Este
texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de
Cariacica.
APRESENTAÇÃO
O Governo Municipal de
Cariacica, através da Secretaria
Municipal de Administração e Recursos Humanos – SEMAD constatou a
necessidade de implantar os controles e procedimentos administrativos no que
tange à Administração de Materiais e do Almoxarifado do Município.
Este Manual visa definir os conceitos, competências, atribuições e
responsabilidades quanto a administração de materiais,
estabelecendo procedimentos para toda a movimentação física e contábil dos materiais
de propriedade da Prefeitura Municipal de Cariacica.
Pretende-se com o Manual de Administração de Materiais e Almoxarifado
promover a padronização nos registros e controles das movimentações de materiais
no âmbito interno e externo a Municipalidade.
Tal iniciativa busca contemplar aos Gestores e usuários do Almoxarifado,
com um instrumento legal de orientação e desenvolvimento das atividades de
materiais e almoxarifado, buscando a uniformidade e eficácia da gestão
municipal nessa área da administração.
SUMÁRIO
|
Assuntos |
Capítulos |
Página |
|
Disposições Gerais |
Capítulo I |
4 |
|
Conceitos Utilizados |
Capítulo II |
4 |
|
Gestão de Materiais |
Capítulo III |
4 |
|
Atribuições e Responsabilidades |
Capítulo IV |
8 |
|
Entradas de Materiais no Almoxarifado |
Capítulo V |
8 |
|
Armazenagem de Materiais e Produtos |
Capítulo VI |
8 |
|
Controle de Estoque |
Capítulo VII |
12 |
|
Atendimento e Distribuição |
Capítulo VIII |
13 |
|
Saídas de Materiais do Almoxarifado |
Capítulo IX |
13 |
|
Inventário |
Capítulo X |
13 |
|
Manutenção e Segurança |
Capítulo XI |
15 |
|
Irregularidades |
Capítulo XII |
15 |
|
Avaliação do Material ou Produto |
Capítulo XIII |
17 |
|
Penalidades |
Capítulo XIV |
18 |
|
Comissões |
Capítulo XV |
18 |
|
Disposições Finais e Transitórias |
Capítulo XVI |
18 |
|
Cadastro de Materiais no Estoque |
Anexo I |
19 |
|
Requisição de Materiais do Estoque |
Anexo II |
20 |
|
AF – Autorização de Fornecimento |
Anexo III |
21 |
|
BRM – Boletim de Recebimento de Materiais |
Anexo IV |
22 |
|
TBM – Termo de Baixa de Materiais |
Anexo V |
23 |
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
1 - Este Manual regulamenta o controle de materiais pertencentes ao
Município de Cariacica, define responsabilidades das principais áreas do
Sistema de Administração de Materiais e Almoxarifado, no que diz respeito ao
registro de entradas e saídas de materiais, bem como o armazenamento, controle,
conservação, manutenção, segurança, baixa e inventário dos materiais existentes
no Almoxarifado do Município.
2 - As normas estabelecidas neste manual são aplicáveis ao Almoxarifado
que integra a estrutura organizacional da Administração Municipal, assim como,
aos servidores responsáveis pela execução das atividades inerentes a área.
3 - A Administração de Materiais do Município de Cariacica é atribuição
da Secretaria Municipal de Administração e Recursos Humanos, através da Unidade
Administrativa de Almoxarifado, e tem como principais atribuições: recepcionar,
registrar, armazenar, controlar, repor, distribuir e zelar pelos materiais dentro
dos padrões técnicos estabelecidos neste manual.
CAPÍTULO II
Conceitos Utilizados
1 – Material de Consumo – os materiais de consumo estão classificados em dois tipos:
1.1 - Os Materiais de Consumo em Estoque (de uso constante) e os
Materiais e Consumo (de uso sazonal).
1.2 - Os Materiais de Consumo em
estoque são aqueles que em função das constantes necessidades, são
estocados para atendimento imediato aos usuários, visando não comprometer o
desempenho das atividades normais das Unidades Administrativas integrantes da
estrutura organizacional do Município.
1.3 - Os materiais de consumo de
uso sazonal são aqueles de baixa rotatividade que esporadicamente são
solicitados pelas Unidades Administrativas do Município, porém não convenientes
mantê-los em estoque em função dos altos custos de estocagem e armazenagem.
2 – Família de Materiais – são materiais que fazem parte do mesmo grupo de comercialização dentro
do mesmo ramo de negócio.
Exemplos:
|
Materiais |
Grupo de Comercialização |
Ramo de Negócios |
|
Papel Sulfite, Lápis, Borracha... |
Materiais de
Escritório |
Papelarias |
|
Mesas,
Cadeiras, Armários, Arquivos... |
Móveis de
Escritório |
Lojas de
Móveis p/Escritório |
|
Tintas,
Solvente, Lixas, Pincéis... |
Materiais de
pintura |
Materiais de
Construção |
|
Detergente,
Sabão, Vassouras... |
Materiais de
Limpeza |
Supermercados |
3 – Preço Médio Unitário (PMU) – entende-se por preço médio unitário a resultante da fórmula:
(Qtde 1 x Preço Unitário 1) + (Qtde 2 x Preço Unitário 2)
PMU =
Qtde 1 + Qtde 2
Exemplo:
5 peças de um material em estoque ao preço R$ 1,00 unitário
Adquiriu-se mais 10 peças do mesmo material ao
preço de R$ 1,50 unitário,
Logo,
( 5 peças x R$ 1,00 ) + ( 10 peças x R$ 1,50 )
PMU = =
R$ 1,33
5
+ 10
4 – Estoque Mínimo – é a quantidade limite mínimo em estoque visando atender a demanda.
5 – Estoque Máximo – é a quantidade limite máxima permitida em função do espaço
disponível e dos custos de armazenamento e estocagem.
6 – Ponto de Pedido - é o ponto ideal para a
reposição de estoque, em função do prazos estabelecidos de entrega pelos
fornecedores. Não permitindo atingir níveis indesejáveis que comprometam a
produção.
7 – O Gráfico
7.1 - Para evitar que o estoque atinja níveis
mínimos ou zero, deve-se determinar o Ponto de Reposição ou Ponto de Pedido,
dentro do intervalo na qual o estoque retornará ao nível máximo ou desejável.
7.2 - Porém dado aos imprevistos de fornecimento,
a reposição de estoque só é efetuada algum tempo depois. Durante esse tempo o
estoque continua sendo consumido. É o prazo de Entrega.
7.3 - Além do prazo de entrega e da variação do
consumo, o atraso no prazo de entrega é outro fator que poderá estrangular o
estoque.
8 – Fórmulas de cálculo:
8.1 – Consumo Médio – é a quantidade de materiais que deram saída do estoque num intervalo de
tempo.
Q
Consumo Médio =
T
Onde: Q = ( Quantidade Final – Quantidade Inicial )
T = ( Tempo Final – Tempo Inicial )
8.2 – Estoque Mínimo =
[(Consumo x Dias
Atraso) + (Variação do Consumo x Prazo de Entrega) +
(Variação do Consumo x Dias Atraso)]
8.3 – Estoque Máximo =
(Estoque Mínimo + Quantidade a Pedir)
8.4 – Ponto de Pedido =
[ Estoque Mínimo
+ (Consumo x Prazo de Entrega)]
8.5 – Quantidade a Pedir =
(Consumo x Intervalo de Ressuprimento)
9 – Autorização de Fornecimento (AF) - é o documento legal que oficializa a aquisição de materiais da
Prefeitura Municipal de Cariacica junto aos Fornecedores.
10 – Boletim de Recebimento de
Materiais (BRM) – é o documento que oficializa a entrada do
material no Almoxarifado do Município
11 – Requisição de Material de Estoque
(RME) – é o documento que a Unidade Administrativa
requisitante necessita emitir para autorizar a saída do material de estoque.
12 – A Nota Fiscal, Nota
Fiscal-Fatura e o Termo de Doação - são os documentos legais que acompanham os
materiais quando entregues por fornecedores ou Instituições doadoras.
13 – Armazenagem – é o ato de acondicionar os materiais e produtos no depósito do
Almoxarifado, de forma organizada em locais apropriados, obedecendo às suas
características físico-químicas.
14 – Controle de Estoque – são as ações de acompanhamento de entradas, saídas e saldo dos
materiais e produtos de consumo, armazenados no Almoxarifado, não permitindo
que atinjam estoque zero ou limites de estoque que comprometam o atendimento e
o desempenho das Unidades Administrativas requisitantes.
15 – Unidades de Medidas de
convenção comercial:
|
UNIDADE |
DENOMINAÇÃO |
|
CJ |
CONJUNTO |
|
CX |
CAIXA |
|
DZ |
DÚZIA |
|
GL |
GALÃO |
|
GR |
GRAMA |
|
KG |
QUILOGRAMA |
|
LT |
LITRO |
|
M |
METRO LINEAR |
|
M² |
METRO
QUADRADO |
|
M³ |
METRO CÚBICO |
|
PR |
PAR |
|
PÇ |
PEÇA |
|
PT |
PACOTE |
|
RS |
RESMA |
|
TN |
TONELADA |
|
UN |
UNIDADE |
|
JG |
JOGO |
16 – Demanda ou Consumo – é a quantidade de material ou produto requerida para atendimento das
necessidades de produção ou de consumo administrativo em função de uma
determinada unidade de tempo (Ano, semestre, trimestre, mês, semana, dia). A
unidade de tempo mais utilizada na gestão de estoque do Município é o mensal.
17 – Classificação ABC – é a identificação dos materiais ou produtos que de acordo com os
seus quantitativos e custos unitários, representam economicamente em relação aos
demais itens estocados no almoxarifado.
Ou seja, UMA PEQUENA PARCELA,
5% dos itens no estoque representam 80% do valor financeiro total do estoque,
que são denominados os itens do tipo “A”.
Uma GRANDE PARCELA é
responsável por pequena parte do custo total, ou seja, 80% dos itens
representam 5% do valor financeiro total do estoque, que são denominados os
itens do tipo “C”.
Uma PARCELA INTERMEDIÁRIA,
em torno de 15% a 20% dos itens no estoque representa 20% do valor financeiro
total de estoque, que são denominados os itens do tipo “B”.
CAPÍTULO III
Gestão de Materiais
1 – O Sistema de Gestão de Materiais compreende as atividades de registros
de entradas, movimentações e saídas de materiais do estoque, bem como o
registro de toda documentação pertinente às movimentações efetuadas.
2 – O Almoxarifado é a Unidade Administrativa responsável pelo Sistema
de Gestão de Materiais e seus registros, controles e relatórios, bem como toda
documentação inerente aos materiais adquiridos ou doados ao Município de
Cariacica.
CAPÍTULO IV
Atribuições e Responsabilidades
1 – As atribuições principais da Unidade de Almoxarifado são: o
Recebimento, o armazenamento, o controle e a expedição (distribuição) de
materiais e produtos de estoque.
2 - O Titular do Almoxarifado é o responsável pela recepção, guarda,
movimentações de entradas e saídas de materiais e produtos de propriedade da
Prefeitura Municipal de Cariacica.
3 – Compete ao Almoxarifado, atender às Unidades Administrativas
Requisitantes, mediante a apresentação da RME - Requisições de Materiais de
Estoque devidamente especificadas e assinadas por seus responsáveis autorizados.
CAPÍTULO V
Entradas de Materiais no Almoxarifado
1 – As entradas ou incorporações de materiais ao estoque do Almoxarifado do
Município de Cariacica se dão das seguintes formas:
1.1 – AQUISIÇÃO – Quando
adquirida no mercado fornecedor através de AF – AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO;
1.2 – DEVOLUÇÃO – Quando requisitadas e posteriormente devolvidas, por motivo
justificável, pela Unidade Administrativa solicitante, através de CI –
Comunicação Interna;
1.3 – DOAÇÃO – Quando doadas
por instituições, através de Nota Fiscal ou Termo de Doação emitida pela
Instituição Doadora.
1.4 – SUPRIMENTOS DE FUNDOS –
Quando adquiridas através de verbas dos suprimentos de fundos.
2 – O Titular do Almoxarifado é o responsável por todo e qualquer
RECEBIMENTO de Materiais adquiridos pelo Município de Cariacica.
3 – O Titular do Almoxarifado não receberá nenhum material que não
esteja acompanhada do seu respectivo documento legal, como Nota Fiscal, Termo
de Doação, etc.
4 – Ao recepcionar o material os Agentes do Almoxarifado, primeiramente certificará
se o material que está sendo entregue possui Autorização de Fornecimento
emitida pela Unidade Administrativa de Suprimentos da Prefeitura.
4.1 – Se constatar que o material não possui Autorização de Fornecimento
em seus controles, o Titular do Almoxarifado deverá consultar a Unidade de
Suprimentos verificando a existência da AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO. Se
persistir a inexistência da Autorização de Fornecimento, o Titular da Unidade
de Almoxarifado NÃO RECEBERÁ o Material nem o documento que o acompanha.
4.2 – Se constatar que o material possui Autorização de Fornecimento em
seus controles, o Titular do Almoxarifado deverá:
4.2.1 – Efetuar a conferência dos dados do Fornecedor na Nota Fiscal com a
Autorização de Fornecimento.
4.2.2 – Conferir os quantitativos dos materiais, a especificação do material,
preço unitário, preço total, condições de pagamento e local de entrega.
4.2.3 – Estando todos os dados conferidos de acordo, recepciona o material,
assinando o canhoto da nota fiscal e devolvendo ao entregador do material.
4.2.4 – Após receber o material, o Titular do Almoxarifado efetuará os
lançamentos no sistema de Administração de Materiais, dos materiais e seus
quantitativos, dos dados da Nota Fiscal, do Termo de Doação ou de outro documento
legal comprobatório que formalize a entrada do material no estoque.
4.2.5 – Da documentação recebida, cópia da Nota fiscal fica nos arquivos do
Almoxarifado, e Processo e a 1ª via da Nota fiscal segue para a Secretaria
Municipal de Finanças para liquidação e posterior pagamento.
4.2.6 – Após a regularização da documentação, os Agentes do Almoxarifado
iniciam o processo de armazenagem dos materiais em locais apropriados a sua
acomodação.
CAPÍTULO VI
Armazenagem de Materiais e Produtos
1 – A Unidade do Almoxarifado é responsável pela acomodação adequada dos
materiais no estoque, evitando desta forma perecimento ou imprestabilidade em
virtude de razões naturais (físico-químicas).
2 – Recomenda-se Não deixar
materiais em contato direto com o chão nem em contato com o teto.
3 – Na arrumação do material, deverá ser observado
os aspectos de calor, umidade, ventilação e armazenamento.
4 - Os materiais e produtos estocados no Almoxarifado deverão ser
armazenados em Estantes, Prateleiras, Estrados ou Escaninhos, de acordo com
suas características físico-químicas, obedecendo aos critérios de rotatividade,
peso, volume, refrigeração e luminosidade.
5 – O material ou produto de maior consumo ou movimentação deverá ser
acondicionado em locais mais acessíveis.
6 – O material mais pesado deverá ser acondicionado em prateleiras
inferiores, próximos de colunas e paredes e os mais leves em prateleiras
superiores.
7 – O material mais novo deverá ser acondicionado de forma que o saldo do
material existente seja utilizado ou fornecido preferencialmente.
8 – As caixas volumosas poderão ser acondicionadas em estrados, uma em
cima da outra, obedecendo rigorosamente as normas de
empilhamento estabelecidas pelo fabricante.
9 – Para facilitar a localização dos materiais armazenados, a Unidade do
Almoxarifado deverá implementar a codificação de
estandes e seus endereços conforme modelo abaixo:
10 – Os produtos farmacêuticos deverão ser armazenados de acordo com as
orientações técnicas estabelecidas pelos seus fornecedores ou laboratórios.
11 – Observar periodicamente os prazos de validade dos produtos
farmacêuticos (remédios), removendo-os do estoque os que possuem os seus prazos
de validade vencidos ou quando apresentam inservibilidade
ou deterioração dentro dos seus prazos normais.
ESTANTE Modelo A
[ Figura 1 ]
12 – A estante Modelo A (Figura 1) é aconselhável para armazenagem de materiais ou produtos de
volume médio e que não exigem especificações técnicas (quanto à temperatura e
umidade) para a sua estocagem e que comprometa a sua vida útil.
ESTANTE Modelo B
[ Figura 2 ]
13 – A estante Modelo B (Figura
2) é aconselhável para armazenagem de materiais ou produtos de pequeno volume e
que não exigem especificações técnicas (quanto à temperatura e umidade) para a
sua estocagem e que comprometa a sua vida útil.
Estrutura de Endereçamento para Armazenagem de
Materiais
[ Figura 3 ]
14 – A figura 3 apresenta a metodologia de endereçamento para localização de
materiais e produtos estocados no Almoxarifado.
Modelo de empilhamento de Caixas
[ Figura 4 ]
15 – A figura 4 apresenta o modelo de empilhamento de caixas com volume de
CAPÍTULO VII
Controle do Estoque
1 – O Controle de Estoque é o gerenciamento dos estoques por meio de
técnicas que permitam manter o equilíbrio com o consumo, definindo parâmetros e
níveis de ressuprimento e acompanhando sua evolução.
2 – Considera-se os históricos de consumo de um
material ou produto, num intervalo de tempo, estabelecendo-se o seu processo de
estocagem mínima e máxima, bem como sua reposição ao estoque, definindo os
lotes econômicos e de atendimento às Unidades Administrativas requisitantes.
3 - O titular da Unidade de Almoxarifado é o responsável pela reposição
de materiais de estoque dentro do padrão de uso e consumo conforme ponto de
reposição do orientado pelo sistema de Administração de Materiais.
4 – A Unidade de Almoxarifado encaminhará a RC – Requisição de Compras à
Unidade Administrativa de Compras quando o estoque de material atingir seu
ponto de pedido ou reposição.
CAPÍTULO VIII
Atendimento e Distribuição
1 – A Unidade do Almoxarifado atenderá às Unidades Administrativas
requisitantes de materiais de estoque somente mediante apresentação da RME –
Requisição de Material de Estoque devidamente assinada e carimbada pelo
Servidor credenciado pelo Almoxarifado.
2 – Mediante a RME – Requisição de Material de Estoque o agente de
almoxarifado deverá separar o(s)
material(is) requisitados, registrando na própria RME a quantidade atendida,
acondicionando os materiais em caixa de papelão, etiquetando a caixa com o nome
da Unidade Requisitante.
3 – A unidade de Almoxarifado entrará em contato com o Servidor da
Unidade Requisitante solicitando a retirada do material do Almoxarifado.
4 – Serão pré-fixados dia e horário de atendimento e entrega de
materiais pelo Almoxarifado às Unidades Requisitantes, de forma a não causar
congestionamentos no atendimento.
CAPÍTULO IX
Saídas de Materiais do Almoxarifado
1 – As Saídas de Materiais do Almoxarifado se dão:
1.1 – Por Requisição - em
Atendimentos às Unidades Administrativas Requisitantes, através de RME – Requisição
de Material de Estoque.
1.2 – Por Devolução – Por recebimento incorreto da recepção de materiais da Unidade de
Almoxarifado.
1.3 – Por Baixa – materiais que comprovam a
sua INSERVIBILIDADE E DESUSO através do Termo de Baixa de Material em Estoque,
devidamente autorizado pelo Secretário de Administração.
2 – O Titular da Unidade de Almoxarifado é responsável por toda e qualquer
saída de material do estoque, respondendo pelo patrimônio físico-financeiro do
Município de Cariacica.
CAPÍTULO X
Inventário
1 – O Inventário é o
procedimento administrativo realizado por meio de levantamentos físicos, que
consiste na contagem física de materiais e produtos existentes no estoque do
almoxarifado.
2 – O Inventário tem por
objetivos:
2.1 – Verificar a exatidão dos quantitativos de cada item constante no
estoque com os registrados em controles do almoxarifado.
2.2 – Verificar a exatidão entre os registros do sistema de gestão de
materiais e os de administração financeira e contábil.
2.3 – Fornecer subsídios para a avaliação e controle gerencial de
materiais e produtos em estoque.
2.4 – Fornecer informações aos Órgãos fiscalizadores e compor tomada de
contas consolidada do Município de Cariacica.
3 – Os Tipos de Inventário são:
3.1 – ANUAL – destinado a comprovar a quantidade e o valor dos materiais e
produtos estocados nos Almoxarifados do Município de Cariacica, existentes em
31 de dezembro de cada exercício. Constitui-se do inventário anterior acrescido
das variações ocorridas durante o exercício vigente.
3.2 – INICIAL – realizado
quando da criação de uma Unidade Administrativa de Almoxarifado, para
identificação e registro dos materiais e produtos sob a sua responsabilidade.
3.3 – TRANSFERÊNCIA DE
RESPONSABILIDADE – realizado quando da mudança de dirigente de uma Unidade
Administrativa de Almoxarifado.
3.4 – EXTINÇÃO OU TRANSFORMAÇÃO
– realizado quando da extinção ou transformação da Unidade Administrativa
gestora.
3.5 – EVENTUAL – realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da Unidade
Administrativa do Almoxarifado ou de Órgão Fiscalizador.
4 – Para a realização do inventário ANUAL físico contábil de materiais e
produtos do Município de Cariacica deverá ser constituída pela Secretaria
Municipal de Administração e Recursos Humanos, Comissão de Inventário de
Estoque, composta de no mínimo três membros, sendo um presidente da comissão.
5 – Os demais inventários também deverão ser constituídos pela
Secretaria Municipal de Administração e Recursos Humanos em conformidade com a
situação vigente.
6 – Dentre os membros da comissão de inventário, um será designado
presidente da comissão, preferencialmente com experiência na área de
administração de material.
7 – Para auxiliar a comissão podem ser convocados outros servidores para
desenvolver tarefas administrativas sob a supervisão do presidente da comissão.
8 – Durante a realização do Inventário fica suspenso temporariamente o
atendimento de materiais às unidades Administrativas requisitantes, bem como os
recebimentos de materiais de fornecedores. Tal suspensão deverá ser comunicada
às Unidades Administrativas com antecedência de no mínimo 60 (
sessenta ) dias antes da realização do inventário.
9 - A Unidade de Almoxarifado deverá apresentar relatório final do
inventário no prazo de 45 (quarenta e cinco) dias à Secretaria Municipal de
Administração e Recursos Humanos.
10 – As irregularidades apuradas em qualquer inventário devem ser
tratadas de acordo com os dispositivos previstos no Capítulo XII item 3 deste manual.
11 – Toda documentação de qualquer inventário deve ser arquivada pela
Unidade de Almoxarifado, podendo ser colocada a
disposição da Auditoria Interna ou Externa do Município de Cariacica.
12 – Durante o levantamento do inventário físico contábil, os materiais
ou produtos encontrados sem qualquer referência de registro, controle,
procedência, preço, data de aquisição, código, ou outro elemento qualquer de
identificação, deverão ser solicitados os seus cadastros pela comissão do
inventário e registrados no relatório final.
13 – Nenhum material ou produto em estoque deixará de configurar em um
inventário.
14 – Em caso de desaparecimento de materiais ou produtos, o Presidente da
Comissão de Inventário fará comunicação interna ao Titular do Almoxarifado que
encaminhará a Secretaria Municipal de Administração e Recursos Humanos para as
providências cabíveis.
CAPÍTULO XI
Manutenção e Segurança
1 – Ao titular do Almoxarifado compete:
1.1 – A manutenção dos equipamentos contra incêndio e se o seu certificado
de utilização encontra-se atualizado.
1.2 – Observar se drogas tóxicas ou medicamentosas (entorpecentes,
sedativos, alucinógenos, etc.), se estão guardadas, conservadas e movimentadas,
conforme determina a legislação específica ( cofre,
portas de aço, armário de segurança, etc.).
1.3 – Não permitir acesso de servidores às áreas de estocagem de
materiais, somente aos Agentes de Almoxarifado credenciados.
1.4 – Manter limpo os locais de armazenagem de materiais e produtos, bem
como os corredores que dão acesso aos mesmos.
CAPÍTULO XII
Irregularidades
1 – Considera-se
irregularidades todas as ocorrências que resulte em prejuízo ao Município de
Cariacica, relativamente a materiais de sua propriedade ou sob sua
responsabilidade, percebidas por qualquer servidor em desempenho do trabalho ou
resultante de levantamentos em inventários.
2 - As irregularidades podem ocorrer por:
2.1 – Extravio –
desaparecimento de materiais ou produtos;
2.2 – Avaria – danificação parcial ou total do material, produto ou lote de materiais.
2.3 – Inobservância de Prazos de
Garantia ou Prazo de Validade.
3 – É dever do titular do Almoxarifado, comunicar imediatamente ao Gabinete
da Secretaria de Administração e Recursos Humanos, qualquer irregularidade
ocorrida com os materiais e produtos armazenados no Almoxarifado.
4 – A comunicação de materiais ou produtos desaparecidos ou avariados
deverá ser feita de maneira circunstanciada, por escrito, sem prejuízo de
participações verbais que informalmente, antecipem a ciência dos fatos
ocorridos.
5 – No caso de ocorrência de irregularidade envolvendo sinistro ou uso
de violência (roubo, arrombamento, etc.) e/ou venha a colocar em risco a guarda
e segurança dos materiais e produtos armazenados no almoxarifado, devem ser
adotadas de imediato pelo titular do Almoxarifado as seguintes medidas
adicionais:
5.1 – Comunicar verbalmente a Polícia Civil e registrar a ocorrência
5.2 – Preservar o local para análise pericial;
5.3 – Manter o local sob guarda até a chegada da
Polícia que irá fazer a perícia.
6 – Constatada a irregularidade em levantamento de verificação, a
Unidade de Almoxarifado deve:
6.1 – No caso de AVARIA,
concluir que a perda das características do material ou produto decorreu do uso
normal ou de outros fatores que independem da ação do usuário, solicitando
laudo técnico circunstanciado com avaliação atualizada de mercado e formação de
processo que deverá ser encaminhado ao Gabinete do Secretário de Administração
para procedimentos dos trâmites normais propondo a a respectiva baixa do material ou produto.
6.2 – No caso de AVARIA,
resultante de emprego ou operação inadequada do material ou produto, quando comprovadas o desleixo
ou má-fé, a Unidade de Almoxarifado deve apresentar a irregularidade para
avaliação do Secretário de Administração e Recursos Humanos, que será tratada
conforme os dispositivos deste manual.
6.3 – No caso de EXTRAVIO, o
titular da unidade de Almoxarifado para que em quinze dias corridos:
6.3.1 – localize o material ou produto como desaparecido;
6.3.2 – reponha outro material ou produto novo de mesmas características;
6.3.3 – apresente justificativas do extravio, o que será considerado,
preliminarmente como irregularidade não sanada.
6.3.4 – Quando se tratar de material, cuja unidade seja JOGO, CONJUNTO ou COLEÇÃO, suas peças ou partes danificadas deverão
ser recuperadas ou substituídas por outras com as mesmas características, de
forma a preservar a funcionalidade do conjunto.
6.3.5 – Havendo impossibilidade de recuperação ou substituição, as peças
devem ser indenizadas pelo valor de avaliação tratado neste manual.
7 – O Titular do Almoxarifado deve comunicar e apresentar relatórios
sobre constatações de irregularidades não sanadas ao Secretário de
Administração, sejam elas levantadas a qualquer tempo
ou em conseqüências de Inventários.
8 – Recebida a comunicação ou relatório de
irregularidades não sanadas no prazo de notificação da Unidade de Almoxarifado,
a Secretaria de Administração e Recursos Humanos, após avaliação da ocorrência
pode:
8.1 – Autorizar a baixa do material ou produto em processo administrativo,
devido a perda de características ou avaria do
material;
8.2 – Nos casos de serviços de conserto ou manutenção realizada por
terceiros não habilitados pelo fabricante ou fornecedor, em bem patrimoniado em período de garantia, determinar que o
servidor responsável pela solicitação do serviço, signatário da Ordem de
Serviço correspondente, arque com as respectivas despesas;
8.3 – Designar comissão de apuração de irregularidades, cujo relatório
deverá abordar os seguintes tópicos, orientando assim, o julgamento quanto a responsabilidade dos envolvidos no evento:
8.3.1 – a ocorrência e suas circunstâncias;
8.3.2 – o estado em que se encontra o material ou produto;
8.3.3 – o valor do material e, em caso negativo, se há material ou
produto a aproveitar;
8.3.4 – a definição sobre o destino a ser dada ao material ou produto;
8.3.5 – a caracterização da responsabilidade da(s) pessoa(s)
envolvida(s).
8.4 – Analisar o extravio e a justificativa apresentada, quando houver e
determinar:
8.4.1 – a aceitação da justificativa apresentada e baixa do material ou
produto.
8.4.2 – que o(s) servidor (es)
responsabilizado(s) arque(m) com as despesas de conserto e recuperação.
8.4.3 – a indenização do material ou produto em dinheiro, feita pelo(s)
servidor(es)
responsabilizados(s), no valor da avaliação calculada como disposto neste
manual.
8.5 – A obrigação de ressarcimento de prejuízos causados ao Município
decorre da responsabilidade civil de reparação de dano e pode, portanto,
imputar-se ao servidor que lhe der causa, ainda que não se tenha provado a
improbidade ou ação dolosa.
8.6 – A indenização dos materiais pela Comissão de Apuração de
irregularidades deve compensar não só o valor das p ecas avariadas ou
extraviadas, mas também, o dano causado a todo conjunto.
8.7 – As indenizações ao erário efetuadas no prazo estipulado na apuração
de irregularidades serão apresentadas ao Secretário de Administração e Recursos
Humanos, para inscrição em dívida ativa do Município e demais providências
cabíveis.
CAPÍTULO XIII
Avaliação do Material ou Produto
1 – O valor da avaliação do material ou produto para fim de indenização
disposto neste manual, é calculado pela Unidade de
Almoxarifado, considerando os seguintes aspectos:
1.1 – Adota-se o valor de mercado do bem novo, sendo a média dos valores
de até três propostas de fornecedores do ramo, ou o valor atualizado de sua
aquisição pelo IPCA (IBGE) – Índice de Preços ao
Consumidor Amplo, ou outro índice que o venha substituir, na impossibilidade de
se levantar o valor do mercado.
1.2 – Na avaliação deve ser considerados a marca, o modelo, o ano de
fabricação, as características do bem avariado ou extraviado e o valor de
mercado de bem similar que cumpra as mesmas finalidades.
2 – Quando se tratar de material de procedência estrangeira, a
indenização será feita com base no valor de avaliação convertido pelo câmbio
vigente na data da indenização.
3 – O valor de avaliação a ser indenizado pode, mediante autorização do
Secretário Municipal de Administração e Recursos Humanos, ser dividido,
observando-se o disposto sobre indenizações ao erário na Lei Complementar
001/94 Capítulo IV (Responsabilidades).
4 – Conforme acordo com o servidor, a indenização pode ser descontada em
folha de pagamento ou recolhida ao Município via documento oficial de
arrecadação, conforme código a ser fornecido pela Secretaria Municipal de
Finanças – SEMFI.
5 – Os valores indenizados devem ser comunicados pela Unidade de
Almoxarifado à Unidade Administrativa de Contabilidade.
CAPÍTULO XIV
Penalidades
1 – O descumprimento dos dispositivos deste manual será considerado ato de
improbidade administrativa, conforme disposto no Capítulo V (Das Penalidades)
da Lei Complementar Nº. 001/94 de 29/08/94, que sujeita o infrator às penas
estabelecidas, independentemente das sanções penais, civis e administrativas
previstas na legislação específica.
2 – Havendo fundados indícios de responsabilidade de servidor, por
descumprimento das presentes normas, que resulte em dano ao patrimônio público
municipal, o Secretário de Administração e Recursos Humanos determinará a
imediata apuração dos fatos que será processada na forma prevista do Artigo 178
da Lei Complementar Nº. 001/97 de 29/08/94.
CAPÍTULO XV
Comissões
1 – As Comissões estabelecidas para o Almoxarifado são:
1.1 – Comissão de
Inventário – composta de no mínimo 3
(três) membros coordenados por um presidente;
1.2 – Comissão para
Apuração de Irregularidades – é composta de
no mínimo 3 (três) membros, designados pelo Secretário
de Administração e Recursos Humanos, sendo preferencialmente, um da Unidade de
Almoxarifado, Um da Unidade Administrativa de Pessoal e um da Unidade
Administrativa de Suprimentos.
CAPÍTULO XVI
Disposições Finais e Transitórias
1 – Os controles de Materiais serão registrados no sistema de gestão de
materiais sob a responsabilidade da Unidade Administrativa de Almoxarifado.
2 – Os casos omissos serão apreciados pelo Secretário de Administração e
Recursos Humanos ou por outra autoridade do Município de Cariacica mediante
delegação de competência.
3 – ANEXOS:
3.1 – ANEXO I - [Tela do Cadastro de Materiais];
3.2 – ANEXO II – [RME – Requisição de Material de Estoque];
3.3 – ANEXO III –[AF – Autorização de Fornecimento] ;
3.4 – ANEXO IV – [BRM – Boletim de Recebimento de Materiais];
3.5 – ANEXO V – [Termo de Baixa de Materiais].
ANEXO I
CADASTRO DE MATERIAIS NO ESTOQUE
ANEXO II
RME – REQUISIÇÃO DE MATERIAL DE ESTOQUE
ANEXO III
AF – AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO
ANEXO IV
BRM – BOLETIM DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS
ANEXO V
TERMO DE BAIXA
