REVOGADA PELA PORTARIA Nº 8 DE 30
DE AGOSTO DE 2012
INSTRUÇÃO NORMATIVA
Nº 001/2011/SEMAD
Dispõe sobre a adoção da Tabela
de Temporalidade de Documentos do Estado do Espírito Santo e dá outras
providências.
Considerando os procedimentos iniciais de organização e implementação do arquivo Municipal;
Considerando o excesso de documentos armazenados no arquivo Geral da
Administração Municipal de Cariacica e a necessidade de liberação de espaços
para o arquivamento de novos documentos;
Considerando o disposto no art. 9º da Lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata da política nacional de
arquivos públicos e privados;
Considerando a Resolução nº 5, de 30 de setembro de 1996, do Conselho
Nacional de Arquivos - CONARQ, que dispõe sobre a publicação de editais para
eliminação de documentos nos "Diários Oficiais" da União, Distrito
Federal, Estados e Municípios;
Considerando a Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, que
dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos
órgãos e entidades integrantes do Poder Público.
RESOLVE:
Art. 1º Adotar a Tabela de Temporalidade de Documentos do Governo
do Estado do Espírito Santo (anexo 4), parte
integrante do Manual de Gestão de Documentos do Governo do Estado do Espírito
Santo, aprovado pela Portaria n.º 17-R de 15/03/2007, como modelo a ser
observado pela Administração Pública Municipal de Cariacica, adequando aos
procedimentos técnicos administrativos desta municipalidade.
Parágrafo único – A Tabela de Temporalidade de Documentos
(instrumento utilizado para avaliação documental) define prazos de guarda e a
destinação de cada série documental.
Art. 2º A Tabela Básica de Temporalidade, aprovada pela Resolução
nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, e
publicada no Diário Oficial da União, de 8 de
fevereiro de 2002, será utilizada no que for omissa a Tabela de Temporalidade
do Governo do Estado do Espírito Santo.
Art. 3º A eliminação de documentos nos órgãos e entidades da
Administração Pública Municipal ocorrerá após
concluído o processo de avaliação conduzido pela Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos – CPAD e será efetivada quando cumpridos os
procedimentos estabelecidos nesta Portaria.
Art. 4º O registro dos documentos a serem eliminados deverão ser
efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e de Termo de
Eliminação de Documentos, ambos com cópia em meio digital.
Art. 5º A Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo
registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e se
constituirá basicamente dos seguintes itens:
I - cabeçalho contendo a
identificação do órgão responsável pela eliminação, o título e número da
listagem e o número da folha;
II - quadro contendo os
seguintes campos:
a) código do assunto ou, caso
não tenha esta informação, o número de ordem dos itens documentais listados;
b) assunto/série, correspondente
aos conjuntos documentais a serem eliminados;
c) datas-limite de cada conjunto
documental citado na alínea anterior;
d) quantidade e especificação
das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental;
e) observações complementares,
quando necessárias ao esclarecimento das informações contidas nos demais
campos; e
III - rodapé contendo local e
data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsável pela
seleção, do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, bem
como da autoridade a quem compete autorizar a eliminação no âmbito do órgão ou
entidade.
Art. 6º O Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo
registrar as informações relativas ao ato de eliminação, devendo conter
essencialmente:
I – data da eliminação;
II – indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação
relativa à publicação;
III – nome do órgão ou entidade
produtor/acumulador dos documentos eliminados;
IV – nome do órgão ou entidade
responsável pela eliminação;
V – referência aos conjuntos
documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminação de Documentos,
anexa ao Termo;
VI – datas-limite dos documentos
eliminados;
VII – quantificação / mensuração
dos documentos eliminados;
VIII – nome da unidade orgânica
responsável pela eliminação; e
IX – nome e assinatura do
titular da unidade orgânica responsável pela eliminação;
Art. 7º Além da Listagem de Eliminação de Documentos e do Termo de
Eliminação de Documentos, a CEPAD deverá elaborar o Edital de Ciência de
Eliminação de Documentos, que tem por objetivo dar publicidade, ao ato de
eliminação dos acervos arquivísticos, devendo conter
necessariamente as seguintes informações:
I - cabeçalho:
a) nome do órgão ou entidade que
efetuará a eliminação;
b) título, número e ano do
edital;
II - desenvolvimento do assunto
tratado contendo:
a) identificação da autoridade
signatária do edital;
b) número e data dos atos legais
e/ou do documento oficial que legitima a eliminação;
c) nome do órgão ou entidade
produtor dos documentos a serem eliminados;
d) referência aos conjuntos
documentais a serem eliminados, com as datas-limite correspondentes;
e) prazo para efetivação da
eliminação, que deverá situar-se entre trinta e quarenta e cinco dias subseqüentes à publicação do edital; e
III - encerramento:
a) local e data do edital;
b) nome, cargo e assinatura da
autoridade signatária do edital.
Parágrafo único. No prazo estabelecido no edital, os interessados poderão
requerer, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças
de processos.
Art. 8º A eliminação de documentos públicos será efetuada por meio
de fragmentação manual ou mecânica, com a supervisão de servidor autorizado.
Art. 9º Os procedimentos a serem observados quando da eliminação
de documentos serão estabelecidos na forma dos anexos 1,
2 e 3 deste Decreto.
Art. 10 É proibido a eliminação de
documentos sem a observância dos procedimentos estabelecidos nesta portaria,
sob pena de responsabilidade funcional.
Art. 11 Esta Portaria entra em vigor na
data da sua publicação
Cariacica, 24 de março 2011.
PEDRO IVO DA SILVA
HELDER IGNACIO SALOMÃO
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PUBLICADA EM 25/03/2011
Este
texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de
Cariacica.
ANEXO 1
LISTAGEM DE
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
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ANEXO 2
TERMO DE ELIMINAÇÃO
DE DOCUMENTOS
PREFEITURA MUNICIPAL
DE CARIACICA
Aos ______ dias do mês de
__________ do ano de _________, a Administração Municipal de Cariacica, de
acordo com o que consta da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou
a Listagem de Eliminação de Documentos e respectivo Edital de Ciência de
Eliminação de Documentos), aprovados pelo Secretário Municipal de Administração
da Prefeitura Municipal de Cariacica, por intermédio do (indicar o documento de
aprovação), e publicada (o) no (indicar o periódico oficial), de (indicar a
data de publicação da tabela ou do edital), procedeu à eliminação de (indicar a
quantificação mensuração), de documentos relativos a
(referência aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do(a)
(indicar o nome do órgão ou entidade produtor/acumulador), do período (indicar
as datas-limite dos documentos eliminados).
(nome da unidade orgânica responsável pela eliminação,
nome, cargo e assinatura do titular)
ANEXO 3
EDITAL DE CIÊNCIA DE
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
PREFEITURA MUNICIPAL
DE CARIACICA
Nº ______/____
O Presidente da Comissão Permanente
de Avaliação de Documentos, designado pela Portaria nº _____, de ___/___/___,
publicada no (indicar o periódico oficial), de ___/___/___, de acordo com
(indicar a Listagem de Eliminação de Documentos), aprovada pelo Secretário
Municipal de Administração da Prefeitura Municipal de Cariacica, por intermédio
do (indicar o documento de aprovação), faz saber a quem possa interessar que a
partir do (30º a 45º) (escrever por extenso, entre parênteses, o número ordinal
correspondente) dia subseqüente a data de publicação
deste Edital no (indicar o periódico oficial), se não houver oposição, o (a)
(indicar a unidade orgânica responsável pela eliminação) eliminará os
documentos relativos a (indicar os conjuntos
documentais a serem eliminados), do período (indicar as datas-limite), do(a)
(indicar o nome do órgão ou entidade produtor dos documentos a serem
eliminados).
Os interessados, no prazo
citado, poderão requerer às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou
cópias de peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva
qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos da Administração Municipal de Cariacica.
(Local
e data)
(Nome e assinatura do
Presidente da Comissão Permanente de Avaliação)