMC |
26 |
|
11.3 – PROCEDIMENTOS DE VISTAS AO PROCESSO
QUANDO SOLICITADO POR
ORGÃO INTERNO |
26 |
|
12 –
CÓPIA DE
PROCESSOS |
27 |
|
13 – OBSERVAÇÃO
COMPLEMENTAR EM RELAÇÃO A VISTAS E CÓPIAS DE PROCESSOS |
27 |
|
14 –
RECONSTITUIÇÃO DE
PROCESSO |
27 |
|
15 –
RESPONSABILIDADE SOBRE
OS AUTOS |
28 |
|
16 –
PROCESSOS IRREGULARES |
28 |
|
17 – O QUE
FAZER COM OS PROCESSOS QUANDO UMA UNIDADE ADMINISTRATIVA FOR EXTINTA OU MUDAR
DE NOME |
29 |
|
18 –
CANCELAMENTO DE
PROCESSOS NO SISTEMA |
29 |
|
19 –
CADASTRAMENTO DE
PROCESSOS ANTIGOS |
29 |
|
20 –
ENCERRAMENTO E DECISÕES DE UM PROCESSO |
29 |
|
21 –
DESISTÊNCIA DO
PLEITO |
30 |
|
22 –
ARQUIVAMENTO DE UM
PROCESSO |
30 |
|
23 –
PROCEDIMENTOS PARA ARQUIVAMENTO DE UM PROCESSO |
31 |
|
24 – RETIRADA
DE UM PROCESSO DO ARQUIVO |
31 |
|
25 –
SISTEMA SMARpr |
32 |
|
26 –
DISPOSIÇÕES FINAIS |
32 |
|
ANEXOS |
|
|
ANEXO
I - CAPA DE PROCESSO E FOLHAS DE DESPACHO |
33 |
|
ANEXO
II - FOLHA DE DESPACHOS MANUSCRITO |
34 |
|
ANEXO
III - FOLHA DE DESPACHOS DIGITAL E MANUSCRITO |
35 |
|
ANEXO
IV – FOLHA DE DESPACHOS DIGITAL |
36 |
Capítulo I
QUALIDADE NO ATENDIMENTO AO PÚBLICO
1 - SERVIÇO PÚBLICO DE QUALIDADE
Além dos princípios norteadores da Administração Pública, constantes no
artigo 37 da Constituição Federal, quais sejam,
legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, para
desenvolvermos um serviço público de qualidade, temos que nos ater ao princípio
da eficácia, pois este assim como outros, está implícito em tal artigo.
Para que o serviço público seja eficaz, ou seja, para que ele alcance o
resultado almejado, é necessário que sejam eliminados comportamentos que
entravam o funcionamento da Administração Pública. Dessa forma, relacionamos
abaixo instrumentos que servem para combater tais comportamentos:
1.1
- Verifique se as ações adotadas realmente são
capazes de alcançar os objetivos desejados;
1.2
- Revise periodicamente sua rotina de trabalho para
eliminar etapas inúteis em uma cadeia de ações, que só aumentam o custo e o
tempo de execução dos processos;
1.3
- Não se acomode a situações não
resolvidas, nem aceite o erro. Faça um diagnóstico, aplique o PDCA[1],
proponha soluções, mesmo que fracionadas;
1.4
- Não se atenha a reclamar da falta de recursos
humanos e materiais para a realização de tarefas. Procure, primeiramente, otimizar a utilização dos recursos disponíveis, demonstrando
ser um bom gestor ou servidor. Além de diagnosticar problemas, procure
apresentar sugestões de melhoria;
1.5
- Ouça sugestões de melhoria, verificando se podem
ser integradas às rotinas da unidade administrativa;
1.6
- Quando adequado, descentralize o trabalho, delegando
funções, conforme habilidades e os conhecimentos de cada servidor;
1.7
- Caso esteja, no momento, sem demanda coopere com
a atividade do colega de trabalho, pois dessa forma o setor e o órgão, como um
todo, serão beneficiados;
1.8
- Os servidores e os órgãos devem trabalhar em
equipe, para justificar a denominação de “organismo administrativo”.
2 - ATENDIMENTO AO PÚBLICO
Atendimento é o ato de servir, ou seja, receber com atenção o público
externo e interno. O atendimento requer de quem o executa muita responsabilidade
e receptividade.
Concebemos como princípio geral do atendimento a empatia[2].
O servidor deve atender da melhor forma possível, ou seja, da forma que
gostaria de ser atendido ou ainda melhor.
2.1 - ATENDIMENTO AO TELEFONE
Quando atender ao telefone, proceda da seguinte maneira:
2.1.1 - Identifique o órgão ou a entidade – “NOME
DO ÓRGÃO”;
2.1.2 - Faça uma saudação – “BOM DIA” ou “BOA
TARDE”;
2.1.3 - Identifique o atendente - “NOME DO
ATENDENTE”;
2.1.4 - Chame o cliente de senhor ou senhora;
2.1.5 - Mostre-se disponível para assumir
responsabilidades;
2.1.6 - Fale devagar e com clareza;
2.1.7 - Mostre-se interessado, ouça atentamente;
2.1.8 - Faça o cliente sentir-se importante – seja
cortês;
2.1.9 - Faça perguntas, para ampliar a compreensão
e avaliar as reações;
2.1.10 - Entenda e demonstre que entendeu o
problema;
2.1.11 - Jamais diga, “só um minuto”, prefira
“aguarde um momento”;
2.1.12 - Caso a providência solicitada seja demorada,
agende com o cliente data e hora para retomar a ligação e receber a resposta à
sua consulta;
2.1.13 -
Prometa somente providências que poderá cumprir;
2.1.14 - Antes
de encerrar o atendimento, agradeça e, em seguida, se despeça e seja o último a
desligar.
2.2 – ATENDIMENTO PRESENCIAL
É importante saber iniciar um bom atendimento para gerar um bom
relacionamento entre atendente e cliente/usuário e, para que isso aconteça,
deve-se:
2.2.1 - Olhar, sorrir, e saudar o cliente com um
“Bom dia”, “Boa tarde”, “Boa noite”, acrescido da pergunta: “em que posso
ajudá-lo?” ou equivalente;
2.2.2 - Ouvir
com dedicação e real interesse de compreender a necessidade do cliente/usuário;
2.2.3 -
Considerar os sentimentos das pessoas (nervosismo, desânimo, etc);
2.2.4 - “Filtrar” as suas reais necessidades a fim de responder
adequadamente às suas expectativas;
2.2.5 - Não compreendendo suas necessidades, solicite, por gentileza,
uma nova explicação;
2.2.6 - Verifique se o cliente realmente entendeu as instruções;
2.2.7 - Informar com clareza e retirar as dúvidas do cliente/usuário;
2.2.8 - Faça o cliente sentir-se especial;
2.2.9 - Demonstre atitude positiva, mostrando as possibilidades de
resolver o problema do cliente.
2.3 – OBSERVAÇÕES COMPLEMENTARES
2.3.1 - Os clientes não devem presenciar
discussões internas entre servidores. Problemas internos devem ser resolvidos
internamente, não devem ser repassados aos clientes;
2.3.2 - Os
idosos a partir de 60 anos, gestantes, deficientes físicos e pessoas com crianças
de colo deverão ter atendimento preferencial individualizado. O direito dos
primeiros é regulado especialmente pela Lei n° 10.741, de 01 de outubro de
2003, que instituiu o Estatuto do Idoso.
2.4 - COMPORTAMENTOS NÃO RECOMENDADOS
2.4.1 - Usar roupas provocantes, transparentes,
ousadas, amassadas e sujas;
2.4.2 - Usar gírias, jargão, diminutivos, bem como
chamar o cliente/usuário de “meu amor”, “meu querido”, “hei amigo”, “meu ou
minha filha”. Chame-os de “senhor ou senhora”, independente da idade;
2.4.3 -
Interromper a fala do cliente/usuário;
2.4.4 -
Demonstrar insegurança;
2.4.5 -
Alimentar-se durante o atendimento;
2.4.6 -
Informar com dúvidas. Caso não saiba informar com precisão, não diga “não sei”,
peça um instante ao cliente e procure informar-se.
Capítulo II
CONCEITUAÇÃO BÁSICA
1 - CONCEITOS BÁSICOS
1.1 -
ANDAMENTO DE PROCESSO: localização física do processo, com os dados de
quem enviou, para onde enviou e em que dia e horário;
1.2 -
ARQUIVO – É um ou mais conjunto de documentos, de qualquer época,
forma e suporte material, produzidos, recebidos e acumulados em processo
natural, por uma Unidade no exercício de suas funções ou conservados para
servir de referência, prova, informação ou fonte de pesquisa.
1.3 -
ARQUIVAMENTO:
1.3.1 -
Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de
documentos.
1.3.2 - Ação pela qual uma autoridade determina a
guarda de um documento, cessada a sua tramitação.
1.4 - ARQUIVO CORRENTE – Conjunto de documentos
estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou
recebidos e que, mesmo cessada sua tramitação, se conservam junto aos órgãos
produtores em razão da freqüência com que são consultados.
1.5 - ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – Conjunto de documentos originários
de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam em depósito de
armazenamento temporário sua destinação final.
1.6 - ARQUIVO PERMANENTE – Conjunto de documentos preservados
em caráter definitivo em função de seu valor para a eficácia da ação administrativa,
como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa.
1.7 -
ASSUNTO: nome que se dá às solicitações feitas à Prefeitura Municipal de
Cariacica, que estão cadastradas em uma tabela no sistema SMAR;
1.8 -
AUTOS: peças que compõem um processo administrativo;
1.9 -
AUTUAÇÃO: reunião de documentos, devidamente numerados em
ordem cronológica, colocados dentro de uma capa. É considerado
a “montagem e organização” do processo;
1.10 - COORDENAÇÃO DE COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA (CCA): é o
setor diretamente responsável pela abertura de processos, dentre outras
atribuições;
1.11 -
DESPACHO: informação referente a questões do processo,
lançada numa folha de despachos;
1.12 - DOCUMENTO – Toda
informação registrada num suporte material (papel, fita, disco óptico, etc.).
1.13 -
DOCUMENTO DE ARQUIVO – É todo
registro de informação original, único e autêntico que resulta da acumulação em
processo natural por uma entidade produtora no exercício de suas competências,
funções e atividades, independentemente de seu suporte material ser o papel, o
filme, a fita magnética, o disco óptico ou qualquer outro.
1.14 - DOCUMENTO OFICIAL – Documento emanado do poder público
ou de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos de ordem jurídica
na comprovação de um fato.
1.15 - DOCUMENTO OSTENSIVO – Documento sem qualquer restrição de
acesso.
1.16 -
DOCUMENTO PÚBLICO:
1.16.1 - Do ponto de vista da acumulação,
documento de arquivo público.
1.16.2 - Do ponto de vista da propriedade,
documento pertencente ao poder público.
1.16.3 - Do ponto de vista da produção, documento
emanado do poder público.
1.17 - DOCUMENTO SIGILOSO – Documento que pela natureza de seu
conteúdo sofre restrição de acesso.
1.18 -
FOLHA DE DESPACHO: folha pautada e padronizada que é incorporada a
processos, onde são redigidos despachos, informações e pareceres, referente ao
assunto pleiteado;
1.19 -
PARECER: opinião fundamentada sobre alguém ou algum assunto, emitida por um
especialista;
1.20 -
PROCESSO: é um conjunto de documentos oficialmente reunidos,
numerados e rubricados em suas folhas, que impliquem em responsabilidade
técnica, administrativa ou jurídica, necessários ao esclarecimento de um
assunto, originado por documento que durante a sua tramitação vai sendo
instruído por despachos ou por anexações de outros documentos, com a finalidade
de análise, informações e decisões, sempre sobre o mesmo tema;
1.21 -
PROTOCOLAR: é o ato de registrar o documento, na Coordenação
de Comunicação Adminstrativa ou unidade protocolizadora, dando origem a um processo. É o termo que
caracteriza a abertura do processo;
1.22 -
REQUERENTE: pessoa física ou jurídica de direito público ou
privado que faz solicitação por escrito à Prefeitura Municipal de Cariacica;
1.23 -
REQUERIMENTO: petição feita pelo requerente, de próprio punho ou
digitada;
1.24 -
UNIDADE PROTOCOLIZADORA: é a unidade especialmente autorizada a protocolar
o documento e gerar o n° do processo no âmbito do Município.
CAPÍTULO III
PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO
3 – ABERTURA DE PROCESSOS
A abertura de processos é feita exclusivamente pelo sistema Smar, na
Coordenação de Comunicação Administrativa ou unidades protocolizadoras.
3.1 – CONSIDERAÇÕES SOBRE O REQUERIMENTO
Para dar entrada em um processo administrativo é necessário fazer um
requerimento por escrito, e o mesmo deverá ser instruído com os documentos
exigidos de acordo com o assunto do processo e preencher as seguintes
condições:
3.1.1 - Ser
documento original, com data e assinatura;
3.1.2 - Estar dirigido ao Prefeito ou ao titular
do órgão/dirigente de entidades ou à secretaria/setor que o assunto estiver
associado;
3.1.3 - Estar digitado ou legivelmente manuscrito
com tinta azul ou preta, de maneira clara e objetiva, descrevendo adequadamente
o assunto a ser abordado e o(s) pedido(s);
3.1.4 - Conter o nome completo e por extenso do
requerente, bem como telefone e email se houver;
3.1.5 - Cada requerimento dará origem a um
processo e, portanto, deve referir-se a um só assunto, salvo no caso de
assuntos correlatos;
3.1.6 - Se for dado entrada em nome de terceiros,
deve estar acompanhado da respectiva procuração, da cópia da identidade do
outorgante no caso de pessoa física, ou cópia do contrato social ou última alteração
contratual no caso de pessoa jurídica;
3.1.7 - Se a procuração for pública não são
necessárias as cópias de documentos mencionadas no
item anterior;
3.1.8 - Caso exista formulário próprio este deve ser
adequadamente preenchido, de maneira legível, com tinta azul ou preta;
3.1.9 – Observações Complementares
3.1.9.1 - Dependendo do requerimento feito junto a
PMC, conforme Código Tributário Municipal, o requerente deverá pagar uma taxa
de expediente, obtida junto a Central de Atendimento ao Contribuinte;
3.1.9.2 - Se o requerente quizer
dar entrada no processo, sem a documentação necessária
para tanto, o mesmo será informado que seu processo será aberto, contudo,
poderá ter seu pedido indeferido pela unidade administrativa a que o assunto é
correlato, devido a falta da documentação necessária à instrução do feito.
3.2 – REGRAS GERAIS PARA A ABERTURA DE PROCESSOS
3.2.1 - Os processos protocolados recebem
numeração única e seqüencial contendo o ano de seu cadastro com quatro dígitos
seguido de barra (/) e, após, a numeração a partir do número 1;
3.2.2 - A cada ano a numeração é reiniciada a
partir do número 1;
3.2.3 - Após o processo ter sido cadastrado no
sistema, será aposto no canto superior direito da primeira folha deste, o
carimbo de protocolo que deverá ser preenchido com o número do processo, a data
da entrada e assinatura do responsável pelo cadastramento. O servidor deverá
apor na via do requerente o mesmo carimbo ou lhe entregar o comprovante de
protocolo;
Modelo do Carimbo de Protocolo
Modelo do Comprovante de Protocolo
SEMAD / GAL / CCA – 004
TELEFONE: 3346-6162
3.2.4 - Não se deve dar entrada em processo com elementos
dispensáveis ao mesmo, tais como: documentos não exigidos, anotações que não
contribuam para o esclarecimento do assunto em pauta e outros;
3.2.5 - Todo documento que não tiver o formato de
folha A4 ou similar deve ser anexado a uma folha em branco neste formato, com
cola ou grampo, conforme o caso, a fim de
facilitar a fixação do documento dentro do processo;
3.2.6 - No caso do item anterior, se o documento
possuir informações no verso, deve ser grampeado somente o lado esquerdo do
documento, permitindo assim a verificação do seu verso;
3.2.7 - Quando o documento for tão grande que não
permita sua fixação ao processo, deve-se dobrá-lo de forma que os colchetes do
processo peguem apenas em uma borda, permitindo assim, ao se desdobrar o
documento, acesso a todas as suas informações;
3.2.8 - Os CDs e disquetes que fizerem parte do
processo deverão ser colocados dentro de um envelope, sendo este numerado
normalmente dentro dos autos;
3.2.9 - Os documentos que versem sobre assuntos
não relacionados no relatório de assuntos cadastrados no sistema Smar, devem ser avaliados pela Chefia da Coordenação de
Comunicação Administrativa, para verificar a sua real necessidade de autuação,
criando em caso positivo um novo código de assunto;
3.2.10 - Quando a unidade administrativa fizer
alguma solicitação para os servidores (benefícios, passagens, etc.), o
interessado deve ser aquele que receberá o benefício, jamais a unidade
administrativa que esta requerendo ou concedendo;
3.2.11 - Se um documento inicial tratar de mais de
um assunto, a autoridade competente poderá determinar que os assuntos sejam desdobrados, ordenando que seja aberto novo processo.
Neste caso, será tirada cópia do documento original tantas vezes quantas
necessárias e se juntará uma CI (Comunicação Interna) da autoridade que
determinou o desdobramento;
3.2.12 - Expedientes que tenham sido recebidos de
países que não sejam de língua portuguesa, deverão ser traduzidos ou
acompanhados de informações que definam o assunto dos quais tratam;
3.2.13 - Quando uma unidade administrativa receber
documentos “em mãos” ou via Correios e, se for necessária a sua autuação, estes
deverão ser enviados à Coordenação de Comunicação Administrativa ou unidade
protocolizadora, com os competentes despachos que devem ser claros,
determinando o devido encaminhamento e as providências a serem tomadas;
3.2.14 - Se a documentação estiver de acordo com
as normas, deverá ser observada a prioridade na tramitação dos processos e
procedimentos, às pessoas com idade igual ou superior a 60 anos;
3.2.15 - A criação de novos procedimentos, ou
rotina administrativa, que envolvam abertura de processos e encaminhamento de
documentos será definida pela Coordenação de Comunicação Administrativa que
acionará a Comissão de Avaliação e destinação de Documentos (CADS);
3.3 - DOCUMENTOS QUE NÃO DEVEM SER PROTOCOLADOS
3.3.1 - Dois ou mais documentos com o mesmo
assunto e requerente, mesmo que cada um seja encaminhado a uma unidade
administrativa diferente será aberto apenas um processo que será tramitado por
todos os setores solicitados;
3.3.2 - Documentos rasurados, anônimos, ilegíveis
ou duvidosos, bem como ofensivos a autoridades, pessoas,
funcionários ou poderes constituídos;
3.3.3 - Expedientes incompletos, que dependam de
outros papéis ou documentos necessários a sua instrução, ressalvada hipótese de
que a não abertura de processo poderá acarretar perda de prazo, nos casos de
recursos, ou dos que tiverem mandado judicial ou autorização por escrito da
unidade administrativa responsável pelo mesmo;
3.3.4 - As revistas, boletins, convites,
declarações, tele fax, e-mails, impressos de propaganda, recortes de jornais,
catálogos de livrarias e similares;
3.3.5 - Cópia de qualquer forma de expediente, ressalvado
os casos em que um processo tenha que ser reconstituído;
3.3.6 - Documentos ou correspondências que não
estiverem endereçados à Prefeitura Municipal de Cariacica ou a uma de suas
unidades administrativas.
3.4 – AUTUAÇÃO DE PROCESSOS
3.4.1 - Após receber o carimbo de protocolo,
conforme tópico 3.2, serão carimbadas todas as folhas
do processo, no canto superior direito com o carimbo numerador de folhas que deverá ser
preenchido com o número do processo, o número da folha e a rúbrica
do responsável pela numeração;
Modelo/ Carimbo numerador
3.4.2 - A numeração dos documentos ou peças do
processo é iniciada na Coordenação de Comunicação Administrativa ou unidade protocolizadora.
Sendo assim, cabe às demais unidades administrativas atribuir
numeração seqüencial à medida que inserirem outros documentos ao processo;
3.4.3 - No caso de documentos anexados a uma folha
A4 ou similar, o carimbo numerador deve ser aposto em parte da folha e parte do
documento. Se for documento com carbono, numerar apenas a primeira folha, pois
as demais são cópias;
3.4.4 - Os carimbos deverão ser exarados em outra posição,
quando necessário, para evitar sobrescrever alguma informação contida no
documento;
3.4.5 - Em caso de carimbos preenchidos ou
lançados erroneamente nas folhas do processo, os mesmos deverão ser
inutilizados com um “X”, como no exemplo abaixo:
3.4.6 - A primeira folha do processo será o
requerimento, portanto, este deverá receber a numeração 01(um);
3.4.7 - Se for verificado que existe uma folha sem
informações dentro do processo, esta também deve ser numerada e aposto o
carimbo “EM BRANCO”:
Modelo/ Carimbo “EM BRACO”
|
EM BRANCO |
3.4.8 - Procedida a numeração das folhas, estas serão
perfuradas e unidas à capa por colchete adequado;
3.4.9 - A capa servirá apenas como elemento de
proteção do processo, devendo ser providenciado a substituição desta sempre que
necessário, para manter o processo em bom estado de conservação;
3.4.10 - Na capa do processo será aposta etiqueta,
emitida pelo sistema Smar, contendo o número do processo, a data e a hora do
cadastro, o nome do requerente, e a descrição do assunto;
3.4.11 - Quando houver erro na capa ou qualquer
outra incorreção de autuação dos processos, as unidades administrativas
encaminharão à Coordenação de Comunicação Administrativa ou unidade
protocolizadora, para correção;
3.4.12 - Na ocasião de substituição da capa, todas
as informações constantes na capa antiga deverão ser repassadas para a capa
nova;
3.4.13 - Os documentos encadernados ou em
brochura, as pastas contendo projetos e outros documentos que não podem ser
inseridos dentro do processo, deverão ser anexados a este pela parte de traz da
capa dos autos e devem conter etiqueta idêntica à etiqueta aposta na capa do
processo, devendo ser informado na folha de despacho sobre os anexos;
3.4.14 - A Coordenação de Comunicação
Administrativa e as unidades protocolizadoras deverão autuar e encaminhar os processos
até o final do expediente do dia seguinte à abertura destes, salvo se o sistema
Smar estiver fora do ar, se a média diária de abertura de processos ultrapassar a 180 processos por dia e no caso de processos
de autuação complexa, casos em que o tempo de autuação e envio será maior;
3.4.15 - Após a autuação do processo, verificada a
falta de documentos ou informação necessária ao prosseguimento do mesmo, a
Coordenação de Comunicação Administrativa ou unidade protocolizadora entrará
imediatamente em contado com o requerente, solicitando que o mesmo sane tal
vício no prazo máximo de sete dias úteis, sob pena de
arquivamento dos autos;
3.4.16 - No caso do item anterior, se o vício não
for sanado no prazo estipulado, o processo será encaminhado para unidade
administrativa a qual o assunto é correlato, com a sugestão de arquivamento.
3.5 – ABERTURA E AUTUAÇÃO DE PROCESSOS SIGILOSOS
3.5.1 - Processos sigilosos são aqueles que para o
bem da Administração Pública, do Município ou de terceiros não podem ter seu
conteúdo acessado por terem informações restritas, que poderiam causar
danos/constrangimentos, tanto à Prefeitura Municipal, quanto a terceiros;
3.5.2 - Um processo só é confidencial quando
designado por autoridade competente (Prefeito Municipal, Secretários ou
equivalente, Auditor Geral e Procurador Geral e Juiz de Direito);
3.5.3 - Documentos confidenciais devem ser
entregues à Chefia da Coordenação de Comunicação Administrativa ou da unidade
protocolizadora, que providenciará o seu processamento. Após, o processo será
colocado em um envelope, com etiqueta, carimbo e assinatura, sendo lacrado e
imediatamente entregue à autoridade competente.
3.6 – ABERTURA E AUTUAÇÃO DE PROCESSOS URGENTES
3.6.1 - A definição de URGÊNCIA de um processo
compete exclusivamente à Secretários, Subsecretários,
Procuradores, Diretores, Assessores,
Gabinete do Prefeito, à Coordenação de Comunicação Administrativa e
unidade protocolizadora, quando verificado que o processo tem prazo legal ou a
urgência for inerente a seu assunto;
3.6.2 - A identificação de “URGENTE” deve ser
aposta na capa do processo;
3.6.3 - Os processos e documentos urgentes têm
tratamento preferencial e serão encaminhados imediatamente às unidades
administrativas de destino, salvo os que forem processados
no final do expediente, que deverão ser encaminhados no início do expediente do
dia seguinte;
3.6.4 - São considerados como documentos e
processos em caráter de urgência:
A.
Processos de pagamento com datas de vencimento de
contas;
B.
Processos de recursos ou impugnações
de editais, tomada de preços, concorrências e congêneres;
C.
Mandados de segurança, citações, contrafés,
intimações, calamidade pública e outros que se relacionem diretamente à
observância de prazos.
3.6.5 - Considera-se o prazo final para entrada de
recursos, inscrições, editais, impugnações e similares como sendo às 18:00 horas do último dia dado ao impugnante ou requerente;
3.6.6 - Nos casos em que houver impossibilidade de
protocolar um recurso, impugnação ou similar, por motivos internos, como
paralisação do sistema Smar ou falta de energia elétrica, a Coordenação de
Comunicação Administrativa ou unidade protocolizadora receberá o documento,
apondo na via do cliente/usuário, o carimbo de recebimento com data, hora e
assinatura do servidor. Assim que for possível, o documento será transformado
em processo com a devida justificativa.
|
Modelo/exemplo: Este
processo foi aberto nesta data e horário (..../..../2010,
às ........horas), devido à paralisação do sistema Smar, por falta de energia
elétrica. Favor considerar o mesmo como sendo protocolado dentro do prazo.
Data/Assinatura/Carimbo |
4 - TRAMITAÇÃO E RECEBIMENTO DE PROCESSOS
Tramitação e Recebimento são movimentações de processos ocorridos no
âmbito das unidades administrativas que compõem a estrutura organizacional do
Município. A tramitação e o recebimento de
processos devem se pautar nas seguintes regras:
4.1 - É realizada pelo sistema Smar e por meio de
despacho, sendo vedado receber ou enviar processos “em mãos” sem o devido
despacho e registro no sistema;
4.2 - Os processos devem tramitar sempre mediante despacho
legível, no qual conste, o destino, a data, assinatura, o carimbo do servidor
ou dirigente, bem como as providências a serem tomadas;
4.3 - Nunca encaminhar um processo sem que se tenha suas páginas devidamente numeradas;
4.4 - Nunca enviar um processo com rasuras nos
despachos ou nas informações contidas no mesmo;
4.5 - Não enviar processos que estejam em péssimo
estado de conservação ou que estejam faltando páginas e documentos. Toda
unidade administrativa deve zelar pelo bom estado dos processos, evitando que
as capas sejam rasgadas, riscadas ou molhadas;
4.6 – Todos os processos deverão ser tramitados e
recebidos no sistema SMARpr
sem a confecção e utilização da CAPA DE REMESSA. Nada obsta que continuem
utilizando concomitantemente o caderno de protocolo desde que a CAPA DE REMESSA
não seja impressa. Somente servidores autorizados pelas suas respectivas pastas
deverão realizar os referidos procedimentos eletrônicos;
4.7 – O Recebimento eletrônico deverá ser
realizado no momento da entrega do caderno processual para o receptor
destinado, tendo em vista um maior controle sobre o processo;
4.8 - Se o trâmite no SMARpr,
por falta de atenção, for realizado de maneira equivocada, haja vista que
deveria ser feito para outra unidade administrativa, deverá ser solicitado
pessoalmente junto à unidade para onde o processo foi erroneamente enviado, o
imediato retorno do mesmo com o despacho “Aqui por engano”. Se esta por sua vez
se localizar fora das repartições do Palácio Municipal, o retorno do processo
poderá ser solicitado junto à CCA, esta por sua vez carimba o processo com o
carimbo de regularização de trâmite que deverá ser preenchido pelo servidor que
requereu a regularização. Após tal procedimento a CCA regularizará o trâmite o
mais rápido possível e encaminhará o processo para a unidade administrativa
correta; (obs.: neste caso o erro foi percebido primeiramente pelo emissor do
processo)
MODELO
DO CARIMBO REGULARIZAÇÃO DE TRÂMITE
PARA UTILIZAÇÃO DO PROTOCOLO
|
|
PREFEITURA
MUNICIPAL DE CARIACICA ESTADO
DO ESPÍRITO SANTO Secretaria Municipal de Administração Coordenação de Comunicação Administrativa. REGULARIZAÇÃO
DE TRÂMITE |
|
Este caderno processual teve a sua
tramitação retificada no dia ____/_____/______
conforme solicitação do servidor_____________________ _________________________________________________________________ lotado na(o) ______________________________________________________ pois o mesmo foi tramitado para
_____________________________________ e deveria ser tramitado para
_________________________________________ Servidor Solicitante:
________________________________________________ Servidor Regularizador:
_____________________________________________ |
|
4.9 - Ao receber um processo que deveria ser
tramitado para outra unidade administrativa, deve-se tramitá-lo de volta à
unidade que o encaminhou ou à unidade que realmente deveria receber o processo,
com a ressalva “Aqui por engano”; (obs.: neste caso o erro foi percebido
primeiramente pelo receptor, haja vista que o emissor acreditava ter feito o
trâmite corretamente)
4.10 - Observações complementares
4.10.1 - Se uma unidade administrativa encaminhar
um processo somente pelo sistema ou somente por meio de despacho, a unidade
administrativa destinatária deverá recusar o recebimento do processo, tendo em
vista que o trâmite tem que necessariamente ser realizado das duas formas,
cabendo somente as duas exceções mencionadas acima;
4.10.2 - Todo processo urgente terá prioridade
sobre os outros processos (vide tópico 3.6), devendo ficar o mínimo de tempo
possível em cada unidade administrativa até a sua conclusão;
4.10.3 - Quando for solicitado alguma providência
por parte do requerente, quanto à regularidade do seu processo, este deverá
atender no prazo máximo de 7(sete) dias úteis, sob
pena de arquivamento dos autos, salvo exceções estabelecidas por cada setor.
5 - NORMAS GERAIS SOBRE OS DESPACHOS
5.1 - Os despachos serão feitos nas folhas de
despacho que devem ser utilizadas ao máximo, inclusive no verso, seguindo uma
sequência cronológica;
5.2 - Recomendamos que não se façam despachos,
pareceres, resoluções e/ou informações no verso de documentos, pois muitas
vezes ficam com visualização difícil e podem passar desapercebidos;
5.3 - Os espaços em branco da folha de despacho
devem ser inutilizados somente diante da necessidade de inserção de cinco ou
mais folhas no processo (vide tópico 6);
5.4 - Zelar para que os despachos primem pela
clareza e correção ortográfica do nosso idioma;
5.5 - Despachar em letra legível, colocando o
carimbo de identificação funcional abaixo do nome;
5.6 - Não anular despachos equivocados com a
colagem de tarja de papel, nem consequentemente despachar sobre o ”remendo”
feito. Despachos errados não devem ser rasurados, devem ser anulados pelo
próprio autor, com carimbos “CANCELADO” ou “SEM
EFEITO”, e redigidos novamente por ele;
5.7 - Outra opção de correção de um despacho é
informar no próprio sobre o erro, apondo uma ressalva do tipo “Em Tempo”, “onde
se lê....leia-se”, etc.;
Exemplo
À
SEMAD/NAOF,
O valor
do empenho é de R$ 15.000,00
Em 16/09/2010
Em
Tempo,
O valor
correto é de R$ 1.500,00 e não R$ 15.000,00 como foi
despachado anteriormente.
Em 16/09/2010
Assinatura/ Carimbo
5.8 - Não anular palavras ou números equivocados
com a utilização de corretivo líquido. Neste caso, deve-se utilizar a palavra
“digo”, entre vírgulas.
6 - JUNTADA DE DOCUMENTOS E FOLHA DE DESPACHO
Para documentos que necessitam ser anexados a um processo que esteja
tramitado, não se faz necessário abrir outro processo, basta fazer uma juntada
de documentos.
Juntada é o ato de incorporar um documento em um processo existente. É
uma operação de caráter permanente e deve se pautar nos seguintes
procedimentos:
6.1 - O documento a ser juntado deverá ser
entregue na Coordenação de Comunicação Administrativa, ou diretamente na
unidade administrativa onde o processo se encontra fisicamente, onde será
aposto na via do cliente/usuário o carimbo de recebimento, contendo data, hora
e assinatura do recebedor;
6.2 - Fica a cargo da unidade administrativa que
estiver com o processo, fazer a juntada, numerar e rubricar todas as folhas
inseridas;
6.3 - Ao realizar a juntada, a unidade
administrativa deve sempre despachar primeiro dizendo o seguinte:
|
Modelo de Termo de Juntada: Nesta
data, foi(foram) juntado(s) o(s) documento(s) de
folha(s).........a...........,devidamente numerada(s) e rubricada(s). Data/Assinatura e carimbo do
servidor |
6.4 - Se o número de documentos a serem juntados
for igual a cinco ou mais folhas deve-se:
A.
Despachar como no quadro anterior e, após,
inutilizar na folha de despacho em uso, todo o espaço em branco disponível com
um traço;
B.
Fazer o acréscimo dos documentos, numerando e
rubricando cada uma de suas páginas;
C.
Acrescentar uma nova folha de despacho,
numerando-a sequencialmente e rubricando no local apropriado.
6.5 - Quando o documento a ser juntado, for
entregue na Coordenação de Comunicação Administrativa, esta encaminhará o
documento, através do caderno de protocolo ou outro meio de registro.
7 -
DESENTRANHAMENTO DE
DOCUMENTOS
Desentranhamento é ato pelo qual se retira do processo um determinado
documento, para restituí-lo ao interessado ou seu representante legal. Para
tanto, deve-se seguir as seguintes regras:
7.1 - Somente Secretários, cargos equivalentes,
Subsecretários, Gerentes e Procuradores podem autorizar o desentranhamento de
documentos, sendo que esta autorização tem que ser por escrito;
7.2 - Quanto aos processos que estiverem com
questionamento jurídico, somente a Procuradoria Geral do Município ou
determinação judicial poderão autorizar o desentranhamento, devendo ser
mantidas no processo as cópias dos documentos;
7.3 - Os documentos desentranhados deverão ser
substituídos por cópias que devem ser inseridas no exato lugar dos documentos
retirados;
7.4 - Em se tratando de documentos retirados para
correção, não é necessário a substituição por cópias;
7.5 - Na sequência natural das folhas do processo,
deverá ser registrado o Termo de Desentranhamento conforme modelos constantes
no final deste tópico;
7.6 - Quando o solicitante for externo à PMC,
deverá formular requerimento por escrito, com sua identificação, endereço,
telefone para contato, procuração se necessário, explicando as razões do pedido
de desentranhamento;
7.7 - Caso o pedido seja negado, o solicitante
deve ser comunicado por escrito, caso seja deferido, deve-se comunicar ao
solicitante para o mesmo vir receber os documentos;
7.8 - Quando o solicitante for órgão interno da
PMC, deve-se instruir o processo com a solicitação de desentranhamento, explicando
o motivo à autoridade competente responsável pela pasta a que o assunto do
processo é inerente;
7.9 - O desentranhamento não será permitido quando
a ausência do documento original possa ser prejudicial ao andamento e decisão
do processo ou aos interesses do Município ou de terceiros, devendo ser
entregue ao legítimo interessado reprodução autenticada do documento
solicitado, quando o mesmo não puder ser retirado do processo;
7.10 - Também não será autorizada a retirada de
documentos, quando estes constituírem provas de algum ato ilícito;
7.11 - A retirada de documentos de um processo sem
prévia autorização deverá ser objeto de inquérito administrativo, para apuração
do fato;
7.12 - O desentranhamento de documentos poderá ser
feito em qualquer unidade administrativa, desde que obedecidas as regras contidas neste manual;
|
Modelo 1 – Desentranhamento com substituição por
cópias Foram
retirados os documentos de folhas.....a.....deste
processo, sendo substituídos por cópias, conforme autorização do Senhor (nome
da autoridade competente e cargo), constante à folha.....e entregues ao
Senhor (nome do requerente), RG n°......................, residente (endereço
completo), que apõe a sua assinatura abaixo, como prova de ter recebido os
documentos. (Assinatura
do requerente) Data/ Assinatura/ Carimbo do servidor |
|
Modelo 2 – Desentranhamento sem substituição por
cópias Foram
retirados os documentos de folhas.....a.....deste
processo, para correção, não sendo necessária
a substituição por cópias, conforme autorização do Senhor (nome da autoridade
competente e cargo), constante à folha.....e entregues ao Senhor (nome do
requerente), RG n°......................, residente (endereço completo), que
apõe a sua assinatura abaixo, como prova de ter recebido os documentos. (Assinatura do requerente) Data/
Assinatura/ Carimbo do servidor |
Obs.: se o
requerente for interno à PMC, não há necessidade de colocar o n° do RG e
endereço completo, apenas o nome e o cargo.
8 - ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUME
O volume constitui-se em nova pasta aberta, em
continuidade a um determinado processo. Deverá ocorrer quando os processos
atingirem a média de 200 folhas, ou quando a gramatura ou o formato dos
documentos estiver dificultando o manuseio.
Salvo autorização por escrito, emitida pelo
Secretário de Administração ou Subsecretário de Gestão Administrativa, compete exclusivamente à Coordenação de Comunicação
Administrativa ou unidade protocolizadora, proceder com o encerramento e
abertura de volume de processos, da seguinte forma:
8.1 - O processo deverá ser tramitado para a
Coordenação de comunicação Administrativa ou unidade protocolizadora, com o
devido despacho solicitando a abertura de volume;
8.2 - Na primeira parte do processo ou primeiro
volume deve ser juntado o Termo de Encerramento de Volume, e no ínício do volume seguinte, deve ser colocado o Termo de
Abertura de Volume;
8.3 - Os Termos de Encerramento e Abertura de
Volume não serão numerados;
8.4 - Além da etiqueta padrão emitida pelo Smar,
deverá ser colocada em cada volume uma etiqueta que indicará a ordem
cronológica destes, da seguinte forma:[NÚMERO DO VOLUME / NÚMERO DO ÚLTIMO VOLUME].
Exemplo: Volume 3/5 (terceiro volume de um total de cinco);
8.5 - Por constituírem volumes de um único
processo, embora estejam em capas distintas, deverão receber uma única
numeração seqüencial, que irá do primeiro ao último volume;
8.6 - Os volumes do processo devem caminhar sempre
juntos;
8.7 - A abertura de volumes será ditada pelo bom
senso, pois existem processos com menos de 200 folhas, que por conterem
pranchas anexas ou outros documentos, tornam-se de
difícil manuseio;
8.8 - Não se deve deixar parte de um documento em
um volume e parte em outro, neste caso poderá ser ultrapassada ou diminuída a
quantidade de 200 folhas por volume;
8.9 - Por terem rotinas a parte, não são considerados volumes os documentos anexos em pastas,
como pranchas de projetos e similares, apesar destes fazerem parte do processo;
8.10 - Após o procedimento descrito
acima, a Coordenação de Comunicação Administrativa ou unidade protocolizadora
deverá tramitar o processo de volta à unidade requisitante com o devido despacho,
devendo registrar no sistema Smar, a abertura do volume, no campo registro do
setor.
|
|
PREFEITURA MUNICIPAL DE CARIACICA ESTADO DO ESPÍRITO SANTO Secretaria
Municipal de Administração Coordenação
de Comunicação Administrativa. TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME |
|
Em,___/_______/___,
procedemos ao encerramento deste volume de n°____,
do processo n°______________, contendo______folhas,
abrindo-se em seguinda, o volume n°_____. _____________________________ Servidor/Carimbo |
|
|
|
PREFEITURA MUNICIPAL DE CARIACICA ESTADO DO ESPÍRITO SANTO Secretaria
Municipal de Administração Coordenação
de Comunicação Administrativa. TERMO DE ABERTURA DE VOLUME |
|
Em,___/_______/___,
procedemos a abertura deste volume de n°____,do processo n°______________,
que se inicia com a folha________. Todos os
despachos referentes a este processo, deverão ser
registrados neste volume de n°____, até que seja
aberto novo volume. _____________________________ Servidor/Carimbo |
|
9 -
APENSAMENTO E
DESAPENSAMENTO DE PROCESSOS
Apensar é o ato de sobrepor um processo a outro,
mantendo cada um em suas capas individuais, um externamente ao outro.
No apensamento, cada processo continua a ter
existência própria, mantendo sua numeração original. É um procedimento
reversível, ou seja, os processos poderão ser desapensados (separados) e cada
qual tomará seu destino próprio.
Tanto o apensamento, quanto o desapensamento
deverão ser feitos pela Coordenação de Comunicação Administrativa ou unidade
protocolizadora.
9.1 - PROCEDIMENTOS PARA APENSAR
9.1.1 - Um processo “A” (processo secundário)
poderá ser apensado a um processo “B” (processo principal) se este depender do
outro para instrução ou decisão final;
9.1.2 - Não se fará apensamento quando deste ato
resultar prejuízo para à marcha dos processos que deverão ser apensados, ou
quando a juntada de cópia de suas peças for suficiente para esclarecimento do
assunto em estudo;
9.1.3 - Poderão ser apensados a um processo
principal quantos processos forem necessários;
9.1.4 - A unidade administrativa requisitante do
apensamento deverá solicitá-lo por meio de despacho que identifique quais são
os autos principais e tramitar no sistema Smar, ambos
processos, para a Coordenação de Comunicação Administrativa ou unidade
protocolizadora;
9.1.5 - O despacho solicitando o apensamento deve
ser feito nos dois processos;
9.1.6 - Caso haja contradição nos despachos
impossibilitando a identificação de qual processo será o principal, a
Coordenação de Comunicação Administrativa ou unidade protocolizadora poderá
devolver os autos, solicitando esclarecimentos;
9.1.7 - Apesar de continuarem a ter existência
própria, após o apensamento todos os despachos referentes ao processo secundário
deverão ser registrados no processo principal;
9.1.8 - Para apensar os processos, deve-se
primeiramente identificar qual será o principal e apor o carimbo seguinte,
preenchendo-o:
Carimbo/ Processo Principal
TERMO DE APENSAÇÃO À ______________________________________________________________ A este
processo segue(m) apensado(s) o(s) de Nº(s) ______________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ conforme solicitado
pela(o)_______________________________em despacho às folhas _______________ do
processo Nº___________________ A partir desta data todos os
despachos referentes a esse(s) processo(s) deverão ser registrados neste
processo principal, até que seja solicitado seu desapenso. Em ______/______/_______ _______________________________________ Assinatura e carimbo do servidor
9.1.9 - No processo secundário deverá ser aposto o
seguinte carimbo:
Carimbo/ Processo Secundário
TERMO DE APENSAÇÃO À
_____________________________________________________________ Este
processo segue apensado ao de Nº ______________________________ Conforme
solicitado pela(o)_______________________________________em despacho às folhas _______________ do
processo Nº__________________ . A partir desta data todos os
despachos referentes a este processo deverão ser registrados no processo
principal, até que seja solicitado seu desapenso. Em ______/______/_______ _______________________________________ Assinatura e carimbo do servidor
9.1.10 - Depois de
carimbado o processo secundário, deve-se inutilizar o restante da folha de
despacho, inclusive o verso, com um risco transversal;
9.1.11 - O processo
secundário deve ser apensado ao processo principal pela capa de trás,
possibilitando assim a juntada de documentos neste último;
9.1.12 - Realizado o
procedimento manual, deve ser realizado o procedimento no sistema Smar, de
acordo com o disposto no “Manual de Operação SMARpr”[3];
9.1.13 - Após o apensamento
no sistema, ao se tramitar o processo principal, automaticamente também se
tramitará o processo secundário;
9.1.14 - No mesmo despacho
que for solicitado o apensamento do processo, pode ser solicitado que após a
realização deste, sejam encaminhados os autos para outra unidade
administrativa;
9.1.15 - Se for solicitado
o apensamento de um processo “A” a um processo “B”, e o processo “A” tiver
apensado a ele outros processos, deve-se proceder o
desapensamento dos mesmos no sistema, e após deve-se apensar todos ao processo
“B”. Dessa forma, o processo “B” será o principal, e o processo “A” juntamente
com os demais serão os secundários;
9.2 - PROCEDIMENTOS PARA DESAPENSAR
9.2.1 - Deve ser solicitado
por meio de despacho, feito no processo principal;
9.2.2 - Além da
solicitação, o despacho deve descriminar qual será a unidade de destino dos
processos após realizado o desapensamento;
9.2.3 - A Coordenação de
Comunicação Administrativa ou unidade protocolizadora deve registrar o
desapensamento dos processos no sistema Smar e separá-los fisicamente,
retirando o colchete que une as suas capas;
9.2.4 - Deverá ser
registrado o desapensamento dos processos, por meio de despacho, conforme modelos
seguintes:
Modelo
de despacho – Processo Principal
À
(unidade de destino)
Foi desapensado deste, o processo n°_____________,
conforme solicitação feita no despacho anterior.
Data/Assinatura/carimbo
Modelo de despacho – Processo Secundário
À (unidade de destino)
Este processo foi desapensado do processo n°
____________, conforme solicitado no despacho de folha___,
deste último.
Data/Assinatura/carimbo
9.2.5 - Após desapensados cada processo será
encaminhado ao seu destino.
10 – ANEXAÇÃO DE PROCESSOS
10.1 - Diferente do
apensamento, a anexação é um procedimento irreversível, ou seja, os processos
nunca mais se separarão, sendo inclusive arquivados e eliminados juntos, como
se fossem apenas um processo;
10.2 - Um processo só será
anexado a outro quando houver uma dependência total de um em relação a outro
para uma decisão final, quando forem de requerentes ou interessados iguais,
quando tiverem um só objetivo e a decisão de um valer para o outro ou ainda em
processos que foram reconstituídos e posteriormente foram achados os originais;
10.3 - Somente Secretários,
cargos equivalentes, Subsecretários, Diretores, Gerentes, Assessores e
Procuradores podem autorizar a anexação de um processo a outro, sendo que esta
autorização tem que ser por escrito;
10.4 - A anexação de um
processo a outro só será efetuada pela Coordenação de Comunicação
Administrativa ou unidade protocolizadora.
10.5 – COMO ANEXAR UM PROCESSO A OUTRO
10.5.1 - Os processos a
serem anexados devem ser encaminhados à Coordenação de Comunicação
Administrativa ou unidade protocolizadora, com a devida solicitação de
anexação, feita por meio de despacho assinado por autoridade competente;
10.5.2 - Caso o pedido não se
enquadre em anexação, os processos serão devolvidos com a devida explicação do
motivo da não anexação, sendo indicada neste caso,
apenas o apensamento dos processos.
10.5.3 - Na Coordenação de
Comunicação Administrativa ou unidade protocolizadora os processos receberão o
seguinte tratamento:
A.
O processo mais novo será fundido ao processo mais
velho, para isto, será retirada e eliminada a capa do processo mais novo e o
mesmo será colocado após a última folha do processo
mais velho, devendo ser numerado de acordo com a sequência cronológica deste
último;
B.
Será efetuado o registro da anexação do sistema
Smar;
C.
Por fim, será juntada uma nova folha de despacho
com o devido termo de anexação conforme abaixo:
|
Modelo de Termo de Anexação À (unidade administrativa de destino)
Nesta data, o processo nº ................. foi anexado a este processo, passando a fazer parte
integrante deste, não podendo mais ser retirado, conforme autorização do Sr
..........., (cargo)......., no despacho à folha ...... do
processo nº ............ . Todos os registros no sistema Smar e a eliminação
da capa do processo nº ........ foram
providenciados. Data /
Assinatura / Carimbo |
11 - VISTAS EM PROCESSOS
O interessado no processo ou seu representante legal poderá requerer “vistas” aos documentos em trâmite, a fim de exercer seu
direito de defesa ou, para tomar conhecimento de seu conteúdo.
11.1 - CONCESSÃO DE VISTAS DENTRO DAS REPARTIÇÕES DA PMC
Salvo os casos do tópico 11.2, a vista de processos
só será permitida dentro da PMC e de acordo com as seguintes regras:
11.1.1 - Deve-se solicitar verbalmente junto à
secretaria ou órgão que detêm o processo, devendo apresentar um documento
pessoal com foto;
11.1.2 - Caberá ao responsável da unidade
liberar o processo para as vistas, desde que o requerente comprove
legitimidade, quer dizer: comprovar que possui vínculo com o processo;
11.1.3 - O atendimento deverá ser acompanhado por
servidor municipal a fim de garantir a integridade dos documentos, neste
procedimento não é permitida a liberação de cópias;
11.1.4 - Caso seja negada a concessão de vistas,
esta deve ser feita por escrito explicando ao requerente o motivo do
indeferimento do pedido;
11.1.5 - Caso o processo esteja arquivado, o pedido
de vistas deverá ser feito por escrito, direcionado à unidade administrativa a
qual o assunto do processo é pertinente, esta por sua vez providenciará o
desarquivamento do processo, anexará o pedido sem, no entanto, numerá-lo. Em
caso de deferimento, deve-se entrar em contato com o requerente por carta ou
telefone, marcando dia e horário para o mesmo ter a vista do processo. Em caso
de indeferimento do pedido, o requerente deverá ser notificado conforme item
anterior.
11.2 - CONCESSÃO DE VISTAS FORA DAS REPARTIÇÕES DA PMC
11.2.1 - Será concedida
vistas de processos fora das repartições da PMC em duas situações, quais sejam:
no caso de ordem judicial, e no caso de petição escrita feita por advogado
constituído nos autos;
11.2.2 - No caso de ordem judicial a unidade
detentora do processo permitirá a sua retirada devendo juntar ao processo a
cópia do mandado judicial, com a devida numeração, e entrar em contato com a
pessoa autorizada a retirar o processo;
11.2.3 - No caso de pedido de
vistas feita por advogado constituído nos autos, o pedido deve ser
juntado ao processo na unidade administrativa que o detém e encaminhado à
unidade a qual o assunto é pertinente, para que a mesma analise o pedido de
vistas. Caso o pedido seja deferido, deve-se entrar em contato com o
procurador, para que o mesmo providencie a retirada dos autos. Caso seja negada
a concessão de vistas, esta deve ser feita por escrito explicando ao procurador
o motivo do indeferimento do pedido;
11.2.4 - Caso o processo esteja arquivado, a unidade
administrativa a qual o assunto do processo é pertinente, providenciará o
desarquivamento do processo, anexará o mandado judicial ou a petição do
advogado, sem no entanto numerá-los e entrará em
contato com o solicitante para o mesmo retirar o processo para vistas, ou irá
notificá-lo do indeferimento do pedido;
11.2.5 - O advogado tem direito de retirar autos
de processos findos pelo prazo de 10 dias, mesmo sem procuração;
11.2.6 - Se um advogado retirar um processo para vistas
e não devolvê-lo dentro do prazo estabelecido, perderá o direito de retirar
novamente qualquer processo de dentro da PMC;
11.2.7 - Nos dois casos de concessão de vistas
fora das repartições da PMC, deverão ser adotadas as seguintes cautelas:
A.
A autoridade que autorizar a vista deverá
despachar no processo mencionando a data da retirada do processo e o prazo para
devolução;
B.
O processo será xerocopiado
e esta cópia ficará arquivada na unidade administrativa que deu vistas ao
processo até este ser devolvido;
C.
A pessoa a qual será entregue o processo para
vistas, deverá assinar documento emitido pela PMC, onde constará o seu nome,
número do RG ou carteira profissional, número do seu telefone, endereço
completo, data e hora da retirada, bem como o número dos autos e o prazo para
devolução dos mesmos;
D.
Se não houver a devolução dos autos dentro do
prazo fixado, deve-se entrar em contato com o detentor do processo solicitando
a imediata devolução do mesmo. Caso isso não ocorra ou se peças do processo
estiverem faltando, deve-se acionar a Procuradoria Geral para tomar as devidas
providências e comunicar o fato à Coordenação de Comunicação Administrativa,
que providenciará a reconstituição do processo, conforme procedimentos
previstos no tópico 14;
11.3 – PROCEDIMENTOS DE VISTAS AO PROCESSO QUANDO SOLICITADO POR ÓRGÃO
INTERNO
Quando um servidor da PMC desejar verificar um processo que esteja em
outra unidade, poderá solicitar verbalmente, podendo verificar o processo no
local onde este se encontra, ou poderá solicitar que o mesmo seja tramitado à
sua unidade administrativa, neste último caso, o atual responsável pelo
processo poderá negar o pedido, contudo deverá ter justificativa para tanto.
12 – CÓPIA DE PROCESSOS
12.1 - O pedido de cópia de
processo deverá ser feito por escrito em duas vias, sendo uma devolvida ao
requerente com o carimbo de recebimento e a outra juntada ao
autos na unidade administrativa detentora destes, que encaminhará o
processo à unidade administrativa a que o assunto do processo for pertinente,
para que seja analisado o pedido;
12.2 - O pedido deve conter
o nome do solicitante, endereço, telefone, cópia de um documento pessoal com
foto deste, e a descrição da finalidade da obtenção das cópias. Se o
solicitante for pessoa jurídica, deverá trazer junto com o pedido a cópia do contrato social da empresa ou última alteração
contratual;
12.3 - Caso o processo
esteja arquivado, a unidade administrativa a qual o assunto do processo é
pertinente, providenciará o desarquivamento do processo, juntará o pedido de
cópia, sem no entanto numerá-lo;
12.4 - Caso seja deferido o
pedido, o solicitante será comunicado por telefone ou por carta e arcará com os
custos relativos à cópia do processo;
12.5 - Caso o pedido seja
indeferido, o solicitante deverá ser comunicado por escrito, com a devida
explicação do motivo do indeferimento;
13 – OBSERVAÇÃO COMPLEMENTAR EM RELAÇÃO A VISTAS E CÓPIAS DE
PROCESSOS
É expressamente proibida a qualquer servidor da
Prefeitura Municipal de Cariacica a retirada de cópias ou a permissão de vistas
a processos administrativos sem a devida autorização e em desacordo com os
procedimentos deste manual. Neste caso, a unidade administrativa responsável
pelo processo poderá solicitar a abertura de inquérito administrativo para a
apuração do fato, sendo o infrator sujeito às punições previstas no estatuto
dos servidores públicos do Município de Cariacica.
14 – RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSOS
14.1 - Um processo será
reconstituído quando:
A.
O mesmo, por algum motivo, extraviar-se e, após
diligências, comprovar-se que o mesmo não mais existe ou, se não for urgente,
não aparecer dentro do prazo de 30 dias;
B.
For destruído fisicamente por acidente ou ato
ilícito;
C.
Sair para vistas e não for devolvido por quem o
retirou;
D.
For furtado de seu órgão ou repartição.
14.2 - No caso de extravio
ou destruição dos autos de um processo, sua reconstituição será obrigatória,
sendo de responsabilidade da unidade administrativa, onde o processo foi
extraviado, a busca e juntada de documentos necessários à reconstituição;
14.3 - Após as diligências
para busca dos documentos, a chefia responsável pela unidade administrativa
onde desapareceu o processo, enviará uma Comunicação Interna à CCA, solicitando
a reconstituição dos autos juntamente com toda documentação recolhida;
14.4 - Na Coordenação de
Comunicação Administrativa, a documentação será encapada, numerada e receberá
uma etiqueta de processo com o mesmo número do processo desaparecido. Neste
local também será lavrado o termo de reconstituição do processo, conforme
modelo abaixo:
|
Modelo
de Termo de Reconstituição de Processo (À
unidade administrativa de destino) Nesta
data, foi reconstituído, por solicitação do Sr. (nome),
(cargo), (matrícula), o processo n°..................., por ter-se
extraviado. Caso os autos originais sejam encontrados, os mesmos devem ser
anexados a este processo.
Data/Assinatura/Carimbo |
15 – RESPONSABILIDADE SOBRE OS AUTOS
15.1 - Todo servidor que
manuseia um processo é responsável direto pelo mesmo, sendo o seu superior
imediato responsável indireto;
15.2 - Fraudar, extraviar,
rasgar, copiar sem autorização, omitir informações, adulterar documento, não
despachar intencionalmente em tempo hábil um processo, são faltas gravíssimas,
devendo ser apuradas pelo superior imediato ou inquérito administrativo ou
ainda conforme o código penal brasileiro, de acordo com a conseqüência que um
destes atos pode causar;
15.3 - Encaminhar ou
receber processos que não estejam de acordo com as normas deste manual são
faltas médias, devendo ser apuradas pelos superiores imediatos;
15.4 - A não apuração é considerada
omissão pelo responsável da unidade administrativa;
15.5 -
Em hipótese alguma a Coordenação de Comunicação Administrativa se
responsabilizará por processo extraviado, fraudado, adulterado ou com qualquer
outro “vício” que aconteça em outra unidade administrativa da Prefeitura
Municipal de Cariacica.
15.6 - É
de responsabilidade da unidade administrativa conferir
os processos lhe são entregues;
16 – PROCESSOS IRREGULARES
16.1 - São considerados Processos Irregulares aqueles que foram adulterados, rasurados, que
não tenham suas numerações em ordem, com despachos desencontrados e que não
sigam uma ordem cronológica, com falta de documentos e anexos, com despachos ou
documentos sem a devida assinatura, com prazos vencidos e sem solução da petição
inicial e os que foram falsificados;
16.2 - Ao receber um processo irregular, deve-se
lavrar o Termo de Irregularidade, conforme modelo a seguir, e tramitar o
processo de volta ao último remetente:
Modelo
de Termo de Irregularidade
Nesta data foi constatada neste
processo a seguinte irregularidade....... Consideramos
tal irregularidade como sendo ....................
(branda, média, grave, gravíssima) e encaminhamos o presente processo para........(apuração, acerto da irregularidade, abertura de
inquérito administrativo, anexação do documento que falta, assinatura ou outras
providências necessárias).
Data/Assinatura/Carimbo
17 – O QUE FAZER COM OS PROCESSOS
QUANDO UMA UNIDADE ADMINISTRATIVA FOR EXTINTA OU MUDAR DE NOME
17.1 - Se caso de uma
unidade administrativa for extinta ou mudar de nome na estrutura da PMC ou for
absorvida por outras áreas administrativas, os processos que estão tramitados
no sistema Smar para esta unidade administrativa devem ser transferidos da
seguinte forma:
A.
se a unidade administrativa for extinta, os
processos deverão ser transferidos para a unidade administrativa correlata ou para o órgão competente;
B.
se a Secretaria for extinta, deverá ser formada uma
comissão de estudo para transferência dos processos de acordo com o seu assunto
e situação no sistema Smar.
18 – CANCELAMENTO DE PROCESSOS NO SISTEMA
18.1 - Se verificado que por erro foi aberto um
processo com documentos que deveriam ter sido entregues diretamente em
determinada unidade administrativa, a Coordenação de Comunicação Administrativa
ou unidade protocolizadora, poderá cancelar todos os carimbos do documento com
um “X” e enviar o documento, através no caderno de protocolo, para a unidade
administrativa de destino, fazendo o devido cancelamento no sistema;
18.2 - Ao se consultar no sistema, o número do
processo cancelado, aparecerá no espaço reservado ao nome do requerente, a
palavra “CANCELADO” e no local onde se cadastra a referência aparecerá a descrição do motivo do cancelamento e a confirmação da
entrega do documento no local correspondente.
19 – CADASTRAMENTO DE PROCESSOS ANTIGOS
O cadastramento de processos antigos será solicitado junto a
Coordenação de Comunicação Administrativa e só poderá ser realizado fora do
horário de expediente, haja vista que em tal procedimento há a necessidade de
alterar o sistema, para que o mesmo não gere números automaticamente. Se tal
operação for realizada dentro do horário de expediente, ocasionará o
descontrole na emissão do número dos processos que estiverem sendo
protocolados.
20 – ENCERRAMENTO E DECISÕES DE UM PROCESSO
20.1 - Considera-se que um
processo está encerrado à partir do momento que se tenha
chegado a uma decisão final de seu pleito. O termo “processo encerrado” designa
apenas que este processo teve uma decisão, não significa
portanto que este tenha parado de “tramitar”.
20.2 - Nem sempre o
encerramento de um processo significa que o mesmo tenha que ser arquivado,
antes disso, deve-se verificar primeiramente se o mesmo tem que aguardar prazos
legais ou outros procedimentos;
20.3 - Após a decisão de um
processo, a mesma deve ser comunicada por escrito ao requerente, quando cliente
externo;
20.4 - Caso o processo seja
de interesse de cliente interno, deve ser encaminhado à unidade administrativa
competente para que as providências solicitadas nele sejam tomadas;
20.5 - Caso esta decisão
afete outros processos, pode-se apensar ou anexar todos os envolvidos, conforme
procedimentos deste manual;
20.6 - A
decisão, parecer, despacho ou similar sobre o processo deve ser escrita de
forma clara e formal, com a respectiva assinatura, data e carimbo após o
resultado do pleito, descrito como “Deferido”, quando o pedido for aceito, ou
“Indeferido”, quando for negado, e justificativa legal para tal;
Modelo/exemplo
Diante do parecer final da Procuradoria Geral
descrito nas folhas 02 e 03 deste processo, o pedido inicial foi deferido.
Data/Carimbo/Assinatura
Indeferimos o presente pedido de pagamento devido a
empresa contratada entregar produtos com defeito de fabricação, conforme Lei
n.º X.XXX de X de XXXXX de XXXX.
Data/Carimbo/Assinatura
20.7 - Após a decisão administrativa final, a
manutenção do processo deve ser avaliada. Caso não haja mais necessidade de
tramitação o mesmo deverá receber despacho de arquive-se acompanhado de data,
assinatura e carimbo do servidor.
21 – DESISTÊNCIA DO PLEITO
21.1 - O requerente poderá
desistir do pleito a qualquer tempo, requerendo o arquivamento do processo,
desde que não cause prejuízos ao Município nem a terceiros;
21.2 - Para tanto, deverá
esboçar a desistência por escrito, junto com a cópia do RG em documento que
deverá ser juntado ao processo;
21.3 - Após o item
anterior, o processo será imediatamente arquivado.
22 - ARQUIVAMENTO DE UM PROCESSO
22.1 - O arquivamento de um processo pode ser
feito setorialmente, através de arquivos correntes, ou no Arquivo Geral do
Município de Cariacica, quando terminado o prazo de guarda no arquivo corrente
de cada setor;
22.2 - A autoridade competente para arquivar o
processo é aquela responsável por analisar o pedido feito nos autos, ou aquela
que estiver autorizada pela primeira, por meio de despacho;
22.3 - A Tabela
de Temporalidade é que definirá o prazo de arquivamento setorial dos
processos, bem como a destinação que este terá a seguir;
22.4 - Durante o período de arquivamento setorial
dos processos, a responsabilidade sobre sua organização será da unidade
responsável pelo Arquivo Setorial;
22.5 - O Arquivo Geral do Município de Cariacica arquiva processos de
forma definitiva e sob nenhuma hipótese autorizará a eliminação ou receberá
para arquivar documentos que não constem de
Tabelas de Temporalidade aprovadas ou que estejam em desacordo com as
condições nelas estabelecidas.
23 –
PROCEDIMENTOS PARA ARQUIVAMENTO DE UM PROCESSO
23.1 - O arquivamento de um processo se dá quando
o mesmo encerrar sua tramitação, preenchendo as seguintes condições:
A.
O pleito que proporcionou a sua criação obteve
resposta, seja negativa ou positiva, e o interessado tiver sido informado por
escrito do resultado do pleito;
B.
O processo cumpriu todos os prazos legais e não
existe mais a possibilidade de recursos ou impugnações;
C.
Não existam questionamentos judiciais no processo
em relação ao pleito;
D.
Não existam mais documentos a serem anexados, nem
processos apensados ao pleito;
E.
Existência de despacho da autoridade competente
mandando arquivar o processo, observar se o despacho contém, de forma clara e
incontestável, com letras em destaque, o termo “arquive-se”;
F.
Conferir se todas as folhas do processo estão
devidamente numeradas, rubricadas e se as partes em branco e os versos das
folhas foram inutilizados por traço transversal;
G.
Verificar se existe documentos
originais que não deveriam estar junto ao processo, como escrituras de imóveis,
documentos pessoais, comprovantes de depósito, caução, etc.;
H.
Conferir se o processo está inteiro, não faltando
nenhum documento ou anexo;
I.
Verificar se o requerente solicitou desistência do
pleito por escrito conforme tópico 21;
23.2 - Uma vez cumpridas as exigências relacionadas, o processo estará em condições
de ser arquivado no Arquivo Corrente ou no Arquivo Público Municipal, conforme
o caso;
23.3 -
Ao encaminhar um processo para o primeiro arquivamento, o responsável pelo
encaminhamento deverá, fazer um Termo de Arquivamento,
mencionando a folha do processo onde se encontra a decisão final sobre o mesmo
e se foi deferido ou indeferido (se for o caso), como no modelo abaixo:
Modelo de Termo de Arquivamento
À Coordenação de Arquivo Público Municipal
O presente processo está encerrado, tendo o seu
pleito deferido à folha 26, decisão comunicada ao requerente como comprova o AR
de folha 28. Arquive-se.
Data/Assinatura/Carimbo
23.4 - Processos arquivados que não tenham sido
devidamente concluídos, conforme procedimentos deste manual,
poderão ter excepcionalmente solicitados sua reativação, mediante pedido
formal e justificativa por escrito do requerente.
24 – RETIRADA DE UM
PROCESSO DO ARQUIVO
24.1 - O
pedido de desarquivamento junto ao Arquivo Geral deverá ser feito por órgão
interno da PMC, através de Comunicação Interna;
24.2 -
No caso de cliente externo que desejar obter cópias ou vistas, este deverá
solicitar junto à repartição a que o assunto do processo for pertinente, e esta
por sua vez, irá solicitar o desarquivamento do processo;
24.3 -
De forma alguma um processo poderá ser desarquivado para ter sua decisão
mudada;
24.4 -
Os processos arquivados só poderão sair do Arquivo Setorial ou do Arquivo
Público Municipal para procedimentos de Vista/Cópia ou apensamento a outro
processo conforme procedimentos deste manual;
24.5 -
Quando o processo for devolvido da situação de vistas/cópia ou apensamento,
deverá ser arquivado no mesmo local onde se encontrava.
25 – SISTEMA SMARpr
25.1 - É totalmente vedada a utilização ou confecção, por qualquer unidade
administrativa da Prefeitura, de programa de computador, fichário, livro de
protocolo, planilhas, boletins de andamento de processos com o intuito de
controlar andamento de processo administrativo por toda a Prefeitura. Só será
permitida a utilização desses recursos para controle interno de cada unidade
administrativa;
25.2 - A manutenção e
controle dos processos serão efetuados única e exclusivamente através do
sistema SMARpr, sendo, a Coordenação de Comunicação
Administrativa, gerente do sistema;
25.3 - A Coordenação de Comunicação
Administrativa - CCA é responsável pelo suporte aos usuários do sistema SMARpr (criação de senhas, dar acesso a locais, liberação de
funções, etc.);
25.4 - O suporte referido
no item anterior, deverá ser solicitado por meio de
Comunicação Interna;
25.5 - Dúvidas quanto ao
funcionamento do sistema SMARpr podem ser esclarecidas
junto à Coordenação de Comunicação Administrativa ou unidades protocolizadoras;
25.6 - Toda unidade
administrativa deve fazer esforço para manter seus servidores treinados (tanto
novos quanto antigos) quanto à utilização do sistema SMARpr.
25.7 - Toda e qualquer
alteração técnica no sistema SMARpr deverá ser
aprovada, antes de qualquer implementação, pela Subsecretaria
de Gestão Administrativa.
26 - DISPOSIÇÕES FINAIS
Todos os procedimentos aqui previstos estão amparados e de acordo com a
legislação vigente. Caso exista a necessidade de adaptação, tendo em vista
serviços que divergem deste manual - desenvolvidos em determinadas unidades
administrativas -, tal fato deverá ser comunicado por escrito à Subsecretaria de Gestão Administrativa para avaliação.
ANEXO I
CAPA DE PROCESSO
ANEXO II
FOLHA DE DESPACHOS MANUSCRITO
ANEXO III
FOLHA DE DESPACHOS DIGITAL E MANUSCRITO
ANEXO IV
FOLHA DE DESPACHOS DIGITAL
