O PREFEITO MUNICIPAL DE CARIACICA, ESTADO DO
ESPIRITO SANTO, no uso de suas atribuições que lhe conferem
o Art. 90 inciso IX, da Lei Orgânica do
Município de Cariacica, decreta:
Art. 1º Este Decreto normatiza a técnica e os
requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de
que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos
documentos originais.
Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos
documentos físicos, em papel, produzidos e recebidos no âmbito do Poder
Executivo Municipal:
I - por pessoas jurídicas de direito público
interno, ainda que envolva relações com particulares;
II - por pessoas jurídicas de direito privado; e
III - por pessoas naturais para comprovação perante pessoas jurídicas de
direito público interno, no âmbito municipal.
Parágrafo único. O disposto neste Decreto não se
aplica a:
I - documentos nato-digitais, produzidos
originalmente em formato digital;
II - documentos referentes às operações e transações
realizadas no sistema financeiro nacional;
III - documentos em microfilme;
IV - documentos oficiais de identificação civil;
V - documentos de porte obrigatório;
VI - documentos audiovisuais;
Art. 3º Para fins do disposto neste Decreto, considera-se:
I - documento
digitalizado: representante digital proveniente da digitalização do documento
em papel e seus metadados;
II -
metadados: dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar
documentos;
III -
documento público: documentos produzidos ou recebidos pelos órgãos e entidades
municipais ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços
públicos;
IV -
integridade: estado dos documentos que não foram corrompidos e/ou alterados
V - processo
administrativo: conjunto de atos administrativos sucessivos e conectados,
praticado pela Administração Pública com o objetivo de satisfazer determinadas
finalidades de interesse público;
VI - fase
corrente: fase na qual os documentos encontram-se estreitamente vinculados aos
fins para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada a
tramitação, constituam objeto de consultas frequentes nos órgãos produtores;
VII - fase
intermediária: fase na qual os documentos originários de arquivos correntes,
com uso pouco frequente, aguardam sua destinação final: a eliminação, guarda
permanente ou preservação digital;
VIII - guarda permanente: documentos históricos que, em função do seu valor probatório e informativo, não poderão ser descartados, mesmo após o cumprimento dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, e que deverão ser recolhidos à Coordenação de Arquivo Público Municipal.
Parágrafo único. Aplicam-se a este decreto a digitalização de documentos avulsos, juntadas, processos, dossiês e prontuários.
Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos em papel devem assegurar:
I - a
integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II - a
rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III - o
emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da
imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV - a
confidencialidade, quando aplicável; e
V - a
interoperabilidade entre sistemas informatizados.
VI - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos
empregados.
Parágrafo único. A Subsecretaria de Tecnologia da
Informação (SUB-TI) deverá implementar ferramentas para garantir a
auditabilidade e rastreabilidade dos processos de digitalização.
Art. 5º O documento digitalizado, destinado a se equiparar ao documento em papel para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante os órgãos e entidades municipais, deverá:
I - ser
assinado digitalmente com certificado digital válido no padrão da
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a
autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados, para
os casos de digitalização de conjuntos documentais, ou seja, do legado;
II - seguir
os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e
III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.
Art. 6º Os acervos documentais a serem digitalizados deverão ser classificados previamente de acordo com o Plano de Classificação de Documentos do Município.
§ 1º A digitalização é indicada prioritariamente para documentos de guarda permanente.
§ 2º A digitalização de documentos em fase corrente ou intermediária poderá ocorrer desde que possuam, no mínimo, 10 (dez) anos de guarda a cumprir, a contar da data da publicação do Decreto Municipal nº 69, de 24 de abril de 2019.
§ 3º A digitalização será desnecessária em documentos em fase corrente ou intermediária com prazo inferior a 10 (dez) anos de guarda a cumprir, a contar da data da publicação do Decreto Municipal nº 69, de 24 de abril de 2019.
§ 4º Após a digitalização os documentos físicos poderão ser eliminados.
§ 5º A fim de preservar o patrimônio documental e garantir o acesso à
informação, os documentos de guarda permanente não serão eliminados após a
digitalização.
§ 6º A eliminação dos documentos deverá ser realizada na forma do Decreto Municipal nº 69, de 24 de abril de 2019.
Art. 7º O processo de digitalização será realizado:
I - pela Coordenação
de Arquivo Público municipal, quando os processos e documentos estiverem sob
sua custódia;
II - pela
unidade gestora que possuir, sob sua guarda, documentos e processos arquivados
e sem tramitação a mais de 05 (cinco) anos.
III – pela Coordenação de Protocolo Geral, em se tratando de processos físicos em tramitação que, após a digitalização, passarão a tramitar de forma eletrônica.
Parágrafo único. Os responsáveis pela digitalização deverão assinar os documentos digitalmente, com certificado digital válido no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento.
Art. 8º Os
processos serão digitalizados da forma como foram enviados pelas unidades
administrativas de origem, não cabendo aos responsáveis pela digitalização
realizarem reparos ou correções nos autos originais, exceto a reconstituição da
capa do processo para fins de identificação.
Art. 9º Os processos em papel podem ser convertidos integralmente ou
parcialmente.
I – A
conversão integral do processo é digitalizada de preferência em um único
arquivo em PDF, por volume;
II – A conversão parcial é um tipo de conversão extraordinária, somente admitida em situações quando não for possível a conversão integral do processo, em que algumas peças do processo em papel não irão para o processo digital, exemplos: amostra de produtos (tecido, roupa, vassoura), provas que não permitem digitalização e mídias que não podem mais ser acessadas.
Parágrafo único. Na hipótese do inciso II, deverão ser relacionados os objetos e/ou documentos que fazem parte do processo em papel e que não foram digitalizados e respectivas justificativas, antes da digitalização.
Art. 10 O
responsável pela digitalização dos documentos deverá proceder com Termo de
Digitalização de Documentos, que tem por objetivo registrar as informações
relativas aos atos e processos digitalizados, devendo conter essencialmente:
I - data da
digitalização;
II -
indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação
relativa à publicação e a classificação do documento;
III - nome do
órgão ou entidade produtores dos documentos digitalizados;
IV –
informação se o processo foi digitalizado integralmente ou parcialmente;
V –
identificação do autor da digitalização;
VI –
informação de perda ou deterioração de documentos no procedimento de
digitalização;
VII – no caso
de conversão parcial, a existência de elementos do processo que não permitem
digitalização (tecido, roupa, amostra etc) e mídias
que não podem mais ser acessadas.
Art. 11 Os documentos digitalizados serão armazenados no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, de modo a permitir seu correto armazenamento e guarda, assim como facilitar eventuais consultas pelos interessados.
Parágrafo único. Após o processo de digitalização, o documento digitalizado armazenado em meio eletrônico deverá cumprir os prazos de guarda determinados na Tabela de Temporalidade de Documentos.
Art. 12 O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:
I - a
proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando
cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
II - a indexação de metadados que possibilitem:
a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
b) a conferência do processo de digitalização adotado.
Art. 13 Na hipótese de contratação de terceiros pela administração pública
municipal para a digitalização de documentos, a contratada deverá:
I - observar integralmente este decreto e demais
normas municipais aplicáveis a matéria;
II – disponibilizar os certificados digitais de
acordo com o ICP-Brasil para a
execução do contrato;
III - assinar termo de confidencialidade em conformidade
com as disposições da Lei Federal n.º 12.527, de 18 de novembro de 2011 - Lei
de Acesso à Informação; e da Lei Federal n.º 13.709, de 14 de agosto de 2018 -
Lei Geral de Proteção de Dados; Lei Municipal n.º
5.133, de 09 de janeiro de 2014; e da Lei
Municipal n.º 5.948, de 02 de janeiro de 2019;
IV – observar os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos
termos da legislação vigente.
Art. 14 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 15 Revogam-se
as disposições em contrário.
Cariacica/ES, 24 de outubro de 2024.
Este texto não substitui o
original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Cariacica.
DOCUMENTO |
RESOLUÇÃO
MÍNIMA |
COR |
TIPO
ORIGINAL |
FORMATO
DE ARQUIVO* |
Textos impressos, sem ilustração, em preto
e branco |
300 dpi |
Monocromático (preto e branco) |
Texto |
PDF/A |
Textos impressos, com ilustração, em preto
e branco |
300 dpi |
Escala de cinza |
Texto/imagem |
PDF/A |
Textos impressos, com ilustração e cores |
300 dpi |
RGB (colorido) |
Texto/imagem |
PDF/A |
|
|
|
|
|
Textos manuscritos, com ou sem ilustração,
em preto e branco |
300 dpi |
Escala de cinza |
Texto/imagem |
PDF/A |
Textos manuscritos, com ou sem ilustração,
em cores |
300 dpi |
RGB (colorido) |
Texto/imagem |
PDF/A |
Fotografias e cartazes |
300 dpi |
RGB (colorido) |
Imagem |
PNG |
Plantas e mapas |
600 dpi |
Monocromático (preto e branco) |
Texto/imagem |
PNG |
*Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada
compressão sem perda, de forma que a informação obtida após a descompressão
seja idêntica à informação antes de ser comprimida.
a) Para todos os documentos:
METADADOS |
DEFINIÇÃO |
Assunto |
Palavras-chave que representam o conteúdo
do documento. Pode ser de preenchimento livre ou com o
uso de vocabulário controlado ou tesauro. |
Autor (nome) |
Pessoa natural ou jurídica que emitiu o
documento. |
Data e local da digitalização |
Registro cronológico (data e hora) e
tópico (local) da digitalização do documento. |
Identificador do documento digital |
Identificador único atribuído ao documento
no ato de sua captura para o sistema informatizado (sistema de negócios). |
Responsável pela digitalização |
Pessoa jurídica ou física responsável pela
digitalização |
Título |
Elemento de descrição que nomeia o
documento. Pode ser formal ou atribuído: • formal: designação registrada no
documento; • atribuído: designação providenciada para
identificação de um documento formalmente desprovido de título. |
Tipo documental |
Indica o tipo de documento, ou seja, a
configuração da espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. |
Hash (chekcsum) da imagem |
Algoritmo que mapeia uma sequência de bits
(de um arquivo em formato digital), com a finalidade de realizar a sua
verificação de integridade. |
b) Para
documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno:
METADADOS |
DEFINIÇÃO |
Classe |
Identificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do documento com
base em um plano de classificação de documentos. |
Data de produção (do documento original) |
Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da produção do
documento |
Destinação prevista (eliminação ou guarda permanente) |
Indicação da próxima ação de destinação (transferência, eliminação ou recolhimento) prevista para o documento, em cumprimento à tabela de
temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio e das
atividades-fim. |
Gênero |
Indica o gênero documental, ou seja, a configuração da informação no
documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação do
documento. |
Prazo de guarda |
Indicação do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o
cumprimento da destinação. |