INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº. 6 DE 13 DE DEZEMBRO DE 2011

 

 

Considerando a necessidade de estabelecer mecanismos que normalizem os procedimentos administrativos dos Processos de Pagamento.

Considerando a necessidade de definirmos atribuições, responsabilidades, competências específicas às Unidades Administrativas que são responsáveis pelo processo, bem como a padronização desses procedimentos.

O Secretário Municipal de Administração e Recursos Humanos, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 94, incisos I e V, da Lei Orgânica do Município de Cariacica.

 

RESOLVE:

 

Art. 1º - Implantar na Administração Municipal de Cariacica:

I.            Norma de Procedimento – Processos de Pagamento (NP 022/2011);

II.           Norma de Procedimento – Processos de Pagamento de Serviços Terceirizados (NP 023/2011)

Art. 2º - Esta Instrução Normativa entra em vigência a partir de 14 de dezembro de 2011.

Art. 3º - Revogam-se as disposições em contrário.

 

Cariacica, 13 de dezembro de 2011

 

 

PEDRO IVO DA SILVA

SECRETÁRIO MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO

 

 

HELDER IGNÁCIO SALOMÃO

PREFEITO MUNICIPAL DE CARIACICA

 

Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Cariacica.

 

 

               NORMA DE PROCEDIMENTO

NÚMERO

022/2011

EDIÇÃO

ORIGINAL

 

1

ASSUNTO

PROCESSOS DE PAGAMENTO

 

2.

FINALIDADE

 

Estabelecer critérios e procedimentos básicos relacionados ao Processo de Pagamento.

 

3.

ÂMBITO DE APLICAÇÃO

 

Unidades Administrativas da Prefeitura Municipal de Cariacica.

 

4.

COMPETÊNCIA E RESPONSABILIDADE

 

Compete à SEMAD controlar e acompanhar a presente Norma de Procedimento.

Compete à SEMAD/AST registrar e revisar a Norma de Procedimento.

 

5.

PROCEDIMENTOS:

5.1

GESTOR DO CONTRATO - 10 dias corridos

5.1.1

Recebe processo de pagamento.

5.1.2

Realiza Check List dos documentos apresentados no processo:

·         Identificar documento de aquisição ou contratação (AF / OS / Contrato) c/ dados do fornecedor; observada irregularidades solicitar acerto junto ao fornecedor.

·         Verificar se o objeto da Nota Fiscal anterior já foi pago (confrontar com AF / OS / Contrato); se não foi pago dar prosseguimento, todavia reiterando a solicitação de pagamento da NF anterior que está em aberto.

·         Verificar se os dados da nota Fiscal estão corretos (Nome da PMC / CNPJ / Valor / Produto ou serviço fornecido) e confrontar dados da Nota Fiscal com os dados da (AF / OS / Contrato) que deu origem; observada irregularidades solicitar acerto junto ao fornecedor.

·         Verificar se o valor da Nota Fiscal corresponde ao valor da aquisição ou medição do objeto (AF / OS / Contrato); observada irregularidades solicitar acerto junto ao fornecedor.

·         Verificar se a empresa apresenta documentos que devem acompanhar a Nota Fiscal e suas respectivas competências / Tabelas de Referência (Dados), observando as cláusulas de pagamento; observada irregularidades solicitar acerto junto ao fornecedor.

·         Verificar se a empresa apresenta certidões exigidas e se as mesmas estão atualizadas; observada irregularidades solicitar acerto junto ao fornecedor.

·         Anexar a Nota Fiscal inerente ao processo principal / pagamento (que contém AF / OS / Contrato e respectiva Medição / Despesa).

5.1.3

Encaminha processo às Secretarias.

5.2

SECRETARIAS - 5 dias corridos

5.2.1

Recebe processo e analisa.

 

Realiza Check List dos documentos apresentados no processo:

·         Verificar as Notas Fiscais;

·         Verificar Saldo de Empenho e Contrato;

·         Verificar os comprovantes / Recibos / Relatórios;

·         Verificar o Vencimento do Contrato;

·         Verificar se as Certidões estão de acordo com o instrumento contratual;

·         Validar Certidões Negativas de Débitos (As certidões Negativas de Débitos da União e INSS da Matriz são válidas para as filiais);

·         Validar Notas Fiscais Eletrônicas;

·         Atestar Notas Fiscais;

·         Se necessário glosar Notas Fiscais.

5.2.2

Verifica se é serviço ou fornecimento.

5.2.3

Caso seja serviço atesta Nota Fiscal no prazo de até 48 horas, autoriza liquidação e pagamento e encaminha processo à SEMFI/GAF.

5.2.4

Caso não seja serviço analisa, atesta, emite liquidação, autoriza pagamento, anexa ao processo e encaminha à SEMFI/GAF.

5.3

GERÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA (SEMFI/GAF) - 7 dias corridos

5.3.1

Recebe processo.

5.3.2

Realiza Check List para pagamento:

·         Verificar se há rasuras na NF (se houver solicitar ao fornecedor que providencie a troca. No caso de recibo o mesmo deve ser assinado pelo contratado – a assinatura deve ser a mesma do contrato/proposta);

·         Verificar se o CNPJ do fornecedor, contido na NF, está de acordo com o do contrato e/ou Autorização de Fornecimento/Ordem de Serviço;

·         Sendo Nota Fiscal Eletrônica (DANFE/NF) confirmar a autenticidade no corpo da NF;

·         Não sendo Nota Fiscal Eletrônica, conferir se a emissão está dentro do prazo de autorização expresso na própria NF (geralmente fica na lateral da NF em letras miúdas);

·         Verificar se a entrega do material e/ou a prestação de serviços foi realizada dentro do prazo estipulado no contrato e/ou Autorização de fornecimento/Ordem de serviço (caso não esteja dentro do prazo, a NF não poderá ser paga. Se o material/serviço foi entregue/realizado fora do prazo previsto deverá haver justificativa);

·         Verificar descrição do objeto e/ou serviço, quantitativo, valor unitário e total, conforme contrato e/ou Autorização de fornecimento/Ordem de serviço (Caso não esteja de acordo, solicitar ao fornecedor que providencie a troca);

·         Verificar se há glosa parcial ou total da Nota Fiscal;

·         Verificar se o fornecedor informou sua conta corrente;

·         Verificar se a NF está atestada pelo Fiscal do Contrato;

·         Verificar Certidões Negativas de Débito do fornecedor: INSS, Federal, FGTS, Estadual (Estado domiciliar), Municipal (Município domiciliar) e do Município de Cariacica (O CNPJ do fornecedor contido na certidão tem que ser mesmo do contrato, em alguns casos, o site para emissão da mesma informa que deve ser o CNPJ da Matriz);

·         Encaminhar o processo ao Ordenador de Despesa contendo indicação do empenho, da página e do número da Nota Fiscal e o nome do fornecedor com dados bancários a serem pagos e do número da Nota Fiscal e o nome do fornecedor com dados bancários a serem pagos. Informar também, caso seja necessário, o número da conta de débito para desembolso de despesa (contas de convênios, programas, etc.).

5.3.3

Emite Nota de Liquidação e anexa ao processo nos casos de prestação de serviço.

5.3.4

No caso de fornecimento a Nota de Liquidação será emitida pela Secretaria Responsável.

5.3.5

Emite Ordem Bancária, colhe assinatura do Secretário de Finanças e do Ordenador de Despesa, e encaminha ao banco.

5.3.6

O processo aguarda no setor até o envio dos comprovantes de pagamento pelo banco e/ou CMF/pagamento.

5.3.7

Encaminha processo ao Gestor do Contrato.

6.

OBSERVAÇÕES

6.1

SEMFI/GAF deverá encaminhar os processos no prazo de 7 dias corridos.

6.2

O processo deverá ser encaminhado ao Ordenador de Despesa contendo indicação do empenho, da página e número da Nota Fiscal e o nome do fornecedor com dados bancários a serem pagos. Informar também, caso seja necessário, o número da conta de débito para desembolso de despesa (contas de convênios, programas, etc.). Exemplo de Despacho:

 

Encaminhamos para pagamento a NF xxx, fl. Xx em favor do fornecedor Fulano de Tal, dados bancários indicados à fl. Xx. Indicamos o empenho nº.xxx. Informamos que a conta de débito é de nº. xxx

OBS: Caso seja encaminhada mais de uma nota fiscal, utilizar o formato de planilha abaixo:

 

Empenho

Valor

Nota Fiscal

Página da NF

                                

6.3

O processo deverá ser encaminhado à Coordenação de Movimentação Financeira (SEMFI/GAF/CMF) – código de protocolo: 05.08.03, contendo autorização de pagamento da despesa, pelo respectivo ordenador (nos casos em que a despesa é lançada no sistema financeiro pela própria Secretaria, o processo deverá ser encaminhado diretamente à Coordenação de Movimentação Financeira (SEMFI/GAF/CMF) – código de protocolo: 05.08.06).

6.4

O Ordenador de Despesa não solicita pagamento e sim autoriza o mesmo.

6.5

A SEMFI/GAF/CMF devolverá os processo caso não seja observado os itens do Check List contidos nesta norma, informando o que está pendente.

6.6

Caso haja pendência no processo, cabe a SEMFI/GAF encaminhar o mesmo à Secretaria Responsável para providências.

6.7

O decurso do prazo para sanar a pendência pelo setor responsável ficará suspenso, desde que seja resolvido num prazo de 1(um) dia útil. Ultrapassado este prazo, ocorrerá a interrupção do decurso do prazo.

6.8

Uma vez verificado pela SEMFI/GAF pendência no processo, deverá ser observado se o mesmo não possui outras pendências antes de ser encaminhado à Secretaria Responsável.

6.9

Caso a SEMFI/GAF/CMF não cumpra o prazo definido será emitido relatório mensal informando o não cumprimento 

 

Data Vigência:

 

  ______ /________ / _______

 

Anexos

 

Fluxograma

 

Norma de Procedimento elaborada em 17/11/2011

 

Por: Núcleo de Planejamento Organizacional

 

Norma de Procedimento revisada em _____ / ____ /____

 

 Por:                                         Revisão nº. ___________

 

Aprovamos esta Norma de procedimento, divulgue-se:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Assinatura e carimbo Secretário Municipal de Administração

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

          NORMA DE PROCEDIMENTO

NÚMERO

023/2011

EDIÇÃO

ORIGINAL

 

1

ASSUNTO

          PROCESSOS DE PAGAMENTO DE SERVIÇOS TERCEIRIZADOS

 

2.

FINALIDADE

 

Estabelecer critérios e procedimentos básicos relacionados ao Processo de Pagamento de Serviços Terceirizados. 

3.

ÂMBITO DE APLICAÇÃO

 

Unidades Administrativas da Prefeitura Municipal de Cariacica.

 

4.

COMPETÊNCIA E RESPONSABILIDADE

 

Compete à SEMAD/GAL/CPT controlar e acompanhar a presente Norma de Procedimento.

Compete à SEMAD/AST registrar e revisar a Norma de Procedimento.

5.

PROCEDIMENTOS:

5.1

SECRETARIA REQUISITANTE – o prazo está definido no item 6.2

5.1.1

Abre processo de pagamento para o exercício.

5.1.2

Faz análise prévia da Nota Fiscal e da documentação entregues pela empresa, através do Formulário de Avaliação Inicial de Recebimento de Nota Fiscal/Documentação (Anexo II).

5.1.3

Caso a documentação acima não esteja de acordo, não recebe a NF/Documentação, preenche Formulário Avaliação Inicial de Recebimento de Nota Fiscal/Documentação (Anexo II) informando a pendência e solicitando à Empresa Contratada que faça a adequação. (5.2.1)

5.1.4

Estando a documentação de acordo, recebe NF/Documentação, preenche Formulário Avaliação Inicial de Recebimento de Nota Fiscal/Documentação entrega uma via à empresa e a outra anexa ao processo.

5.1.5

Realiza análise detalhada através de Chek List – Processo de Pagamento de Serviços Terceirizados. (Anexo I - Modelo Check List)

5.1.6

Caso a análise não seja aprovada entra em contato, formal/documental (email), com a Empresa solicitando a regularização da pendência no prazo de 1(um) dia útil.

5.1.7

Sendo a análise aprovada autoriza o pagamento.

5.1.8

Verificar o quantitativo de trabalhadores vinculados ao Contrato/Secretaria (diurnos, noturnos e 44 horas), com a finalidade de informar, mensalmente, no despacho encaminhado à Coordenação de Pessoal Terceirizado o valor a ser retido da fatura, obtido através da multiplicação desses quantitativos de trabalhadores pelos valores constantes no ANEXO ÚNICO do Termo Aditivo, que institui as referidas retenções e autoriza a SEMFI a retenção das mesmas.

5.1.9

Verificar se houve rescisões contratuais no mês de referência, bem como o Requerimento de Restituição de Pagamento por parte da Contratada para liberação dos valores retidos do funcionário demitido, referentes aos itens do grupo B e C do ANEXO ÚNICO do Termo Aditivo e proceder a autorização para a SEMFI fazer a transferência do valor da conta vinculada para a conta da Contratada.

5.1.10

Verificar na fatura que será paga até o 5º dia útil do mês de novembro (para a 1ª parcela do 13º pago até 30 de novembro) e do mês dezembro (para a 2ª parcela do 13º salário pago até 20 de dezembro), se consta o Requerimento de Liberação dos valores para pagamento, observando se a Contratada apresentou a relação de nomes e valores dos trabalhadores que serão beneficiados.

5.1.11

Estando os procedimentos acima de acordo, autoriza a SEMFI realizar a transferência/liberação dos valores retidos na conta vinculada para a conta corrente da Contratada para fins de pagamento desta verba trabalhista.

5.1.12

Verifica se há necessidade de abertura de volume conforme Instrução Normativa Nº. 004/2011 - Manual Protocolo (limite de 200 folhas por volume).

5.1.13

Caso haja necessidade de abertura de volume conforme Instrução Normativa Nº. 004/2011, informa no despacho e  encaminha o processo à SEMAD/GAL/CCA. (5.3.1)

5.1.14

Caso não haja necessidade de abertura de volume conforme Instrução Normativa Nº. 004/2011, encaminha processo à SEMAD/GAL/CPT. (5.4.1)

5.2

EMPRESA CONTRATADA – 1 (um) dia útil

5.2.1

Recebe Formulário Avaliação Inicial de Recebimento de Nota Fiscal/Documentação.

5.2.2

Providencia documentação pendente e encaminha à Secretaria Requisitante para nova análise. (5.1.2)

5.3

COORDENAÇÃO DE COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA (SEMAD/GAL/CCA)

5.3.1

Recebe processo, realiza a abertura do volume imediatamente e encaminha o mesmo à SEMAD/GAL/CPT.

5.4

COORDENAÇÃO DE PESSOAL TERCERIZADO (SEMAD/GAL/CPT) – 2 (dois) dias úteis

5.4.1

Recebe processo.

5.4.2

Realiza análise de todos os documentos apresentados para pagamento da medição conforme Check List (Anexo I - Modelo Check List).

5.4.3

Caso a análise não seja aprovada encaminha processo à Secretaria Requisitante para que regularize a pendência no prazo de 1 (um) dia útil.

5.4.4

Sendo a análise aprovada encaminha o processo à AUDGER.

5.5

AUDITORIA GERAL (AUDGER) – 2 (dois) dias úteis

5.5.1

Recebe processo.

5.5.2

Realiza análise técnica conforme Check List (Anexo I - Modelo Check List).

5.5.3

Caso a análise técnica não seja aprovada encaminha processo à Secretaria Requisitante para que regularize a pendência no prazo de 1 (um) dia útil.

5.5.4

Sendo a análise técnica aprovada encaminha o processo à SEMFI/GAF.

5.6

GERÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA (SEMFI/GAF) – 2 (dois) dias úteis

5.6.1

Recebe processo.

5.6.2

Emite Nota de Liquidação e anexa ao processo.

5.6.3

Realiza Check List para pagamento.

5.6.4

Caso a documentação não esteja de acordo encaminha processo à Secretaria Requisitante para que regularize a pendência no prazo de 01 (um) dia útil.

5.6.5

Estando a documentação de acordo, emite Ordem Bancária, colhe assinatura do Secretário de Finanças e encaminha ao banco.

5.6.6

O processo permanecerá por 3 (três) dias no setor, após o pagamento, até ser encaminhado a Secretaria Requisitante.

6.

OBSERVAÇÕES

6.1

O pagamento será efetuado até o 5º (quinto) dia útil do mês subseqüente ao da prestação dos serviços, desde que a Nota Fiscal/Fatura seja apresentada pela Contratada, às Secretarias responsáveis, até o dia 20 (vinte) de cada mês com todas as informações e documentos necessários, momento em que, excluindo-se o dia do recebimento, as Secretarias terão os prazos descritos adiante para: conferir a documentação apresentada através do Check List, atestar a nota, autorizar o pagamento e encaminhar o processo para a Coordenação de Pessoal Terceirizado ou, no caso de encontradas irregularidades contactar a empresa para saná-las. 

6.2

Os prazos para as secretarias encaminharem o processo à SEMAD/GAL/CPT são:

·         SEME e SEMUS – 5 (cinco) dias úteis;

·         SEMAS – 4 (quatro) dias úteis;

·         SEMCIT – 3 (três) dias úteis;

·         SEMDETUR, SEMSET, SEMMAM, SEMCEL, SEMAD e Gabinete do Prefeito – 2 (dois) dias úteis.

6.3

Para a contagem dos prazos definidos nesta norma, deve-se excluir o dia do recebimento da documentação/ processo e incluir o dia da entrega.

 

6.4

Uma vez verificado pela SEMFI/GAF pendência no processo, deverá ser observado se ele não possui outras pendências antes de ser encaminhado à Secretaria Requisitante.

6.5

Sendo a pendência resolvida pelo Setor Responsável num prazo de 01 (um) dia útil, o processo deverá retornar a SEMFI/GAF que tomará as providências cabíveis para o pagamento do mesmo imediatamente.

6.6

Uma vez verificado pela SEMFI/GAF pendência no processo, deverá ser observado se o mesmo não possui outras pendências antes de ser encaminhado à Secretaria Requerente.

6.7

Na ocorrência de necessidades de providências e ajustes complementares nas informações e documentos por parte da CONTRATADA e pelas SECRETARIAS responsáveis, em qualquer situação, o decurso do prazo de pagamento será suspenso, reiniciando-se sua contagem a partir da data em que estas forem cumpridas e o processo entregue novamente ao setor solicitante, sem que isso gere direito a atualização financeira caso o atraso seja causado pela CONTRATADA. O prazo estipulado para os devidos ajustes será de 01 (um) dia útil, objetivando evitar o pagamento dos encargos previdenciário (INSS) retidos nas notas fiscais com as penalidades (correção monetária, juros, multa) aplicadas, quando do pagamento após a data de vencimento obrigatório.

 

Data Vigência:

 

  ______ /________ / _______

 

Anexos

 

Fluxograma

 

Norma de Procedimento elaborada em 25/11/2011

 

Por: Núcleo de Planejamento Organizacional

 

Norma de Procedimento revisada em _____ / ____ /____

 

 Por:                                         Revisão nº. ___________

 

Aprovamos esta Norma de procedimento, divulgue-se:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Assinatura e carimbo Secretário Municipal de Administração