DECRETO Nº 86, DE 12 DE JULHO DE 2012
Cria a Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos (CPAD) e define suas atribuições.
O PREFEITO MUNICIPAL DE
CARIACICA, MUNICÍPIO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso das atribuições legais
que lhe são conferidas pelo art. 90, inciso IX da Lei Orgânica
Municipal de Cariacica, decreta:
Art.1º Fica criada no
âmbito do Poder Executivo Municipal, a Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos – CPAD.
Art.2º A CPAD fica
subordinada administrativa e tecnicamente a Secretaria Municipal de
Administração – SEMAD.
Parágrafo único. A CPAD é soberana
no exercício de suas funções, respondendo seus membros solidariamente pelos
atos praticados. (Redação dada pelo decreto Nº 218/2014)
Art. 3º A CPAD deverá ser
constituída de grupo multidisciplinar com 01 (um) Presidente e até 09 (nove)
membros. Deverão compor a comissão: (Redação dada pelo decreto Nº 218/2014)
(Quantitativo
alterado pelo Decreto n° 213/2014)
(Quantitativo alterado pelo Decreto n°
210/2014)
a) 01 (um) Arquivista ou responsável pela guarda da documentação,
que desempenhará a função de Presidente; (Redação dada pelo decreto Nº 218/2014)
b) 06 (seis) Servidores indicados pelo titular da Secretaria de
Gestão e Planejamento; (Redação dada pelo decreto Nº 218/2014)
c) 01 (um) Representante da Secretaria de Finanças; (Redação dada pelo decreto Nº 218/2014)
e) 01 (um) Representante da Procuradoria Geral do Município de
Cariacica; (Redação dada pelo decreto Nº 218/2014)
§1º Nas ausências,
afastamentos e impedimentos legais do Presidente da CPAD, assume
automaticamente a presidência o membro com maior tempo de serviço no quadro de
servidores efetivos do Município de Cariacica, efetuando-se registro em ata. (Redação dada pelo decreto Nº 218/2014)
§2º A CPAD poderá
solicitar, sempre que houver necessidade, a participação de profissionais
ligados aos diversos campos do conhecimento que possam contribuir com os
trabalhos de avaliação dos documentos, tais como: médicos, historiadores,
sociólogos e outros. (Redação dada pelo decreto Nº 218/2014)
§3º A CPAD reunir-se-á
ordinariamente 02 (duas) vezes por semana, e extraordinariamente por
solicitação do Presidente, com antecedência mínima de 24 horas, para
deliberação de assuntos de interesse da Administração Municipal. (Redação dada pelo decreto Nº 218/2014)
§4º As reuniões serão
registradas em atas, que deverão ser assinadas pelos membros da CPAD e
arquivadas. (Redação dada pelo decreto Nº 218/2014)
§5º A ausência
injustificada de qualquer membro da CPAD, por 03 (três) reuniões sucessivas, no
período de 01 (um) ano, ensejará a sua substituição. (Redação dada pelo decreto Nº 218/2014)
Parágrafo único. A Comissão
poderá solicitar, sempre que necessário, a participação de profissionais
ligados aos diversos campos do conhecimento que possam contribuir com os
trabalhos de avaliação dos documentos, tais como médicos, historiadores,
sociólogos e outros. (Dispositivo tornado sem efeito pelo Decreto
n° 218/2014)
Art.4º São atribuições da
CPAD:
I - Elaborar a proposta de Plano de Classificação e Tabela de
Temporalidade de documentos da Administração Municipal de Cariacica;
II - Aprovar as amostragens, que consistem em fragmento
representativo de um conjunto de documentos destinado à eliminação, selecionado
por meio de critérios qualitativos (estudo das características informacionais
do tipo documental) e quantitativos (análise estatística).
III - Propor critérios de organização, racionalização e controle da
gestão de documentos e arquivo;
IV - Promover o levantamento e a identificação das séries
documentais produzidas, recebidas ou acumuladas na Administração Municipal de
Cariacica;
V - Solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o
desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou volume;
VI - Acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e
controle de arquivos e documentos da Administração Municipal de Cariacica,
visando o estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio para guarda
permanente;
VII - Elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou
remetidos para a guarda permanente;
VIII - Coordenar o trabalho de seleção e preparação de material dos
conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponíveis para
eventuais verificações;
IX - Designar 02
(dois) representante da CPAD para presenciar a eliminação dos documentos,
lavrando a respectiva ata;
X - Revisar, periodicamente, a Tabela de Temporalidade e Destinação
de Documentos e o Plano de Classificação de Documentos em função da produção ou
supressão de novos documentos, e da evolução da legislação;
XI - Submeter à
análise jurídica, a proposta de tabela de temporalidade de documentos da
Administração Municipal de Cariacica; (Dispositivo incluído pelo Decreto n°
218/2014)
XII – Propor
políticas de preservação dos documentos de arquivo produzidos, recebidos e
acumulados pelos órgãos do Município de Cariacica; (Dispositivo incluído pelo Decreto n°
218/2014)
Art.5º A CPAD só poderá
exercer suas atribuições com o quorum mínimo de 50% (cinqüenta por cento) mais
um de seus membros.
§ 1º Havendo
impossibilidade de comparecimento do Presidente da CPAD a
reunião, o mesmo será automaticamente substituído por outro membro
presente mais antigo, devendo ser registrado em Ata.
§ 2º A Constituição e
alterações de membros da CPAD será efetuada por meio de Portaria.
§ 3º A CPAD reunir-se-á
ordinariamente até 02 (duas) vezes por semana, e extraordinariamente por
solicitação do Presidente ou de qualquer membro da Comissão para deliberação de
assuntos de interesse da Administração Municipal.
§ 4º As reuniões serão
registradas por atas, sendo de responsabilidade da (o) presidente (o) a
elaboração, recolhimento de assinatura dos membros participantes e arquivamento
das atas.
Art.6º A CPAD submeterá à
análise jurídica, a proposta de tabela de temporalidade de documentos da
Administração Municipal de Cariacica;
Art.7º Os membros da CPAD
terão um mandato de 1 (um) ano, podendo ser renovado por igual período.
Art. 8º Fica concedido o
pagamento de gratificação mensal aos membros da comissão regulada no presente
Decreto, que participarem das atividades, enquanto durar cada mandato, com base
no artigo 4º, inciso II e artigo 5º, inciso II do Decreto nº 173/2014. (Redação dada pelo Decreto n° 63/2015)
(Redação dada pelo Decreto n° 218/2014)
§1º A gratificação a
que se refere o caput deste artigo se constitui como vantagem transitória e não
será, sob qualquer hipótese, incorporada aos vencimentos do servidor, não
agregando direito ou vantagem pecuniária. (Redação dada pelo Decreto n° 63/2015)
(Redação dada pelo Decreto n° 218/2014)
§ 2º É vedada a
percepção cumulativa da gratificação a que se refere o caput deste artigo, pela
participação em mais de uma comissão, prevalecendo para o (a) servidor (a) o
recebimento da gratificação de maior valor. (Redação dada pelo Decreto n° 63/2015)
(Redação dada pelo Decreto n° 218/2014)
§3º Para fins de
controle e registro, deverá a Comissão encaminhar relatório formal de
participação dos membros da comissão à Secretaria responsável pela área de
Recursos Humanos, até o 5° (quinto) dia útil do mês subsequente à participação
dos membros para que sejam lançados os valores junto ao próximo vencimento. (Redação dada pelo Decreto n° 63/2015)
(Redação dada pelo Decreto n° 218/2014)
Art.9º Para efeitos
de pagamento da gratificação, é obrigatório o encaminhamento formal da
participação dos membros à Gerência de Pagamento de Pessoal – SEMAD/GPP da
Secretaria Municipal de Administração – SEMAD, até o 5º (quinto) dia útil do
mês subsequente a participação dos membros na CPAD. (Dispositivo tornado sem efeito pelo decreto
n° 218/2014)
Parágrafo
Único. O pagamento da gratificação só será devido e efetuado
quando cumprido o disposto no caput deste artigo. (Dispositivo tornado sem efeito pelo decreto
n° 218/2014)
Art.10 As alterações da
composição da CPAD, quando necessárias, serão efetuadas por meio de portaria do
Chefe do Poder Executivo Municipal.
Art.11 Este Decreto entre
em vigor na data de sua publicação.
Art.12 Revogam-se as
disposições em contrário vigentes até a presente data.
CARIACICA/ES, 12 de julho de 2012.
HELDER IGNACIO
SALOMÃO
PREFEITO MUNICIPAL
PEDRO IVO DA SILVA
SECRETÁRIO MUNICIPAL
DE ADMINISTRAÇÃO
Este texto não substitui o
original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Cariacica.