(revogado pelo decreto nº 69/2019)

 

PORTARIA/SEMAD Nº 8, DE 30 DE AGOSTO DE 2012

 

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO DE CARIACICA – ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições que lhe confere o Art. 94, inciso V da Lei Orgânica do Município de Cariacica; resolve:

 

CONSIDERANDO os procedimentos iniciais de organização e implementação do arquivo Municipal;

 

CONSIDERANDO o excesso de documentos armazenados no arquivo Geral da Administração Municipal de Cariacica e a necessidade de liberação de espaços para o arquivamento de novos documentos;

 

CONSIDERANDO o disposto no art. 9º da Lei federal n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados;

 

CONSIDERANDO a Resolução n.º 5, de 30 de setembro de 1996, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, que dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos "Diários Oficiais" da União, Distrito Federal, Estados e Municípios;

 

CONSIDERANDO a Resolução n.º 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.

 

Art. 1º Instituir a Tabela de Temporalidade de Documentos do Município de Cariacica, que será disponibilizada no sítio do município, no endereço: http://www.cariacica.es.gov.br, a partir da publicação desta Portaria.

 

Parágrafo único. A Tabela de Temporalidade de Documentos, instrumento utilizado para avaliação documental, define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.

 

Art. 2º A Administração Municipal utilizará subsidiariamente a Tabela Básica de Temporalidade do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, aprovada pela Resolução n.º 14, de 24 de outubro de 2001 e publicada no Diário Oficial da União, de 8 de fevereiro de 2002.

 

Parágrafo único. O Presidente da Comissão de Avaliação e Destinação de Documentos (CPAD) registrará em Ata a utilização da Tabela referida sempre que a Tabela de Temporalidade do Município de Cariacica, não dispor sobre o fato e o ato a ser praticado.

 

Art. 3º A eliminação de documentos nos órgãos e entidades da Administração Pública Municipal ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Portaria.

 

Art. 4º O registro dos documentos a serem eliminados deverão ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e de Termo de Eliminação de Documentos, ambos com cópia em meio digital.

 

Art. 5º A Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituirá basicamente dos seguintes itens:

 

I - cabeçalho contendo a identificação do órgão responsável pela eliminação, o título e número da listagem e o número da folha;

 

II - quadro contendo os seguintes campos:

 

a) código do assunto ou, caso não tenha esta informação, o número de ordem dos itens documentais listados;

b) assunto/série, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados;

c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alínea anterior;

d) quantidade e especificação das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental;

e) observações complementares, quando necessárias ao esclarecimento das informações contidas nos demais campos; e

 

III - rodapé contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsável pela seleção, do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, bem como da autoridade a quem compete autorizar a eliminação no âmbito do órgão ou entidade.

 

Art. 6º O Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, devendo conter essencialmente:

 

I – data da eliminação;

 

II – indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação relativa à publicação;

 

III – nome do órgão ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados;

 

IV – nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação;

 

V – referência aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminação de Documentos, anexa ao Termo;

 

VI – datas-limite dos documentos eliminados;

 

VII – quantificação / mensuração dos documentos eliminados;

 

VIII – nome da unidade orgânica responsável pela eliminação; e

 

IX – nome e assinatura do titular da unidade orgânica responsável pela eliminação;

 

Art. 7º Além da Listagem de Eliminação de Documentos e do Termo de Eliminação de Documentos, a CPAD deverá elaborar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo dar publicidade, ao ato de eliminação dos acervos arquivísticos, devendo conter necessariamente as seguintes informações:

 

I - cabeçalho:

 

a) nome do órgão ou entidade que efetuará a eliminação;

b) título, número e ano do edital;

 

II - desenvolvimento do assunto tratado contendo:

 

a) identificação da autoridade signatária do edital;          

b) número e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminação;

c) nome do órgão ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados;

d) referência aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas-limite correspondentes;

e) prazo para efetivação da eliminação, que deverá situar-se entre trinta e quarenta e cinco dias subseqüentes à publicação do edital; e

 

III - encerramento:

 

a) local e data do edital;

b) nome, cargo e assinatura da autoridade signatária do edital.

 

Parágrafo único. No prazo estabelecido no edital, os interessados poderão requerer, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos.

 

Art. 8º A eliminação de documentos públicos será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, com a supervisão de servidor autorizado.

 

Art. 9º Os procedimentos a serem observados quando da eliminação de documentos serão estabelecidos na forma dos anexos 1, 2 e 3 deste Decreto.

 

Art. 10 É proibido a eliminação de documentos sem a observância dos procedimentos estabelecidos nesta portaria, sob pena de responsabilidade funcional.

 

Art. 11 Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação.

 

Art. 12 Revogam-se as disposições em contrário em especial a Instrução Normativa Nº 001/2011 da Secretaria Municipal de Cariacica.

 

Cariacica, 30 de agosto de 2012

 

PEDRO IVO DA SILVA

Secretário Municipal de Administração

 

Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Cariacica.

 
ANEXO I

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

ÓRGÃO/ENTIDADE:

LISTAGEM Nº

 

UNIDADE/SETOR:

FOLHA Nº:

 

CÓDIGO OU Nº DO ÍTEM

ASSUNTO / SÉRIE

DATAS-LIMITE

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO

OBSERVAÇÕES/JUSTIFICATIVA

QUANT.

ESPECIFICAÇÃO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

LOCAL: ____________________

LOCAL: ____________________

LOCAL: ____________________

CATA: _____/_____/_____

CATA: _____/_____/_____

DATA: _____/_____/_____

RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO __________________________________

___________________________________      PRESIDENTE DA CPAD

AUTORIZO                   __________________________ AUTORIDADE COMPETENTE

 

ANEXO 2

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

PREFEITURA MUNICIPAL DE CARIACICA 

 

Aos ______ dias do mês de __________ do ano de _________, a Administração Municipal de Cariacica, de acordo com o que consta da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminação de Documentos e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos), aprovados pelo Secretário Municipal de Administração da Prefeitura Municipal de Cariacica, por intermédio do (indicar o documento de aprovação), e publicada (o) no (indicar o periódico oficial), de (indicar a data de publicação da tabela ou do edital), procedeu à eliminação de (indicar a quantificação mensuração), de documentos relativos a (referência aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtor/acumulador), do período (indicar as datas-limite dos documentos eliminados).  

(nome da unidade orgânica responsável pela eliminação, nome, cargo e assinatura do titular)

ANEXO 3

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

PREFEITURA MUNICIPAL DE CARIACICA 

Nº ______/____

 

O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, designado pela Portaria nº _____, de ___/___/___, publicada no (indicar o periódico oficial), de ___/___/___, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminação de Documentos), aprovada pelo Secretário Municipal de Administração da Prefeitura Municipal de Cariacica, por intermédio do (indicar o documento de aprovação), faz saber a quem possa interessar que a partir do (30º a 45º) (escrever por extenso, entre parênteses, o número ordinal correspondente) dia subseqüente a data de publicação deste Edital no (indicar o periódico oficial), se não houver oposição, o (a) (indicar a unidade orgânica responsável pela eliminação) eliminará os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do período (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados).

Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Administração Municipal de Cariacica.

                                                                  (Local e data)

 

(Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação) 

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DO MUNICÍPIO DE CARIACICA

 GRUPO FUNCIONAL: 1.0 GOVERNO       

 

1.0.01

FUNÇÃO: GESTÃO DE GOVERNO MUNICIPAL

1.0.01.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.01.00.01

Planos, programas e metas - planos de ação plurianual

Planos de trabalho

Até elaboração de novo plano

 

 

6 anos

4 anos

Não

Totalidade

 

1.0.01.00.02

Planos, programas e metas anuais do governo municipal

Plano / programa

Até elaboração de novo plano

 

 

6 anos

4 anos

Não

Totalidade

 

1.0.01.00.03

Relatórios anuais de atividades - prestação de contas

Relatório

Até elaboração de relatório plurianual

 

 

5 anos e/ou até aprovação pelo Tribunal de Contas do Estado

 

Não

Totalidade

 

1.0.01.00.04

Relatórios finais de mandato - prestação de contas

Relatório

4 anos

 

 

5 anos e/ou até aprovação pelo Tribunal de Contas do Estado

 

Não

Totalidade

 

1.0.01.00.05

Relatórios de auditoria (documento sigiloso)

Relatório

Depende do
conteúdo

 

 

Prazo de vigência

 

Não

Totalidade

Documento de caráter sigiloso

1.0.01

FUNÇÃO: GESTÃO DE GOVERNO MUNICIPAL

1.0.01.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.01.00.06

Relatórios e pareceres relativos à auditoria e controle interno para o Tribunal de Contas do Estado - TCE

Relatório

Até parecer final do Tribunal de Contas do Estado

5 anos além
do exercício

1 ano após
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Documento de caráter sigiloso, Suporte legal: Código Tributário Nacional – CTN e Instrução 62/98 art. 107 – TCE

1.0.01.00.07

Registros de atendimento do disque denúncia

Registro

Depende do
conteúdo

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

 

Sim*
Não**

Totalidade

Documento de caráter sigiloso:          
*Eliminação dos documentos corriqueiros;
**Guarda permanente dos documentos significativos para a administração

1.0.01.00.08

Sanção e promulgação de leis e decretos municipais

Sanção / promulgação

Até alteração / revogação da Lei ou Decreto

 

 

Prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.01.00.09

Processos relativos a contratos de locação/renovação de imóveis

Processo

Definido no contrato

 

5 anos após vigência

2 anos após vigência

3 anos

Sim

Amostragem

 

1.0.01.00.10

Atas de audiência municipal

Registro

Indefinida

 

 

 

Guarda
permanente

Não

Totalidade

 

1.0.02

FUNÇÃO: PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E POLÍTICO

1.0.02.01

SUBFUNÇÃO:PLANEJAMENTO POLÍTICO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.02.01.01

Planos e metas de estratégia política

Planos

Até execução do Plano

 

1 ano após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

1.0.02.01.02

Levantamento de prioridades para o orçamento participativo

Formulário

Até elaboração do orçamento

 

1 ano após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

1.0.02.01.03

Relação de presidentes da associação de moradores de bairro/lideres comunitários

Relação

Até atualização

 

 

 

 

Não

Totalidade

 

1.0.03

FUNÇÃO:PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO DO MUNICÍPIO

1.0.03.01

SUBFUNÇÃO: FOMENTO À INDÚSTRIA E COMÉRCIO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.03.01.01

Programa multi-setorial integrado - PMI (projetos incluem o programa-recursos do BNDES)

Programa

Definido no contrato

 

 

Prazo de vigência

 

Não

Totalidade

(projetos incluem o Programa - Recursos  do BNDES)

1.0.03.01.02

Planos anuais, programas e metas para o desenvolvimento econômico

Plano / programa

1 ano

 

 

5 anos após prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.01.03

Planos plurianuais para o desenvolvimento econômico

Plano

4 anos

 

 

5 anos após prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.01.04

Projetos de desenvolvimento da indústria, expansão do comércio e de atividades de prestação de serviços

Plano

Até elaboração de novo plano

 

 

5 anos após prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.01.05

Projetos de incentivo fiscal para o desenvolvimento econômico

Projeto

Até aprovação da lei

 

1 ano após prazo de vigência

Prazo de
precaução

 

Sim

Amostragem

 

1.0.03.01.06

Processos relativos à isenção fiscal - lei geral de incentivo fiscal

Processo

Definido em lei

 

1 ano após prazo de vigência

Prazo de
precaução

 

Sim

Amostragem

 

1.0.03.01.07

Incentivo fiscal para condomínios industriais, loteamentos industriais e imóveis de uso múltiplo

Lei (cópia)

Até modificação/ promulgação de nova lei

 

2 anos após prazo de vigência

Prazo de
precaução

 

Sim

Amostragem

 

1.0.03

FUNÇÃO:PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO DO MUNICÍPIO

1.0.03.01

SUBFUNÇÃO: FOMENTO À INDÚSTRIA E COMÉRCIO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.03.01.08

Relatórios anuais de desempenho econômico

Relatório

1 ano

 

 

5 anos após prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.01.09

Gestão de inter-relacionamento entre setores público e privado

Diretrizes

Até alteração da legislação

 

 

5 anos após prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.01.10

Estudos de implementação de política urbana

Estudos /
pesquisas

Até a atualização

 

 

5 anos após prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.03

FUNÇÃO:PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO DO MUNICÍPIO

1.0.03.02

SUBFUNÇÃO: FOMENTO ÀS ATIVIDADES DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS (EM PARCERIA COM OS GOVERNOS DO ESTADO E FEDERAL)

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.03.02.01

Cadastro de empresas no Posto de Atendimento ao Trabalhador - P.A.T, no Ganha Tempo

Fichas cadastrais

Até atualização do cadastro

 

 

Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

A empresa é cadastrada através de sistema por toda região

1.0.03.02.02

Cadastro de desempregados (perfil profissional)

Fichas
cadastrais

Até atualização do cadastro

 

 

Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.02.03

Termos de parcerias com empresas

Termo /
convênio

Definido no documento

 

 

5 anos após vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.02.04

Plano de trabalho e documentos relacionados aos cursos e treinamentos

Plano

Até elaboração de novo Plano

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Enviar 1 exemplar ao Arquivo Municipal sempre que houver modificações significativas

1.0.03.02.05

Levantamento de dados sobre quantidade de vagas preenchidas

Planilha

Até atualização de dados

 

 

Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.02.06

Relatórios mensais de atividades

Relatório

1 mês

 

Até elaboração de relatório anual

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

1.0.03.02.07

Relatórios anuais de atividades

Relatório

1 ano

 

 

5 anos após vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.02.08

Formulário de seguro desemprego (protocolados e enviados ao Ministério do Trabalho – de 6 em 6 meses)

Formulário

4 meses após demissão

 

6 meses após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

 

 

Os formulários são enviados ao Ministério do Trabalho

1.0.03

FUNÇÃO:PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO DO MUNICÍPIO

1.0.03.02

SUBFUNÇÃO: FOMENTO ÀS ATIVIDADES DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS (EM PARCERIA COM OS GOVERNOS DO ESTADO E FEDERAL)

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.03.02.09

Correspondência, e-mails (inclusive cartas de encaminhamento de interessados)

E-mails,
cartas

Depende do
conteúdo

 

6 meses após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

1.0.03.02.10

Registros telefônicos de convocação de cadastrados

Cadastro

1 ano

 

6 meses após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

1.0.03

FUNÇÃO:PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO DO MUNICÍPIO

1.0.03.03

SUBFUNÇÃO: DESENVOLVIMENTO DO PROGRAMA DE QUALIFICAÇÃO E REQUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL - PRODEP

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.03.03.01

Convênios/contratos com empresas para a realização de cursos continuados

Convênios /
contrato

Definido no documento

 

 

5 anos após
vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.03.02

Contratos com empresas para a realização de cursos para mão de obra local (de acordo com a demanda)

Contrato

Definido no documento

 

 

5 anos após
vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.03.03

Pesquisas de mercado - levantamento de dados

Formulários

Até atualização da pesquisa

 

 

Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.03.04

Relatórios de pesquisas de mercado

Relatórios

Até elaboração de novo relatório

 

 

5 anos após
vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.03.05

Plano de Trabalho e documentos relacionados aos cursos

Dossiê

Até elaboração de novo Plano

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Totalidade

Enviar 1 exemplar ao Arquivo Municipal sempre que houver modificações significativas

1.0.03

FUNÇÃO:PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO DO MUNICÍPIO

1.0.03.04

SUBFUNÇÃO:FOMENTO À PRODUÇÃO AGROPECUÁRIA

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.03.04.01

Estudos para a implementação de política agropecuária, coordenação de ações de organização e incentivo à produção de alimentos e expansão das atividades do setor

Estudos /
pesquisas

Até a atualização

 

 

5 anos após a vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.04.02

Convênios/parcerias de cooperação técnica com organismos nacionais e internacionais interessados na preservação do meio ambiente, e na melhoria da qualidade de vida de agricultores e consumidores de alimentos

Convênio /
contrato

Definido no documento

 

 

5 anos após a vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.04.03

Planos/programas e metas anuais para a modernização e difusão de conhecimentos no meio rural e desenvolvimento de agronegócios

Plano / programa

1 ano

 

 

5 anos após prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.04.04

Relatórios anuais de atividades de engenheiros-agrônomos

Relatório

1 ano

 

 

5 anos após prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.03

FUNÇÃO:PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO DO MUNICÍPIO

1.0.03.04

SUBFUNÇÃO:FOMENTO À PRODUÇÃO AGROPECUÁRIA

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.03.04.05

Orientações e consultas sobre produção agropecuária

Parecer

Depende da
consulta

 

 

5 anos após prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.04.06

Cadastro de propriedades e proprietários rurais

Ficha cadastral

Até atualização do cadastro

 

 

Até suporte digital - permanente

 

Não

Totalidade

 

1.0.03

FUNÇÃO:PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO DO MUNICÍPIO

1.0.03.05

SUBFUNÇÃO:FOMENTO À REALIZAÇÃO DE FEIRAS E EXPOSIÇÕES

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.03.05.01

Solicitação de apoio e liberação de verba para pagamento de área e confecção de material de divulgação

Ofício

Até a realização da feira / exposição

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

1.0.03.05.02

Termos de parceria com empresários do segmento da feira e da exposição

Termo /
convênio

Definido do documento

 

 

5 anos após prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.05.03

Atas de reuniões de pré e pós evento com empresários

Atas

Depende do
conteúdo

 

 

5 anos após prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.05.04

Relatórios de atividades por evento

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

1.0.03.05.05

Correspondência de divulgação de eventos (ofícios do Secretário, convites e credenciais para as empresas parceiras e funcionários)

Correspondência

Até realização do evento

 

5 anos após prazo de vigência

 

 

Sim

Amostragem

 

1.0.03.05.06

Mailing para empresas cadastradas

Planilha

Até atualização

 

1 após vigência

Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

 

1.0.03

FUNÇÃO:PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO DO MUNICÍPIO

1.0.03.06

SUBFUNÇÃO: DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS E SERVIÇOS DO GOVERNO ESTADUAL E FEDERAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.03.06.01

Projeto Jovem Cidadão

Projeto

Desenvolvimento do projeto

 

 

5 anos após prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

1.0.03.06.02

Documento do Banco do Povo

Expediente

Até quitação do empréstimo

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

1.0.04

FUNÇÃO:PLANEJAMENTO SOCIAL

1.0.04.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

VEJA:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.6

Ações sociais e cidadania (sub-grupo funcional)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.6.01

Políticas e planejamento de ações sociais e cidadania (função)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.0.05

FUNÇÃO:FORMALIZAÇÃO DE LEIS, DECRETOS, PORTARIAS E CONTRATOS

1.0.05.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.05.00.01

Publicação de leis municipais e atos jurídicos (inclusive atos normativos)

Portaria, resolução e outros

Até publicação

 

1 anos após prazo de vigência

Prazo de
precaução

 

Não

Totalidade

 

1.0.05.00.02

Minutas de atos jurídicos (inclusive atos normativos)

Portaria, resolução

Até elaboração do Ato

 

1 mês após prazo de vigência

Prazo de
precaução

 

Sim

Amostragem

 

1.0.05.00.03

Minutas de contratos e convênio de termos, ajustes e acordos

Contratos / convênios / ajustes e acordo

Estabelecido no documento

 

 

6 anos após prazo de vigência

4 anos

Não

Totalidade

 

1.0.05

FUNÇÃO:FORMALIZAÇÃO DE LEIS, DECRETOS, PORTARIAS E CONTRATOS

1.0.05.01

SUBFUNÇÃO: ASSESSORIA TÉCNICA LEGISLATIVA (ATL)

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.05.01.01

Minutas de atos do legislativo

Minutas

Até elaboração do Ato Legislativo

 

1 mês após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

1.0.05.01.02

Minutas de atos normativos

Portaria, resolução, orientação normativa, instrução, ordem interna, estatuto, regimento, regulamento

Até elaboração do Ato Normativo

 

1 mês após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

1.0.05.01.03

Processos relativos a projeto de lei

Processo

Até a promulgação / sanção ou  veto

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

1.0.06

FUNÇÃO:COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL 

1.0.06.01

SUBFUNÇÃO: COMUNICAÇÃO SOCIAL - IMPRENSA

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.06.01.01

Registros fotográficos

Fotos / negativos

Indefinida

 

 

 

 

Não

Totalidade

Eliminam-se cópias e fotos repetitivas

1.0.06.01.02

Sinopses e releases

Sinopse /
release

Depende da
notícia

 

4 anos

1 ano após precaução

 

Sim

Amostragem

 

1.0.06.01.03

Artigos e matérias para publicação

Artigos

Depende do
conteúdo

 

4 anos

1 ano após precaução

 

Não

Totalidade

 

1.0.06.01.04

Clipping

Clipping

Até nova publicação

 

4 anos

1 ano após precaução

 

Sim

Amostragem

 

1.0.06.01.05

Produções bibliográficas editadas e co-editadas pela administração municipal direta e indireta

 

Até nova edição

 

4 anos

1 ano após precaução

 

Não

Totalidade

O Arquivo Municipal recolherá 03 exemplares de cada. No caso do Boletim Ofi  cial do Município, a primeira coleção completa deverá ser arquivada na imprensa ofi  cial ou jornal local responsável pela sua edição. A segunda coleção deverá ser arquivada no Arquivo Municipal. A terceira deverá ser disponibilizada à administração direta e indireta e ao público pela Biblioteca Municipal.No caso de transferência de suporte do Boletim para meio eletrônico deverão ser enviados backups e cópias de segurança aos orgãos responsáveis pela sua guarda e disponibilização

1.0.06.01.06

Relação de entrega do boletim oficial do município

Relação

Até nova edição

 

4 anos

1 ano após precaução

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

1.0.06.01.07

Publicações técnicas especializadas

Clipping

Até nova publicação

 

4 anos

1 ano após precaução

 

Sim

Amostragem

O Arquivo Municipal recolherá 1 exemplar de cada

1.0.06

FUNÇÃO:COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL 

1.0.06.02

SUBFUNÇÃO: RELAÇÕES PÚBLICAS – CERIMONIAL E CÂMARA MUNICIPAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.06.02.01

Correspondência

 

 

 

 

 

 

 

 

Veja Tabela de Temporalidade(TT) – Série Documental 2.0.10.01

1.0.06.02.02

Certificados

Certificado

3 meses após a expedição do certificado

 

3 meses após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Os certificados ficarão à disposição dos interessados no prazo previsto nesta Tabela, após serão eliminados

1.0.06.02.03

Discurso

Discurso

Até a realização do discurso

 

 

 

 

Não

Totalidade

 

1.0.06.02.04

Vídeos e fitas institucionais

Vídeo / fita

Até a elaboração de novo vídeo ou fita

 

 

 

 

Não

Totalidade

Conservar 3 exemplares

1.0.06.02.05

Documentos relativos à organização de eventos

Dossiê

Até a realização do evento

 

 

1 ano após a vigência

 

Não

Totalidade

Eliminar apenas as cópias

1.0.06

FUNÇÃO:COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL 

1.0.06.03

SUBFUNÇÃO: PUBLICIDADE E PROPAGANDA

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.06.03.01

Filipetas

Filipeta

Até a realização do evento

 

 

4 anos

 

Sim

Amostragem

 

1.0.06.03.02

Folders

Folder

Até a realização do evento

 

 

4 anos

 

Sim

Amostragem

 

1.0.06.03.03

Catálogos

Catálogo

Até a realização do evento

 

 

4 anos

 

Sim

Amostragem

 

1.0.06.03.04

Cartazes

Cartaz

Até a realização do evento

 

 

4 anos

 

Sim

Amostragem

 

1.0.06.03.05

Arte final

Arte final

Até a realização do evento

 

 

4 anos

 

Sim

Amostragem

 

1.0.06.03.06

Processos relativos a contratos de serviços técnicos especializados (publicidade e propaganda)

Contrato

Definido no contrato

 

1 ano após
vigência

Prazo de  precaução

 

Sim

Amostragem

 

1.0.07

FUNÇÃO:MANUTENÇÃO DOS CARTÓRIOS ELEITORAIS

1.0.07.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.07.00.01

Controle de freqüência de funcionários colocados à disposição dos cartórios eleitorais

 

 

 

 

 

 

 

 

Veja Tabela de Temporalidade (TT) – Subfunção 2.0.01.05

1.0.07.00.02

Documentos contábeis dos cartórios eleitorais

 

 

 

 

 

 

 

 

Veja Tabela de Temporalidade (TT) – Função 3.0.03

1.0.08

FUNÇÃO: OUVIDORIA GERAL

1.0.08.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.08.00.01

Relatos de depoentes (fitas de vídeo, documentos eletrônicos, fitas magnéticas, fotos, etc)

Relatório

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 1.0.08.01.08

1.0.08.00.02

Relatórios de estatísticas gerais de preenchimento

Relatório

Mensal

 

Prazo de
vigência

 

 

Sim

Amostragem

 

1.0.08.00.03

Relatórios analíticos de ocorrências

Relatório

Mensal

 

Prazo de
vigência

 

 

Sim

Amostragem

 

1.0.08.00.04

Relatórios estatísticos de categorias de ocorrências

Relatório

Mensal

 

Prazo de
vigência

 

 

Sim

Amostragem

 

1.0.08.00.05

Relatórios estatísticos de áreas

Relatório

Mensal

 

Prazo de
vigência

 

 

Sim

Amostragem

 

1.0.08.00.06

Relatórios de estatísticas de categorias por área

Relatório

Mensal

 

Prazo de
vigência

 

 

Sim

Amostragem

 

1.0.08.00.07

Relatórios descritivos por área

Relatório

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série  documental 1.0.08.01.08

1.0.08.00.08

Relatórios de atividades da ouvidoria

Relatório

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série  documental 1.0.08.01.08

1.0.08.00.09

Parecer conclusivo do ouvidor geral

Parecer

 

 

 

 

 

 

 

Documento de encaminhamento do Ouvidor para o Prefeito
Veja TT - série documental 1.0.08.01.08

1.0.08

FUNÇÃO: OUVIDORIA GERAL

1.0.08.01

SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO AO CIDADÃO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.08.01.01

Formulários de atendimento

Formulário

Depende do
conteúdo

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

1.0.08.01.02

Protocolos de ocorrência - padrão

Registro

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 1.0.08.01.08

1.0.08.01.03

Protocolos de ocorrência - improcedente

Registro

 

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

1.0.08.01.04

Disposições sobre procedimentos adotados

Comunicado

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 1.0.08.01.08

1.0.08.01.05

Carta de agradecimento ao cidadão

Carta

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 1.0.08.01.08

1.0.08.01.06

Relatórios de Cobrança de ocorrências em atraso por telefone

Relatório

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 1.0.08.01.08

1.0.08.01.07

Relatórios de verificação - via telefone

Relatório

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 1.0.08.01.08

1.0.08.01.08

Processos de ocorrência

Processo

Depende do
conteúdo

 

2 anos

2 anos

2 anos

Sim

Amostragem

Depende do conteúdo

1.0.08.01.09

Controle de respostas recebidas (respostas que as secretarias e demais órgãos encaminham para ouvidoria)

Controle

Até a atualização

 

 

Prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

 

1.0.08

FUNÇÃO: OUVIDORIA GERAL

1.0.08.01

SUBFUNÇÃO: ATENDIMENTO AO CIDADÃO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.08.01.10

Pareceres internos (relatórios internos baseados na documentação anexa ao processo para encaminhamento ao ouvidor)

Relatório

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 1.0.08.01.08

1.0.08.01.11

Controle de registro de ligações interurbanas e celulares

Controle

Até a atualização

 

 

1 ano após vigência

 

Sim

Amostragem

 

1.0.08.01.12

Controle interno de distribuição de manifestações

Controle

Até a atualização

 

 

1 ano após vigência

 

Sim

Amostragem

 

1.0.08.01.13

Controle de atendimento (pessoal/ telefone)

Controle

Até a atualização

 

 

1 ano após vigência

 

Sim

Amostragem

 

1.0.08

FUNÇÃO: OUVIDORIA GERAL

1.0.08.02

SUBFUNÇÃO: INVESTIGAÇÃO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

1.0.08.02.01

Relatórios de visitas

Relatório

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 1.0.08.01.08

1.0.08.02.02

Relatórios de diligências

Relatório

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 1.0.08.01.08

1.0.08.02.03

Controle de distribuição de formulários externos

Controle
cadastral

Até a atualização

 

 

Prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

 

1.0.08.02.04

Controle de manutenção e reparação de urnas

Controle
cadastral

Até a atualização

 

 

Prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

 

1.0.08.02.05

Controle de documentos sigilosos ou em investigação

Controle
cadastral

Depende do
conteúdo

 

 

Prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

 

GRUPO FUNCIONAL: 2.0 ADMINISTRAÇÃO

 

2.0.01

Função: Gestão de Recursos Humanos:

2.0.01.00

Subfunção:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.01.00.01

Prontuários de servidores

Dossiê

Do início até o desfazimento do vínculo

 

40 anos pós vigência

Até microfilmagem ou suporte digital

Prazo de Precaução

Sim

Amostragem

Os prontuários serão microfilmados na forma de microfichas e serão enviados na forma de amostragem ao Arquivo Municipal

2.0.01.00.02

Prontuários de estagiários

Dossiê

Do início até o término de contrato

5 anos além do exercício

2 anos após o prazo de prescrição

Prazo de Vigência

7 anos

Sim

Amostragem

No caso de menores de idade, o prazo se conta a partir de quando completam 18 anos

2.0.01.00.03

Prontuários de médicos residentes

Dossiê

Até o término da residência ou desligamento

5 anos além do exercício

10 anos após o desligamento

Prazo de Vigência

Prazo de Prescrição e Precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.01.00.04

Relação de servidores/funcionários municipais e respectivos cargos

Relação

Até atualização

 

1 mês após o prazo de vigência

1 mês após prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.00.05

Cadastro geral de empregados e demitidos - CAGED

Formulário

Mês do exercício

36 meses após envio comprovado

2 anos após o prazo de prescrição

1 ano após Vigência

Prazo de Precaução

Sim

Amostragem

Portaria 561/2001, art. 1º § 2º Ministério do Trabalho e Emprego
1º § 2º Ministério do
Trabalho e Emprego

2.0.01.00.06

Controle de admissões e demissões

Livro de Registro

Até formalização do ato

 

3 anos após vigência

1 ano 

2 anos

Sim

Amostragem

 

2.0.01

Função: Gestão de Recursos Humanos:

2.0.01.00

Subfunção:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRESCRIÇÃO

PRECAUÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINAÇÃO

GUARDA PERMANENTE

2.0.01.00.07

Descrição de cargos e salários do plano de cargos e salários

Formulário

Até atualização

5 anos além do exercício

2 anos após o prazo de prescrição

Prazo de Vigência

Prazo de Precaução

Sim

Amostragem

Constituição Federal 1988, art. 7º inciso XXIX

2.0.01.00.08

Contrato de trabalho pela CLT

Contrato

Definido no Contrato

5 anos além do exercício

2 anos após o prazo de vigência

Prazo de Precaução

 

Sim

Amostragem

O contrato integra o prontuário do servidor

2.0.01.00.09

Portarias relativas a pessoal

Portaria,  resolução e outros

Até alteração/revogação ou novo ato

 

1 ano após o prazo de vigência

 

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.00.10

nformações de saldo do FGTS de servidores para fins rescisórios

Extrato bancário

Até atualização

 

1 mês após prazo de vigência

Prazo de Precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.01

SUBFUNÇÃO: CONTROLE DE BENEFÍCIOS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRESCRIÇÃO

PRECAUÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINAÇÃO

GUARDA PERMANENTE

2.0.01.01.01

Comprovante com despesas de farmácias conveniadas

Recibo

Até o efetivo pagamento das despesas

5 anos além do exercício

1 ano após prazo de vigência

Prazo de Precaução

 

Sim

Amostragem

A nota fiscal única original é conservada no Departamento de Fincanças pelo prazo legal (fiscal)

2.0.01.01.02

Controle de entrega de vale refeição/alimentação/transporte/cesta básica/brinquedos

Recibo

Até elaboração da folha de pagamento

5 anos além do exercício

1 ano após prazo de vigência

Prazo de Precaução

 

Sim

Amostragem

A prática será substituída pelo controle eletrônico

2.0.01.01.03

Controle de entrega de vale refeição/alimentação *horas extras

Recibo

Ano do exercício

5 anos além do exercício

1 ano após prazo de vigência

Prazo de Precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.01.04

Controle de entrega de vale transporte - hora extra

Recibo

Ano do exercício

5 anos além do exercício

1 ano após prazo de vigência

Prazo de Precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.01.05

Controle de entrega de vale transporte - serviços externos

Recibo

Ano do exercício

5 anos além do exercício

1 ano após prazo de vigência

Prazo de Precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.01.06

Prestação de contas de vale refeição/alimentação/transporte

Recibo

Ano do exercício

5 anos além do exercício

1 ano após prazo de vigência

Prazo de Precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.01.07

Processos relativos à bolsa de estudos do servidor

Processo

Ano do exercício

 

6 anos após prazo de vigência

Prazo de Vigência

Prazo de Precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.01.01.08

Recibo de pagamento pelo servidor da mensalidade escolar

Recibo

Até a restituição do valor pela Prefeitura Municipal

5 anos além do exercício

1 ano após prazo de prescrição

Prazo de Vigência

Prazo de Prescrição e Precaução

 

 

Os recibos anteriores a 1998 deverão ser incluídos no prontuário do servidor. Os recibos a partir de 1999, serão incluídos no processo de bolsa de estudo

2.0.01

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.01

SUBFUNÇÃO: CONTROLE DE BENEFÍCIOS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRESCRIÇÃO

PRECAUÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINAÇÃO

GUARDA PERMANENTE

2.0.01.01.09

Recibo de indenização de seguro de vida

Recibo

Até o pagamento do seguro

5 anos além do exercício

1 ano após prazo de prescrição

Prazo de Vigência

Prazo de Prescrição e Precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.01.01.10  

Recadastramento de vale transporte

Formulário

Até novo recadastramento

 

1 ano após prazo de vigência

Prazo de Precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.01.11

Desistência de vale transporte

Formulário

Até registro da desistência

 

1 ano após prazo de vigência

Prazo de Precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.01.12

Alteração de uso diário do vale transporte

Formulário

Até autorização de alteração

 

1 ano após prazo de vigência

Prazo de Precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.02

SUBFUNÇÃO: CERTIFICAÇÃO AOS FUNCIONÁRIOS QUANTO AOS DIREITOS FUNCIONAIS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.01.02.01

Processos relativos à aposentadoria

Processo

Até efetiva aposentadoria

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de Vigência

Prazo de Precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.01.02.02

Processos relativos à certidão de inteiro teor

Processo

Até a expedição da certidão

 

1 ano após prazo de vigência

Prazo de Vigência

Prazo de Precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.01.02.03

Processos relativos à certidão de tempo de serviço

Processo

Até a expedição da certidão

 

1 ano após prazo de vigência

Prazo de Vigência

Prazo de Precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.01.02.04

Processos relativos à insalubridade/periculosidade

Processo

Até parecer final

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de Vigência

Prazo de Precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.01.02.05

Processos relativos à licença sem vencimentos

Processo

Até parecer final

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de Vigência

Prazo de Precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.01.02.06

 Processos relativos à petição funcional

Processo

Até parecer final

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de Vigência

Prazo de Precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.01.02.07

Processos relativos à reversão de aposentadoria

Processo

Até parecer final

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de Vigência

Prazo de Precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.01.02.08

Processos relativos à incorporação de gratificação

Processo

Até incorporação integral da gratificação

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de Vigência

Prazo de Precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.01 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.03

SUBFUNÇÃO: CERTIFICAÇÃO AOS FUNCIONÁRIOS QUANTO AOS DIREITOS FUNCIONAIS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.01.03.01

Prontuários médicos de servidor

Dossiê, Atestado licença médica acompanhamento familiar, Atestado licença médica do próprio servidor, Comunicação de acidente de trabalho (CAT); Comunicação de apto e inapto; Laudo médico de doação de sangue; Licença gestante/maternidade; Licença natimorto; Readaptação de servidor; Resultado de exame; Atestado de fisioterapia; etc.

Do início até desfazimento do vínculo

 

40 anos após prazo de vigência

Prazo de vigência / microfilmagem

 

Sim

Amostragem

Os prontuários médicos dos servidores deverão ser microfilmados e enviados em amostragem ao Arquivo Municipal. Os resultados de exames admissionais e demissionais (raio-x, ultrassom, ressonância, etc) serão devolvidos ao servidor. Os laudos médicos devem integrar os prontuários

2.0.01.03.02

Programa de prevenção de riscos ambientais - PPRA

Programa

Até a atualização do programa

 

40 anos após prazo de vigência

Até microfilmagem

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.03.03

Programa de gerenciamento de riscos - PGR

Programa

Até a atualização do programa

 

40 anos após prazo de vigência

Até microfilmagem

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.03.04

Programa de controle médico de saúde ocupacional - PCMSO

Programa

Até a atualização do programa

 

40 anos após prazo de vigência

Prazo de vigência / microfilmagem

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.03.05

Laudo técnico de condições ambientais do trabalho - LTCAT

Laudo

Até a elaboração de novo laudo

 

40 anos após prazo de vigência

Prazo de vigência / microfilmagem

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01 FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.03

SUBFUNÇÃO: CERTIFICAÇÃO AOS FUNCIONÁRIOS QUANTO AOS DIREITOS FUNCIONAIS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.01.03.06

Comunicação de acidente de trabalho - CAT

Formulário

Até o atendimento do servidor e recebimento do documento pelo INSS

 

40 anos após prazo de vigência

Prazo de vigência / microfilmagem

 

Sim

Amostragem

Integra o Prontuário do Servidor

2.0.01.03.07

Perfil profissiográfico previdenciário - PPP

Formulário

Do início até o desfazimento do vínculo

 

40 anos após prazo de vigência

Prazo de vigência / microfilmagem

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.03.08

Comprovante de entrega do PPP (na rescisão contratual)

Formulário

Do início até o desfazimento do vínculo

 

40 anos após prazo de vigência

Prazo de vigência / microfilmagem

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.04

SUBFUNÇÃO: PREVENÇÃO DE ACIDENTES

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.01.04.01

Ficha de registro de acidentes de trabalho

Ficha

 

Até a elaboração do Relatório Estatístico de Acidentes de Trabalho

20 anos além do exercício

5 anos

Prazo de vigência

Sim

Amostragem

 

2.0.01.04.02

Livro de registro de atas da CIPA

Livro

 

Indefinido

 

10 anos após vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

2.0.01.04.03

Livro de registro de inspeção do trabalho

Livro

 

Indefinido

 

5 anos após vigência

4 anos do prazo precaucional

Não

Totalidade

 

2.0.01.04.04

Relatório estatístico de acidentes do trabalho

Relatório

 

Até atualização

 

10 anos após vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

2.0.01

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.05

 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DE FREQÜÊNCIA E FOLHA DE PAGAMENTO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.01.05.01

Agendamento de férias

Memorando

3 meses

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.05.02

Cartão de ponto/folha de ponto/ponto eletrônico

Cartão / formulário

Até a elaboração da folha de pagamento

5 anos*  além do exercício

2 anos após prazo de prescrição

1 ano

Prazo de prescrição e precaução

Sim

Amostragem

*Para CLT até 2 anos após o desfazimento do vínculo Constituição Federal 1988 art. 7º XXIX

2.0.01.05.03

Lista de presença em cursos, eventos autorizados pela secretaria

Lista

Até a elaboração da folha de pagamento

5 anos além do exercício

2 anos após prazo de prescrição

1 ano

Prazo de prescrição e precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.01.05.04

Justificativa de cartão de ponto

Justificativa

Até a elaboração da foha de pagamento

5 anos além do exercício

2 anos após prazo de prescrição

1 ano

Prazo de prescrição e precaução

Sim

Amostragem

Constituição Federal 1988 art. 7º inciso XXIX

2.0.01.05.05

Livro de ponto*

Registro

Até a elaboração da folha de pagamento

 

40 anos após prazo de vigência

 

 

 

 

* Os livros de ponto (registro e frequência) deverão ser encaminhados ao Arquivo Municipal

2.0.01.05.06

Controle de horário de estudante

Memorando / processo

3 meses

5 anos além do exercício

2 anos

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 Lei complementar 056/92 – art. 81 (24/julho/1992) do município de São José dos Campos. Não é necessário requerer abertura de processo a partir da publicação desta Tabela

2.0.01.05.07

Controle de reposição de faltas e atrasos

Memorando

Até a reposição de faltas e atrasos

 

1 anos após a vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.05

 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DE FREQÜÊNCIA E FOLHA DE PAGAMENTO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.01.05.08

Controle/solicitação de horas extras

Formulário

Até o pagamento das horas extras

 

2 anos após prazo de vigência

2 anos após prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.05.09

Ficha de freqüência

Ficha

1 ano

 

1 anos após o exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

As fichas de freqüência estão sendo processadas eletronicamente

2.0.01.05.10

Ficha financeira individual

Ficha

1 ano

 

40 anos apósodesfazimento do vínculo

Prazo de  vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.01.05.11

Folha de pagamento

Relatório

1 mês

10 anos além do exercício

 

1 ano

Prazo de prescrição 

Sim

Amostragem / Totalidade

A folha de pagamento arquivada eletronicamente será de Guarda Permanente - Para CLT - Lei de Custeio de Previdência nº 8212/91

2.0.01.05.12

Guia de recolhimento de contribuição sindical

Guia

O ano do exercício

5 anos além do exercício

2 anos após prazo de prescrição

1 ano

Prazo de prescrição e precaução

Sim

Amostragem

Suporte legal: CTN – Lei 5172/66 - art. 174 

2.0.01.05.13

Guia de recolhimento de fundo de garantia por tempo de serviço -FGTS

Guia

O ano do exercício

30 anos além do exércício

10 anos após o desfazimento do vínculo funcional

1 ano

Prazo de prescrição e precaução

Sim

Amostragem

Lei nº 8036/90 art. 23 § 5º e art. 55 de seu regulamento aprovado pelo Decreto nº 99.684/90 Súmulas TST 95 e 206 e Súmula STJ 210

2.0.01.05.14

Guia de recolhimento para o Instituto Nacional de Seguro Social - INSS

Guia

O ano do exercício

10 anos além do exercício

10 anos após prescrição

1 ano

Prazo de prescrição e precaução

Sim

Amostragem

Lei 8212/91 – Custeio da Previdência Social

2.0.01.05.15

Registro magnético de base para recolhimento de FGTS/INSS

Registro eletrônico (disquete)

1 mês

30 anos além do exércício

40 anos após desfazimento do vínculo funcional

Prazo de vigência

Prazo de prescrição e precaução

Sim

Amostragem

Programa SEFIP

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.0.01

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.05

 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DE FREQÜÊNCIA E FOLHA DE PAGAMENTO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.01.05.16

Guia de recolhimento do programa de integração social - PIS e do programa de formação do patrimônio do servidor público - PASEP

Guia

O ano do exercício

10 anos além do exercício

10 anos após prescrição

1 ano

1 ano após prescrição

Sim

Amostragem

Decreto-lei 2052/83, arts. 3º e 10º

2.0.01.05.17

Mapa financeiro

Formulário

1 ano

 

5 anos

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amonstragem

 

2.0.01.05.18

Relação anual informações sociais - RAIS

Relatório

O ano do exercício

10 anos além do exercício

1 ano após prazo de prescrição

1 ano

11 anos

Sim

Amostragem

Suporte legal Decreto-lei 2052/83, arts 3º e 10º

2.0.01.05.19

Documentos relativos ao pagamento de pensão alimentícia ( Ofício do Juíz e dados pessoais do servidor e do beneficiário)

Dossiê

Até o término da pensão

 

1 ano após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.05.20

Listagens bancárias de pagamento de servidores (dados pessoais e forma de pagamento)

Planilha

Até a elaboração da folha de pagamento

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.05.21

Listagens bancárias relativas ao estornos de pagamento de servidores (contendo dados pessoais e forma de pagamento)

Planilha

Até a elaboração da folha de pagamento

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.05

 SUBFUNÇÃO: CONTROLE DE FREQÜÊNCIA E FOLHA DE PAGAMENTO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.01.05.22

Planilhas de controle de desconto de pagamento de sindicatos, associações de classe, cooperativas e planos de saúde/empréstimos

Planilha

Até elaboração da folha de pagamento

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.05.23

Planilhas de controle de pagamento de insalubridade e periculosidade

Planilha

Até a elaboração da folha de pagamento

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.05.24

Folha de pagamento do prefeito e agentes políticos (secretários municipais)

Folha de pagamento

1 mês

10 anos além do exercício

 

1 ano

Prazo de prescrição

Sim

Amostragem

Para CLT – Lei  nº 8212/91

2.0.01.05.25

Planilhas de controle de pagamento de adicional noturno

Planilha

Até a elaboração da folha de pagamento

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.05.26

Planilhas de controle de contra cheque (hollerit)

Planilha

Mensal

 

 

1 ano

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.05.27

Guias de recolhimento de imposto de renda retido na fonte - IRRF

Guia

Ano do exercício

10 anos além do exercício

1 ano após prescrição

1 ano

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.01.05.28

Declaração de imposto de renda retido na fonte - DIRF

Declaração

Ano do exercício

5 anos além do exercício

1 ano após prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Regulamento de Imposto de Renda

2.0.01.05.29

Carta de averbação para autorização de empréstimo bancário

Cartão / Autorização

Até quitação do empréstimo

 

1 ano após prazo de vigência

1 ano

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.06

SUBFUNÇÃO: CONTROLE DE CONCURSOS PÚBLICOS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.01.06.01

Processos relativos a concurso público

Processo

Até a homologação do concurso

4 anos além do exercício

1 ano após prazo de vigência

Prazo de prescrição e precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.06.02

Processos relativos à convocação de concursados

Processo

Até convocação final dos concursados ou prazo validade concurso

4 anos além do exercício

1 ano após prazo de vigência

Prazo de prescrição e precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.06.03

Processos relativos a recurso de revisão de provas e/ou notas em concurso público

Processo

Até parecer final do recurso

4 anos além do exercício

1 ano após prazo de vigência

Prazo de Precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01.06.04

Ficha de inscrição de candidatos (aprovados / reprovados)

Ficha

Até resultados finais do concurso

4 anos após vigência

1 ano após prazo de prescrição

 

 

Sim

Amostragem

 

2.0.01

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.0.01.07

SUBFUNÇÃO: AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.01.07.01

Processos relativos a estágio probatório

Processo

3 anos

5 anos além do exercício

1 ano após prescrição

Prazo de vigência

Prazo de prescrição e precaução

Sim

Amostragem

Constituição Federal de 1988 art. 7º inciso XXIX

2.0.01.07.02

Avaliação de desempenho de funcionários

Formulário

1 ano

5 anos além do exercício

1 ano após prazo de prescrição

 

 

Sim

Amostragem

A avaliação de desempenho integra o prontuário do servidor

2.0.01.07.03

Processos de avaliação de concessão de abono

Processo

Da abertura até relatório final conclusivo do processo

5 anos além do exercício

1 ano após prazo de prescrição

Prazo de vigência

Prazo de prescrição e precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.02

FUNÇÃO: CONTENCIOSO DISCIPLINAR ADMINISTRATIVO

2.0.02.01

SUBFUNÇÃO: AVERIGUAÇÃO DE PROCEDIMENTOS DISCIPLINARES

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.02.01.01

Processos relativos a procedimentos sumários

Processo

Da abertura até relatório final conclusivo do processo

5 anos além do exercício

1 ano após prazo de prescrição

Prazo de vigência

Prazo de prescrição e precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.02.01.02

Processos relativos a inquérito administrativo

Processo

Da abertura até relatório final conclusivo do processo

5 anos além do exercício

1 ano após prazo de prescrição

Prazo de vigência

Prazo de prescrição e precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.02.01.03

Processos relativos à sindicância administrativa

Processo

Da abertura até relatório final conclusivo do processo

5 anos além do exercício

1 ano após prazo de prescrição

Prazo de vigência

Prazo de prescrição e precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.02.01.04

Processos administrativos disciplinares

Processo

Da abertura até relatório final conclusivo do processo

5 anos além do exercício

1 ano após prazo de prescrição

Prazo de vigência

Prazo de prescrição e precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.03

FUNÇÃO: CONTROLE DE COMPRAS E LICITAÇÕES

2.0.03.00

SUBFUNÇÃO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.03.00.01

Processos relativos a atestado de capacidade técnica

Processo

1 ano

1 ano além do exercício

1 ano

2 anos

 

Sim

Amostragem

 

2.0.03.00.02

Processos de compra direta

Processo

Até o efetivo pagamento do bem ou serviço

5 anos além do exercício

Após o prazo de
pescrição e aprovação do Tribunal de Contas
do Estado

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Lei 8666/93 Inclusive contratos relativos a serviços técnicos especializados

2.0.03.00.03

Processos de dispensa de licitação

Processo

Até a aceitação definitiva / ou prazo estabelecido no contrato

5 anos além do exercício

Depende do objeto da dispensa de licitação

3 anos após prazo de vigência

4 anos após arquivamento no arquivo corrente

Sim

Amostragem

A eliminação ou guarda definitiva depende do objeto da dispensa de licitação

2.0.03.00.04

Processos de registro cadastral de fornecedores

Processo

1 ano

1 ano ou até atualização

1 ano ou até atualização

Prazo de precaução

2 anos

Sim

Amostragem

A eliminação fica autorizada após a atualização do cadastro

2.0.03.00.05

Processos de licitação - concorrência pública

Processo

Definido no contrato

5 anos além do exercício

20 anos

Durante a vigência

Prazo de prescrição e precaução

Não

Totalidade

 

2.0.03.00.06

Processos de licitação - concorrência pública - obras

Processo

Definido no contrato convênio

5 anos além do exercício

20 anos

Durante a vigência

Prazo de prescrição e precaução

Não

Totalidade

 

2.0.03

FUNÇÃO: CONTROLE DE COMPRAS E LICITAÇÕES

2.0.03.00

SUBFUNÇÃO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.03.00.07

Processos de licitação - convite - aquisição de produtos

Processo

Da aceitação do produto até o término do pagamento (definido no contrato, convênio, acordo ou ajuste)

5 anos além do exercício

1 ano

3 anos após prazo de vigência

4 anos após arquivamento no arquivo corrente

Sim

Amostragem

 

2.0.03.00.07.01

Processos relativos à licitação  - convite de obras

Processo

Da aceitação do produto até o término do pagamento (definido no contrato, convênio, acordo ou ajuste)

5 anos além do exercício

1 ano

3 anos após prazo de vigência

4 anos após arquivamento no arquivo corrente

Sim

Amostragem

 

2.0.03.00.08

Processos de licitação - tomada de preços

Processo

Da aceitação do produto até o término do pagamento (definido no contrato, convênio, acordo ou ajuste)

5 anos além do exercício

5 anos

3 anos após prazo de vigência

7 anos após arquivamento no arquivo corrente

Sim

Amostragem

 

2.0.03

FUNÇÃO: CONTROLE DE COMPRAS E LICITAÇÕES

2.0.03.00

SUBFUNÇÃO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.03.00.09

Processos de licitação - tomada de preços - obras

Processo

Definida no contrato / convênio

5 anos além do exercício

Depende da obra / reforma

Durante a vigência

Durante prazo de prescrição

Sim

Amostragem

 

2.0.03.00.10

Processos de inexigibilidade de licitação

Processo

Definida no contrato / convênio

5 anos além do exercício

Depende do objeto de inexigibilidade

Durante a vigência

Durante prazo de prescrição

Sim

Amostragem

 

2.0.03.00.11

Processos de penalidades às empresas

Processo

Até o efetivo ressarcimento à Prefeitura

5 anos além do exercício

1 ano

3 anos após prazo de vigência

4 anos após arquivamento no arquivo corrente

Sim

Amostragem

 

2.0.03.00.12

Certificado de registro cadastral de fornecedore

Certificado

1 ano

5 anos além do exercício

1 ano

 

 

Sim

Amostragem

 

2.0.03.00.13

Processos de licitação - registro de preços

Formulário

Até a emissão

 

1 ano

1 ano

 

Sim

Amostragem

 

2.0.03.00.14

Livro de registro de atas de tomadas de preços

Livro Registro

Até o término do preenchimento do livro

 

1 ano após o término do preenchimento do livro

1 ano após prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

2.0.03.00.15

Livro de registro de atas de concorrênciapúblicas

Livro de registro

Até o término do preenchimento do livro

 

1 ano após o término do preenchimento do livro

1 ano após prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

2.0.03

FUNÇÃO: CONTROLE DE COMPRAS E LICITAÇÕES

2.0.03.00

SUBFUNÇÃO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.03.00.16

Livro de registro de atas de convite

Livro de registro

Até o término do preenchimento do livro

 

1 ano após o término do preenchimento do livro

1 ano após prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

2.0.03.00.17

Processos relativos a recursos contra compres e licitações

Processo

Até decisão final do recurso

 

5 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Lei 8666/93

2.0.03.00.18

Processos relativos a leilão/ pregão presencial / pregão eletrônico

Processo

Até o término do pagamento (definido no contrato, convênio acordo)

5 anos além do exercício

1 ano após prescrição

3 anos após prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.03.00.19

Livro de registro de atas de leilão / pregão presencial / pregão eletrônico

Livro de registro

Até o término do preenchimento do livro

 

1 ano após o término do preenchimento do livro

1 ano após prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

2.0.04

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS

2.0.04.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.04.00.01

Ficha cadastral de bens patrimoniais

Ficha cadastal

Até atualização

 

 

Permanente

 

Não

Totalidade

 

2.0.04.00.02

Cadastro de funcionários responsáveis pelos bens patrimonias

Ficha

Até atualização

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.04.00.03

Cautelas

Cautela

Até a transferência de responsabilidade para outro funcionário

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.04.00.04

Processos relativos a empréstimos/cessão de materiais do Patrimônio físico (termo de cessão ou acordo)

Processo

Definido no documento

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.04.00.05

Certificados de garantia de bens patrimoniais

Certificado

Estipulado no documento

 

2 anos

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Alguns certificados são 2ª via das notas fiscais

2.0.04.00.06

Inventários de bens patrimoniais (entradas e baixas)

Inventário

Até atualização

 

2 anos

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

2.0.04.00.07

Solicitações de transferência de patrimônio físico

Formulário

Até transferência do bem

 

2 anos

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.04.00.08

Registro de baixa de bens patrimoniais

Formulário

Até a baixa do bem

 

2 anos

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Anexar laudo técnico e/ou orçamento para conserto. No caso de roubo anexar B.O.

2.0.04.00.09

Relatórios anuais de bens patrimoniais

Relatório

Até atualização

 

2 anos

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.04

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS

2.0.04.01

SUBFUNÇÃO: CONTROLE DE ALMOXARIFADO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.04.01.01

Boletim de recebimento de material - BRM

Formulário

Até atualização

 

5 anos

 

 

Sim

Amostragem

 

2.0.04.01.02

Recibo de entrega de materiais

Formulário

Até o recebimento

 

2 anos

3 anos

 

Sim

Amostragem

 

2.0.04.01.03

Controle de estoque do almoxarifado - inventário

Formulário

Até preenchimento

2 anos

Prazo de precaução

 

 

Sim

Amostragem

 

2.0.04.01.04

Requisição de material de estoque - RMF

Formulário

Até a entrega do material

2 anos

Prazo de vigência e precaução

 

 

Sim

Amostragem

 

2.0.05

FUNÇÃO: GESTÃO DE DOCUMENTOS E DE ARQUIVOS

2.0.05.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.05.00.01

Atos normativos para a gestão  de documentos (inclusive documentos eletrônicos - GED Sistemas de Informação

Ato Normativo

Até elaboração de novo Ato

 

1 mês após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

2.0.05.00.02

Calendários e cronogramas de  atividades

Cronograma

Até elaboração de novo calendário ou cronograma

 

1 ano após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.05.00.03

Convocações para reuniões de  grupos de trabalho

Convocação

Até realização da reunião

 

 

1 ano após prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

 

2.0.05.00.04

Manuais de normalização de procedimentos arquivísticos

Manual

Até atualização do manual

 

 

 

Permanente

Não

Totalidade

 

2.0.05.00.05

Tabelas de temporalidade/ plano de classificação

Tabela

Até atualização da tabela

 

 

 

Permanente

Não

Totalidade

 

2.0.05.00.06

Guias, inventários e catálogos

Guias / catálogos

Até atualização das guias / catálogos

 

1 mês após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.05.00.07

Relações de documentos/ processos para microfilmagen

Relação

Até elaboração de nova relação

 

Até o término dos trabalhos da microfilmagem

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.05

FUNÇÃO: GESTÃO DE DOCUMENTOS E DE ARQUIVOS

2.0.05.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.05.00.08

Relações de documentos para  eliminação

Relação

 

 

 

 

Permanente

Não

Totalidade

 

2.0.05.00.09

Relações de transferência/ recolhimento de documentos

Relação

 

 

 

 

Permanente

Não

Totalidade

 

2.0.05.00.10

Guias de declaração de propriedade rural

Guias 

 

 

 

 

 

Não

Totalidade

 

2.0.05.00.11

Guias de SISA – laudo de avaliação de propriedades

Guias

Até a venda ou alienação do imóvel

 

 

Durante a vigência

 

Não

Totalidade

 

2.0.05.00.12

Controle diário de serviço especial de entrega de documentos - SEED

Formulário

Até o envio da fatura pela Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos

 

2 anos após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.05.00.13

Livro de registro de abertura de processos externos e internos

Livro de registro

 

 

 

 

 

Não

Totalidade

*Em desuso

2.0.05.00.14

Minutas de leis, decretos, portarias para gestão de documentos (inclusive documentos eletrônicos - GED e Sistema de Informação

Minuta

Até elaboração de nova Lei, Decreto, Portaria

 

1 mês após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.05

FUNÇÃO: GESTÃO DE DOCUMENTOS E DE ARQUIVOS

2.0.05.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.05.00.15

Controle de empréstimo e de devolução de documentos de arquivos

Formulário

Definido no documento

 

1 mês após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.05.00.16

Solicitação de cancelamento de processos / protocolo

Processo

 

 

 

 

 

 

 

Integra o documento principal

2.0.05.00.17

Solicitação de cópia/2ª via de documentos

Processo

Até a entrega das cópias

 

1 mês após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.05.00.18

Solicitação de desentranhamento de documentos/ desarquivamentos e reconsideração de despachos em processos

 

 

 

 

 

 

 

 

Integra o documentos principal. Veja TT - função 2.0.02

2.0.05.00.19

Solicitação de vistas/urgência/ ciência de arquivamento de processos

 

 

 

 

 

 

 

 

Integra o documento principal. Veja TT - séries documentais 4.0.01.00.01, 4.0.01.00.02 e 4.0.01.00.03

2.0.06

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS DE INFORMÁTICA

2.0.06.01

SUBFUNÇÃO: DESENVOLVIMENTO, IMPLEMENTAÇÃO E CONTROLE DE SISTEMAS DE INFORMÁTICA

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.06.01.01

Programa e plano anual de Informática

Programa / plano

1 ano

6 anos após o prazo de vigência

Prazo de precaução

 

 

Não

Totalidade

 

2.0.06.01.02

Projeto de implantação de rede

Projeto

Até a implantação do projeto

2 anos após o prazo de vigência

Prazo de precaução

 

 

Não

Totalidade

 

2.0.06.01.03

Projeto de atualização ou modernização tecnológica

Projeto

Até conclusão do projeto

2 anos após o prazo de vigência

Prazo de precaução

 

 

Não

Totalidade

 

2.0.06.01.04

Projeto de desenvolvimento de  programas de computador

Projeto

Durante utilização e atualização

 

Prazo de precaução

 

 

Não

Totalidade

Lei Federal n. 2840/40 (Código Penal, art. 109, IV;  Lei Federal n. 9609/98, art 12, § 1º. A vigência compreende o tempo de utilização do programa, bem como de todas as suas atualizações

2.0.06.01.05

Projeto de informatização

Projeto

Até conclusão do projeto

2 anos após o prazo de vigência

Prazo de precaução

 

 

Não

Totalidade

 

2.0.06.01.06

Relatório de acompanhamento  dos projetos de informática

Relatório

Até o término da  implantação do projeto

2 anos após o prazo de vigência

Prazo de precaução

 

 

Não

Totalidade

 

2.0.06.01.07

Relatório de desenvolvimento de programa de computador

Relatório

Até elaboração de novo relatório

2 anos após o prazo de vigência

Prazo de precaução

 

 

Não

Totalidade

Lei Federal n. 2848/40 (Código Penal), art. 109, IV; Lei Federal nº 9609/98, art. 12 § 1º

2.0.06

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS DE INFORMÁTICA

2.0.06.01

SUBFUNÇÃO: DESENVOLVIMENTO, IMPLEMENTAÇÃO E CONTROLE DE SISTEMAS DE INFORMÁTICA

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.06.01.08

Base de dados

Documento Digital

Até a Atualização

 

Até realização do backup

Disponível em rede

Disponível em rede

Não

Totalidade -
Transferência
para suporte
de segurança
atualizado

Lei Federal nº 9610/98, art. 87. A destinação das bases de dados está condicionada ao valor de suas informações para a Administração Pública. Das bases de dados consideradas de valor histórico, informativo ou probatório deverão ser providenciadas cópias anuais para Guarda Permanente

2.0.06.01.09

Relatório de estatística de acesso

Relatório

Até elaboração de novo relatório

2 anos após o prazo de vigência

Prazo de precaução

 

 

Sim

Amostragem

 

2.0.06.01.10

Relatório de resumo de dados

Relatório

Até elaboração de novo relatório

2 anos após o prazo de vigência

Prazo de precaução

 

 

Sim

Amostragem

 

2.0.06.01.11

Minutas de editais para  execução de projetos de informática

Minuta

Até elaboração do edital

1 mês após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

 

Sim

Amostragem

 

2.0.06

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS DE INFORMÁTICA

2.0.06.02

SUBFUNÇÃO: VISTORIA E CONTROLE DA INTEGRIDADE DE SISTEMAS DE INFORMÁTICA

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.06.02.01

Dicionário de dados

Documento Digital

Durante utilização e atualização

 

 

Disponível em rede

Disponível em rede

Não

Totalidade - Transferência para suporte de segurança atualizado

 

2.0.06.02.02

Relatório técnico de vistoria

Relatório

Até elaboração de nova vistoria

2 anos após o prazo de vigência

Prazo de precaução

 

 

Sim

Amostragem

 

2.0.06.02.03

Termo de concessão e controle de senha de acesso

Termo

Até Atualização

1 ano após o prazo de vigência

Prazo de precaução

 

 

Sim

Amostragem

Lei Federal nº 2848/40 (Código Penal), arts. 109, V e 325, que define o crime e a pena para a violação de sigilo funcional.

2.0.06

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS DE INFORMÁTICA

2.0.06.03

SUBFUNÇÃO: MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS E INSTALAÇÃO DE PROGRAMAS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.06.03.01

Contrato de licença de uso de programa de computador

Contrato

Definido no documento

 

 

 

 

Não

Totalidade

Lei Federal n.
2848/40 (Código Pe-
nal), art. 109, IV; Lei
Federal nº 9609/98,
art. 12, § 1º. A vigên-
cia compreende o
tempo de utilização
do programa, bem
como de todas as
suas atualizações

2.0.06.03.02

Certificado de autenticidade de programa de computador

Certificado

Durante utilização do programa

 

 

 

 

Não

Totalidade

 

2.0.06.03.03

Inventário de programa de computador

Inventário

Até a elaboração de um novo Inventário

 

4 anos após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.06.03.04

Inventário de equipamentos, redes e serviços de telecomunicações

Inventário

Até a elaboração de um novo Inventário

 

4 anos após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.06.03.05

Manual técnico de uso de equipamentos e programas de computadores

Manual

Até nova publicação

 

4 anos após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

Enviar 2 exemplares ao Arquivo Municipal

2.0.06.03.06

Ordens de serviços - suporte técnico

Ordem de serviço

Até o Fechamento da Ordem de Serviço

 

2 anos após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.06.03.07

Expedientes relativos à manutenção de sistemas

Expediente

Até o atendimento ao usuário

 

2 anos após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.06

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS DE INFORMÁTICA

2.0.06.03

SUBFUNÇÃO: MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS E INSTALAÇÃO DE PROGRAMAS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.06.03.08

Softwares de aplicativos (cd’s, disquetes)

Solução Tecnologica

Durante utilização do programa

 

5 anos após prazo de vigência

Durante a utilização

 

Não

Totalidade - Transferência para suporte de segurança atualizado

 

2.0.06.03.09

Termo de garantia de equipamentos e de programas de computadores

Termo de Garantia

Definido no termo de garantia

 

 

Prazo de vigência

 

Não

Totalidade

Guardar apenas originais

2.0.06

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS DE INFORMÁTICA

2.0.06.04

SUBFUNÇÃO: ACOMPANHAMENTO DA ELABORAÇÃO E DA EXECUÇÃO DE CONTRATOS DE INFORMÁTICA

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.06.04.01

Contratos de serviços técnicos especializados

Contrato

Definido no contrato

 

2 anos após vigência

Prazo de  precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.06.04.02

Proposta de especificações técnicas de equipamentos e pragramas

Relatório

 

 

 

 

 

 

 

* Integra o contrato de serviços técnicos especializados

2.0.06.04.03

Relatório de inobservância de contrato

Relatório

 

 

 

 

 

 

 

* Integra o contrato de serviços técnicos especializados

2.0.06.04.04

Parecer técnico de equipamentos e de programa de computadores

Parecer Técnico

 

 

 

 

 

 

 

* Integra o contrato de serviços técnicos especializados

2.0.07

FUNÇÃO: BENEFÍCIOS PREVIDENCIÁRIOS

2.0.07.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.07.00.01

Processos relativos a pensionistas

Processo

Da abertura até a efetivação da pensão

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Integram esses processos o requerimento e comprovante da pegamento da Previdência Social

2.0.07.00.02

Processos relativos a aposendos

Processo

Até homologação

 

5 anos após prazo de vigência

Até parecer final

10 anos

Sim

Amostragem

Lei Municipal nº 630/88 Art. 149 e 952/96 do Município de São José dos Campos

2.0.07.00.03

Cadastro e documentação de aposentados e pensionaista

Prontuário

Até o óbito

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.07.00.04

Prontuários de servidores com suspensão de contrato em decorrência de aposentadorias por invalidez - SAI

Prontuário

Até parecer final

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.07.00.05

Controle de baixa de aposentadoria e pensão (desfazimento do vínculo por morte)

Ficha

Até a homologação em pensão

 

2 anos

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.07.00.06

Processo de auxílio doença (requerimento de incapacidade laborativa)

Processo

Enquanto o servidor estiver afastado

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.07.00.07

Processo de auxílio acidente de trabalho

Processo

Enquanto o servidor estiver afastado

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.07.00.08

Processo de comunicado de acidente do trabalho - CAT

Processo

Enquanto o servidor estiver afastado

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.07

FUNÇÃO: BENEFÍCIOS PREVIDENCIÁRIOS

2.0.07.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.07.00.09

Processo de salário maternidade

Processo

Até parecer final

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.07.00.10

Comunicados de resultado da perícia médica ao órgão previdenciário dos servidores afastados por auxílio doença / acidentários

Processo

Enquanto o servidor estiver afastado

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

2.0.07.00.11

Processo de concessão de cesta básica do servidor pensionista

Processo

Até Óbto

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Lei Municipal nº 756/91 do Município de Barueri

2.0.07.00.12

Relatório de autorização de cesta básica

Processo

Até elaboração de novo relatório

 

 

1 ano após prazo de  vigência

 

Não

Totalidade

 

2.0.08

FUNÇÃO: ACOMPANHAMENTO DA CONSTITUIÇÃO, DESENVOLVIMENTO E ENCERRAMENTO DA ADMINISTRAÇÃO INDIRETA E FUNDACIONAL - INCLUSIVE DAS EMPRESAS PÚBLICAS

2.0.08.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.08.00.01

Dossiê de constituição/encerramento de empresas públicas, integralização de capitais e estatutos sociais

Estatuto

Até a atualização

 

 

10 anos após prazo de vigência

 

Não

Totalidade

Manter o conjunto na íntegra

2.0.08.00.02

Atas de assembléias gerais ordinárias

Livro de Atas

Depende do conteúdo

 

 

5 anos após prazo de vigência

4 anos

Não

Totalidade

As atas deverão ser registradas em Cartório de Registro e quando houver implicação de recursos, deverão ser mantidas no arquivo corrente até a aprovação junto ao Tribunal de Contas do Estado

2.0.08.00.03

Atas de assembléias gerais extraordinárias

Livro de Atas

Depende do conteúdo

 

 

5 anos após prazo de vigência

4 anos

Não

Totalidade

Idem

2.0.08.00.04

Atas de reuniões de diretorias

Livro de Atas

Depende do conteúdo

 

 

5 anos após prazo de vigência

4 anos

Não

Totalidade

Idem

2.0.08.00.05

Atas de reuniões de conselhos deliberativos

Livro de Atas

Depende do conteúdo

 

 

5 anos após prazo de vigência

4 anos

Não

Totalidade

Idem

2.0.08.00.06

Atas de reuniões de conselhos fiscais

Livro de Atas

Depende do conteúdo

 

 

5 anos após prazo de vigência

4 anos

Não

Totalidade

Idem

2.0.08.00.07

Atas de reuniões de conselhos administrativos

Livro de Atas

Depende do conteúdo

 

 

5 anos após prazo de vigência

4 anos

Não

Totalidade

Idem

2.0.08

FUNÇÃO: ACOMPANHAMENTO DA CONSTITUIÇÃO, DESENVOLVIMENTO E ENCERRAMENTO DA ADMINISTRAÇÃO INDIRETA E FUNDACIONAL - INCLUSIVE DAS EMPRESAS PÚBLICAS

2.0.08.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.08.00.08

Atas de reuniões de acionistas

Livro de Atas

Depende do conteúdo

 

 

5 anos após prazo de vigência

4 anos

Não

Totalidade

Idem

2.0.08.00.09

Pautas de reuniões de diretorias, conselhos deliberativos, fiscais e administrativos

Pauta

Até a aprovação da ata

 

 

Até o prao de vigência

 

Sim

Amostragem

 

2.0.08.00.10

Minutas de atas de reuniões de diretorias, conselhos deliberativos, fiscais e administrativos

Minuta

Até assinatura da ata

 

 

Até o prao de vigência

 

Sim

Amostragem

 

2.0.08.00.11

Pautas de assembléias gerais ordinárias e extraordinárias 

Pauta

Até a aprovação da ata

 

 

Até o prao de vigência

 

Sim

Amostragem

 

2.0.08.00.12

Minutas de atas de assembléias gerais ordinárias e extraordinárias

Minuta

Até a assinatura da ata

 

 

Até o prao de vigência

 

Sim

Amostragem

 

2.0.08.00.13

Atas de reuniões de chefias/grupos de trabalho

Ata

Depende do conteúdo

 

 

Durante a vigência

 

Não

Totalidade

As Atas de reuniões rotineiras serão eliminadas um ano após vigência

2.0.08.00.14

Cadastro/alterações cadastrais

Cadastro

Até nova alteração cadastral

 

 

Prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

2.0.08.00.15

Livros de registro/ transferência de ações

Livro de registro

Até atualização

 

 

Durante a vigência

 

Não

Totalidade

 

2.0.09

FUNÇÃO: GESTÃO DE SERVIÇOS INTERNOS

2.0.09.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.09.00.01

Controle de viaturas ofi  ciais e veículos contratados

Formulário

Até atualização

 

1 mês após vigência

Prazo de precaução

2 anos

Sim

Amostragem

Controle de quilometragem, itinerários, datas, etc.

2.0.09.00.02

Controle de veículos dos servidores no estacionamento

Formulário

Até atualização

 

 

Durante a vigência

 

Sim

Amostragem

 

2.0.09.00.03

Laudo de avaliação do CRECI

Laudo

Até elaboração do laudo

 

5 anos

Durante  prazo de precaução

5 anos

Sim

Amostragem

 

2.0.09.00.04

Licenciamento de veículos oficiais

Formulário

1 ano

 

1 ano

2 anos

 

Sim

Amostragem

 

2.0.09.00.05

Controle de consumo de combustível pelos veículos

Planilha

1 mês

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.09.00.06

Processos relativos a contratos de locação, equipamentos, serviços e fornecedores

Processo

Definido no contrato

 

5 anos após vigência

2 anos após vigência

3 anos

Sim

Amostragem

 

2.0.09.00.07

Processos relativos a contratos de serviços técnicos especializados

Processo

Definido no contrato

10 anos anos além do exercício

2 anos após prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Lei 8212/91

2.0.10

FUNÇÃO: COMUNICAÇÕES E INFORMAÇÕES ADMINISTRATIVAS / ATIVIDADES-MEIO

2.0.10.00

SUBFUNÇÃO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.10.00.01.01

Correspondência

Ofício (emitido e recebido relativos à atividade fim)

Depende do conteúdo

 

 

6 anos

4 anos

Não

Totalidade

As cópias das correspondências Expedidas serão consideradas como originais. As demais cópias serão eliminadas sempre que a guarda dos originais estiver garantida conforme tabela

2.0.10.00.01.02

Correspondência

Convocatórias

Até a realização do evento

 

1 ano após o prazo de vigência e registro em Cartório

1 ano após o prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.01.03

Correspondência

Memorando / comunicação interna

Depende do conteúdo

 

4 anos após o prazo de vigência

4 anos após o prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.01.04

Correspondência

Comunicado

Até revogação ou conhecimento

 

1 ano após prazo de vigência

1 ano após prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.01.05

Correspondência

Expediente Interno

Depende do conteúdo

 

4 anos após o prazo de vigência

4 anos após prazo  de vigência

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.01.06

Correspondência

Circular

Até revogação ou conhecimento

 

1 ano após prazo de vigência

1 ano após o prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.01.07

Correspondência

Convites recebidos

Até a realização do evento

 

1 ano após prazo de vigência

1 ano após o prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10

FUNÇÃO: COMUNICAÇÕES E INFORMAÇÕES ADMINISTRATIVAS / ATIVIDADES-MEIO

2.0.10.00

SUBFUNÇÃO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.10.00.01.08

Correspondência

Telegrama, telex, telefaz, email

Após conhecimento do documento autônomo ou vigência do documento que o instruiu

 

1 ano após prazo de vigência

1 ano após o prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Telefax e e-mail deverão ter cópias em papel

2.0.10.00.02

Registro de protocolo de correspondência

Livro de Carga / formulário

Até recebimento do documento que o instruiu

 

6 anos após o término do preenchimento do livro ou formulário

1 ano após o término do preenchimento do livro ou formulário

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.03

Livro de andamento de processo

Livro de Carga

Até recebimento do documento que o instruiu

 

1 ano após o término do preenchimento do livro

1 ano após o término do preenchimento do livro

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.04

Relatórios semanais

Relatório

Até a elaboração do relatório semanal

 

1 mês após prazo de vigência

1 mês após o prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.05

Relatórios mensais

Relatório

Até a elaboração do relatório mensal

 

1 ano após prazo de vigência

1 ano após o prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10

FUNÇÃO: COMUNICAÇÕES E INFORMAÇÕES ADMINISTRATIVAS / ATIVIDADES-MEIO

2.0.10.00

SUBFUNÇÃO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.10.00.06

Relatórios anuais

Relatório

Até elaboração do relatório plurianual ou final da gestão

 

1 ano após prazo de vigência

5 anos e/ou até aprovação do Tribunal de Contas do Estado

 

Não

Totalidade

 

2.0.10.00.07

Pautas de reunião de conselhos adminstrativos, deliberativos, fiscais e diretorias

Pauta

Até a aprovação da ata

 

 

Até o prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.08

Minutas de atas de reuniões de conselhos administrativos, deliberativos, fiscais e de diretorias

Minuta

Até a assinatura da ata

 

 

Até o prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.09

Organogramas, fluxogramas

Gráfico

Até promulgação de nova lei ou decreto

 

 

6 anos

 

Não

Totalidade

 

2.0.10.00.10

Requisições de formulários

Requisição

Até entrega do formulário

 

 

Prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.11

Requisições de compra de material e serviços

Requisição

Até o recebimento

 

6 meses

6 meses

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.12

Requisições de material  de estoque - RME/ requisição de almoxarifado - RA

Requisição

Até o atendimento

 

1 ano

1 ano

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.13

Requisições de cópias xerox

Requisição

Até a execução do serviço

 

1 mês após prazo de vigência

1 mês após o prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10

FUNÇÃO: COMUNICAÇÕES E INFORMAÇÕES ADMINISTRATIVAS / ATIVIDADES-MEIO

2.0.10.00

SUBFUNÇÃO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.10.00.14

Requisições para envio de correspondências pelo correio - correio central

Requisição

Até o envio da correspondência

 

1 mês após prazo de vigência

1 mês após o prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.15

Requisições para envio de correspondências pelo correio - franquias

Requisição

Até o envio da correspondência

 

2 anos após prazo de vigência

2 anos após o prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Prazo estabelecido para licitação de Franquias

2.0.10.00.16

Requisições para atualização de endereços

Requisição

Até atualização do cadastro

 

1 mês após prazo de vigência

1 mês após o prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.17

Requisições de inclusão  de dados em cadastro

Requisição

Até atualização do cadastro

 

1 mês após prazo de vigência

1 mês após o prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.18

Requisições de exclusão de dados em cadastro

Requisição

Até atualização do cadastro

 

1 mês após prazo de vigência

1 mês após o prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.19

Requisições de transmissão de fax

Requisição

Até o envio da correspondência

 

3 meses após prazo de vigência

3 meses após o prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.20

Cartões de aviso de recebimento - AR (correio)

Cartão

Até o recebimento da correspondência

 

1 ano

Prazo de Precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.21

Controle de correspondências enviadas pelo correio (cartas simples e com AR)

Planilha

Mensal

 

1 ano

Prazo de Precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10

FUNÇÃO: COMUNICAÇÕES E INFORMAÇÕES ADMINISTRATIVAS / ATIVIDADES-MEIO

2.0.10.00

SUBFUNÇÃO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

2.0.10.00.22

Atas de reuniões de chefias/grupos de trabalho

Ata

Depende do Conteúdo

 

 

Durante a vigência

 

Não

Totalidade

As Atas de reuniões rotineiras serão eliminadas um ano após vigência

2.0.10.00.23

Textos de apoio técnico

Textos

Depende do Conteúdo

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Legislação, orientações e normativas federais, estaduais e municipais

2.0.10.00.24

Legislação/orientações e atos normativos federais, estaduais e municipais

Leis, Decretos entre outros

Depende do Conteúdo

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.25

Boletins de ocorrências policiais/Guarda Civil Municipal (cópia)

Formulário

Até a solução definitiva do ato 

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

O original será
arquivado na
Secretaria de Se-
gurança

2.0.10.00.26

Controle de publicações oficiais (abandono de emprego, concurso público)

Formulário

Até publicação do ato oficial

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

2.0.10.00.27

Controle/registro de numeração de correnpondências

Formulário

Até final do ano corrente

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Ofício, memorando, comunicado, circular

3.0.01

FUNÇÃO: CONTROLE DO ORÇAMENTO PROGRAMA E DO PLANEJAMENTO ECONÔMICO E FINANCEIRO

3.0.01.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.01.00.01

Minutas relativas à legislação de diretrizes orçamentárias

Minutas

Até a publicação da lei

 

 

Prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

3.0.01.00.02

Leis, atos e decretos relativos ao orçamento, programa, alterações/suplementares de recursos orçamentários

 

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 1.0.05.00.01

3.0.01.00.03

Processos relativos à lei de diretrizes orçamentárias - LDO

Processo

1 ano

 

2 anos após  prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

3.0.01.00.04

Processos relativos ao orçamento programa plurianual

Processo

4 anos

 

4 anos após  prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

3.0.01.00.05

Processos relativos ao orçamento programa anual

Processo

1 ano

 

2 anos após  prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

3.0.01.00.06

Instruções da Secretaria da Fazenda para a elaboração do orçamento programa

Formulário / Modelo

1 ano

 

1 ano após  prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.01.00.07

Propostas setoriais para o orçamento programa

Planilha

1 ano

 

5 anos após  prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.01.00.08

Processos relativos a confissões de dívidas

Processo

Até o efetivo pagamento

10 anos além do exercício

5 anos após prazo de prescrição

Prazo de prescrição

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Lei nº 10.406 de 10 de Janeiro de 2002 Código Civil Art. 205

3.0.01.00.09

Processos relativos a empréstimos bancários

Processo

Definido no Contrato

10 anos além do exercício

1 ano após prazo de prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Civil 2002 art. 205

3.0.01.00.10

Processos relativos à liberação de verba/auxílio subvenção

Processo

Até liberação de verba

10 anos além do exercício

1 ano após prazo de prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Civil 2005 art. 205

3.0.01.00.11

Processos relativos a convênios

Processo

Definido no documento

 

5 anos

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.01.00.12

Projeção financeira da folha de pagamento

Relatório

1 ano

 

 

Prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

 

3.0.01.00.13

Planilhas de cálculos de reajuste

Planilha

1 ano

 

5 anos após prazo de vigência

 

 

Sim

Amostragem

 

3.0.01.00.14

Indicadores econômicos

Recortes de jornais / planilhas

1 ano

 

 

 

 

Sim

Amostragem

 

3.0.01

FUNÇÃO: CONTROLE DO ORÇAMENTO PROGRAMA E DO PLANEJAMENTO ECONÔMICO E FINANCEIRO

3.0.01.01

SUBFUNÇÃO: CONTROLE DA EXECUÇÃO, ACOMPANHAMENTO E DAS ALTERAÇÕES ORÇAMENTÁRIAS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.01.01.01

Minutas de atos normativos relativos à alteração de recursos

Minutas

Até a publicação do ato normativo

 

 

Prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

3.0.01.01.02

Leis, atos e decretos relativos ao orçamento, programa, alterações/suplementações de recursos orçamentários

 

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 1.0.05.00.01

3.0.01.01.03

Solicitação de remanejamento de recursos

Ofício

Ano do exercício

 

1 ano após prazo de vigência

1 ano após prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Leis, Atos Normativos do Município relativos ao Orçamento Programa, alterações/suplementações de recursos orçamentários

3.0.01.01.04

Projeção financeira da receita

Planilha

Ano do exercício

 

1 ano após prazo de vigência

1 ano após prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Leis, Atos Normativos do Município relativos ao Orçamento Programa, alterações/suplementações de recursos orçamentários

3.0.01.01.05

Liquidação de empenhos e despesas consolidadas

 

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 3.0.03.00.05

3.0.01.01.06

Demonstrativo de credores

 

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 3.0.03.00.19

3.0.01.01.07

Registro analítico de empenhos

 

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 2.0.03

3.0.01.01.08

Receita analítica

 

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 3.0.02.00.01

3.0.01.01.09

Despesas e receitas extras

 

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 3.0.03.00.29

3.0.01.01.10

Registros orçamentários da despesas por elemento e por cota

Registros contábeis

Ano do exercício

5 anos além do exercício

1 ano após prazo de prescrição

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Lei 4320/64.O  registro por cota está em desuso

3.0.01

FUNÇÃO: CONTROLE DO ORÇAMENTO PROGRAMA E DO PLANEJAMENTO ECONÔMICO E FINANCEIRO

3.0.01.01

SUBFUNÇÃO: CONTROLE DA EXECUÇÃO, ACOMPANHAMENTO E DAS ALTERAÇÕES ORÇAMENTÁRIAS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.01.01.11

Programação da despesa orçamentária

 

 

 

 

 

 

 

 

A programação é realizada nos órgãos da Administração Direta e Indireta. A Contabilidade apenas executa e registra em lançamentos contábeis

3.0.01.01.12

Programação financeira de desembolso

 

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 3.0.02.00

3.0.01.01.13

Ficha de controle de adiantamentos

 

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 3.0.03.00.01

3.0.01.01.14

Processo de adiantamento/ prestação de contas

Processo

Até aprovação e julgamento final das contas pelo Tribunal de Contas do Estado - TCE

5 anos além do exercício

1 ano após prazo de prescrição

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Veja TT - série documental 3.0.03.00.01

3.0.01.01.15

Processo de prestação de contas de pagamento fornecedores, contratos, serviços e obras

 

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 3.0.03.00.18

3.0.01.01.16

Balanço dos sistemas orçamentário, financeiro, patrimonial e de variações

 

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental 3.0.03.00.05

3.0.01

FUNÇÃO: CONTROLE DO ORÇAMENTO PROGRAMA E DO PLANEJAMENTO ECONÔMICO E FINANCEIRO

3.0.01.01

SUBFUNÇÃO: CONTROLE DA EXECUÇÃO, ACOMPANHAMENTO E DAS ALTERAÇÕES ORÇAMENTÁRIAS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.01.01.17

Processo de relatório de auditoria do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo

Processo

Até aprovação e julgamento final das contas pelo Tribunal de Contas do Estado - TCE

5 anos além do exercício

1 ano após prazo de prescrição

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

Lei Federal nº 2848/40(Código Penal)

3.0.01.01.18

Relatório e pareceres relativos à auditoria e controle interno para o Tribunal de Contas do Espírito Santo

Relatório

Até aprovação e julgamento final das contas pelo Tribunal de Contas do Estado - TCE

5 anos além do exercício

1 ano após prazo de prescrição

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.01.01.19

Relatório de gestão fiscal

Relatório

Até aprovação e julgamento final das contas pelo Tribunal de Contas do Estado - TCE

5 anos além do exercício

1 ano após prazo de prescrição

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

3.0.01.01.20

Planilhas de cálculos de reajuste

Planilha

1 ano

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.01.01.21

Processos relativos a reajuste de valores

Processo

O ano de exercício

 

 

Prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

 

3.0.02

FUNÇÃO: CONTROLE DA TESOURARIA

3.0.02.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.02.00.01

Boletim diário do fluxo de caixa da tesouraria

Planilha

1 mês

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Cópia

3.0.02.00.02

Boletim  mensal do fluxo de cópias (receita e despesa)

Planilha / livro

1 mês

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

As planilhas originais são encadernadas

3.0.02.00.03

Cadastro de pagamentos de fornecedores, serviços e contratos

Recibo e cópia de cheques

Até o efetivo  pagamento

5 anos além do exercício

1 ano

Prazo de prescrição e precaução

 

Sim

Amostragem

* Código Tributário Nacional - CTN - art. 173

3.0.02.00.04

Controle de movimento bancário (inclusive de transferências de aplicação e resgates)

Planilha

1 mês

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.02.00.04.01

Contas conveniadas educação

Planilha

1 mês

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.02.00.04.02

Contas conveniadas saúde

Planilha

1 mês

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.02.00.04.03

Contas conveniadas ações sociais e cidadania

Planilha

1 mês

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.02.00.04.04

Contas conveniadas diversas

Planilha

1 mês

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.02.00.04.05

Contas recursos próprios - movimento

Planilha

1 mês

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

3.0.02.00.05

Relatório do sistema de cobrança bancário - SICOB

Relatório

1 mês

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.02.00.06

Autorização de pagamento através de TED e DOC

Autorização

Até o efetivo  pagamento

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.02

FUNÇÃO: CONTROLE DA TESOURARIA

3.0.02.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.02.00.07

Relação de fornecedores pagos no ano

Relação

1 ano

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.03

FUNÇÃO: CONTROLE DA CONTABILIDADE

3.0.03.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.03.00.01

Processo e controle de adiantamento para despesas / prestações de conta

Fichas e processos

1 ano

5 anos além  de exercício

1 ano após prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.03.00.02

Auxílio à subvenções/ prestação de contas

Fichas

1 ano

10 anos além do exercício

1 ano após prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Código Civil - 2002 art.205

3.0.03.00.03

Avisos de débitos/créditos

Avisos bancários

1 ano

 

5 anos prazo de vigência

Prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

 

3.0.03.00.04

Balancetes

Lançamentos contábeis

1 mês

10 anos além do exercício

1 ano após prescrição

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Após aprovação e julgamento final do Tribunal de Contas do Estado TCE

3.0.03.00.05

Balanço

Lançamentos contábeis

1 ano

10 anos além do exercício

1 ano após prescrição

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

Valor histórico - Lei 8212 que trata do custeio da Previdência Social

3.0.03.00.06

Boletim analítico da receita/livro da receita

Relatório

1 ano

 

5 anos prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.03.00.07

Conciliação bancária

Extratos

1 ano

 

5 anos prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.03.00.08

Contas correntes e aplicações

Extratos

1 ano

 

5 anos prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.03.00.09

Cópias de cheques/cheques cancelados/canhotos de cheques

Formulário

1 ano

 

5 anos prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.03

FUNÇÃO: CONTROLE DA CONTABILIDADE

3.0.03.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.03.00.10

Controle de pagamento de diárias

Livro de registro / Formulário

Até o pagamento da diária

5 anos além  de exercício

1 ano após prescrição

1 ano após o preenchimento do livro ou planilha e aprovação junto ao Tribunal de Contas do Estado

5 anos

Sim

Amostragem

Após aprovação e julgamento final do Tribunal de Contas do Estado TCE

3.0.03.00.11

Livro diário

Lançamentos contábeis

1 ano

10 anos após o exercício

1 ano após prescrição

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Após aprovação e julgamento final do Tribunal de Contas do Estado TCE Lei nº 8212/91

3.0.03.00.12

Documentos de despesas relativos aos processos geradores de pagamento

Dossiê

Até o pagamento 

10 anos após o exercício

1 ano após prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

– Lei nº 8212/91  art. 32. O controle contábil é feito em meio eletrônico

3.0.03.00.13

Imposto de renda

Declaração

Ano do exercício

5 anos após o exercício

1 ano após prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Regulamento de Importo de Renda

3.0.03.00.14

Ordem cronológica de pagamento

Relatório

1 mês

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Resolução 02/95 - adit. 01/97 do tribunal de Contas

3.0.03.00.15

Relatórios de prestação de contas

Relatório

Ano do exercício

5 anos após o exercício

1 ano após prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.03.00.16

Taxas de água/luz/telefone

Recibo

Até o pagamento 

5 anos após o exercício

1 ano após prescrição

Durante vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional - art. 173

3.0.03.00.17

Processos relativos a Incentivo Cultura

Processo

Até parecer final

 

1 ano após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.03

FUNÇÃO: CONTROLE DA CONTABILIDADE

3.0.03.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.03.00.18

Processos de pagamento de fornecedores, contratos, serviços e das diversas modalidades de licitação

Dossiê

Até o pagamento 

10 anos após o exercício

1 ano após prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

O controle contábil é feito em meio eletrônico. Esses processos são de responsabilidade da Secretaria ou Unidade ordenadora da despesa. Os documentos contábeis são lançados em contabilidade. - Lei nº 8212/91 - art. 32

3.0.03.00.19

Livro razão

Livro

 

10 anos após o exercício

1 ano após prescrição

1 ano

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Em desuso - Livros Históricos

3.0.03.00.20

Guias de INSS

Guia

Ano do exercício

10 anos após o exercício

1 ano após prescrição

1 ano

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Lei 8212/91, Custeio da Previdência Social

3.0.03.00.21

Guias FGTS, PIS E PASEP

Guia

Ano do exercício

30 anos após o exercício

10 anos após o desfazimento do vínculo funcional

1 ano

Prazo de prescrição e precaução

Não

Totalidade

Lei 8036/90  Art. 23 § 5º e Art. 55 de seu regulamento aprovado pelo decreto nº 99684/90 Súmulas TST 95 e 206 e Súmula STJ 210. Decreto Lei 2052/83, Art 3º e 10

3.0.03.00.22

Documentos contábeis

Guia / Recibos

Até o final do exercício

10 anos além do ano de exercício

1 ano após prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Lei 8212/91, Custeio da Previdência Social

3.0.03

FUNÇÃO: CONTROLE DA CONTABILIDADE

3.0.03.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.03.00.23

Processos relativos à inscrição em restos a pagar/livros de resto a pagar

Processo

Até o final do exercício

10 anos após o exercício

1 ano após prescrição

Prazo de vigência

Prazo de prescrição e precaução

Sim

Amostragem

Lei 43.208/64
Art. 38. Não são
autorizadas ins-
crições de restos
a pagar nos dois
últimos quadri-
mestre de manda-
to ou legislatura,
conforme Lei de
Responsabilidade
Fiscal - LRF (Lei
Complementar
nº 101, de 04 de
maio de 2000)
-  Art. 42

3.0.03.00.24

Processos relativos à inscrição
de dívida ativa

Processo

Até o final do exercício

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.03.00.25

Processos relativos a estoque de
almoxarifado

Processo

Até o final do exercício

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.03.00.26

Controle de contratos (serviços/
obras/aluguel)

Dossiê

Definido no
contrato

 

5 anos após
prazo de
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.03.00.27

Movimentação diária de caixa,
bancos

Planilha

1 mês

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.03.00.28

Movimentação diária de receitas e anulações

Planilha

1 mês

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.03.00.29

Despesas e receitas extras

Planilha

1 ano

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.03

FUNÇÃO: CONTROLE DA CONTABILIDADE

3.0.03.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.03.00.30

Diário contábil

Lançamentos contábeis

1 ano

10 anos
após o exercício

1 ano após prescrição

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Após aprovação
e julgamento
fi  nal do Tribunal
de Contas do
Estado – TCE Lei
nº 8212/91

3.0.03.00.31

Processos de pagamentos judiciais - precatórios

Processo

Até o efetivo
pagamento

5 anos além
do exercício

 

3 anos após prazo
de prescrição

 

Sim

Amostragem

 

3.0.03.00.32

Listagens dos bens patrimoniais

 

 

 

 

 

 

Sim

Amostragem

Veja TT - série
documental
2.0.04.00.06

3.0.03.00.33

Termos de transferências de
bens móveis

 

 

 

 

 

 

Sim

Amostragem

Veja TT - série
documental
2.0.04.00.07

3.0.03.00.34

Relatórios de baixas

 

 

 

 

 

 

Sim

Amostragem

Veja TT - série
documental
2.0.04.00.08

3.0.03.00.35

Relação de bens imóveis (incorporações)

 

 

 

 

 

 

Sim

Amostragem

Veja TT - série
documental
4.0.02.00.08

3.0.04

FUNÇÃO: GESTÃO DA RECEITA, DESPESAS E DA DÍVIDA PÚBLICA

3.0.04.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.04.00.01

Atualização de pagamentos dos
contribuintes

Relação

Até 30 dias

 

1 mês

2 meses

 

Sim

Amostragem

 

3.0.04.00.02

Certidão para cancelar débitos
ajuizados

Processo

Até extinção
processo
judicial

 

5 anos

 

5 anos

Sim

Amostragem

 

3.0.04.00.03

Críticas dos dados de pagamento

Relação

Até fecha-
mento do
exercício

 

1 ano

1 ano

 

Sim

Amostragem

 

3.0.04.00.04

Atualização e baixa de dívida ativa

Planilha

Até atualização

 

 

Durante a vigência

 

Não

Totalidade

Fazer backup
de documentos
em meio digital
e enviar cópia
para o Arquivo
Municipal

3.0.04.00.05

Processos relativos a cancelamento de dívida ativa relativa à sindicância, processos judiciais, autuações do tribunal de con-
tas, multas contratuais entre outros

Processo

Até a baixa

5 anos além
do exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Durante a vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.04.00.06

Processos relativos a cancelamento de dívida ativa imobiliária

Processo

Até a baixa

5 anos além
do exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Durante a vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.04.00.07

Processos relativos a cancelamento de dívida ativa mobiliária

Processo

Até a baixa

5 anos além
do exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Durante a vigência

 

Sim

Amostragem

 

3.0.04.00.08

Certidão de remanescente de
parcelamento

Certidão

Até liquidação da dívida

 

 

 

 

Sim

Amostragem

* A certidão é
anexada nos au-
tos judiciais

3.0.04

FUNÇÃO: GESTÃO DA RECEITA, DESPESAS E DA DÍVIDA PÚBLICA

3.0.04.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.04.00.09

Termo de inscrição e certidão
para ajuizamento de débitos

Certidão

Até liquidação da dívida

 

 

 

 

Sim

Amostragem

* A certidão é
anexada nos au-
tos judiciais

3.0.04.00.10

Livro de inscrição e baixa da dívida ativa

Registro

5 anos

 

1 ano após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

3.0.04.00.11

Posições dos contribuintes devedores no cadastro

Formulário

Até atualização

 

 

Prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

Posição dos dé-
bitos em Dívida
Ativa

3.0.04.00.12

Mapa demonstrativo de pagamento da dívida ativa

Formulário

1 ano

 

5 anos

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.04.00.13

Planilhas de controle de parcelamento liquidado

Planilha

Até a liquidação do
débito

 

1 ano após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.04.00.14

Listagem de cadastro de contribuintes

Relação

Até atualização cadastral

 

 

Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

Veja TT - séries
documentais
3.0.06.01.05 ou
3.0.06.02.01

3.0.04.00.15

Certidão desde quando o imóvel foi tributado para pagamento de IPTU – Processo

Processo

Até expedição da certidão

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Veja TT - série
documental
3.0.06.01.13

3.0.04.00.16

Relação das alterações no arquivo DA – Dívida Ativa

Relação

Até atualização

 

1 mês após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

* Em desuso. As
informações são
registradas no
processo corres-
pondente.

3.0.04.00.17

Relação de carnês emitidos

Relação

Até entrega
dos carnês

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

* Em desuso

3.0.04

FUNÇÃO: GESTÃO DA RECEITA, DESPESAS E DA DÍVIDA PÚBLICA

3.0.04.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.04.00.18

Relação de consistência dos
pedidos de parcelamento

Relação

Até o último
dia do mês

 

1 mês após
vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

A relação é con-
sultada para aná-
lise do processo
classifi  cado em:
Veja TT - série
documental
3.0.04.00.27

3.0.04.00.19

Processos relativos a cancelamento de tributos*/ multas/
juros/ correção monetária

Processo

Até o cancelamento do
tributo

5 anos após 
vigência

1 mês após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de pre
caução

Sim

Amostragem

Código Tributário
Nacional - art.173
* O termo tributo
engloba taxas, im-
postos e contribui-
ção de melhoria

3.0.04.00.20

Certidão negativa de débitos municipais - processo

Processo

Até expedição da certidão

 

30 dias após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.04.00.21

Certidão negativa de tributos imobiliários - processo

Processo

90 dias

 

30 dias após
vigência

Prazo de precaução

 

 

 

 

3.0.04.00.22

Certidão negativa de ISS/taxa de licença - processo

Processo

Até expedição da certidão

 

30 dias após
vigência

Prazo de precaução

 

 

 

Emitida em uma
via

3.0.04.00.23

Certidão positiva de débitos – processo

Processo

Até expedição da certidão

 

30 dias após
vigência

Prazo de precaução

 

 

 

No caso de pendência judicial,conservar a certidão por 2 anos.
Veja TT - séries documentais
3.0.06.01.05 ou 3.0.06.02.01

3.0.04.00.24

Processos relativos à cobrança de reposições salariais, tributos, taxas e multas

Processo

Até o efetivo
pagamento
do débito

5 anos além
do exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo  de precaução

 

 

Código Tributário Nacional
- art.173

3.0.04.00.25

Processos relativos à devolução de pagamento de multas e taxas diversas (exercício)

Processo

Até o efetivo
pagamento
do débito

5 anos além
do exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo  de precaução

 

 

Código Tributário Nacional
- art.173 

3.0.04

FUNÇÃO: GESTÃO DA RECEITA, DESPESAS E DA DÍVIDA PÚBLICA

3.0.04.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.04.00.26

Processos relativos à devolução de pagamento de IPTU/taxas (exercício anterior)

Processo

Até o efetivo
pagamento
do débito

5 anos além
do exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo  de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional
- art.173

3.0.04.00.27

Processos relativos a parcelamento de débitos – exercício

 

 

 

 

 

 

Sim

Amostragem

Os débitos anteriores ao ano
do exercício estão na Receita,
Despesa e Dívida Ativa.

3.0.04.00.28

Processos relativos a parcelamento de débito - dívida ativa - quitado

Processo

Até o efetivo
pagamento
do débito

5 anos além
do exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo  de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional
- art.173

3.0.04.00.29

Processos relativos a parcelamento de débito - dívida ativa -executado judicialmente

Processo

Até o efetivo
pagamento
do débito

5 anos além
do exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo  de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional
- art.173

3.0.04.00.30

Processos relativos a parcelamento de débito - dívida ativa - inadimplentes

Processo

Até o efetivo
pagamento
do débito

5 anos além
do exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo  de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional
- art.173

3.0.04.00.31

Processos relativos a recurso contra auto de infração e multa – AIM

 

 

 

 

 

 

Sim

Amostragem

O recurso irá compor o processo de lançamento de auto de
Infração e Multa.Veja TT - séries
documentais 3.0.07.00.12 e
3.0.05.00.01

3.0.04.00.32

Relação de termo de inscrição de dívida ativa/ processos relati-
vos a cobrança judicial (interno)

 

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental
4.0.01.00.13

3.0.04

FUNÇÃO: GESTÃO DA RECEITA, DESPESAS E DA DÍVIDA PÚBLICA

3.0.04.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.04.00.33

Tabela de preços de materiais e serviços

Tabela

Até a atualização dos
preços

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.04.00.34

Processos relativos a afastamento desobrigação/ justificativa de feiras livres

 

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental
5.7.01.00.12

3.0.04.00.35

Processos tributários para inscrição em dívida ativa (fiscalização, sindicância,
ressarcimento, etc.)

Processo

Até a
certidão da
incrição em
dívida ativa

5 anos
além do
exercício

1 ano após
prescrição

Durante a vigência

Durante o
prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional art.202, inciso V

3.0.05

FUNÇÃO: FISCALIZAÇÃO TRIBUTÁRIA

3.0.05.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.05.00.01

Auto de infração e multa de imposto sobre serviço - ISS

Guia

15 dias até
o recurso/
pagamento

5 anos além
do  exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional art. 173. Veja TT - série documental 3.0.07.00.11

3.0.05.00.02

Declaração de movimento econômico - DAME

Formulário

Anual

5 anos além
do  exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional art. 173

3.0.05.00.03

Guias de imposto de transição de bens e imóveis - ITBI

Guia

Definido no
documento

5 anos além
do  exercício

5 anos após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional art. 173

3.0.05.00.04

Imposto de circulação de mercadorias sobre serviços - ICMS*

Formulário

Definido no
documento

5 anos além
do  exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional art. 173. * (em desuso)

3.0.05.00.05

Processos relativos a levantamento fiscal (interno)

Processo

Até a quitação do
débito

5 anos além
do  exercício

2 anos após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional art. 173

3.0.05.00.06

Mapa de produtividade fiscal (notificação preliminar)

Formulário

Até a elaboração de novo  mapa

 

1 ano após
prazo de
vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

Código Tributário Nacional art. 173. Veja TT - Função 3.0.07

3.0.05.00.07

Processos relativos à baixa ex-ofício

Processo

Até a baixa

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.05.00.08

Processos relativos a cancelamento de tributos/ISSQN – auto lançado

Processo

Até decisão
final

 

5 anos

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional art. 173

3.0.05.00.09

Certidão de isenção de ISS – Processo

Processo

Até expedição da certidão

 

30 dias após
prazo de
vigência

 

 

Sim

Amostragem

 

3.0.05

FUNÇÃO: FISCALIZAÇÃO TRIBUTÁRIA

3.0.05.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.05.00.10

Processos relativos a extravio de notas fiscais

Processo

Até conhecimento do poder público

 

5 anos após
prazo de
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.05.00.11

Processos relativos à devolução pagamento taxa de licença/ISS

Processo

Até a decisão
final

5 anos além
do  exercício

2 anos após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional art. 173

3.0.05.00.12

Processos relativos à diferença de estimativa (interno)

Processo

Até a decisão
final

 

5 anos

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.05.00.13

Processos relativos a esclarecimento tributos mobiliários

Processo

Até decisão
final

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional art. 173

3.0.05.00.14

Processos relativos à isenção de tributos (Imposto sobre Serviços
- ISS)

Processo

Até decisão
final

5 anos além
do  exercício

2 anos após
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional art. 173

3.0.05.00.15

Processos relativos a relatório fiscal

Processo

Até novo
relatório

5 anos além
do  exercício

1 ano após
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional art. 173

3.0.05.00.16

Processos relativos a recurso contra ISS

Processo

Até decisão
final

5 anos além
do  exercício

2 anos após
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.05.00.17

Ordem de fiscalização (interno)

Formulário

Ano do exercício

 

1 ano

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional art. 173

3.0.05.00.18

Termo de início e conclusão de
fiscalização (firmas)

Formulário

Definido do
documento

5 anos além
do  exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional art. 173

3.0.05

FUNÇÃO: FISCALIZAÇÃO TRIBUTÁRIA

3.0.05.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.05.00.19

Guia de recolhimento de imposto sobre serviços - ISS

Guia

Até o final do
exercício

5 anos além
do  exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.05.00.20

Processos relativos à autorização para emissão de notas
fiscais/faturas de serviços

Processo

Até atendimento

 

1 ano após
prazo de
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.05.00.21

Controle de registro de livro fiscal

Planilha

Até solicitação de novo
registro

 

 

Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

 

3.0.05.00.22

Processos relativos ao ITBI (imunidade/ devolução/ diferença)

Processo

1 ano

5 anos além
do  exercício

5 anos apó
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.05.00.23

Processos relativos à isenção/ diferença de PROBISS

Processo

Durante a
inscrição do
municipio no
programa

5 anos além
do  exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.05.00.24

Ficha de isenção de imposto sobre serviço - ISS

Ficha

Até atualização

 

5 anos

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.05.00.25

Rol de lançamento de multas

Relação

Mensal

 

1 mês após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Veja TT Gestão Territorial e Ambiental

3.0.05.00.26

Declaração mensal de serviços - DMS

Formulário

Anual

5 anos além
do  exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional art. 173

3.0.06

FUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL 

3.0.06.01

SUBFUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL IMOBILIÁRIO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.06.01.01

Atualização de dados cadastrais relativos a IPTU

Planilha

Até o final do
exercício

 

O ano do
exercício

 

 

Sim

Amostragem

 

3.0.06.01.02

Cadastro de egenheiros

 

 

 

 

 

 

 

 

Veja TT - série documental
3.0.06.02.01

3.0.06.01.03

Cadastro de logradouros e face
de quadra

Livro

Indefinida

 

 

Até suporte digital

 

Não

Totalidade

 

3.0.06.01.04

Cadastro de numeração (manuscritos)

Livro

Indefinida

 

 

Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

Valor histórico

3.0.06.01.05

Cadastro imobiliário - ficha

Ficha cadastral

Até inclusão
no cadastro /
Guarda
permanente

 

 

Até suporte digital /
Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

Até suporte
digital

3.0.06.01.06

Cadastro logradouro - ficha

Ficha

Indefinida

 

 

Até suporte digital

 

Não

Totalidade

Até suporte digital. Veja TT .Gestão Territorial e Ambiental

3.0.06.01.07

Cadastro numeração (planilhas de numeração oficial)

Ficha cadastral

Indefinida

 

 

Até suporte digital

 

Não

Totalidade

Até suporte digital. Veja TT
Gestão Territorial e Ambiental

3.0.06.01.08

Cópias de plantas de loteamentos/ quadras/ plantas cadastrais

Planta

Até elaboração de nova
planta

 

 

Até suporte digital

 

Não

Totalidade

Até suporte digital – Originais
estão na Secretaria de Projetos e Construções

3.0.06.01.08.01

Cópias de plantas de loteamentos

Planta

Até elaboração de nova
planta

 

 

Até suporte digital

 

Não

Totalidade

 

3.0.06.01.08.02

Cópias de plantas de numeração oficial

Planta

Até elaboração de nova
planta

 

 

Até suporte digital

 

Não

Totalidade

 

3.0.06

FUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL 

3.0.06.01

SUBFUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL IMOBILIÁRIO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.06.01.08.03

Cópias de planta de referência cadastral - PRC

Planta

Até elaboração de nova
planta

 

 

Até suporte digital

 

Não

Totalidade

 

3.0.06.01.08.04

Plantas de quadra

Planta

Até elaboração de nova
planta

 

 

Até suporte digital

 

Não

Totalidade

 

3.0.06.01.08.05

Fotos aéreas / ortofoto

Foto

Indefinida

 

 

Até suporte digital

 

Não

Totalidade

 

3.0.06.01.09

Lançamento de IPTU (imposto predial e territorial urbano)/ cadastro anual de IPTU

Microficha / cadastro

1 ano

 

 

Permanente

 

 

 

 

3.0.06.01.10

Processos relativos a dados cadastrais, atualização de nome/
endereço de proprietário

Processo

1 ano

 

1 ano após
prazo de
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.06.01.11

Certidão de área construída / tributada/ ano e existência

Certidão

Até expedição da certidão

 

1 ano após
prazo de
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.06.01.12

Certidão de cadastramento - processo

Processo

Até expedição da certidão

 

30 dias após
prazo de
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.06.01.13

Certidão de inscrição imobiliária - processo (cadastro e lançamento)

Processo

Até expedição da certidão

 

30 dias após
prazo de
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.06.01.14

Certidão de valor venal - processo (cadastro e lançamento)

Processo

Até expedição da certidão

 

30 dias após
prazo de
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.06

FUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL 

3.0.06.01

SUBFUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL IMOBILIÁRIO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.06.01.15

Certidão negativa de cadastramento – processo

Processo

Até expedição da certidão

 

30 dias após
prazo de
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.06.01.16

Certidão nome/endereço de
proprietário – processo (certidão específica)

Processo

Até expedição da certidão

 

30 dias após
prazo de
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.06.01.17

Certidão relativa a dados do cadastro imobiliário /IPTU (dados cadastrais)

 

Até expedição da certidão

 

30 dias após
prazo de
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.06.01.18

Processos relativos à retificação de área (alteração cadastral)

Processo

O ano do
exercício

 

10 anos após
o prazo de
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.06.01.19

Processos relativos à redução de IPTU

Processo

1 ano

5 anos além
do  exercício

1 ano após
o prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional. Art. 173

3.0.06.01.20

Plantas genéricas de valores

Decreto

O ano do
exercício

 

1 ano após 
prazo de
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Enviar 03 exemplares ao Arquivo
Municipal

3.0.06.01.21

Baixa de IPTU

Canhoto

O ano do
exercício

 

5 anos após
prazo de
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.06.01.22

Croqui de recadastramento

Planilha

Até inclusão
no cadastro

 

 

 

 

Não

Totalidade

Até suporte digital

3.0.06.01.23

Processo relativo às especificações de condomínios

Processo

Até o final do
exercício

 

5 anos após
prazo de
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 Veja TT - série documental
5.1.08.00.01

3.0.06

FUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL 

3.0.06.01

SUBFUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL IMOBILIÁRIO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.06.01.24

Editais de notificação de IPTU e taxas

Edital / relação          

Até o final do
exercício

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

3.0.06.01.25

Estatísticas de IPTU e taxas Rel

Relatório             

Até o final do
exercício

 

1 ano após
prazo de
vigência

 

5 anos após prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

3.0.06.01.26

Mapa demonstrativo de cadastramento

Planilha

Até o final do
exercício

 

1 ano após
prazo de
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.06.01.27

Relatório mensal de ITBI

Relatorio

Até o final do
exercício

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.06.01.28

Rol de lançamento do imposto predial e territorial urbano - IPTU

Formulário

Ano do exercício

 

 

Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

 

3.0.06.01.29

Processos relativos a laudêmio/certidão*

Processo

A taxa dentro do mês solicitado

5 anos além
do exercício

 

1 ano

Prazo de prescrição

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional
- art.173.* A certidão
poderá ser eliminada 30 dias
após a expedição e não precisa
microfilmar

3.0.06.01.30

Rol de lançamentos de contribuições de melhorias

Relação

Mensal

 

1 mês após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

* Em desuso

3.0.06.01.31

Processos relativos a cancelamento de tributos /IPTU

Processo

Até o cancelamento do
tributo

5 anos após
vigência

1 mês após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional - art.173

3.0.06.01.32

Processos relativos a cancelamento de tributos/ITBI

Processo

Até o cancelamento do
tributo

5 anos após
vigência

1 mês após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional - art.173

3.0.06

FUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL 

3.0.06.01

SUBFUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL IMOBILIÁRIO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.06.01.33

Processos relativos à compensação de débitos e créditos/
IPTU

Processo

Até o recebimento /
pagamento

5 anos além
do exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional - art.173

3.0.06.01.34

Processos relativos à devolução de pagamento IPTU – (exercício)

Processo

Até a devolução do pagamento

5 anos além
do exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional - art.173

3.0.06.01.35

Certidão de isenção de tributos – Processo

Processo

Até expedi-
ção da certidão

 

30 dias após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional - art.173

3.0.06.01.36

Processos relativos à isenção de tributos

Processo

Até decisão
final

5 anos além
do exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional - art.173

3.0.06.01.36.01

Processos relativos à isenção de tributos/ IPTU (aposentados)

Processo

Até decisão
final

5 anos além
do exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional - art.173

3.0.06.01.36.02

Processos relativos à isenção de tributos/ ITBI

Processo

Até decisão
final

5 anos além
do exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional - art.173

3.0.06.01.37

Processos relativos à Remissão de IPTU/ multas e taxas

Processo

Até decisão
final

5 anos além
do exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional - art.173

3.0.06.01.38

Processos relativos à revisão lançamento de IPTU/Taxas/ ISS/ Multa

Processo

Até decisão
final

5 anos além
do exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional - art.173

3.0.06

FUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL 

3.0.06.02

SUBFUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL MOBILIÁRIO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.06.02.01

Cadastro municipal mobiliário - pessoa física ou jurídica

Ficha cadastral /
Processo

Até encerramento

 

 

Até suporte digital

 

Não

Totalidade

 

3.0.06.02.02

Ficha de inscrição municipal - pessoa física ou jurídica

Ficha

Até atualização

 

 

Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

 

3.0.06.02.03

Certidão de baixa de inscrição de pessoa física ou jurídica IM
- processo

Processo

Até expedição da certidão

 

1 mês após
vigência

Prazo de precaução

 

 

 

 

3.0.06.02.04

Autorização de impressão de documentos fiscais - AIDF

Formulário

15 dias

 

1 ano

1 ano e 15 dias

 

 

 

 

3.0.06.02.05

Guia do carnê de arrecadação municipal de Imposto Sobre Serviço - ISS

Guia

Até o final do
exercício

5 anos além
do exercício

1 ano após 
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

 

 

Código Tributário Nacional - art.173

3.0.06.02.06

Guia de recolhimento de ambulante (taxa de licença para o comércio de ambulante)

Guia

Até o final do
exercício

5 anos além
do exercício

1 ano após 
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

 

 

Código Tributário Nacional - art.173

3.0.06.02.07

Taxa de licença de fiscalização de funcionamento de empresa

Guia

Até o final do
exercício

5 anos além
do exercício

1 ano após 
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

 

 

Código Tributário Nacional - art.173

3.0.06

FUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL 

3.0.06.02

SUBFUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL MOBILIÁRIO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.06.02.08

Processos relativos à inscrição de pessoas físicas e jurídicas IM
para ambulante – inicial, alterações cadastrais e baixa

Processo

Até a baixa
no cadastro

5 anos após
vigência

1 ano após 
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Todos os documentos (legíveis) relativos à IM serão reunidos pela Inscrição Municipal do interessado devidamente
identifi  cado. Serão microfilmados e conservados para efeitos de prova judicial ou para fins previdenciários.
Os microlfimes deverão ser de qualidade, nos termos da legislação em vigor

3.0.06.02.09

Processos relativos à IM para autônomo – inicial, alterações cadastrais, baixa e reabertura da IM

Processo

Até a baixa
no cadastro

5 anos após
vigência      

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

3.0.06.02.10

Processos relativos à IM para estabelecimentos comerciais, industriais, empresas prestadoras de serviços – inicial, alterações
cadastrais e baixa

Processo

Da abertura
até o encer
ramento da
empresa

5 anos após
vigência      

1 ano após
prazo de
prescrição

Até a entrega da Inscrição Municipal

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

3.0.06.02.11

Alvará/Licença para funcionamento de empresas / Inclusive bancas de jornais

Registro em
livro

Ano do exercício

Ano do
exercício

 

Prazo de vigência e
prescrição

 

Sim

Amostragem

Registro em livro para o controle da emissão do alvará do ano.
Veja TT - série documental 5.1.05.00.05

3.0.06.02.12

Processos relativos à IM – (instituições sem fins lucrativos) – inicial, alteração cadastral e baixa

Processo

Até a baixa
no cadastro

5 anos após
vigência 

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Código Tributário Nacional - art.173

3.0.06

FUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL 

3.0.06.02

SUBFUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL MOBILIÁRIO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.06.02.13

Processos relativos à IM feirante – permissão inicial, alterações cadastrais e baixa

Processo

Até a baixa
no cadastro

5 anos após
vigência 

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Código Tributário Nacional - art.173

3.0.06.02.14

Processos relativos à IM (transporte alternativo, escolar, fretado, táxi) – inicial, alteração cadastral e baixa

Processo

Até a baixa
no cadastro

5 anos após
vigência 

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Código Tributário Nacional - art.173

3.0.06.02.15

Processos relativos à isenção – taxas mobiliárias

Processo

Até decisão
final

5 anos além
do exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional - art.173

3.0.06.02.16

Processos relativos a alvará de licença temporária (circo/show/feiras)

Processo

Até entrega
do alvará

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.06.02.17

Processos relativos à comprovação de enquadramento de atividade/zoneamento

Processo

Até enquadramento

 

5 anos além
do exercício

Prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

Veja TT - série documental 5.1.05.00.02

3.0.06.02.18

Notificação de débitos (aviso de débitos de ISS e taxas) e comprovante de entrega

Notificação

Até vencimento

5 anos além
do exercício

1 ano após
prescrição

Prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

Esse documento será lançado com este código se for inscrito em Dívida Ativa

3.0.06.02.19

Relatório de atividades de inscrição de pessoa física e jurídica - IM

Relatório

Mensal

 

1 mês após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.06.02.20

Rol de baixa de inscrição municipal

Relatório

Mensal

 

1 mês após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.06.02.21

Rol de baixa de multas

Relatório

Mensal

 

1 mês após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.06

FUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL 

3.0.06.02

SUBFUNÇÃO: MANUTENÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO MUNICIPAL MOBILIÁRIO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.06.02.22

Certidão de isenção de taxa de licença – Processo

Processo

Até expedição da certidão

 

30 dias após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.06.02.23

Certidão de tempo estabelecido

Processo

Até expedição da certidão

 

30 dias após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.06.02.24

Certidão de inscrição de pessoa física e jurídica IM - processo - certidão de dados cadastrais

Processo

Até expedição da certidão

 

30 dias após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.07

FUNÇÃO: FISCALIZAÇÃO E POSTURAS MUNICIPAIS  

3.0.07.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.07.00.01

Auto de apreensão de mercadorias

Auto

Até aplicação do auto de infração e multa

 

Até efetivo
pagamento
da multa*

Prazo de precaução

 

 

 

Em caso de recurso até parecer
final

3.0.07.00.02

Autos de infração e multa - AIM/reincidência

Auto

15 dias

5 anos além
do exercício

1 ano após
prescrição

Prazo de precaução

 

 

 

Em caso de recurso até parecer
final

3.0.07.00.03

Vistoria/Informação fiscal

Formulário

Até a emissão da notificação

 

1 mês após
vigência

Prazo de precaução

 

 

 

 

3.0.07.00.04

Notificação preliminar

Notificação

Data de vencimento no documento

 

Até nova
vistoria *

Prazo de precaução

 

 

 

depende da
área responsável

3.0.07.00.05

Controle das reclamações relativas a posturas municipais

Formulário

Depende da infração cometida

 

1 ano após 
vigência

Prazo de precaução

 

 

 

 

3.0.07.00.06

Processos relativos à autorização de funcionamento (diversos)

Processo

Até emissão da autorização

 

1 ano após 
vigência

Prazo de precaução

 

 

 

Veja área responsável correspondente

3.0.07.00.07

Processos relativos à cassação de licença (ambulante/ autônomo/ estabelecimento)

Processo

Até publicação do decreto de cassação

 

1 ano

Prazo de precaução

 

 

 

Veja área cadastro mobiliário

3.0.07.00.08

Processos relativos à devolução/ doação eliminação de mercadoria apreendida

Processo

30 dias*

 

Até publicação do edital de doação em jornais de circulação

Prazo de precaução

 

 

 

Em caso de mercadoria perecível – prazo de 24 horas

3.0.07

FUNÇÃO: FISCALIZAÇÃO E POSTURAS MUNICIPAIS 

3.0.07.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.07.00.09

Processos relativos a edital de notificação (diversos)

Processo

Depende do conteúdo fiscal

 

10 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

 

 

 

3.0.07.00.10

Processos relativos à interdição de atividades (diversos)

Processo

Depende do
conteúdo

 

1 ano

Prazo de precaução

 

 

 

 

3.0.07.00.11

Processos relativos a lançamento de auto de infração e multa - AIM/recurso (interno)

Processo

15 dias

5 anos além
do exercício

1 ano após prescrição

Prazo de precaução

 

 

 

Veja TT - série documental 3.0.05.00.01

3.0.07.00.12

Processos relativos à liberação de interdição

Processo

Até descisão

 

3 anos após
prazo de
vigência

Prazo de precaução

 

 

 

 

3.0.07.00.13

Processos relativos a recurso de auto de infração e multa - AIM

 

 

 

 

 

 

 

 

Código Tributário Nacional Art.173. O recurso irá compor o processo de lançamento de Auto de Infração e Multa. Veja TT - série documental 3.0.07.00.11

3.0.08

FUNÇÃO: CONTROLE DA PARTICIPAÇÃO DO MUNICÍPIO NA ARRECADAÇÃO DOS TRIBUTOS ESTADUAIS - ATUALMENTE ICMS

3.0.08.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

3.0.08.00.01

Processos relativos a apuração do Valor Adicionado (V.A) - DI-PAM, incluindo ficha de visita

Processo

Até decisão final

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.08.00.02

Denúncias ao Posto Fiscal

Processo

Até decisão final

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.08.00.03

Comparativos do Valor Adicionado (V.A) Anual - Apostila

Relatório

1 ano

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

3.0.08.00.04

Cadastro de Contribuintes recebidos da Secretaria da Fazenda

Relatório

Até atualização do Cadastro

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

3.0.08.00.05

Publicação do Índice - Acompanhamento Anual do valor adicionado preliminar e definitivo

Relatório

Até publicação definitiva

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

3.0.08.00.06

Recurso para o valor adicionado

Processo

Até decisão final

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

3.0.08.00.07

Legislação do ICMS - lei, decreto, portaria, cat

Relatório

Até alteração
do conteúdo

 

3 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.08.00.08

Levantamento de dados para pesquisa: IBGE, Tribunal de Contas, União

Relatório

Até atualização

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

3.0.08.00.09

Informativos sobre o valor adicionado (V.A), recebidos de outros municípios

Relatório

Até atualização

 

3 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

4.0.01

FUNÇÃO: COORDENAÇÃO, CONTROLE E ORIENTAÇÃO DA ATUAÇÃO JURÍDICA E ACOMPANHAMENTO DE AÇÕES JUDICIAIS

4.0.01.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

4.0.01.00.01

Processos relativos à orientação à administração pública municipal/pareceres jurídicos

Processo

Depende do
conteúdo

 

5 anos após decisão final

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Guarda permanente dos que firmarem
jurisprudência

4.0.01.00.02

Processos administrativos relativos a ações trabalhistas

Processo

Após trânsito em julgado da ação e providências decorrentes do julgamento

 

10 anos
após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

4.0.01.00.03

Processos administrativos relativos a ações cíveis

Processo

Após trânsito em julgado da ação e providências decorrentes do julgamento

 

15 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

4.0.01.00.04

Processos administrativos relativos a ações criminais

Processo

Após trânsito em julgado da ação e providências decorrentes do julgamento

 

20 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

4.0.01.00.05

Processos relativos a pagamento/ parcelamento de honorários advocatícios

Processo

Até pagamento final

5 anos além
do exercício

2 anos após prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

4.0.01

FUNÇÃO: COORDENAÇÃO, CONTROLE E ORIENTAÇÃO DA ATUAÇÃO JURÍDICA E ACOMPANHAMENTO DE AÇÕES JUDICIAIS

4.0.01.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

4.0.01.00.06

Processos administrativos relativos a tributos municipais

Processo

Após trânsito em julgado da ação e providências decorrentes do julgamento

 

5 anos além da vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

4.0.01.00.07

Processos relativos ao Tribunal de Contas do Estado – TCE

Processo

Até decisão final do TCE

5 anos além
do exercício

05 ano após
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Instrução 02/98 art. 107 – TCE

4.0.01.00.08

Certidão de homônimo - processo

Processo

Até expedição da certidão

 

30 dias

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

4.0.01.00.09

Controle de entrega de diários oficiais (pela biblioteca jurídica)

Ficha

Até atualização

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

4.0.01.00.10

Relatórios de execuções fiscais

Relatório

Até o Trânsito em julgado de ações de execução

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

4.0.01.00.11

Processos administrativos relativos a indenizações

Processo

Após trânsito em julgado da ação e providências decorrentes do julgamento e pagamento final

 

2 anos após
vigência

Prazo de vigência

5 anos após prazo de vigência

Sim

Amostragem

 

4.0.01

FUNÇÃO: COORDENAÇÃO, CONTROLE E ORIENTAÇÃO DA ATUAÇÃO JURÍDICA E ACOMPANHAMENTO DE AÇÕES JUDICIAIS

4.0.01.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

4.0.01.00.12

Processos administrativos relativos a infrações ambientais

Processo

Após trânsito em julgado da ação e providências decorrentes do julgamento

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

4.0.01.00.13

Processos relativos à cobrança judicial (interno)/relação de termo de inscrição de dívida ativa

Processo

Até decisão final

5 anos além
do exercício

Prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional
- art.173

4.0.01.00.14

Processos administrativos relativos a ressarcimentos

Processo

Da abertura até relatório final conclusivo do processo

5 anos além
do exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de prescrição e precaução

Sim

Amostragem

 

4.0.02

FUNÇÃO: GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO

4.0.02.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

4.0.02.00.01

Cartas de adjudicação

carta

Até atualização  no cadastro imobiliário

 

 

5 anos

 

Não

Totalidade

 

4.0.02.00.02

Contratos de concessão de uso

Contrato

Definido no próprio instrumento

 

5 anos após extinção da concessão

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

4.0.02.00.03

Contratos de permissão de uso

Contrato

Definido no próprio instrumento

 

5 anos após extinção da permissão

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

4.0.02.00.04

Escrituras públicas

Escritura

Até atualização no cadastro imobiliário

 

 

5 anos

 

Não

Totalidade

 

4.0.02.00.05

 Fichas/ relações de denominação de ruas

Fichas / rol

Até atualização no cadastro imobiliário

 

 

5 anos

 

Não

Totalidade

Após microfilmagem, os documentos deverão ser encaminhados ao Arquivo Municipal

4.0.02.00.06

Minutas de textos legais (minuta de projeto de lei, decreto)

Minuta

Até a publicação do decreto

 

1 ano após
prazo de
vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

Sem processo

4.0.02.00.07

Processos de alienação de imóveis públicos/ venda/ doação/ dação em pagamento

Processo

Até atualização no cadastro imobiliário

 

 

5 anos

 

Não

Totalidade

Após microfilmagem, os documentos deverão ser encaminhados ao Arquivo Municipal

4.0.02.00.08

Processos de aquisição de imóveis particulares ou públicos/ dação/ permuta/ desapropriação

Processo

Até atualização no cadastro imobiliário

 

 

5 anos

 

Não

Totalidade

Após microfilmagem, os documentos deverão ser encaminhados ao Arquivo Municipal

4.0.02

FUNÇÃO: GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO

4.0.02.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

4.0.02.00.09

Processos de certidão de vias públicas/ dação em pagamento/ penhora

Processo

Até atualização no cadastro imobiliário

 

 

5 anos

 

Não

Totalidade

Após microfilmagem, os documentos deverão ser encaminhados ao Arquivo Municipal

4.0.02.00.10

Processos relativos a termo de autorização de uso

Processo

Definido no termo

 

5 anos após
prazo de
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

4.0.02.00.11

Processos relativos a termo de ocupação e posse (inclusive invasão de área pública e retificação judicial contestada)

Processo

Definido no termo

 

5 anos após
prazo de
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

4.0.02.00.12

Processos relativos a termo de cooperação técnica

Processo

Definido no termo

 

5 anos após
prazo de
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

4.0.02.00.13

Minutas de convênios, acordos, ajustes e contratos

Minutas

Estabelecido no documento

 

 

6 anos após prazo
de vigência

 

Não

Totalidade

 

4.0.02.00.14

Minutas de atos normativos

Portaria, resolução, orientação normativa, instrução, ordem interna, estatuto, regimento, regulamento

Até elaboração do Ato Normativo

 

1 mês após
prazo de
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

4.0.02.00.15

Processos de autorização para fechamento de loteamentos, vilas e ruas sem saída

Processo

Até a modificação  do Ato Normativo

 

 

Até a autorização do fechamento

Prazo de vigência

Não

Totalidade

 

4.0.03

FUNÇÃO: JULGAMENTO DE RECURSOS EM GRAU DE 2ª INSTÂNCIA ADMINISTRATIVA  

4.0.03.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

4.0.03.00.01

Atas de sessões das câmaras reunidas

Ata

Até elaboração de nova Ata

 

 

Totalidade

 

Não

Totalidade

 

4.0.03.00.02

Pautas de sessões das câmaras reunidas para julgamento de recursos

Pauta

Até elaboração da Ata

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

4.0.03.00.03

Relações de pagamento de “jeton” para os conselheiros e de pró-labore para os representantes da fazenda pública

Relação

Até o efetivo pagamento

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

4.0.03.00.04

Justificativas de faltas de conselheiros e representantes fazendários

Planilha

Até a leitura
da Ata

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

4.0.04

FUNÇÃO: PROTEÇÃO AO CONSUMIDOR - PROCON

4.0.04.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

4.0.04.00.01

Processo de fiscalização

Processo

2 anos à partir da abertura do processo

3 anos após prazo de vigência

1 ano após prazo de prescrição

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

4.0.04.00.02

Consulta informal preliminar - CIP

Processo

2 anos à partir da abertura do processo

3 anos após prazo de vigência

1 ano após prazo de prescrição

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

4.0.04.00.03

Consulta informal preliminar - CIP - audiências/termos

Processo

2 anos à partir da abertura do processo

3 anos após prazo de vigência

1 ano após prazo de prescrição

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

4.0.05

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA JUDICIÁRIA

4.0.05.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

4.0.05.00.01

Ficha cadastral de clientes

Ficha

Até atualização do Cadastro

 

5 anos após
vigência

 

 

Sim

Amostragem

 

4.0.05.00.02

Ficha de andamento processual - extinta

Ficha

Até sentença
definitiva

 

10 anos após vigência

 

 

Sim

Amostragem

 

4.0.05.00.03

Dossiê de clientes com cópia de documentos - extinta

Ficha

Até sentença
definitiva

 

10 anos após vigência

 

 

Sim

Amostragem

 

4.0.05.00.04

Separação/divórcio consensuais - petição inicial

Ficha

Até sentença
definitiva

 

10 anos após vigência

 

 

Sim

Amostragem

 

5.1.01

FUNÇÃO: PLANEJAMENTO URBANO E MEIO AMBIENTE

5.1.01.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.01.00.01

Pesquisas sócio-econômicas para o planejamento do município (dados: saúde, ensino e educação, zoneamento, desenvolvimento social, densidade populacional, edificações)

Levantamento / processamento de dados

Até a atualização da Pesquisa

 

 

Durante a vigência

 

Não

Totalidade

Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado.

5.1.01.00.02

Relatórios (diagnóstico) Sócio-Econômicos e Ambientais do Município

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

 

Durante a vigência

 

Não

Totalidade

 

5.1.01.00.03

Plano Diretor de Desenvolvimento Integrado -PDDI  (diagnóstico/prognóstico) e minutas de Lei

Plano Diretor

Até a promulgação de nova Lei

 

 

Cópia do PDDI

 

Não

Totalidade

Os originais serão conservados no Arquivo Municipal

5.1.01.00.04

Legislação referente ao planejamento urbano e meio ambiente

Lei

Até a promulgação de nova Lei

 

 

Cópia 

 

Não

Totalidade

Os originais serão conservados no Arquivo Municipal

5.1.01.00.05

Planos/programas setoriais: saúde; educação; meio ambiente; sistema viário; transportes

Planos

Até a elaboração de novo Plano

 

 

Cópia 

 

Não

Totalidade

Os originais serão conservados no Arquivo Municipal

5.1.01.00.06

Levantamentos aerofotogramétricos (mapas oriundos de um conjunto de fotografi  as aéreas e plantas de referência cadastral - PRCs

 

Até a atualização

 

 

Os originais serão conservados pela Secretaria responsável

 

Não

Totalidade

Encaminhar cópia em meio digital ao Arquivo Municipal. A transferência de suporte será feita do digital para o microfilme

5.1.01

FUNÇÃO: PLANEJAMENTO URBANO E MEIO AMBIENTE

5.1.01.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.01.00.07

Registros fotográficos aéreos/aerofoto

Fotografias

Até a atualização

 

 

Os originais serão conservados pela Secretaria responsável

 

Não

Totalidade

Encaminhar cópia em meio digital ao Arquivo Municipal. A transferência de suporte será feita do digital para o microfilme

5.1.01.00.08

Registros de imagens por satélite

Imagens

Até a atualização

 

 

Os originais serão conservados pela Secretaria responsável

 

Não

Totalidade

Encaminhar cópia em meio digital ao Arquivo Municipal. A transferência de suporte será feita do digital para o microfilme

5.1.01.00.09

Mapas temáticos: relevo, hipsometria, hidrografia, áreas inundáveis, vegetação, pedologia, estrutura fundiária, declividade, antropisação,
evolução urbana, tombamentos e envoltórias, entre outros

Mapas

Até a atualização

 

 

Os originais serão conservados pela Secretaria responsável

 

Não

Totalidade

As cópias serão encaminhadas ao Arquivo Municipal

5.1.01.00.10

Cartas geodésicas e plantas

Mapas

Até a atualização

 

 

Os originais serão conservados pela Secretaria responsável

 

Não

Totalidade

As cópias serão encaminhadas ao Arquivo Municipal

 

5.1.01

FUNÇÃO: PLANEJAMENTO URBANO E MEIO AMBIENTE

5.1.01.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.01.00.11

Estudos regionais relativos à gestão territorial e ambiental (municipais, intermunicipais e interestaduais)

Planos

Até a atualização

 

 

5 anos após a vigência

 

Não

Totalidade

As cópias serão encaminhadas ao Arquivo Municipal

5.1.01.00.12

Estatutos/regimento interno de conselhos e comitês de gestão territorial e ambiental: zoneamento, desenvolvimento urbano, patrimônio histórico, turismo, recursos hídricos, patrimônio, meio ambiente

Decreto

Até a promulgação de novo Decreto

 

 

Cópia

 

Não

Totalidade

Os Estatutos/ Regimentos Internos são oficializados por Decreto

5.1.01.00.13

Protocolo de intenções / convênios para o desenvolvimento regional integrado

Convênio /
Acordo

Até a modificação ou extinção do Convênio

 

 

1 ano após o prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

5.1.01.00.14

Atas de reuniões de conselhos e de comitês de gestão territorial e ambiental

Atas

Até a modificação da legislação apreciada pelo Conselho

 

 

2 anos após o prazo de vigência

 

Não

Totalidade

Os originais serão encaminhados para o Arquivo Municipal.

5.1.01.00.15

Relatórios de conselhos e comitês de gestão territorial e ambiental

Relatórios

Até a elaboração de novo relatório

 

 

1 ano após o prazo de
vigência

 

Não

Totalidade

 

5.1.01.00.16

Resoluções/pareceres de conselhos e comitês de gestão territorial e ambiental

Resoluções e Pareceres

Até modificação 

 

 

1 ano após o prazo de
vigência

 

Não

Totalidade

 

5.1.01

FUNÇÃO: PLANEJAMENTO URBANO E MEIO AMBIENTE

5.1.01.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.01.00.17

Estudos de viabilidade para edificação particular (multifamiliar, comercial e industrial de grande porte)

Estudos

Até  atualização

 

 

 

 

Não

Totalidade

 

5.1.01.00.18

Diretrizes urbanísticas de uso e ocupação do solo

Diretrizes

Até alteração da legislação

 

 

 

 

Não

Totalidade

 

5.1.01.00.19

Diretrizes macro-viárias

Estudos

Até modificação 

 

 

 

 

Não

Totalidade

 

5.1.01.00.20

Diretrizes/restrições ambientais (parecer técnico e planta de diretrizes)

Estudos

Até alteração da legislação

 

 

 

 

Não

Totalidade

 

5.1.01.00.21

Alvará de instalação / conservação./ auto de vistoria de sistemas transmissores (torres e equipamentos de transmissão) / pára-raios e estação
de rádio-base

Alvará

2 anos ou
cancelamento

 

 

 

 

Não

Totalidade

 

5.1.01.00.22

Programas/projetos/atividades de promoção e difusão do municipio visando atração de capitais

Programas /
Projetos

Até implantação do Programa / Projeto

 

 

2 anos após o prazo
de vigência

 

Não

Totalidade

 

5.1.01.00.23

Projetos de oleodutos e gasodutos

Projetos

Até modificação do projeto/ término da obra

 

 

Durante a vigência

Durante o prazo
de precaução

Não

Totalidade

*Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado

 

5.1.02

FUNÇÃO: GESTÃO DO MEIO AMBIENTE

5.1.02.01

SUBFUNÇÃO: PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO AMBIENTAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.02.01.01

Estudos de impacto ambiental e relatórios de impacto ambiental (EIA/RIMA)

Relatório

Até a implantação do empreendimento

 

 

10 anos após o prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

5.1.02.01.02

Relatório ambiental preliminar - RAP

Relatório

Até a implantação do empreendimento

 

 

10 anos após o prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

5.1.02.01.03

Licenças/autorizações de funcionamento de indústrias e atividades modificadoras do meio ambiente (pode integrar o processo de inscrição municipal para indústrias)

Processo

Até o encerramento da atividade

 

 

Até a emissão da licença

 

Não

Totalidade

 

5.1.02.01.04

Planos de recuperação de áreas degradadas - PRADS

Plano / programa

Até atualização recuperação

 

 

Até a recuperação da área 

 

Não

Totalidade

 

5.1.02.01.05

Contratos de serviços técnicos especializados

Contrato

Definido no contrato

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.02.01.06

Declarações relativas ao meio ambiente

Declaração

Até alteração da legislação

 

 

1 ano após vigência

 

Sim

Amostragem

 

5.1.02

FUNÇÃO: GESTÃO DO MEIO AMBIENTE

5.1.02.02

SUBFUNÇÃO: FISCALIZAÇÃO/CONTROLE AMBIENTAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.02.02.01

Vistorias/ relatórios de fiscalização; relatórios de níveis de ruído; relatórios de níveis de poluição; relatórios de níveis de extração de areia; relatórios de áreas verdes; relatórios de recursos hídricos; relatórios de resíduos sólidos (lixo domiciliar, entulho), relatórios de qualidade da água, do solo, do ar e vegetação.

Relatório

Até a elaboração de novo relatório

 

 

Mantém cópia após
o prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

5.1.02.02.02

Notificações

Formulário

 

 

 

1 ano após prazo de
vigência

 

Sim

Amostragem

 

5.1.02.02.03

Autos de Infração

Formulário

 

 

 

1 ano após prazo de
vigência

 

Sim

Amostragem

 

5.1.02.02.04

Multas

Processo

Até a regularização da infração

5 anos além
do exercício

1 ano após
a data da
prescrição

Durante o prazo de
vigência

Durante o prazo
de precaução

Sim

Amostragem

 

5.1.02.02.05

Expedientes relativos a solicitações/ reclamações/ denúncias feitos à Secretaria de Recursos Naturais e Meio Ambiente

Expediente

Até atendimento

 

5 anos além
do exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.02

FUNÇÃO: GESTÃO DO MEIO AMBIENTE

5.1.02.03

SUBFUNÇÃO: EDUCAÇÃO AMBIENTAL/DIFUSÃO E INFORMAÇÃO AMBIENTAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.02.03.01

Cartilhas, cartazes, folders e outros documentos de divulgação

Impressos

Até a elaboração de novos documentos

 

 

Guarda permanente de 5 exemplares

 

Não (distribuição)

Totalidade

Encaminhar 3 exemplares ao Arquivo Municipal

5.1.02.03.02

Cursos e material didático

Impressos

Até a elaboração de novo material/ curso

 

 

Guarda permanente de 5 exemplares

 

Não (distribuição)

Amostragem

Encaminhar 3 exemplares ao Arquivo Municipal

5.1.03

FUNÇÃO: URBANIZAÇÃO

5.1.03.01

SUBFUNÇÃO: DESENVOLVIMENTO URBANO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.03.01.01

Projetos de abertura de logradouros públicos (ruas e avenidas; projeto geométrico; perfil; alinhamento e nivelamento; praças e jardins)

Projetos

Até a modificação ou atualização do projeto

 

 

Guarda
permanente cópias**

 

Não

Totalidade

Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado.** Os originais serão encaminhados para o Arquivo Municipal

5.1.03.01.02

Projetos de obras de arte (anéis viários, rotatórias, pontes e pontilhões, viadutos, passarelas)

Projetos

Até a modificação ou atualização do projeto

 

 

Guarda
permanente cópias**

 

Não

Totalidade

Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado.** Os originais serão encaminhados para o Arquivo Municipal

5.1.03.01.03

Projetos de intervenção urbanística (urbanização, revitalização, requalificação)

Projetos

Até a modificação ou atualização do projeto

 

 

Os originais serão conservados pela Secretaria responsável

 

Não

Totalidade

Encaminhar ao Arquivo Municipal cópia em papel e em meio digital

5.1.03.01.04

Processos relativos à intervenção urbanística (urbanização, revitalização, requalificação)

Processos

Até o *TRDO

5 anos após
vigência***

1 ano após
vigência

Até o TRDO*

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 Termo de Recebimento Definitivo da Obra – TRDO
*** Código Civil – 2002, art.618

5.1.03.01.05

Processos relativos à adoção/ manutenção de praças públicas

Processos

Definido no contrato de adoção

 

1 ano após
vigência

 

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.1.03

FUNÇÃO: URBANIZAÇÃO

5.1.03.01

SUBFUNÇÃO: DESENVOLVIMENTO URBANO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.03.01.06

Processos relativos à desapropriação

Processo

5 anos após a publicação do Decreto que autoriza a desapropriação e até a liquidação do débito

 

2 anos após
vigência

Durante a vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Decreto – Lei nº 3365/41

5.1.03.01.07

Plantas de localização de áreas

Planta

Até a modificação da ocupação da área

 

 

Durante a vigência

 

Não

Totalidade

 

5.1.03.01.08

Processos relativos à manutenção de obras de arte (anéis viários, rotatórias, pontes e pontilhões, viadutos, passarelas)

Processo

Até nova
obra

 

 

 

 

Não

Totalidade

 

5.1.03

FUNÇÃO: URBANIZAÇÃO

5.1.03.02

SUBFUNÇÃO: COMUNICAÇÃO VISUAL/ PUBLICIDADE

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.03.02.01

Projetos relativos à comunicação visual/ publicidade

Projeto

té elaboração de novo projeto

 

 

Até o término do Evento / Campanha

 

Sim

Amostragem

Encaminhar 03 exemplares para o Arquivo Municipal

5.1.03.02.02

Processos relativos à comunicação visual/ publicidade (licença para publicidade)

Processo

Até o cancelamento da licença

 

 

Até a expedição da licença

1 ano após vigência

Sim

Amostragem

 

5.1.04

FUNÇÃO: PARCELAMENTO DO SOLO

5.1.04.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.04.00.01

Minutas de projetos de lei, decretos e leis complementares relativas ao parcelamento do solo (arruamentos e loteamentos, desmembramento de gleba e sub-divisão de lotes)

Minutas de
Projetos

Até promulgação

 

1 mês após o prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.04.00.02

Processos relativos à aprovação de arruamentos e loteamentos (diretrizes/revalidação; análise prévia; hipoteca; substituição de projeto; infraestrutura; modificação; conclusão de obra e aceite final; desmembramento de gleba; sub-divisão de lote; anexação; alteração cadastral; denominação)

Processos

Até modificação do projeto

 

 

Durante a vigência

5 anos

Não

Totalidade

Deverão ser também digitalizados ou transferidos para outros suportes mais atualizados

5.1.04.00.02.01

Processos de diretrizes para arruamentos e loteamentos

Processos

1 ano

 

 

Durante a vigência

5 anos

Não

Totalidade

Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado

5.1.04.00.02.02

Processos relativos à análise prévia de arruamentos e loteamentos

Processos

180 dias

 

 

Durante a vigência

 

Não

Totalidade

 

5.1.04

FUNÇÃO: PARCELAMENTO DO SOLO

5.1.04.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.04.00.02.03

Processos relativos à aprovação final do projeto

Processos

180 dias para o registro no cartório de imóveis

 

 

Durante a vigência

5 anos

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.02.04

Processos relativos à caução/liberação de caução (hipoteca)

Processos

Até a liberação definitiva das obras de infra-estrutura

 

 

Durante a vigência

5 anos

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.02.05

Processos relativos à substituição de análise prévia de arruamento e loteamento

Processos

Até nova liberação

 

 

Durante a vigência

5 anos

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.02.06

Processos relativos à substituição de aprovação final do projeto de arruamento e loteamento sem registro em cartório

Processos

Até a conclusão do loteamento

 

 

Durante a vigência

5 anos

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.02.07

Processos relativos à modificação com registro em cartório

Processos

Até a modificação e ciência

 

 

Durante a vigência

5 anos

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.02.08

Processos relativos a pedidos de infra-estrutura de arruamentos/loteamentos alteração de cronograma

Processos

Até a conclusão do loteamento

 

 

Durante a vigência

5 anos

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.02.09

Processos relativos a cancelamento de arruamentos/loteamentos

Processos

Até a modificação e ciência

 

 

Durante a vigência

5 anos

Não

Totalidade

 

5.1.04

FUNÇÃO: PARCELAMENTO DO SOLO

5.1.04.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.04.00.02.10

Processos relativos à autenticação/anotação de loteamentos/arruamentos

Processos

Até a alteração do projeto de loteamento

 

 

Durante a vigência

5 anos

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.02.11

Plantas de arruamentos e loteamentos/quadras

Plantas

Até atualização

 

 

Guarda
permanente

5 anos

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.02.12

Relatórios de acompanhamento de implantação de arruamentos e loteamentos

Relatório

Até a elaboração de novo relatório

 

 

1 ano

 

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.03

Mapa de acompanhamentos das fases de loteamentos

Mapa

Até a elaboração de novo relatório

 

 

1 ano após vigência

 

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.04

Processos relativos a loteamentos irregulares

Processos

Até a regularização do loteamento

 

 

Durante a vigência da regularização

 

Não

Totalidade

A unidade encaminhará os relatórios ao Arquivo Municipal

5.1.04.00.04.01

Processos relativos à regularização de loteamentos/autos de regularização

Processos

Até a regularização do loteamento

 

 

Durante a vigência da regularização

2 anos

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.04.02

Relatório de loteamentos irregulares

Relatório

Até a regularização do loteamento

 

 

Guarda permanente da cópia dos relatórios

2 anos

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.04.03

Rascunhos de plantas topográficas relativas a loteamentos em regularização

Planta

Até a regularização do loteamento

 

 

Durante a vigência da regularização

 

Não

Totalidade

 

5.1.04

FUNÇÃO: PARCELAMENTO DO SOLO

5.1.04.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.04.00.04.04

Certificados de aprovação para fins de regularização

Certificado

Até a regularização do loteamento

 

 

Durante a vigência da regularização

 

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.05

Processos relativos a loteamentos clandestinos

Processos

Até a regularização

 

 

Durante a vigência da regularização

 

Não

Totalidade

Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado. Guarda permanente do original no Arquivo Municipal

5.1.04.00.05.01

Relatórios de constatação de clandestinidade de parcelamento do solo

Relatório de vistoria (Podendo conter dados sócio-econômicos e registros fotográficos)

Até elaboração de novo relatório

 

 

Guarda permanente da cópia dos relatórios

 

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.05.02

Mapeamento dos loteamentos clandestinos

Mapa

Até elaboração de novo mapa cadastral

 

 

Guarda permanente da cópia dos relatórios

 

Não

Totalidade

Guarda permanente do original no Arquivo Municipal

5.1.04.00.05.03

Cadastro social de ocupações irregulares/clandestinas

Fichas cadastrais

Até atualização

 

 

Guarda na secretaria

 

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.05.04

Denúncias de ocupações clandestinas ao Ministério Público

Denúncias

Até solução final

 

 

Guarda na secretaria

 

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.06

Processos relativos a desmembramento de glebas

Processo

180 dias para registro em cartório

 

 

Durante a vigência

2 anos

Não

Totalidade

 

5.1.04

FUNÇÃO: PARCELAMENTO DO SOLO

5.1.04.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.04.00.06.01

Processos relativos à diretrizes de desmembramento de glebas (exigência cartorial)

Processo

180 dias para registro em cartório

 

 

Durante a vigência

2 anos

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.06.02

Processos de aprovação de desmembramento/ certidão/ atualização cadastral de glebas

Processo

180 dias para registro em cartório

 

 

Durante a vigência

2 anos

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.06.03

Processos de aprovação de anexação/ subdivisão/ modificação/ atualização cadastral de lotes/ certidão

Processo

180 dias para registro

 

 

Durante a vigência

2 anos

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.07

Cadastro geral de logradouros públicos

Fichas cadastrais

Até atualização

 

 

Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.07.01

Cadastro de logradouros públicos (podendo conter o histórico do logradouro)

Fichas cadastrais

Até atualização

 

 

Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.07.02

Processos de oficialização/ denominação de logradouros públicos

Processo

Até atualização

 

 

Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.07.03

Processos de emplacamento de logradouros públicos

Processo

Até atualização

 

 

Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.07.04

Plantas de loteamento com indicação de logradouros públicos e numeração

Ficha Cadastral

Até atualização

 

 

Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

 

5.1.04

FUNÇÃO: PARCELAMENTO DO SOLO

5.1.04.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.04.00.07.05

Registro de alterações de numeração de edificações

Ficha Cadastral

Até atualização

 

 

Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.07.06

Cadastro de engenheiros e arquitetos e respectivas obras

Ficha Cadastral

Até atualização

 

 

Até suporte digital

 

Não

Totalidade

 

5.1.04.00.08

Rol de loteamentos representativos da evolução urbana

Rol

Até atualização

 

 

Guarda
permanente da
cópia

 

Não

Totalidade

*Guarda permanente do original no Arquivo Municipal

5.1.04.00.09

Estudos para implantação de conjuntos habitacionais e industriais

Planos

Até atualização

 

 

5 anos após a vigência

 

Não

Totalidade

 

5.1.05

FUNÇÃO: ZONEAMENTO/USO E OCUPAÇÃO DO SOLO

5.1.05.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.05.00.01

Minutas de projetos de lei e atos normativos relativos ao zoneamento

Minutas

Até a promulgação da Lei

 

1 ano

Durante o prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.05.00.02

Processos relativos à certidão de zoneamento

Processo

180 dias

 

 

Até a emissão da certidão

 

Sim

Amostragem

 

5.1.05.00.02.01

Certidão de uso e ocupação do solo

Processo

180 dias

 

 

1 ano após vigência

 

Sim

Amostragem

 

5.1.05.00.02.02

Certidão de uso do solo

Processo

180 dias

 

 

1 ano após vigência

 

Sim

Amostragem

 

5.1.05.00.02.03

Certidão de zoneamento – CZ

Processo

180 dias

 

 

2 anos após emissão da certidão

 

Sim

Amostragem

 

5.1.05.00.02.04

Declaração de zoneamento para financiamento

Processo

180 dias

 

 

1 ano após vigência

 

Sim

Amostragem

 

5.1.05.00.03

Processos relativos à certidão de zona urbana/zona rural

Processo

180 dias

 

 

Até a emissão da certidão

2 anos

Sim

Amostragem

 

5.1.05.00.04

Mapas de zoneamento

Mapa

Até a promulgação de nova lei de zoneamento

 

 

 

 

Não

Totalidade

Manter os originais no Arquivo Municipal

5.1.05.00.05

Alvarás-licença para funcionamento de empresas, inclusive bancas de jornais

Processo

Ano do exercício

Ano do
exercício

 

Até a vigência e prescrição

 

Sim

Amostragem

 

5.1.05.00.06

Concessão para bancas de jornais e revistas

Processo

Até revogação/ modificação

 

Até a vigência

2 anos após prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.06

FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA

5.1.06.01

SUBFUNÇÃO: DRENAGEM – GALERIAS DE ÁGUAS PLUVIAIS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.06.01.01

Projetos de galerias de águas pluviais (plantas, memoriais descritivos, planilhas)

Projetos

Até modificação do projeto

 

 

Durante a vigência

 

Não

Totalidade

* Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado

5.1.06.01.02

Processos relativos à construção de galerias de águas pluviais

Processo

té o recebimento definitivo da obra TRDO

5 anos após o recebimento definitivo da obra***

1 ano após prescrição. Até a aprovação das contas pelo T.C.E

Até a assinatura de contrato e inicio das obras

Durante o prazo de precaução

Não

Totalidade

* Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado
*** Código Civil – 2002, art.618

5.1.06.01.03

Relatórios de acompanhamento de execução de obras de galerias pluviais (diários de obras podendo acompanhar fotografias)

Relatórios

Até elaboração de novo relatório

5 anos após o recebimento definitivo da obra***

1 ano após prescrição. Até a aprovação das contas pelo T.C.E

Durante o prazo de precaução

 

Não

Totalidade

* Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado
*** Código Civil – 2002, art.618

5.1.06.01.04

Cadastro de galerias de águas pluviais

Plantas cadastrais

Até a atualização

 

 

Guarda
permanente cópia

 

Não

Totalidade

Os originais serão encaminhados  para o Arquivo Municipal

5.1.06.01.05

Ordens de serviço de manutenção de sistemas de galerias pluviais (limpeza de bueiro, boca de lobo)

Memorando

Até a realização do serviço

 

1 mês após
vigência

Durante o prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.06

FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA

5.1.06.02

SUBFUNÇÃO: DRENAGEM – CANALIZAÇÃO DE RIOS E CÓRREGOS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.06.02.01

Projetos de canalização de rios e córregos (plantas, memoriais descritivos, planilhas)

Projeto

Até modificação

 

 

Durante a vigência

 

Não

Totalidade

* Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado

5.1.06.02.02

Processos relativos à canalização de rios e córregos

Processo

Até o recebimento definitivo da obra TRDO

5 anos após o recebimento definitivo da obra***

1 ano após prescrição. Até a aprovação das contas pelo T.C.E

Até a assinatura de contrato e inicio das obras

Durante o prazo de precaução

Não

Totalidade

* Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado   
*** Código Civil – 2002, art. 618          

5.1.06.02.03

Relatórios de acompanhamento de execução de obras de canalização de rios e córregos

Relatório

Até a elaboração de novo relatório

5 anos após o recebimento definitivo da obra***

1 ano após prescrição. Até a aprovação das contas pelo T.C.E

Durante o prazo de precaução

 

Não

Totalidade

Código Civil – 2002, art. 618

5.1.06.02.04

Cadastro de rios e córregos canalizados

Plantas cadastrais

Até atualização

 

 

Guarda
permanente cópia

 

Não

Totalidade

* Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado. Os originais serão encaminhados ao Arquivo Municipal

5.1.06.02.05

Processos relativos à manutenção de sistemas de drenagem de canalização de rios e córregos

Processo

Até o recebimento definitivo da obra TRDO

5 anos após o recebimento definitivo da obra***

1 ano após prescrição. Até a aprovação das contas pelo T.C.E

Até a assinatura de contrato e inicio das obras

Durante o prazo de precaução

Não

Totalidade

* Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado   
*** Código Civil – 2002, art. 618          

5.1.06

FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA

5.1.06.03

SUBFUNÇÃO: SANEAMENTO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.06.03.01

Projetos de sistema de abastecimento de águas (plantas, memoriais descritivos, planilhas) – originais e cópias

Projeto

Até modificação

 

 

Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

Os originais são conservados pela SABESP

5.1.06.03.02

Relatórios de acompanhamento de execução de obras de sistema de abastecimento de água (ordem de serviço, diário de obras, medições, notificações, ofícios e fotografias)

Relatório

Até atualização

 

 

Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

 

5.1.06.03.03

Projetos de sistemas de coleta e tratamento da rede de esgoto – originais e cópias

Projeto

Até atualização

 

2 anos após recebimento definitivo da obra
– TRDO

Prazo de precaução e liberação de caução

Prazo de precaução e liberação de caução

Não

Totalidade

Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado

5.1.06.03.04

Projetos de manutenção dos sistemas de abastecimento de água e esgoto – originais e cópias

Projeto

Até a próxima manutenção

 

 

Durante a vigência 

 

Sim

Amostragem

 

5.1.06

FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA

5.1.06.04

SUBFUNÇÃO: ILUMINAÇÃO PÚBLICA

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.06.04.01

Projetos de iluminação de logradouros públicos

Projeto

Até a modificação

 

 

Durante a vigência

 

Não

Totalidade

 Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado

5.1.06.04.01.01

Projetos de iluminação de vias públicas

Projeto

Até a modificação

 

 

Durante a vigência

 

Não

Totalidade

 Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado

5.1.06.04.01.02

Projetos de iluminação de praças e jardins

Projeto

Até a modificação

 

 

Durante a vigência

 

Não

Totalidade

 Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado

5.1.06.04.02

Projetos de remoção de postes de iluminação pública

Projeto

Até a remoção

 

 

2 anos após o prazo
de vigência

 

Sim

Amostragem

 

5.1.06.04.03

Projetos de remoção de torres de alta tensão

Projeto

Até a remoção

 

 

Durante a vigência

 

Sim

Amostragem

Este projeto é de responsabilidade da Concessionária do Serviço

5.1.06.04.04

Solicitações/processos relativos à iluminação pública (troca de postes, luminárias)

Ofício / processo

Até a execução

 

 

5 anos

 

Sim

Amostragem

 

5.1.06.04.05

Planilhas de acompanhamento de execução de obras de iluminação pública (anual)

Planilha

1 ano

 

 

2 anos 

 

Sim

Amostragem

 

5.1.06.04.06

Planilhas de acompanhamento de consumo mensal de iluminação pública (anual)

Planilha

Até a atualização (1 ano)

 

 

2 anos 

 

Sim

Amostragem

 

5.1.06.04.07

Planilhas de acompanhamento de consumo mensal de alta tensão (anual)

Planilha

Até a atualização (1 ano)

 

 

2 anos 

 

Sim

Amostragem

 

5.1.06

FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA

5.1.06.04

SUBFUNÇÃO: ILUMINAÇÃO PÚBLICA

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.06.04.08

Projetos de manutenção da rede de iluminação pública

Projeto

Até a execução

 

 

5 anos

 

Sim

Amostragem

 

5.1.06

FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA

5.1.06.05

SUBFUNÇÃO: PAVIMENTAÇÃO/COLOCAÇÃO DE GUIAS, SARJETAS E MEIO-FIO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.06.05.01

Projetos de pavimentação de ruas e avenidas

Projeto

Até a execução

 

 

5 anos após o prazo
de vigência

 

Não

Totalidade

Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado

5.1.06.05.02

Processos relativos à pavimentação

Processo

Até o termo de recebimento definitivo da obra  TRDO

5 anos após
vigência

 

Até o prazo de vigência

 

Não

Totalidade

*Até o termo de recebimento definitivo da obra.           
***Código Civil – 2002, art. 618

5.1.06.05.03

Cadastro de ruas e avenidas pavimentadas (anual)

Planta cadastral

Até a atualização ou modificação

 

 

1 ano após o prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

 

5.1.06.05.04

Processos relativos a serviços de manutenção de pavimentação (tapa-buraco, recapeamento, entre outros)

Processo

Até a execução

 

 

Até o prazo de vigência

2 anos

Sim

Amostragem

 

5.1.06.05.05

Processos relativos a laudos avaliatórios de pavimentação

Processo

Até o termo de recebimento definitivo da obra - TRDO

5 anos após prazo de vigência

 

Prazo de vigência

Prazo de prescrição

Sim

Amostragem

Código Civil – 2002, art. 618

5.1.06.05.06

Projetos relativos a serviço de colocação de guias, sarjetas, muretas, calçadas e meio-fio

Projetos

Até a execução

 

 

5 anos após prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

5.1.06.05.07

Projeto de manutenção de guias, sarjetas, muretas, calçadas e meio-fio

Projetos

Até a execução

 

 

5 anos após prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

5.1.06

FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA

5.1.06.05

SUBFUNÇÃO: PAVIMENTAÇÃO/COLOCAÇÃO DE GUIAS, SARJETAS E MEIO-FIO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.06.05.08

Relatórios de acompanhamento de obras

Relatório

Até o termo de recebimento definitivo da obra - TRDO

5 anos após
vigência

 

Prazo de prescrição

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Código Civil – 2002, art. 618

5.1.06

FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA

5.1.06.06

SUBFUNÇÃO: TERRAPLENAGEM

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.06.06.01

Projetos de terraplenagem

Projeto

Até substituição / modificação

 

6 anos

6 anos

 

Sim

Amostragem

Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado

5.1.06.06.02

Processos relativos à  terraplenagem

Processo / contratação terceiro

Até TRDO

5 anos após
vigência

1 ano

Até contratação

6 anos

Não

Totalidade

* Termo de recebimento definitivo da obra.                 
*** Código Civil – 2002, art. 618

5.1.06.06.03

Ordens de serviço (SSM) relativos à terraplenagem

Ordem de serviço (formulário padronizado)

Até substituição / modificação

 

6 anos

Durante a precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.06

FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA

5.1.06.07

SUBFUNÇÃO: MUROS DE ARRIMO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.06.07.01

Projetos relativos a muros de arrimo

Projeto

Até substituição / modificação

10 anos após vigência

1 ano

6 nos

5 anos

Não

Totalidade

* Digitalização ou procedimento tecnológico  
*** Código Civil – 2002, art. 205

5.1.06.07.02

Relatórios de acompanhamento de execução de obras de muros de arrimo

Relatório

Até o
TRDO**

10 anos após vigência

1 ano

6 nos

5 anos

Não

Totalidade

** Termo de recebimento definitivo da obra            
*** Código Civil – 2002, art. 205

5.1.06.07.03

Processos relativos a obras de construção de muros de arrimo

Processo contratação / terceiros

Até substituição / modificação

10 anos após vigência

1 ano

6 nos

5 anos

Não

Totalidade

Lei 8212/91 que trata do custeio da Previdência Social

5.1.06.07.04

Laudos avaliatórios sobre muros de arrimo

Laudo

Enquanto durar a obra

10 anos após vigência

1 ano

6 nos

5 anos

Não

Totalidade

*** Código Civil – 2002, art. 205

5.1.06

FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA

5.1.06.08

SUBFUNÇÃO: CONTROLE, EXECUÇÃO E MANUTENÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.06.08.01

Processos relativos à podas e cortes de árvores* (laudos técnicos)

Processos

Até a realização do serviço ou definido no documento de autorização

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.06.08.02

Processos relativos à limpeza pública (coleta de lixo domiciliar)

Processos licitatórios / serviços de terceiros

Até o termino do contrato

10 anos*
além do
exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de Vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

*Lei Federal n° 8212/91 – Custeio de Previdência Social

5.1.06.08.03

Ordens de serviço relativos à limpeza de jardinagem, roçagem e entre outros

Ordem de serviço (formulário padronizado)

Até a realização do serviço

 

1 mês

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.06.08.04

Ordens de serviços relativos a serviços gerais de próprios municipais (pequenos serviços e obras)

Ordem de
serviço

Até a realização do serviço

 

1 mês

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.06.08.05

Contratos relativos a serviços gerais (pequenos serviços e obras)

Contrato

Defino no contrato

10 anos*
além do
exercício

1 ano após
prazo de
prescrição

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

*Lei Federal n° 8212/91

5.1.06.08.06

Processos relativos à manutenção de equipamentos públicos (quadra, ginásio de esporte, coreto, etc)

Processo

Até a execução

 

5 anos após vigência

Prazo de Vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.1.06.08.07

Processos relativos a empréstimos de equipamentos e materiais

Processo

Até a devolução do material

 

5 anos após vigência

Prazo de Vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.1.06

FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS - INFRA-ESTRUTURA

5.1.06.08

SUBFUNÇÃO: CONTROLE, EXECUÇÃO E MANUTENÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.06.08.08

Processos relativos a pedidos de serviços topográficos, alinhamento e nivelamento de ruas

Processo

Até realização da obra

 

5 anos após vigência

Prazo de Vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.1.07

FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS – EDIFICAÇÕES PÚBLICAS

5.1.07.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.07.00.01

Projetos completos de edifícios públicos

Projeto

TRDO**

5 anos após
vigência

 

Prazo de prescrição

 

Não

Totalidade

* Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado. **TRDO – Termo de recebimento definitivo da obra.
***Código Civil – 2002, art. 618

5.1.07.00.01.01

Projetos completos de edifícios públicos - Projeto de arquitetura

Projeto

TRDO**

5 anos após
vigência

 

Prazo de prescrição

 

Não

Totalidade

* Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado. **TRDO – Termo de recebimento definitivo da obra.
***Código Civil – 2002, art. 618

5.1.07.00.01.02

Projetos completos de edifícios públicos - Projeto estrutural

Projeto

TRDO**

5 anos após
vigência

 

Prazo de prescrição

 

Não

Totalidade

* Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado. **TRDO – Termo de recebimento definitivo da obra.
***Código Civil – 2002, art. 618

5.1.07.00.01.03

Projetos completos de edifícios públicos - Projeto de hidráulica

Projeto

TRDO**

5 anos após
vigência

 

Prazo de prescrição

 

Não

Totalidade

* Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado. **TRDO – Termo de recebimento definitivo da obra.
***Código Civil – 2002, art. 618

5.1.07.00.01.04

Projetos completos de edifícios públicos - Projeto de elétrica

Projeto

TRDO**

5 anos após
vigência

 

Prazo de prescrição

 

Não

Totalidade

* Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado. **TRDO – Termo de recebimento definitivo da obra.
***Código Civil – 2002, art. 618

5.1.07.00.01.05

Projetos completos de edifícios públicos - Projetos especiais

Projeto

TRDO**

5 anos após
vigência

 

Prazo de prescrição

 

Não

Totalidade

* Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado. **TRDO – Termo de recebimento definitivo da obra.
***Código Civil – 2002, art. 618

5.1.07.00.02

Projetos - padrão de edifícios públicos (unidades da saúde, escolas, creches)

Projeto padrão

Até elaboração de novo projeto

5 anos após
TRDO*

5 anos após
prescrição

Prazo de prescrição

 

Sim

Amostragem

* Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado. **TRDO – Termo de recebimento definitivo da obra.
***Código Civil – 2002, art. 618

5.1.07

FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS – EDIFICAÇÕES PÚBLICAS

5.1.07.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.07.00.03

Processos relativos à edificação pública (escolas, museus, teatros, bibliotecas, centros comunitários, hospitais, terminais
rodoviários e urbanos, entre outros)

Processo

Até TRDO

5 anos após
TRDO*

 

Prazo de vigência

Prazo de prescrição

 

 

* Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado. **TRDO – Termo de recebimento definitivo da obra.
***Código Civil – 2002, art. 618

5.1.07.00.04

Contratos de serviços técnicos especializados

Contrato

Definido no contrato

10 anos após o exercício

1 ano após
prescrição

Prazo de prescrição

 

 

 

*Lei  federal nº 8212/91- artigo 32

5.1.07

FUNÇÃO: CONTROLE, ACOMPANHAMENTO E EXECUÇÃO DE OBRAS PÚBLICAS – EDIFICAÇÕES PÚBLICAS

5.1.07.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.07.00.05

Relatórios de acompanhamento da execução de obras públicas*

Relatório

Até TRDO

5 anos após
o TRDO

 

Prazo de prescrição

 

Sim

Amostragem

*Arquivar no dossiê da obra.
**TRDO – Termo de recebimento definitivo da obra
 ***Código Civil – 2002, art. 618

5.1.07.00.06

Processos relativos à reforma de edifícios públicos

Processo

Até TRDO

5 anos após
o TRDO

1 ano após prazo de prescrição

Prazo de vigência

Prazo de prescrição

Sim

Amostragem

* Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado.
 **TRDO – Termo de recebimento definitivo da obra.
***Código Civil – 2002, art. 618

5.1.07.00.07

Dossiê de obras

Dossiê

Depende da obra

 

10 anos

Prazo de prescrição

 

Sim

Amostragem

* Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado.
**Os documentos integrantes do Dossiê serão relacionados pelos engenheiros

5.1.07.00.08

Processos relativos ao enquadramento do imóvel como elemento de preservação do patrimônio histórico (pesquisa, justificativa, minuta de lei)

Processo

Até a alteração da Lei

 

Prazo de vigência

Não

Não

Não

Totalidade

* Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado

5.1.08

FUNÇÃO: NORMALIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS APROVAÇÃO, FISCALIZAÇÃO E CADASTRO DE EDIFICAÇÕES PARTICULARES

5.1.08.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.08.00.01

Processos relativos à aprovação de projetos de edificações particulares:

Processo

3 anos para iniciar construção, substituição do projeto ou habite-se

 

 

1 ano

Durante vigência

Não

Totalidade

*Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado

5.1.08.00.01.01

Alvará de demolição

Processo

2 anos para
iniciar

 

 

Durante vigência

 

Não

Totalidade

*Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado

5.1.08.00.01.02

Alvará de ampliação

Processo

Até substituição

 

 

1 ano

Durante vigência

Não

Totalidade

*Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado

5.1.08.00.01.03

Alvará de reforma

Processo

2 anos para
iniciar

 

 

1 ano

Prazo de vigência

Não

Totalidade

*Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado

5.1.08.00.01.04

Transferência/retirada de responsabilidade técnica

Processo

Até liberação do habite-se

 

 

1 ano

Prazo de vigência

Não

Totalidade

*Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado

5.1.08.00.01.05

Projeto de isolamento acústico

Processo

Até modificação

 

 

Até a aprovação

2 anos

Não

Totalidade

 

5.1.08.00.01.06

Substituição de projeto

Processo

3 anos para iniciar, substituição ou habite-se

 

 

1 ano

Durante vigência

Não

Totalidade

 

5.1.08.00.01.07

Certidão de cancelamento de projeto de construção

Processo

Até a emissão de certidão

 

 

 

 

Sim

Amostragem

 

5.1.08.00.01.08

Alvará de execução

Processo

2 anos para iniciar, até substituição ou habite-se

 

 

1 ano

Durante vigência

Não

Totalidade

 

5.1.08

FUNÇÃO: NORMALIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS APROVAÇÃO, FISCALIZAÇÃO E CADASTRO DE EDIFICAÇÕES PARTICULARES

5.1.08.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.08.00.01.09

Revalidação de alvará de execução

Processo

2 anos para iniciar, até substituição ou habite-se

 

 

1 ano

Durante vigência

Não

Totalidade

 

5.1.08.00.01.10

Certificado de conclusão de obra (C.C.O)

Processo

Até a alteração da obra

 

 

1 ano

Durante vigência

Não

Totalidade

 

5.1.08.00.01.11

Alvará de instalação

Processo

Renovado
anualmente

 

 

Durante vigência

 

Não

Totalidade

 

5.1.08.00.01.12

Autenticação de planta

Processo

Até autenticação

 

 

Durante vigência

 

Sim

Amostragem

 

5.1.08.00.01.13

Atualização de nome/endereço de proprietário-certidão

Processo

Até atualização

 

 

1 ano

Prazo de vigência

Sim

Amostragem

 

5.1.08.00.01.14

Planta popular

Processo

6 meses para iniciar a construção

 

5 anos

Durante vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

exceto o projeto de implantação

5.1.08.00.01.15

Regularização de construção

Processo

Até substituição ou habite-se

 

 

1 ano

Durante vigência

Não

Totalidade

 

5.1.08.00.01.16

Cancelamento de projeto aprovado

Processo

Até o efetivo cancelamento do projeto

 

2 anos após
prazo de
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.08.00.01.17

Fichas de controle de obras particulares e públicas

Fichas

Até atualização

 

 

20 anos após vi-
gência

 

Não

Totalidade

 

5.1.08.00.01.18

Alvará para conjuntos habitacionais

Processo

2 anos para iniciar, até substituição ou habite-se

 

 

1 ano

Durante vigência

Não

Totalidade

 

5.1.08

FUNÇÃO: NORMALIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS APROVAÇÃO, FISCALIZAÇÃO E CADASTRO DE EDIFICAÇÕES PARTICULARES

5.1.08.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.08.00.02

Certidões relativas a edificações particulares

Processo

Até a expedição da certidão

 

1 mês

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.08.00.02.01

Processos relativos à certidão de numeração oficial de prédio

Processo

Até a expedição da certidão

 

1 mês

Até entrega ao munícipio e precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.08.00.02.02

Processos relativos à diretrizes/consulta para construção

Processo

Até a expedição da certidão

 

1 mês

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.08.00.02.03

Processos relativos à certidão de demolição

Processo

Até a expedição da certidão

 

1 mês

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.08.00.02.04

Processos relativos à certidão de notificação de auto de infração e multa de obra

Processo

Até a expedição da certidão

 

1 mês

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.08.00.02.05

Processos relativos à certidão de projeto aprovado

Processo

Até a expedição da certidão

 

1 mês

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.08.00.02.06

Processos relativos à certidão de medidas de confrontações

Processo

Até a expedição da certidão

 

1 mês

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.08.00.02.07

Processos relativos à certidão de habitabilidade

 

 

 

 

 

 

 

 

*Em desuso

5.1.08.00.02.08

Processos relativos à certidão de habite-se

Processo

Até a expedição da certidão

 

1 mês

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.08.00.02.09

Processos relativos à certidão de vistoria

Processo

Até a expedição da certidão

 

1 mês

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.08.00.02.10

Processos relativos à certidão de cone a proteção de vôos aeronáuticos

Processo

Até a expedição da certidão

 

1 mês

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.08

FUNÇÃO: NORMALIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS APROVAÇÃO, FISCALIZAÇÃO E CADASTRO DE EDIFICAÇÕES PARTICULARES

5.1.08.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.08.00.02.11

Processos relativos à certidão de padrão econômico (para fins de INSS)

Processo

Até a expedição da certidão

 

1 mês

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.08.00.02.12

Processos relativos à certidão de desapropriação

Processo

Até a expedição da certidão

 

1 mês

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.08.00.03

Autos de infração e multas para edificações particulares

Formulário padronizado

Até a regularização e cancelamento da multa

 

 

 

 

Sim

Amostragem

 

5.1.08.00.03.01

Processos relativos a recursos de notificação preliminar

Processo

Até a regularização e cancelamento da notificação

 

Prazo concedido ao munícipe

Prazo de  precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.08.00.03.02

Processos relativos a auto de infração e multas de obras (lançamento/recurso)

Processo

10 Dias

5 anos além
do exercício

2 anos após
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de  precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional Art. 173

5.1.08.00.03.03

Prorrogação de prazo de notificação preliminar e/ou autos de infração e multa de obras

Formulário

Prazo concedido ao munícipe

5 anos além
do exercício

2 anos após prescrição

Prazo de vigência

Prazo de  precaução

Sim

Amostragem

Código Tributário Nacional Art. 173

5.1.08.00.04

Contratos de mutuários de conjuntos habitacionais com órgãos públicos e empresas municipais

Contrato

Definido no contrato

5 anos além da vigência

2 anos após prescrição

Prazo de vigência

Prazo de  precaução

Sim

Amostragem

* Código Civil - 2002, art.206 § 5º

5.1.08

FUNÇÃO: NORMALIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS APROVAÇÃO, FISCALIZAÇÃO E CADASTRO DE EDIFICAÇÕES PARTICULARES

5.1.08.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.08.00.05

Contratos de empresas/órgãos públicos com empreiteiros e sub-empreiteiros relativos à construção de conjuntos habitacionais

Contrato

Definido no contrato

5 anos além da vigência

2 anos após prescrição

Prazo de vigência

Prazo de  precaução

Sim

Amostragem

Código Civil - 2002 ,art.618

5.1.08.00.06

Alvarás de instalação e conservação de elevadores, monta-cargas, esteiras, pontes, escadas rolantes e correlatos

Processo

Definido no contrato com a empresa

Definido no código de obras

2 anos após prazo de prescrição

 

 

Não

Totalidade

Integra o projeto da obra

5.1.08.00.07

Alvarás de muros de arrimo

Alvará

2 anos para início/ conclusão da obra

Definido no código de obras

 

 

 

Não

Totalidade

Integra o projeto da obra

5.1.08.00.08

Processos relativos à aprovação de projetos de heliponto ou heliporto

Processo

Até o recebimento definitivo da obra

5 anos após o recebimento definitivo da obra

1 ano após prescrição.
Até a aprovação das contas pelo T.C.E

Durante a vigência

Durante o prazo de precaução

Não

Totalidade

* Microfilme ou procedimento tecnológico atualizado
** Código Civil – 2002, art.618

5.1.09

FUNÇÃO: TRANSPORTE PÚBLICO / SERVIÇOS DE TRÂNSITO / SISTEMA VIÁRIO

5.1.09.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.09.00.01

Minutas de projetos de lei e atos normativos relativos a transporte, trânsito e sistema viário

Minutas

Até a promulgação/sansão ou veto

 

1 ano após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.1.09.00.02

Processos relativos a contratos de transporte coletivo

Processos

Definido no contrato

10 anos
além da
vigência

1 ano após
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Lei Federal n° 8212/91 – Custeio de Previdência Social

5.1.09.00.03

Processos relativos a controle de custo de passagens

Processos

Atualização de preço

 

10 anos
além do
exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.09.00.04

Processos de  localização de pontos de ônibus

Processos

Até atendimento

 

5 anos além
do exercício

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Projetos /mapas /pesquisa dentro do processo

5.1.09.00.05

Processos relativos à criação /alteração de linhas /horários /itinerários de ônibus

Processos

Até atendimento

 

5 anos além
do exercício

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Projetos /mapas /pesquisa dentro do processo

5.1.09.00.06

Processos relativos à localização de ponto de táxi

Processos

Até atendimento

 

5 anos além
do exercício

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Projetos /mapas /pesquisa dentro do processo

5.1.09.00.07

Processos relativos à emissão /renovação de alvarás (transporte alternativo, escolar, fretado, táxi)

Processos

1 ano

 

5 anos além
do exercício

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.1.09.00.08

Expedientes relativos a solicitações/reclamações feitos no departamento de transportes públicos

Expediente

Até atendimento

 

5 anos além
do exercício

1 ano

Durante o prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.1.09

FUNÇÃO: TRANSPORTE PÚBLICO / SERVIÇOS DE TRÂNSITO / SISTEMA VIÁRIO

5.1.09.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.09.00.09

Processos relativos a multas (transporte clandestino, alternativo, escolar, fretado, táxi) e não renovação de alvarás

Processos

Até despacho decisório

5 anos após o ano do exercício

 

Prazo de vigência

Durante precaução

Sim

Amostragem

AIM dentro do processo. Código Tributário Nacional (CTN) – art.173

5.1.09.00.10

Processos relativos à liberação de veículos apreendidos (transporte clandestino)

Processos

Até finalização

 

5 anos além
do exercício

Prazo de vigência

Durante precaução

Sim

Amostragem

 

5.1.09.00.11

Cadastro / prontuário de autorizados (escolar / fretado) e permissionários (alternativo e táxi), inclusive auxiliares

Dossiê

Até atualização

 

1 ano após
vigência

 

 

Não

Totalidade

O Dossiê permanecerá na Supervisão de Fiscalização de Transportes até a baixa da IM, após será enviado ao Arquivo Municipal

5.1.09.00.12

Relatórios diários de agentes fiscais de transporte

Relatórios

Até elaboração de novo relatório

 

1 ano

Prazo de vigência e
precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.09.00.13

Pesquisas realizadas pelos agentes fiscais de transporte

Formulário específico

Até atualização

 

5 anos

Prazo de vigência e
precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.09.00.14

Relatórios/dados estatísticos relativos ao transporte em geral

Relatórios
planilhas

Até atualização

 

5 anos

Prazo de vigência e
precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.09.00.15

Processos relativos à permuta  de ponto de táxi

Processo

Até atendimento

 

1 ano após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.1.09.00.16

Processos relativos à transferência de ponto – motorista permissionário de táxi

Processo

Até atendimento

 

1 ano após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.1.09

FUNÇÃO: TRANSPORTE PÚBLICO / SERVIÇOS DE TRÂNSITO / SISTEMA VIÁRIO

5.1.09.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.09.00.17

Processos relativos a contrato de motorista auxiliar

Processo

Definido no contrato

 

1 ano após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.1.09.00.18

Processos relativos a distrato de motorista auxiliar

Processo

Definido no contrato

 

1 ano após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.1.09.00.19

Processos relativos à substituição de veículos

Processo

Até decisão final

 

1 ano após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.1.09.00.20

Processos relativos a edital de chamamento (táxi/feira)

Processo

30 dias após publicação no jornal – Boletim do Município

 

1 ano após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.1.09.00.21

Certidão/declaração de atividade exercida - processo

Certidão / processo

Até expedição da certidão/ Declaração

 

30 dias após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Microfilmar e digitalizar

5.1.09.00.22

Processos relativos à cassação de licença (motorista)

Processo

Até publicação  do decreto de cassação

 

1 ano após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.1.09.00.23

Processos relativos à renovação de motorista auxiliar

Processo

Até emissão da autorização

 

1 ano após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.1.09.00.24

Processos relativos à vaga táxi/alvará de estacionamento

Processo

Até decisão final

 

1 ano após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.1.09.00.25

Processos relativos a afastamento de ponto de táxi

Processo

Até atendimento

 

1 ano após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.1.09

FUNÇÃO: TRANSPORTE PÚBLICO / SERVIÇOS DE TRÂNSITO / SISTEMA VIÁRIO

5.1.09.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.09.00.26

Projetos de localização de sinalização (horizontal, vertical e semafórico)

Projeto

Até substituição

 

 

Até microfilmagem ou digitalização

 

Não

Totalidade

Microfilmar e
digitalizar

5.1.09.00.27

Processos relativos à autorização para execução de obras em vias públicas (drenagem, telefonia, gás, água e esgoto)

Processo

Até execução da obra

 

 

Até microfilmagem ou digitalização

 

Sim

Totalidade

 

5.1.09.00.28

Auto de infração de trânsito - AIT - Notificação e multa (acompanhadas de aviso de recebimento - AR)

Guia

Até expedição da notificação

5 anos além
do exercício

1 ano após
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Totalidade

 

5.1.09.00.29

Processos relativos a recursos de multas de trânsito

Processo

Até decisão final

5 anos além
do exercício

1 ano após
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Totalidade

CTN art.173

5.1.09.00.30

Relatório de estatísticas de acidentes

Relatório
estatístico

Até elaboração de novo relatório

 

 

Prazo de vigência

 

Não

Totalidade

 

5.1.09.00.31

Dossiê do projeto educação no trânsito/difusão e informação

Dossiê/cartilhas/folhetos/livros/apostilas/certificados

Até elaboração de novo projeto

 

1 ano após
vigência

Prazo de vigência

 

Sim

Totalidade

Distribuição à comunidade. Enviar 03 exemplares ao Arquivo Municipal

5.1.09.00.32

Solicitação de interdição temporária de via pública

Memorando

Até término do evento

 

1 ano após
vigência

Prazo de vigência

 

Sim

Totalidade

 

5.1.09.00.33

Processos relativos a rebaixamento de guia

Processo

Até a realização e entrega do serviço

 

1 ano após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Totalidade

 

5.1.09

FUNÇÃO: TRANSPORTE PÚBLICO / SERVIÇOS DE TRÂNSITO / SISTEMA VIÁRIO

5.1.09.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.09.00.34

Certidão de sinalização - processo

Processo

Até expedição de certidão

 

30 dias após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Totalidade

 

5.1.09.00.35

Planilha de contagem de veículos para projetos viários

Planilha

Até a elaboração do relatório

 

1 mês

Prazo de precaução

 

Sim

Totalidade

 

5.1.09.00.36

Relatório final de contagem de veículos

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

5.1.09.00.37

Processos relativos à comunicação de infrator/trânsito

Processo

Até regularização da atualização do prontuário

 

1 ano após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Totalidade

 

5.1.09.00.38

Processos relativos à solicitação de cópia de foto do AIT (auto de infração de trânsito) e do AR (aviso de recebimento da notificação de trânsito) para efeitos de recurso

Processo

Até decisão final

 

1 ano após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Totalidade

 

5.1.09.00.39

Processos relativos à baixa de multas de trânsito

Processo

Até anotação no prontuário

 

5 anos após
o ano do
exercício

Prazo de vigência

Prazo de prescrição

Sim

Totalidade

 

5.1.09.00.40

Certidão de indicação de infrator/trânsito - processo

Processo

Até expedição da certidão

 

30 dias após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Totalidade

 

5.1.09

FUNÇÃO: TRANSPORTE PÚBLICO / SERVIÇOS DE TRÂNSITO / SISTEMA VIÁRIO

5.1.09.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.09.00.41

Processos relativos à solicitação/ renovação de carteirinhas para portadores de necessidades especiais

Processo

Até revogação da carteirinha

 

4 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Totalidade

 

5.1.09.00.42

Registros fotográficos de infrações cometidas no trânsito

Registro fotográfico

Até o pagamento ou decisão final do recurso

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Totalidade

Cópias de fotos serão juntadas no processo de recurso

5.1.09.00.43

Relatórios de validação/ invalidação de imagens geradas por equipamentos de fiscalização de radar

Processo

Até decisão final

 

1 ano após
vigência

Prazo de vigência

 

Sim

Totalidade

Resolução 141 de 03/10/2002 – V art. 10 § 2º do Município de Barueri

5.1.09.00.44

Processos relativos à regularização de pagamento de multas de trânsito efetuados pelo valor menor

Processo

Até regularização

5 anos além
do exercício

1 ano após
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Totalidade

 

5.1.09.00.45

Processo de cancelamento/ baixa de talões de Auto de Infração e multas de trânsito

Processo

Até o cancelamento dos talões

 

1 mês

Prazo de precaução

 

Sim

Totalidade

 

5.1.10

FUNÇÃO: ADMINISTRAÇÃO DE CEMITÉRIOS

5.1.10.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.10.00.01

Minutas de projetos de lei e atos normativos relativos a cemitérios

Minuta

Até a publicação do texto legal

 

Até nova
proposta

Durante prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

5.1.10.00.02

Projetos de cemitérios/infra-estrutura

Projeto

Até conclusão do projeto

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

5.1.10.00.03

Relatórios de monitoramento de uso de cemitérios (em relação ao lençol freático)

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

 

1 ano após vigência

 

Não

Totalidade

 

5.1.10.00.04

Registros de sepultamento/ inumação/ exumação

Livro de registro

Até o término do livro

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

*Microfilmar e digitalizar

5.1.10.00.05

Registro de óbitos

Formulário

Até sepultamento

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.10.00.06

controle de arrecadação de cemitérios

Livro de registro

Até o término do livro

 

20 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

5.1.10.00.07

Controle de arrecadação de cemitérios

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.1.10.00.08

Processos relativos aos serviços de cemitérios (sepultamento/exumação)

Processos

Até a conclusão

 

10 anos após vigência

Prazo de precaução

Durante prazo de precaução

Não

Totalidade

* Processos de titularidade, permuta, ampliação de jazido, etc

5.1.10.00.09

Processos relativos à manutenção de cemitérios *

 

 

 

 

 

 

 

 

* Manutenção de próprios públicos executado pela Secretaria de Serviços Municipais. (veja TT série documental 5.1.06.08.04)

5.1.10

FUNÇÃO: ADMINISTRAÇÃO DE CEMITÉRIOS

5.1.10.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.1.10.00.10

Relatórios estatísticos de sepultamentos

Relatórios

Até elaboração de novo relatório

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.10.00.11

Processos relativos a reparos em jazigos

Processos

Até a conclusão

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.1.10.00.12

Registro de concessão de terrenos no cemitério

Alvará de
concessão

Tempo indeterminado

 

20 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

5.2.01

FUNÇÃO: POLÍTICAS DE SAÚDE, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E SUPERVISÃO NA ÁREA DA SAÚDE PÚBLICA MUNICIPAL

5.2.01.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.01.00.01

Planos plurianuais da área da saúde

Plano

4 anos

 

5 anos após
vigência

9 anos precaução

 

Não

Totalidade

Enviar cópia anual para o Arquivo Municipal

5.2.01.00.02

Planos, programas e metas plurianuais da área da saúde

Plano

1 ano

 

8 anos após
vigência

5 anos após a elaboração da última programação anual do mesmo Plano Plurianual

4 anos (Arquivo Central da Saúde - ACS)

Não

Totalidade

 

5.2.01.00.03

Planos e programas setoriais da área da saúde

Protocolo /
programas

Até a elaboração de novo programa /protocolo

 

5 anos após
vigência

1 ano após vigência

4 anos após prazo no corrente (ACS)

Não

Totalidade

 

5.2.01.00.04

Planos/programas e metas anuais

Plano / programa

Até atualização

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

5.2.01.00.05

Estudos regionais relativos à saúde pública

Pesquisa (levantamento de dados)

Até atualização

 

 

1 ano após vigência

3 anos no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.01.00.06

Protocolo de intenções/ convênios para o desenvolvimento integrado da saúde

Projetos /convênios

Até atualização /realização do projeto

 

 

1 ano após prazo de
vigência

5 anos no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.01.00.07

Relatórios anuais de atividades da saúde

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

 

5 anos após a vigência

4 anos no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.01

FUNÇÃO: POLÍTICAS DE SAÚDE, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E SUPERVISÃO NA ÁREA DA SAÚDE PÚBLICA MUNICIPAL

5.2.01.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.01.00.08

Relatórios anuais de gestão da área da saúde

Relatório /
plano

Até a elaboração de novo relatório (1 ano)

 

8 anos após
vigência

5 anos após elaboração do último elatório de gestão do mesmo Plano Plurianual

4 anos no ACS

Não

Totalidade

Refere-se a Relatórios de Gestão das Programações Anuais

5.2.01.00.09

Agendas municipais na área da saúde (anuais)

Relatório

Ano do exercício

 

8 anos após
vigência

5 anos após vigência

4 anos no ACS

Não

Totalidade

Publicada no Boletim Oficial do Município

5.2.01.00.10

Projetos (dossiê) de habilitação nas condições de gestão na área da saúde (periodicidade variável)

Processo

Até nova habilitação

 

8 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

Juntar ao processo a Portaria de Habilitação do Ministério da Saúde

5.2.01.00.11

Planilhas de monitoramento de indicadores de saúde

Planilha

Até atualização

 

8 anos após
vigência

5 anos

4 anos no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.01.00.12

Legislação municipal na área da saúde / portarias - resoluções do CMS

Portarias /resoluções /deliberações /atos normativos

Até revogação

 

 

1 ano após vigência

5 anos após vigência no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.01.00.13

Estatutos/regimentos internos do conselho municipal de saúde - CMS

Decreto

Até a promulgação de novo decreto.

 

 

Durante a vigência

5 anos após vigência no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.01.00.14

Documentos relativos à sindicâncias, relatórios, auditorias, relacionados aos serviços de saúde

Processos/Sindicâncias/ Relatórios

Até a decisão final

 

10 anos

5 anos

Guarda por tempo indefinido no ACS

Não

Totalidade

Documentos sigilosos/ confidenciais, respeitando-se o Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997 e Legislação da saúde pertinente à matéria

5.2.01

FUNÇÃO: POLÍTICAS DE SAÚDE, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E SUPERVISÃO NA ÁREA DA SAÚDE PÚBLICA MUNICIPAL

5.2.01.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.01.00.15

Relatórios de atividades gerenciais na área da saúde

Relatórios

Até elaboração de novo relatório

 

 

5 anos após vigência

4 anos no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.01.00.16

Atas de reuniões da diretoria executiva - CMS

Ata

Depende do
conteúdo

 

 

5 anos após vigência

4 anos no ACS

Não

Totalidade

Conselho Municipal de Saúde – CMS

5.2.01.00.17

Atas de reuniões do conselho pleno do CMS

Ata

Depende do
conteúdo

 

 

5 anos após vigência

4 anos no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.01.00.18

Atas de reuniões de plenárias de prestação de contas - CMS

Ata

Depende do
conteúdo

 

 

5 anos após vigência

4 anos no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.01.00.19

Pautas das reuniões da diretoria executiva - CMS

Pauta

Até aprovação da ata

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.01.00.20

Pautas de reuniões de conselho pleno - CMS

Pauta

Até aprovação da ata

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.01.00.21

Pautas de reuniões das plenárias de prestação de contas - CMS

Pauta

Até aprovação da ata

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.01.00.22

Pautas das reuniões das plenárias de saúde - CMS

Pauta

Até aprovação da ata

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.01.00.23

Listas de presença das reuniões da diretoria executiva - CMS

Lista de presença

Até assinatura da ata

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.01.00.24

Listas de presença das reuniões do conselho pleno - CMS

Lista de presença

Até assinatura da ata

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.01

FUNÇÃO: POLÍTICAS DE SAÚDE, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E SUPERVISÃO NA ÁREA DA SAÚDE PÚBLICA MUNICIPAL

5.2.01.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.01.00.25

Listas de presença das reuniões das plenárias de prestação de contas - CMS

Lista de presença

Até assinatura da ata

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.01.00.26

Listas de presença das reuniões das plenárias de saúde - CMS

Lista de presença

Até assinatura da ata

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.01.00.27

Deliberações/pareceres do conselho municipal de saúde

Deliberação parecer

Até alteração da Deliberação ou Parecer do Conselho Municipal de Saúde

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

As Deliberações e Pareceres do Conselho Municipal de Saúde constam das atas de reuniões e/ou integram processos que constituem várias séries documentais

5.2.01.00.28

Resoluções/pareceres dos conselhos regional e federal de medicina - CRM e CRF

Parecer

Até alteração da Deliberação ou Parecer do Conselho Municipal de Saúde

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

5.2.01.00.29

Resoluções/pareceres de conselhos de classe das demais categorias da área da saúde

Parecer

Parecer

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.01

SUBFUNÇÃO:  SUPERVISÃO E COORDENAÇÃO DO ATENDIMENTO DOS DISTRITOS SANITÁRIOS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.01.01

Planilhas SSA - 2/PMA2 referentes ao programa de agente comunitário de saúde

Planilha

1 mês

 

1 ano

Prazo de precaução

4 anos no ACS

Não

Totalidade

SSA-2 e PMA2 - Siglas utilizadas no Ministério da Saúde

5.2.02.01.02

Relatórios consolidados mensais dos distritos e áreas de abrangência

Relatório

1 mês

 

Ano do exercício

Prazo de precaução no Distrito

4 anos no ACS

Não

Totalidade

Integra banco de dados Guarda no papel

5.2.02.01.03

Relatórios consolidados anuais dos distritos e áreas de abrangência

Relatório

1 mês

 

Ano do exercício

Prazo de precaução no Distrito

4 anos no ACS

Não

Totalidade

Integra banco de dados Guarda no papel

5.2.02.01.04

Planilhas mensais de controle de cotas de exames

Planilha

Ano do exercício

 

2 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragen

 

5.2.02.01.05

Planilhas mensais de controle de vagas

Planilha

Ano do exercício

 

2 anos além do ano do exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragen

 

5.2.02.01.06

Planilhas mensais de demanda reprimida e tempo de espera

Planilha

1 mês

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragen

Integra banco de dados – Saúde

5.2.02.01.07

Planilha de controle de autorização de consultas – NA

Planilha

1 mês

 

5 anos após o ano de exercício

Ano do exercício

5 anos no ACS

Sim

Amostragen

 

5.2.02.01.08

Planilha de resolutividade médica (estudo de porcentagem de encaminhamentos à especialistas)

Planilha

1 mês

 

Ano do exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragen

Gera planilha do ano, elimina o resto

5.2.02.01.09

Planilhas anuais de resolutividade médica

Planilha

1 mês

 

5 anos

Prazo de vigência

5 anos no ACS

Sim

Amostragen

 

5.2.02.01.10

Planilhas mensais de controle de produção

Planilha

1 mês

 

5 anos

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragen

Integra banco de dados

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.01

SUBFUNÇÃO:  SUPERVISÃO E COORDENAÇÃO DO ATENDIMENTO DOS DISTRITOS SANITÁRIOS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.01.11

Planilha mensal de controle de impedimento do trabalho do profissional

Planilha

1 mês

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragen

* Um por ano de cada Unidade. Integra banco de dados

5.2.02.01.12

Planilhas mensais de controle da produção de cirurgiões dentistas

Planilha

Ano do exercício

 

1 ano após o ano do exercício

Prazo de precaução

3 anos após precaução no ACS

Sim

Amostragen

Um por ano de cada Unidade Integra banco de dados

5.2.02.01.13

Planilhas de controle mensal de produção - THD - escovação diária

Planilha

Ano do exercício

 

1 ano após o ano do exercício

Prazo de precaução

3 anos após precaução no ACS

Sim

Amostragen

Integra banco de dados

5.2.02.01.14

Planilha de avaliação da triagem odontológica

Planilha

1 mês

 

1 ano após o ano do exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragen

 

5.2.02.01.15

Planilhas de controle de produção de THD - bochecho

Planilha

Ano do exercício

 

1 ano após o ano do exercício

Prazo de precaução

3 anos após precaução no ACS

Sim

Amostragen

Integra banco de dados

5.2.02.01.16

Planilhas de controle de produção de THD - educação em saúde bucal

Planilha

Ano do exercício

 

1 ano após o ano do exercício

Prazo de precaução

3 anos após precaução no ACS

Sim

Amostragen

Integra banco de dados

5.2.02.01.17

Planilha de reajuste do número de alunos (odontológico)

Planilha

1 ano

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragen

 

5.2.02.01.18

Controle dos procedimentos coletivos odontológicos

Planilha

Ano do exercício

 

10 anos

Prazo de precaução

5 anos após precaução no ACS

Sim

Amostragen

Importante para auditorias

5.2.02.01.19

Relatórios de encaminhamento para cirurgia eletiva

Relatório

Semanal

 

2 meses após a realização da cirurgia

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragen

 

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.01

SUBFUNÇÃO:  SUPERVISÃO E COORDENAÇÃO DO ATENDIMENTO DOS DISTRITOS SANITÁRIOS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.01.20

Planilhas de controle do programa de saúde do adolescente

Planilha

Trimestral

 

Ano do exercício

Prazo de precaução

2 anos no ACS

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.02.01.21

lanilha de controle do SIS-
VAN* – PCCN

Planilha

1 mês

 

2 anos

Prazo de precaução

2 anos no ACS

Não

Totalidade

* SISVAN – Sistema de Vigilância Alimentar e Nutricional.   
** PCCN - Programa de Combate às Carências Nutricionais

5.2.02.01.22

Consolidado de distribuição do tipo de alimentação e crescimento do recém – nascido de risco por UBS

Tabela

1 mês

 

2 anos

Prazo de precaução

3 anos no ACS

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.02.01.23

Planilhas de controle de pacientes faltosos

Planilha

Ano do exercício

 

2 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.01.24

Planilhas de controle de alta de recém-nascido de risco

Planilha

Ano do exercício

 

2 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.01.25

Relatórios para seleção de candidatos para laqueadura/ vasectomia

Relatório

Até a confirmação dos procedimentos

 

2 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.01.26

Relação de gestantes em acompanhamento

Relação

Ano do exercício

 

2 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.01.27

Boletins mensais de doses de vacinas aplicadas

Formulário

Até devolução pelo Nível Central

 

10 anos

2 anos

8 anos no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.02.01.28

Planilhas de controle de vagas de cirurgia de laqueadura e vasectomia

Planilha

Até a consulta com o cirurgião

 

1 mês após
consulta

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.01

SUBFUNÇÃO:  SUPERVISÃO E COORDENAÇÃO DO ATENDIMENTO DOS DISTRITOS SANITÁRIOS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.01.29

Solicitações de DIU - diafragma

Memorando
/ formulário

Até o recebimento do material

 

5 anos

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.01.30

Planilhas de controle de vagas de urgência com especialistas

Planilha

Diária

 

1 mês

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.01.31

Planilhas de controle de atendimento aos sábados

Planilha

1 mês

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Resultado das planilhas semanais

5.2.02.01.32

Planilhas de colposcopia e biópsia

Planilha

1 mês

 

5 anos

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.01.33

Planilhas de hipertensão e diabetes

Planilha

Ano do exercício

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dado

5.2.02.01.34

Planilhas de controle de planejamento familiar

Planilha

Ano do exercício

 

5 anos após
o ano do
exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dado

5.2.02.01.35

Planilhas de controle de preventivo ginecológico

Planilha

1 mês

 

2 anos

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

Integra banco de dado

5.2.02.01.36

Planilhas de controle mensal de pré-natal e puerpério

Planilha

Ano do exercício

 

2 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dado

5.2.02.01.37

Planilhas de controle de pendências da vigilância epidemiológica

Planilha

1 mês

 

1 mês

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.01.38

Relatórios de tratamento supervisionado de tuberculose – TB

Relatório

1 mês

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

Integra banco de dados, respeitando o disposto no Decreto Federal n°.2134 de 24/01/1997 e a Legislação da saúde pertinente à matéria

5.2.02.01.39

Planilhas de consultórios disponíveis por UBS

Planilha

Até atualização

 

1 mês após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO AMBULATORIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.02.01

Prontuários médicos de pacientes

Dossiê

Do primeiro atendimento ao óbito

20 anos

1 ano após
prazo de
prescrição

3 anos após a data do último atendimento

Prazo de prescrição e precaução

Depende do conteúdo e do interesse para a pesquisa científica

*Amostragem e seleção
**Totalidade

Os prontuários dos pacientes e os demais documentos que o compõem, bem como os documentos de caráter sigiloso, poderão ser microfilmados. Os prontuários microfilmados possilibitarão a eliminação do suporte em papel nos termos da legislação em vigor. Não serão eliminados, porém, os prontuários médicos considerados de Guarda permanente, de acordo com critérios oficializados pela Comissão de Revisão
de Prontuários Médicos para a seleção documental (art. 13 do Decreto nº 1799/96). Os prontuários médicos arquivados eletronicamente em meio óptico ou magnético, e microfilmados serão de Guarda permanente (Art. 2º da resolução CFM nº 1639/02)

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO AMBULATORIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.02.02

Prontuários odontológicos do paciente

Dossiê

Do primeiro atendimento ao óbito

20 anos

1 ano após
prazo de
prescrição

3 anos após a data do último atendimento

Prazo de prescrição e precaução

Depende do conteúdo e do interesse para a pesquisa científica

*Amostragem e seleção
**Totalidade

Os prontuários dos pacientes e os demais documentos que o compõem, bem como os documentos de caráter sigiloso, poderão ser microfilmados. Os prontuários microfilmados possilibitarão a eliminação do suporte em papel nos termos da legislação em vigor. Não serão eliminados, porém, os prontuários médicos considerados de Guarda permanente, de acordo com critérios oficializados pela Comissão de Revisão
de Prontuários Médicos para a seleção documental (art. 13 do Decreto nº 1799/96). Os prontuários médicos arquivados eletronicamente em meio óptico ou magnético, e microfilmados serão de Guarda permanente (Art. 2º da resolução CFM nº 1639/02)

5.2.02.02.03

Prontuários de investigação do acidentado - CRESO

Dossiê

Durante o
tratamento

 

40 anos

20 anos

20 anos no ACS

Sim

Amostragem

Deve ter o mesmo tratamento do prontuário

5.2.02.02.04

Fichas cadastrais dos pacientes - acesso ao prontuário

Ficha

Do primeiro atendimento ao óbito

 

 

Guarda permanente na Unidade

 

Não

Totalidade

 

5.2.02.02.05

Fichas - A - cadastro de famílias - PACS (Distrito)

Ficha

Até atualização

 

20 anos

10 anos no ACS

 

Não

Totalidade

Deve ter o mesmo tratamento do prontuário

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO AMBULATORIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.02.06

Boletins diários de atendimento - BDA

Boletim

Diário

 

5 anos após o atendimento

1 ano

4 anos no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.07

Guias de encaminhamento médico-referência/ contra-referência

Guia

Até o retorno da ficha à Unidade

 

Anexar ao prontuário

 

 

 

 

Segue normas do prontuário

5.2.02.02.08

Laudos médicos

Laudo

Até elaboração de novo laudo

 

Anexar ao prontuário

 

 

 

 

Segue normas do prontuário

5.2.02.02.09

Receitas médicas

Receita

Até prescrição de nova receita

 

3 meses após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.10

Receituário azul (medicamento controlado)

Receita

Até prescrição de nova receita

 

5 anos além
do ano do
exercício

1 ano após vigência

4 anos no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.11

Fichas de triagem odontológica

Ficha odontológica

Até a transcrição de dados para o prontuário odontológico

 

Até o final do tratamento

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.12

Planilhas de levantamento epidemiológico da cárie

Planilha

Até novo levantamento

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.13

Requisições de exames - SADT

Requisição

Até realização do exame

 

5 anos após
o exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.14

Livros de registro de pacientes - diário de atendimento/recepção

Livro

Até preenchimento

 

1 ano após
o exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO AMBULATORIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.02.15

Livros de controle de exames

Livro

Até preenchimento

 

5 anos após
exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.16

Livros de registro de gestantes

Livro

Até preenchimento

 

1 ano após
o exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.17

Livros de registro de agendamento de pacientes CD4 e Carga Viral

Livro

Até preenchimento

 

5 anos

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.18

Livros de registro de doenças infeciosas

Livro

Até preenchimento

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

Guarda
permanente

Não

Totalidade

 

5.2.02.02.19

Livros de controle de agendamentos em fonoaudiologia

Livro

Até preenchimento

 

1 ano após
exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.20

Livros de controle de ultrassonografia /doppler

Livro

Até preenchimento

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.21

Livros de controle de psicotrópicos

Livro

Até preenchimento

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.22

Livros de controle de encaminhamento de cirurgias

Livro

Até preenchimento

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.23

Livros de controle de demanda reprimida

Livro

Até preenchimento

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.24

Livros de controle de atendimento odontológico– cirurgião - dentista

Livro

Até preenchimento

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.25

Livros de controle de atividades THD (técnicas em higiene dental)

Livro

Até preenchimento

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO AMBULATORIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.02.26

Livros de especialidades

Livro

Até preenchimento

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.27

Livros de controle de audiometria

Livro

Até preenchimento

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.28

Livro de controle de altas médicas, transferências e desligamento de pacientes

Livro

Até preenchimento

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.29

Livros de controle de agendamento para atendimento nas universidades

Livro

Até preenchimento

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.30

Livros de controle de serviços especializados-convênios

Livro

Até preenchimento

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.31

Livros de prioridades-saúde mental

Livro

Até preenchimento

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.32

Livros de registro de ocorrências na unidade

Livro

Até preenchimento

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.33

Livros de registro de memorandos

Livro

Até preenchimento

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.34

Livros de registro de atas de ocorrências com funcionários

Livro

Até preenchimento

 

10 anos após vigência

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal nº 2134 de 24/01/1997 e Legislação da saúde pertinente à matéria

5.2.02.02.35

Livros de controle de cautelas

Livro

Até preenchimento

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO AMBULATORIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.02.36

Livros de controle de pedidos de compras de materiais e serviços

Livro

Até preenchimento

 

 

4 anos após vigência

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.37

Livros de registro de envio de aerogramas

Livro

Até preenchimento

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.38

Livros de registro de ligações interurbanas

Livro

Até preenchimento

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.39

Livros de registro de reuniões de grupos

Livro

Até preenchimento

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.40

Livros de registro de atestados e justificativas

Livro

Até preenchimento

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.41

Relatórios de atividades/programas/ projetos e ações da área da saúde

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

9 anos após
vigência

5 anos

4 anos no ACS

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO AMBULATORIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.02.41.01

Relatórios demonstrativos
de atividades da unidade

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

9 anos após
vigência

5 anos do prazo de precaução

4 anos do prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02.02.41.02

Relatórios mensais de avaliação de gestante de risco

Relatório

1 mês

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02.02.41.03

Relatórios de avaliação do desenvolvimento global da criança de risco

Relatório

1 mês

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02.02.41.04

Relatórios mensais do programa nacional de DST/AIDS

Relatório

1 mês

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

 

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO AMBULATORIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.02.41.05

Relatórios anuais do programa nacional de DST/AIDS

Relatório

Ano do exercício

 

5 anos

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02.02.41.06

Relatórios mensais de produção de cirurgião dentista

Relatório

Ano do exercício

 

1 ano após o ano do exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02.02.41.07

Relatórios mensais de THD - escovação diária, bochecho e educação em saúde

Relatório

Ano do exercício

 

3 anos após o exercício

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02.02.41.08

Relatórios mensais de triagem odontológica

Relatório

1 mês

 

3 anos após o exercício

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO AMBULATORIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.02.41.09

Relatórios mensais do programa de saúde do adolescente

Relatório

Ano do exercício

 

1 ano após o ano do exercício

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Sim

Amostragem

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02.02.41.10

Relatórios mensais do programa de planejamento familiar

Relatório

Ano do exercício

 

1 ano após o ano do exercício

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02.02.41.11

Relatórios mensais de atendimento à gestante

Relatório

Ano do exercício

 

3 anos após o exercício

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02.02.41.12

Relatórios anuais de atendimento à gestante

Relatório

Ano do exercício

 

3 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO AMBULATORIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.02.41.13

Relatórios mensais do programa de atendimento ao recém-nascido de risco

Relatório

Ano do exercício

 

3 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02.02.41.14

Relatórios anuais do programa de atendimento ao recém–nascido

Relatório

Anual

 

1 ano após
o exercício

Prazo de precaução

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02.02.41.15

Relatórios mensais do programa de atendimento domiciliar

Relatório

Ano do exercício

 

5 anos após
o exercício

Prazo de vigência

Guarda permanente no ACS

Sim

Amostragem

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02.02.41.16

Relatórios anuais do programa de atendimento domiciliar

Relatório

Anual

 

5 anos após
o exercício

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO AMBULATORIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.02.41.17

Relatórios para seleção de candidatos à laqueadura e vasectomia

Relatório

Até confirmação dos procedimentos

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02.02.41.18

Relatórios mensais de exames de diagnóstico de gravidez – HCG

Relatório

1 mês

 

Ano do
exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02.02.41.19

Relatórios anuais de exames de diagnósticos de gravidez – HCG

Relatório

Anual

 

1 ano após
o exercício

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02.02.41.20

Relatórios médicos

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Sim

Amostragem

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO AMBULATORIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.02.41.21

Relatórios odontológicos

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02.02.41.22

Relatórios de visita domiciliar

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02.02.41.23

Relatórios de pacientes da unidade de reabilitação - DIR

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

Ano do exercício

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02.02.41.24

Relatórios mensais de impedimento

Relatório

Ano do exercício

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

Guarda
permanente no
ACS

Sim

Amostragem

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO AMBULATORIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.02.41.25

Relatórios para o Conselho Tutelar e Vara da Infância – UAISM

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

20 anos

10 anos 

 

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997, e a Legislação da saúde pertinente à matéria. Resolução
1639 de 12/08/2002, Diário Ofi  cial da União, Poder Executivo nº 154, de 12/08/2002, Seção 1, p. 124-5

5.2.02.02.42

Planilhas mensais de controle de demandas reprimidas

Planilha

Ano do exercício

 

1 ano após vigência

5 anos

4 anos

Não

Totalidade

 

5.2.02.02.43

Planilhas de controle de autorização de exames – NA

Planilha

1 mês

 

5 anos após o ano do exercício

Ano do exercício

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.44

Planilhas mensais de controle de resolutividade médica

Planilha

1 mês

 

Ano do
exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.45

Planilhas mensais de controle de cotas de exames

Planilha

Ano do exercício

 

10 anos após vigência

5 anos após prazo de vigência

05  anos após prazo de arquivamento

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.46

Planilhas de controle do sistema soropositivos assintomáticos – SHIV – COAS/CTA

Planilha

Ano do exercício

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

Guarda
permanente no
ACS

Não

Totalidade

 

5.2.02.02.47

Planilhas mensais de controle de pré-natal

Planilha

Ano do exercício

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.48

Planilhas de controle de pacientes faltosos

Planilha

Ano do exercício

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO AMBULATORIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.02.49

Planilhas de controle de recém-nascido de risco

Planilha

Ano do exercício

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.50

Planilhas mensais de controle de vacinas

Planilha

Ano do exercício

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.51

Planilhas mensais de controle de serviços especializados-conveniados

Planilha

Ano do exercício

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.52

Planilhas mensais de controle de roupas da lavanderia

Planilha

Mensal

 

Ano do
exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.53

Planilhas mensais de controle de preservativos

Planilha

Ano do exercício

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.54

Planilhas mensais de controle de demanda reprimida de exames (número e tempo de espera)

Planilha

1 mês

 

2 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.55

Planilhas mensais de controle de demanda reprimida de especialidades (número e tempo de espera)

Planilha

1 mês

 

2 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.56

Planilhas mensais do programa de atendimento domiciliar - PAD

Planilha

Ano do exercício

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.57

Planilhas de controle de educação na área de saúde

Planilha

Ano do exercício

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.58

Planilhas de controle de cotas de fisioterapia

Planilha

Ano do exercício

 

2 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO AMBULATORIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.02.59

Planilhas de controle de horário de funcionamento das salas de atendimento da Unidade

Planilha

Até atualização

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.60

Planilhas mensais de controle de agendamento de consultas em especialidades

Planilha

Ano do exercício

 

2 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.61

Planilhas de consultas de retorno de fonoaudiologia

Planilha

Ano do exercício

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.62

Planilhas mensais do programa de concessão de órtese, prótese e materiais auxiliares - OPM

Planilha

Ano do exercício

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.02.02.63

Planilhas mensais de controle de hipertensos

Planilha

Ano do exercício

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.64

Planilhas mensais de controle de diabéticos

Planilha

Ano do exercício

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.65

Planilhas mensais de controle de epiléticos

Planilha

Ano do exercício

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.66

Requisições de materiais em estoque - RME

Requisição

Até recebimento do material

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.67

Planilhas mensais de previsão de parto de gestantes de risco para o hospital municipal

Planilha

Mensal

 

Ano do
exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO AMBULATORIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.02.68

Comunicação de acidente de trabalho - CAT

Ficha

Depende do tipo de acidente ou doença

 

20 anos

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.02.02.69

Resultados de exames

Relatório;laudo;imagem;radiografia

Até elaboração de novo exame

 

20 anos

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Depende do conteúdo e do interesse para pesquisa científica

 

Mesmo tratamento do prontuário

5.2.02.02.70

Boletins imunológicos mensais – COAS/CTA

Boletim

Ano do exercício

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.02.02.71

Fichas de registro de alteração de preventivo

Ficha

Do primeiro atendimento ao óbito

 

20 anos

10 anos

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.02.02.72

Fichas de recém-nascido de risco

Ficha

Do primeiro atendimento ao óbito

 

21 anos

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.02.02.73

Questionário de trajeto de acidentados

Formulário

Depende do tipo de acidente ou doença ocupacional

 

20 anos após o último registro

10 anos

Guarda permanente no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.74

Formulários de solicitação de medicamentos retrovirais

Formulário

Até recebimento do medicamento

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.75

Formulários para teste do pezinho – PKU

Formulário

Até recebimento do resultado do exame

 

 

 

 

 

 

Documento encaminhado à Associação de Pais e Amigos de Excepcionais-APAE

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO AMBULATORIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.02.76

Boletins mensais de doses de vacinas aplicadas

Formulário

Até elaboração do boletim

 

10 anos

2 anos

8 anos

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.77

Formulário do sistema de notificação SV1

Formulário

Até encaminhamento à Vigilância Epidemiológica e registro SV2

 

 

 

 

 

 

Integra banco de dados

5.2.02.02.78

Formulário do sistema de notificação SV2

Formulário

Ano do exercício

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

5 anos após prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.79

Carteiras de vacinas

Formulário

Até prescrição dos prazos

 

 

 

 

 

 

Documento de porte do paciente

5.2.02.02.80

Ficha de cadastro do servidor

Ficha

Do início ao término do vínculo

 

40 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.81

Laudos para requisição de carteira para portador de deficiência

Laudo

Até emissão
da carteira

 

Até a prescrição da carteira

1 ano após precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.82

Listas de demanda reprimida

Lista

Mensal

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.83

Listas de presença de reunião e eventos

Lista

Até efetivo pagamento e/ou recebimento do certificado de participação no evento

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO AMBULATORIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.02.84

Listas de pacientes em consulta com ortopedia em OPM

Lista

Até realização da consulta

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.85

Atas de registro de reuniões do conselho gestor das unidades - CGU

Atas

Depende do
conteúdo

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

1 ano após precaução

Não

Totalidade

 

5.2.02.02.86

Regimento interno da unidade

Norma

Até atualização

 

1 ano após
vigência

Manter cópia na Unidade

 

Não

Totalidade

Enviar original para o Arquivo Municipal

5.2.02.02.87

Formulários de autorização de atendimento odontológico

Formulário

Até atualização

 

1 ano após término do tratamento

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.88

Folhas de triagem - saúde mental

Lista

Até efetivo atendimento de todos os pacientes listado

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.89

Fichas de controle de medicação

Ficha

Do atendimento ao óbito

 

20 anos após o registro do último atendimento

10 anos

10 anos

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.90

Correspondência do Conselho Tutelar e Vara da Infância

Ofícios / memorandos

De acordo com determinação do próprio documento

 

20 anos

10 anos

10 anos

Sim

Amostragem

 

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.02

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO AMBULATORIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.02.91

Fichas de registro e vacinação

Ficha

Do primeiro atendimento ao óbito

 

20 anos após o registro do último atendimento

 

20 anos

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.92

Formulários de decisão sobre acidente de trabalho

Formulário

Do recebimento da comunicação até nova decisão

 

40 anos

20 anos

20 anos

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.93

Questionário do paciente – CRESO

Formulário

Até atualização dos dados

 

40 anos

20 anos

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997

5.2.02.02.94

Mapas diários de registro de vacina

Formulário

Até encerramento do mês

 

1 ano

1 ano

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.02.95

Resultados de exames de pacientes que não retornaram à unidade

Formulário

Ano do exercício

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

Anexar ao prontuário

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.03

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO HOSPITALAR E EMERGENCIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.03.01

Prontuários médicos de paciente

Dossiê

Do primeiro atendimento ao óbito

20 anos

1 ano após prazo de prescrição

3 anos após a data do último atendimento

Prazo de prescrição e precaução

Depende do conteúdo e do interesse para a pesquisa científica

*Amostragem e seleção
**Totalidade

Os prontuários dos pacientes e os demais documentos que os compõem, bem como os documentos de caráter sigiloso, poderão ser microfilmados. Os prontuários microfilmados possilibitarão a eliminação do suporte em papel nos termos da legislação em vigor.
Não serão eliminados,porém, os prontuários médicos considerados de guarda permanente, de acordo com critérios oficializados pela Comissão de Revisão de Prontuários Médicos para a seleção documental (art. 13 do Decreto nº 1799/96). Os prontuários médicos arquivados eletronicamente em meio óptico ou magnético, e microfilmados serão de guarda permanente (Art. 2º da resolução CFM nº 1639/02).

5.2.02.03.02

Avisos de transferência de paciente

Formulário

Até a efetiva transferência

 

10 anos após
vigência

5 anos

5 anos no ACS

Sim

Amostragem

Integra o prontuário por 10 anos. As informações deverão ser transcritas no prontuário

5.2.02.03.03

Avisos de alta

Formulário

Até a efetivação da alta

 

10 anos após
vigência

5 anos

5 anos no ACS

Sim

Amostragem

Integra o prontuário por 10 anos. As informações deverão ser transcritas no prontuário

5.2.02.03.04

Avisos de óbito

Formulário

Até o encaminhamento do aviso

 

10 anos após
vigência

5 anos

5 anos no ACS

Sim

Amostragem

Integra o prontuário por 10 anos. As informações deverão ser transcritas no prontuário

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.03

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO HOSPITALAR E EMERGENCIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.03.05

Fichas de controle de soro

Ficha

Até a alta do paciente

 

10 anos

5 anos

5 anos no ACS

Sim

Amostragem

Integra o prontuário por 10 anos. As informações deverão ser transcritas no prontuário

5.2.02.03.06

Fichas de identificação de leito

Ficha

Até a alta do paciente

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra o prontuário por 10 anos. As informações deverão ser transcritas no prontuário

5.2.02.03.07

Relatórios de recepção de pacientes vítimas de violência

Relatório

Até a alta do paciente

 

20 anos após vigência

5 anos

15 anos no ACS

Sim

Amostragem

Integra ao prontuário/ Resolução CFM 1331/89 e ECA- Estatuto da Criança e do Adolescente

5.2.02.03.08

Requisição de material de estoque

Requisição

Até a entrega do material

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.02.03.09

Controle de distribuição de roupas por unidades (lavanderia)

Planilha

Diária

 

Ano do exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.02.03.10

Planilhas de controle de atendimento na ortopedia

Planilha

Diária

 

20 anos

5 anos

15 anos 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.02.03.11

Planilhas de controle de medicamentos não padronizados

Planilha

Mensal

 

Ano do exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.02.03.12

Escalas mensais de revezamento de funcionários

Escala

Mensal

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.03.13

Controle de dietas de pacientes

Planilha

Diária

 

Ano do exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.02.03.14

Controle de leitos do hospital

Planilha

Diária

 

Ano do exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.02.03.15

Censo diário

Formulário

1 ano

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.02.03.16

Planilhas de controle de devolução de material

Planilha /
recibo

Até a efetiva devolução do material

 

Ano do exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.03

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO HOSPITALAR E EMERGENCIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.03.17

Boletins diários de atendimento - BDA

Boletim

Diário

 

5 anos após o atendimento

1 ano

4 anos no ACS

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.02.03.18

Cadastro de internação

Ficha

Até atualização

 

20 anos

10 anos

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.02.03.19

Correspondência referente ao convênio AIDS I e AIDS II

Memorando/ofício/circulares,entre outras

Do início ao término dos projetos do Banco Mundial

 

10 anos após
vigência

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal n° 2134 de 24/01/1997

5.2.02.03.20

Solicitações de refeições ao hospital municipal

Planilha de
solicitação

Até fornecimento das refeições

 

1 ano após o ano de exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.02.03.21

Planilhas de solicitação de materiais e medicamentos

Planilha

Quinzenal

 

1 ano após o ano de exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.02.03.22

Livros de protocolo de exames

Livro de registro

Até efetiva realização dos exames

 

10 anos

5 anos

5 anos

Sim

Amostragem

 

5.2.02.03.23

Livros de agendamento de paciente de CD4 e carga viral

Livro

Até o término do preenchimento do livro

 

2 meses após preenchimento do livro

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.03.24

Formulários de nutrição parenteral

Formulário

Diário

 

6 meses

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.03.25

Cautelas de equipamentos

Cautela

Até a devolução do equipamento

 

1 ano após devolução do equipamento

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.03

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO HOSPITALAR E EMERGENCIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.03.26

Fichas de cadastro do paciente

Ficha

Até atualização da ficha

 

15 anos após exercício

10 anos

5 anos no ACS

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.02.03.27

Relatórios de manutenção de capela (equipamento)

Relatório

Trimestral

 

6 meses após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.03.28

Planilhas de controle de preservativo masculino

Tabela

Mensal

 

1 mês após a elaboração da planilha anual

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.03.29

Relatórios anuais do hospital dia

Relatório

Até elaboração do novo

 

 

5 anos após prazo
de vigência

 

Não

Totalidade

 

5.2.02.03.30

Relatórios de prestação de contas do programa DST/AIDS

Relatório

Até elaboração do novo

 

 

5 anos após prazo
de vigência

 

Não

Totalidade

 

5.2.02.03.31

Relatórios trimestrais de prestação de contas

Relatório

Até elaboração do novo

 

 

1 ano após prazo
de vigência

 

Não

Totalidade

 

5.2.02.03.32

Programas trimestrais de produção

Programa

Trimestral

 

 

1 ano após  vigência

 

Não

Totalidade

 

5.2.02.03.33

Livros de relatório de enfermagem

Livro de
registro

Até o preenchimento do livro

 

10 anos após vigência

5 anos após vigência

5 anos após prazo do arquivo corrente

Sim

Amostragem

 

5.2.02.03.34

Livros de relatório e controle de internação (Hospital dia)

Livro de
registro

Até o preenchimento do livro

 

10 anos

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.02.03.35

Livros de controle de vagas

Livro de
registro

Até o preenchimento do livro

 

O ano do
exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.03.36

Livros de registro de liberação de ambulância

Livro de
registro

Até o preenchimento do livro

 

5 anos após
o exercício

O ano do
exercício

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.03

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO HOSPITALAR E EMERGENCIAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.03.37

Livros de comunicação

Livro de
registro

Até o preenchimento do livro

 

Prazo de precaução

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.03.38

Livros de intercorrências médicas(administrativas)

Livro de
registro

Até o preenchimento do livro

 

5 anos após
o exercício

O ano do
exercício

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.02.03.39

Livros de informações administrativas

Livro de
registro

Até o preenchimento do livro

 

5 anos

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.03.40

Escalas de plantão do setor de enfermagem

Escala

Mensal

 

5 anos após
o exercício

O ano do
exercício

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.02.03.41

Livros de registro das intercorrências dos serviços de segurança

Livro de
registro

Até o preenchimento do livro

 

5 anos após
o exercício

O ano do
exercício

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.02.03.42

Fichas de atendimento ambulatorial – FAA

Ficha

Até a liberação do paciente

 

20 anos

10 anos

10 anos no
ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.02.03.43

Livros de triagem (dados do paciente)

Livro de
registro

Até o preenchimento do livro

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.04

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO PELOS SERVIÇOS AUXILIARES DE DIAGNOSE E TERAPIA – SADT

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.04.01

Ordens de serviço

Formulário

Até a realização do serviço

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.04.02

Laudos de densiometria óssea

Laudo

Até elaboração de novo laudo

 

 

40 anos

 

Não

Totalidade

Deve ter guarda permanente no setor de origem

5.2.02.04.03

Quadros estatísticos de gastos de materiais

Tabela

Ano de exercício

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.04.04

Quadros estatísticos de atendimento ao paciente

Tabela

Ano de exercício

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.04.05

Escala semanal de técnicos

Tabela

Até o controle mensal

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.04.06

Quadros estatísticos mensais

Tabela

1 mês

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.04.07

Mapas de trabalho da bioquímica, hematologia, uroanálise, parasitologia, microbiologia, imunologia, setor de tuberculose e hanseníase

Mapas

Ano de exercício

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.04.08

Livros de registro de resultados de exames de urgência/hemograma

Livro de
registro

Até preenchimento do livro

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.04.09

Contratos de manutenção de equipamentos

Contrato

Definido no contrato

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.02

FUNÇÃO: ASSISTÊNCIA À SAÚDE PÚBLICA

5.2.02.04

SUBFUNÇÃO:  ATENDIMENTO PELOS SERVIÇOS AUXILIARES DE DIAGNOSE E TERAPIA – SADT

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.02.04.10

Quadros estatísticos mensais de faturamento  para o distrito

Tabela

1 mês

 

8 anos após
vigência

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

O Distrito devolve o documento para a unidade de origem, que o enviará para o ACS após o prazo de precaução

5.2.02.04.11

Quadros estatísticos de componentes por unidades

Tabela

Ano do exercício

 

05 após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.04.12

Quadros estatísticos mensais de kits de HCG (teste de gravidez)

Tabela

Ano do exercício

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.04.13

Requisições mensais de exames (HIV/COAS-imunologia)

Formulário

Mensal

 

05 após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.04.14

Livros de pendência

Livro

Até o atendimento de todas as pendências

 

05 após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.04.15

Requisições de análises clínicas

Formulário

Até realização do exame

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.04.16

Planilhas mensais de produção e faturamento (NAC)

Planilha

1 mês

 

05 após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Acompanha quadro estatístico

5.2.02.04.17

Relatórios mensais de produção e faturamento (NAC)

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

5.2.02.04.18

Relatórios de manutenção de equipamentos

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.02.04.19

Cadastro pessoal de dosimetria de radiações

Ficha

Até atualização

 

10 anos

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal nº 2134 de 24/01/1997

5.2.03

FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE  PÚBLICA

5.2.03.01

SUBFUNÇÃO:  VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA (CONTROLE DE ENDEMIAS)

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.03.01.01

Notificação de doenças transmissíveis (SVE)

Formulário

Até encerrarações de controle

 

10 anos

2 anos

8 anos no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.03.01.02

Fichas individuais de notificação (Numerada - FIN)

Formulário

Até encerrarações de controle

 

10 anos

2 anos

8 anos no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.03.01.03

Notificações de surtos e agravos em nível municipal (controle semanal) / local; regional (distrito); consolidado - anual/unidade;
central (VE - Paço) - consolidado mensal por distrito e geral

Formulário

Até consolidação dos dados semanais

 

10 anos após vigência

2 anos

8 anos no ACS

Não

Totalidade

Os relatórios consolidados (UE – Paço) serão elaborados sem os nomes dos pacientes para a disponibilização da pesquisa científica
no Arquivo Municipal

5.2.03.01.03.01

Notificação de surtos e agravos em nível municipal (controle semanal): local

Formulário

Até consolidação dos dados semanais

 

10 anos após vigência

2 anos

8 anos no ACS

Sim

Amostragem

Os relatórios consolidados (UE – Paço) serão elaborados sem os nomes dos pacientes para a disponibilização da pesquisa científica
no Arquivo Municipal

5.2.03.01.03.02

Notificação de surtos e agravos em nível municipal (controle semanal): regional (distrito)/consolidado  - anual/unidade

Formulário

Até consolidação dos dados semanais

 

10 anos

2 anos

Guarda permanente
no ACS

Não

Totalidade

Os relatórios consolidados (UE – Paço) serão elaborados sem os nomes dos pacientes para a disponibilização da pesquisa científica
no Arquivo Municipal

5.2.03.01.03.03

Notificação de surtos e agravos em nível municipal (controle semanal): central (VE - Paço) – consolidado mensal por distrito e geral

Formulário

Até consolidação dos dados de nível central

 

10 anos

2 anos

Guarda permanente
no ACS

Não

Totalidade

Os relatórios consolidados (UE – Paço) serão elaborados sem os nomes dos pacientes para a disponibilização da pesquisa científica
no Arquivo Municipal

5.2.03

FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE  PÚBLICA

5.2.03.01

SUBFUNÇÃO:  VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA (CONTROLE DE ENDEMIAS)

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.03.01.04

Livros de registro de notificação das doenças transmissíveis - SVE/local (produzido pela UBS); regional (produzido pelos distritos); geral consolidado vigilância epidemiológica (paço) com informações parciais: idade, sexo, bairro de residência, área de abrangência da UBS, diagnóstico final e alta

Formulário

Até encerramento da investigação de todos os casos

 

10 anos após vigência

2 anos

8 anos no ACS

Não

Totalidade

Os relatórios consolidados (UE – Paço) serão elaborados sem os nomes dos pacientes para a disponibilização da pesquisa científica
no Arquivo Municipal

5.2.03.01.04.01

Livro de registro de notificação das doenças transmissíveis - SVE: local (produzido pela UBS)

Formulário

Até encerramento da investigação de todos os casos

 

10 anos após vigência

2 anos

8 anos no ACS

Sim

Amostragem

Os relatórios consolidados (UE – Paço) serão elaborados sem os nomes dos pacientes para a disponibilização da pesquisa científica
no Arquivo Municipal

5.2.03.01.04.02

Livro de registro de notificação das doenças transmissíveis - SVE: regional (produzidos pelos distritos)

 

Até encerramento da investigação de todos os casos

 

10 anos

2 anos

Guarda permanente
no ACS

Não

Totalidade

Os relatórios consolidados (UE – Paço) serão elaborados sem os nomes dos pacientes para a disponibilização da pesquisa científica
no Arquivo Municipal

5.2.03

FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE  PÚBLICA

5.2.03.01

SUBFUNÇÃO:  VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA (CONTROLE DE ENDEMIAS)

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.03.01.04.03

Livro de registro de notificação das doenças transmissíveis–SVE:geral consolidado vigilância  epidemiológica (paço)/com informações parciais: idade,sexo, bairro de residência, área de abrangência da UBS, diagnóstico final e alta

Relação

Até encerramento da investigação de todos os casos

 

10 anos

2 anos

Guarda permanente
no ACS

Não

Totalidade

Os relatórios consolidados (UE – Paço) serão elaborados sem os nomes dos pacientes para a disponibilização da pesquisa científica
no Arquivo Municipal

5.2.03.01.05

Relações anuais de notificação de casos de tuberculose com:total; com informações parciais:idade, sexo, bairro de residência, área de abrangência das UBS, distrito, condições de alta

Relação

Até alta de todos os casos

 

10 anos

2 anos

8 anos no ACS

Não

Totalidade

Os relatórios consolidados (UE – Paço) serão elaborados sem os nomes dos pacientes para a disponibilização da pesquisa científica
no Arquivo Municipal

5.2.03.01.05.01

Relação anual de notificação de casos de tuberculose: total

Relação

Até alta de todos os casos

 

10 anos

2 anos

8 anos no ACS

Sim

Amostragem

Os relatórios consolidados (UE – Paço) serão elaborados sem os nomes dos pacientes para a disponibilização da pesquisa científica
no Arquivo Municipal

5.2.03

FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE  PÚBLICA

5.2.03.01

SUBFUNÇÃO:  VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA (CONTROLE DE ENDEMIAS)

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.03.01.05.02

Relação anual de notificação de casos de tuberculose com informações parciais: idade, sexo, bairro de residência, área de abrangência das UBS, distrito, condições de alta

Relação

Até alta de todos os casos

 

10 anos

2 anos

Guarda permanente
no ACS

Não

Totalidade

Os relatórios consolidados (UE – Paço) serão elaborados sem os nomes dos pacientes para a disponibilização da pesquisa científica
no Arquivo Municipal

5.2.03.01.06

Relações anuais de notificações de casos de AIDS:total; com informações parciais:bairro de residência, área de abrangência da UBS, distrito, condições de alta (desde 1984)

Relação

Atualização
anual

 

10 anos

2 anos

8 anos no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.03.01.06.01

Relação anual de notificações de casos de AIDS: total

Relação

Atualização
anual

 

10 anos

2 anos

8 anos no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.03.01.06.02

Relação anual de notificações de casos de AIDS:com informações parciais (bairro de residência, área de abrangência da UBS, distrito,
condições de alta desde 1984

Relação

Atualização
anual

 

10 anos

2 anos

Guarda permanente
no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.03

FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE  PÚBLICA

5.2.03.01

SUBFUNÇÃO:  VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA (CONTROLE DE ENDEMIAS)

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.03.01.07

Fichas de investigação epidemiológica das doenças de notificação compulsória (uma para cada doença): local; regional

Formulário

Até encerramento dos casos

 

10 anos

2 anos

8 anos no ACS

Sim

Amostragem

A ficha para o nível local, após o prazo de arquivamento corrente, deve ser anexada ao prontuário do paciente e seguirá o prazo estipulado para o
prontuário

5.2.03.01.07.01

Fichas de investigação epidemiológica das doenças de notificação compulsória (uma para cada doença): local

Formulário

Até encerramento dos casos

 

10 anos

2 anos

8 anos no ACS

Sim

Amostragem

A ficha para o nível local, após o prazo de arquivamento corrente, deve ser anexada ao prontuário do paciente e seguirá o prazo estipulado para o
prontuário

5.2.03.01.07.02

Fichas de investigação epidemiológica das doenças de notificação compulsória (uma para cada doença): regional

Formulário

Até encerramento dos casos

 

10 anos

2 anos

8 anos no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.03.01.08

Fichas de relatório de investigação de surto e epidemia/local; regional; central

Formulário

Até o encerramento da investigação

 

8 anos 

2 anos

Guarda permanente
no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.03.01.08.01

Ficha de relatório de investigação de surto e epidemia: local

Formulário

Até o encerramento da investigação

 

2 anos

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.03

FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE  PÚBLICA

5.2.03.01

SUBFUNÇÃO:  VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA (CONTROLE DE ENDEMIAS)

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.03.01.08.02

Ficha de relatório de investigação de surto e epidemia: regional

Formulário

Até o encerramento da investigação

 

8  anos

2 anos

Guarda permanente
no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.03.01.08.03

Ficha de relatório de investigação de surto e epidemia: central

Formulário

Até o encerramento da investigação

 

8  anos

2 anos

Guarda permanente
no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.03.01.09

Ficha de investigação de atendimento humano anti-rábico humano/local; regional

Formulário

Até a criança atingir a maioridade

 

10 anos

2 anos

8 anos no ACS

Sim

Amostragem

Digitar e mandar para UBS de origem

5.2.03.01.10

Fichas de registro de vacina

Formulário

Até a criança atingir a maioridade

 

Até a maioridade

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Enviar para prontuário

5.2.03.01.11

Mapas diários de registro de vacina

Formulário

Até encerramento do mês

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.03.01.12

Boletins mensais de doses de vacinas aplicadas/local; regional; central

Formulário

Até consolidação dos dados

 

1 ano

2 anos

8 anos no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.03.01.12.01

Boletim mensal de doses de vacinas aplicadas:local

Formulário

Até a elaboração do boletim

 

10 anos

2 anos

8 anos no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.03.01.12.02

Boletim mensal de doses de vacinas aplicadas:regional

Formulário

Até devolução pelo Nível Central

 

10 anos

2 anos

8 anos no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.03.01.12.03

Boletim mensal de doses de vacinas aplicadas:central

Formulário

Até consolidação dos dados

 

1 ano

2 anos

8 anos no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.03

FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE  PÚBLICA

5.2.03.01

SUBFUNÇÃO:  VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA (CONTROLE DE ENDEMIAS)

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.03.01.13

Controle mensal de estoque de vacina

Formulário

Até atualização do formulário

 

2 anos

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.03.01.14

Termos de inutilização de vacina

Formulário

Até inutilização da vacina

 

2 anos

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.03.01.15

Ocorrências da incidência das doenças de notificação compulsória /local(dados da área de abrangência da UBS); regional(dados de abrangência do distrito); central(dados do município) -série histórica de ocorrência por ano

Tabela

Até a elaboração dos dados

 

5 anos

Prazo de vigência

2 anos após prazo de precaução

Não

Totalidade

Os relatórios consolidados (UE– Paço) serão elaborados sem os nomes dos pacientes para a disponibilização da pesquisa científica no Arquivo
Municipal

5.2.03.01.16

Controle de cobertura vacinal do programa de imunização(série histórica por ano) /Local(dados da área de abrangência da UBS); regional (dados de abrangência do distrito); central (dados do município)

Tabela

Até a elaboração dos dados

 

2 anos

Prazo de precaução

ACS

Não

Totalidade

Os relatórios consolidados (UE– Paço) serão elaborados sem os nomes dos pacientes para a disponibilização da pesquisa científica no Arquivo
Municipal

5.2.03

FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE  PÚBLICA

5.2.03.01

SUBFUNÇÃO:  VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA (CONTROLE DE ENDEMIAS)

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.03.01.17

Controle de cobertura vacinal da campanha contra poliomielite e outras (série histórica por ano) / local (dados da área de abrangência da UBS); regional (dados de abrangência do distrito); central (dados do município)

Tabela

Até a elaboração dos dados

 

2 anos

Prazo de precaução

8 anos no ACS

Não

Totalidade

Prazos propostos para a Campanha de Imunização

5.2.03.01.18

Notificações de surtos e agravos em nível municipal (controle semanal) /local (dados da área de abrangência da UBS); regional (dados de abrangência do distrito); central (dados do município)

Tabela

Até a elaboração dos dados

 

2 anos

Prazo de precaução

10 anos no
ACS

Não

Totalidade

 

5.2.03.01.19

Projetos de implementação do controle da tuberculose no município / projeto apresentado ao órgão responsável pelo financiamento / prestação de contas (financeiros e resultados alcançados)

Projeto

Durante o
período de
execução

 

7 anos após
vigência

2 anos

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Outros projetos que forem executados deverão ter a mesma destinação dos documentos

5.2.03

FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE  PÚBLICA

5.2.03.01

SUBFUNÇÃO:  VIGILÂNCIA EPIDEMIOLÓGICA (CONTROLE DE ENDEMIAS)

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.03.01.19.01

Projeto de implementação do controle da tuberculose no município/ relatórios de prestação de contas (financeiro e resultados alcançados)

Relatório
descritivo

Durante o período de elaboração da prestação de contas

 

7 anos após
vigência

2 anos

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Outros projetos que forem executados deverão ter a mesma destinação dos documentos

5.2.03.01.20

Relatórios de situações inusitadas de ocorrência de doenças transmissíveis

Relatório
descritivo e
tabelas

Durante o período de ocorrência dos fatos

 

10 anos após
vigência

2 anos

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

5.2.03.01.21

Relatórios de implantação de mudanças significativas na estrutura dos serviços de implantação de novas atividades

Relatório descritivo documentos emitidos para orientar as mudanças

Durante a implantação e execução das atividades

 

10 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Documento válido para qualquer mudança na estrutura do serviço ou implantação de novas atividades

5.2.03.01.22

Relatórios de avaliação da situação das doenças de notificação compulsória

Relatório descritivo gráficos tabelas

Durante elaboração dos dados

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

Documento válido para qualquer doença de notificação compulsória

5.2.03.01.23

Planilhas de controle semanal de notificação negativa do sarampo

Planilha

Até elaboração de nova planilha

 

Ano do exercício

1 ano

 

Sim

Amostragem

 

5.2.03.01.24

Mapas de localização de doenças epidêmicas/ endêmicas

Mapa

Até elaboração de novo mapa

 

 

10 anos após vigência

 

Não

Totalidade

 

5.2.02

FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE  PÚBLICA

5.2.03.02

SUBFUNÇÃO:  VIGILÂNCIA SANITÁRIA

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.03.02.01

Boletins diários de atendimento

Boletim

Até elaboração do boletim mensal

 

1 mês após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.03.02.02

Boletins mensais de atendimento

Boletim

Até elaboração do boletim anual

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.03.02.03

Relatórios anuais de atividades

Relatório

Até elaboração de um novo relatório anual

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

5.2.03.02.04

Cadastro de estabelecimentos

Ficha
cadastral

Até atualização da ficha cadastral

 

 

Guarda
permanente

 

Não

Totalidade

Devem permanecer no setor de origem Integra banco de dados

5.2.03.02.05

Resultados de exames laboratoriais

Laudo

Até elaboração de novo exame

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

5.2.03.02.06

Laudos de vistoria/relatórios

Laudo /
relatório

Até elaboração de novo laudo

 

2 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Devem permanecer no setor de origem Integra banco de dados

5.2.03.02.07

Relatórios anuais de gestão

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

5.2.02

FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE  PÚBLICA

5.2.03.02

SUBFUNÇÃO:  VIGILÂNCIA SANITÁRIA

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.03.02.08

Processos relativos a liberação de licença e cadastro da vigilância sanitária

Processo

Da abertura ao fechamento do estabelecimento/ instituição, até publicação no Boletim do Município

 

30 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Produtos relacionados à saúde, serviços de saúde e alimentos de alta complexidade: manter em arquivo corrente até o fechamento do estabelecimento e publicação no Boletim Oficial do Município. Outros, após publicação da licença no BOM, seguem para o Arquivo
Municipal. Definição de alta/média e baixa complexidade está na Legislação específica vigente

5.2.03.02.09

Processos relativos a outros estabelecimentos que não de saúde (bares, restaurantes, lanchonetes, escolas, domicílios entre outros)

Processo

Até atualização

 

 

Prazo de vigência

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.03.02.10

Processos relativos a autuações, multas e recursos

Processo

Da abertura do processo até decisão final

5 anos
além do
exercício

1 ano após
prescrição

1 ano após vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.03.02.11

Processos relativos à autorização de exumação de cadáveres

Processo

Até autorização da exumação

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

5.2.03.02.12

Processos relativos à autorização de translado de cadáveres

Processo

Até autorização do translado

 

3 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

5.2.03

FUNÇÃO: VIGILÂNCIA À SAÚDE  PÚBLICA

5.2.03.03

SUBFUNÇÃO:  CONTROLE DE ZOONOSE

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.03.03.01

Processos relativos à liberação de animais

Processo

Até a liberação do animal

 

5 anos

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.03.03.02

Relatórios mensais de atividades

Relatório

Até elaboração do relatório anual

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.03.03.03

Relatórios anuais de atividades

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

5.2.03.03.04

Registros de reclamações de animais de rua

Formulário

Até providências

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.03.03.05

Fichas de registro de animais/eutanásia/descarte

Ficha de
registro

Até atualização

 

5 anos

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.03.03.06

Termos de doação/adoção de animais

Termo de
doação/
adoção

Indefinido

 

1 ano após a doação

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.03.03.07

Apreensão de animais de grande e pequeno porte

Ficha de
registro

Até destinação do animal

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.03.03.08

Solicitações de desinsetização/desratização em edifícios públicos, privados e logradouros públicos

Solicitação

Até atendimento da solicitação

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.04

FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.01

SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DO PROGRAMA DE AGENTES COMUNITÁRIOS

CÓDIGO

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PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.04.01.01

Programas de agentes comunitários de saúde

Protocolo /
normas

Até atualização

 

1 ano após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

5.2.04.01.02

Planos de cursos de agentes comunitários de saúde

Plano

Até atualização do curso

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.04.01.03

Resultados de concurso de agentes comunitários de saúde

Relação

Definida no Edital do concurso

Definida no Edital

6 anos após
prescrição

Prazo de vigência, até a caducidade

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.04.01.04

Planos de cursos de gerência para o programa do agente comunitário de saúde - PACS

Plano

Até elaboração de um novo plano

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.04.01.05

Provas de concurso para o programa do agente comunitário - PACS (original)

Prova

Até realização do concurso

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.04.01.06

Fichas de avaliação dos agentes comunitários de saúde

Prontuário

Até elaboração de novo relatório

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.04.01.07

Relatórios anuais de atividades (informações sobre mortalidade,crianças, gestantes, grupos, hospitalizações, marcadores, pontuação - série histórica)

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

1 ano após
o ano do
exercício

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

5.2.04

FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.01

SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DO PROGRAMA DE AGENTES COMUNITÁRIOS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.04.01.08

Relatórios consolidados de atendimento às famílias - cadastramento familiar

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

1 ano após
o ano do
exercício

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.04.01.09

Relações de famílias por micro-áreas

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

1 ano após
o ano do
exercício

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.04.01.10

Relação de percentual dos indicadores de 0 a 3 meses e 29 dias com aleitamento exclusivo (semestral)

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.04

FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.02

SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DO PROGRAMA DE CONTROLE DAS DOENÇAS SEXUALMENTE TRANSMISSÍVEIS  - DST / SÍNDROME DA
IMUNODEFICIÊNCIA ADQUIRIDA - AIDS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.04.02.01

Instruções técnicas da coordenação do programa do Ministério da Saúde

Instruções

Até atualização

 

1 ano após
atualização

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.04.02.02

Planos / programas de controle de doenças sexualmente transmissíveis  DST/AIDS

Plano

Até elaboração de um novo plano

 

8 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.04.02.03

Programas de assistência integral à gestante HIV

Programa

Até elaboração de um novo programa

 

8 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.04.02.04

Relatórios mensais de atividades

Relatório

Até elaboração de um novo relatório

 

Ano do
exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.04.02.05

Relatórios anuais de atividades

Relatório

Até elaboração de um novo relatório

 

8 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.04.02.06

Relatórios plurianuais de atividades

Relatório

4 anos

 

8 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.04.02.07

Planos de curso TELELAB - treinamento do Ministério da Saúde

Plano

Até atualização do curso

 

2 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.04.02.08

Boletim de rede de direitos humanos do Ministério da Saúde sobre AIDS no Brasil e no mundo

Boletim

Anual

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

 

5.2.04.02.09

Projetos do hospital dia

Projeto

Até realização do projeto

 

5 anos as
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

5.2.04

FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.02

SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DO PROGRAMA DE CONTROLE DAS DOENÇAS SEXUALMENTE TRANSMISSÍVEIS  - DST / SÍNDROME DA
IMUNODEFICIÊNCIA ADQUIRIDA - AIDS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.04.02.10

Planilhas de controle do programa DST/AIDS

Planilha

Até atualização

 

5 anos as
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.04.02.11

CD4 e Carga Viral

Formulário

Até atualização

 

4 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.04.02.12

Projetos ONGS

Projeto

Definido no projeto

 

5 anos as
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

5.2.04

FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.03

SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE DA CRIANÇA E ADOLESCENTE

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.04.03.01

Programa de atenção integral à saúde do adolescente-PROAISA

Programa

Até atualização

 

6 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.04.03.02

Planilha trimestral PROAISA unidade/distrito

Planilha

Ano do exercício

 

10 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

PROAISA- Programa de Atenção Integral à Saúde do Adolescente

5.2.04.03.03

Relatórios anuais PROAISA - consolidado

Relatório

Ano do exercício

 

10 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.04.03.04

Cartas convite para reuniões PROAISA

Carta

Até realização da reunião

 

 

Prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

 

5.2.04.03.05

Quadros estatísticos mensais sobre mortalidade infantil

Tabela / gráfico

Ano do exercício

 

10 anos após o exercício

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

5.2.04.03.06

Quadros de referência pediátrica para o atendimento ao adolescente

Planilha

Até atualização

 

5 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.04.03.07

Fichas de notificação compulsória de maus tratos

Ficha de notificação

Até o efetivo encaminhamento aos setores competentes

 

1 ano após notificação

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Em três vias: Conselho Tutelar, Vigilância Epidemiológica e Unidade que notifica Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto
Federal  nº 2134 de 24/01/1997 e, a Legislação da saúde pertinente à matéria

5.2.04

FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.04

SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES  EM SAÚDE MATERNO- INFANTIL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.04.04.01

Planos/programas da saúde materno-infantil

Plano / programa

Até atualização

 

6 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.04.04.02

Planilhas de cotas de leite dos distritos sanitários

Planilha

Até atualização

 

6 anos após atualização

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

Integra banco de dados.O ACS deverá elaborar quadros estatísticos das cotas de leite dos Distritos

5.2.04.04.03

Relatórios de envio de pedido de compra de leite para o almoxarifado/recibo de fax

Relatório

Até efetivação da compra

 

1 mês após a vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.04.04.04

Protocolo de procedimentos do planejamento familiar

Protocolo

Até elaboração de um novo protocolo

 

5 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.04.04.05

Atas de conferência médica

Ata

Até elaboração de uma nova ata

 

10 anos após vigência

Prazo de precaução

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.04

FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.05

SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE DO ADULTO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.04.05.01

Planos/programas da saúde do adulto

Plano / programa

Até atualização

 

5 anos após prazo de vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.04.05.02

Relatórios mensais consolidados dos distritos/hipertensos e diabéticos

Relatório

Até elaboração do consolidado anual

 

5 anos após a elaboração do anual

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.04.05.03

Relatórios anuais consolidados dos distritos/hipertensos e diabéticos

Relatório

Até elaboração de um novo relatório

 

6 anos após prazo de vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.04.05.04

Relatórios mensais de preservativos

Relatório

Até elaboração do consolidado anual

 

6 meses após elaboração do anual

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.04.05.05

Relatórios anuais de preservativos

Relatório

Até elaboração de um novo relatório

 

6 anos após prazo de vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.04.05.06

Relatórios mensais de preventivo ginecológico

Relatório

Até elaboração do anual

 

6 meses após elaboração do anual

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.04.05.07

Relatórios anuais de preventivo ginecológico

Relatório

Até elaboração de um novo relatório

 

6 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.04.05.08

Relatórios mensais de câncer de mama

Relatório

Até elaboração de um novo relatório

 

6 meses após elaboração anual

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.04.05.09

Relatórios anuais de câncer de mama

Relatório

Até elaboração de um novo relatório

 

6 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.04

FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.06

SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE BUCAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.04.06.01

Planos/programas da saúde bucal – normas, procedimentos

Protocolo

Até atualização

 

6 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.04.06.02

Relatórios mensais de produção/ impedimento/ rendimento/ procedimento/ THD e CD por unidade

Relatório /
tabelas

Até consolidação

 

4 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.04.06.03

Relatórios semestrais de avaliação do programa curativo escolar

Relatório

Até elaboração do anual

 

 

 

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.04.06.04

Relatórios anuais de avaliação do programa curativo e preventivo odontológico

Relatório

Anual

 

3 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.04.06.05

Diagnósticos e planos de trabalho do atendimento odontológico escolar

Plano

Até atualização

 

6 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.04

FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.07

SUBFUNÇÃO: COORDENAÇÃO DE AÇÕES EM SAÚDE MENTAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.04.07.01

Planos/programas/projetos de saúde mental

Plano

Até elaboração de novo plano / programa

 

6 anos após
prazo de
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.04.07.02

Relatórios mensais do programa de saúde mental

Relatório

Até elaboração do consolidado anual

 

6 meses após elaboração do anual

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.04.07.03

Relatórios anuais do programa de saúde mental - consolidado

Relatório

Até elaboração de um novo relatório

 

6 anos após elaboração do novo relatório

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.04.07.04

Planilhas de controle do programa de saúde mental

Planilha

Até atualização

 

 

1 ano após vigência

 

Sim

Amostragem

 

5.2.04.07.05

Relatórios mensais de internações e altas

Relatório

Mensal

 

10 anos após o exercício

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.04.07.06

Projetos das ações em saúde mental

Projeto

Até efetiva implantação do projeto

 

15 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.04

FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.08

SUBFUNÇÃO: GERENCIAMENTO E COORDENAÇÃO DAS AÇÕES DE  REABILITAÇÃO EM SAÚDE

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.04.08.01

Programas de reabilitação em saúde

Programa

Até elaboração de novo programa

 

6 anos após prazo de vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.04.08.02

Relatórios mensais do programa de reabilitação em saúde - consolidado

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

6 meses após elaboração do anual

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.04.08.03

Relatórios anuais do programa de reabilitação em saúde - consolidado

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

10 anos após prazo de vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

Serão emitidos em 02 vias e enviada uma via para o Arquivo Municipal

5.2.04.08.04

Cadastrados no programa de órteses, próteses e materiais - OPM auditivo

Livro

Até preenchimento

 

10 anos

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.04.08.05

Cadastrados no programa de órteses, próteses e materiais - OPM ortopedia

Livro

Até preenchimento

 

10 anos

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.04.08.06

Processos relativos a OPM de AASI - diretoria regional do estado - DIR e prefeitura municipal

Processo

Da abertura até decisão final

 

10 anos

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.04.08.07

Processos relativos a OPM de ortopédicos - diretoria regional do estado - DIR e prefeitura municipal

Processo

Da abertura até decisão final

 

10 anos

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.04

FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.09

SUBFUNÇÃO: GERENCIAMENTO E  COORDENAÇÃO  DAS AÇÕES EM SAÚDE DO TRABALHADOR

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.04.09.01

Comunicação de acidente de trabalho - CAT

Formulário

Da comunicação até alta do paciente

 

20 anos após o registro do último atendimento

Prazo de precaução

Guarda
permanente no
ACS

Não

Totalidade

 

5.2.04.09.02

Questionários de trajeto do acidentado

Formulário

Do preenchimento do questionário até a alta do paciente

 

20 anos após o registro do último atendimento

Prazo de precaução

Guarda permanente no
ACS

Não

Totalidade

Anexo da CAT quando acidente de trajeto (percurso)

5.2.04.09.03

Formulários de solicitação de medicamentos anti-retrovirais

Formulário

Até o recebimento do medicamento

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.04.09.04

Formulários de referência e contra-referência

Formulário

Durante o acompanhamento

 

 

 

 

 

 

Anexar ao prontuário

5.2.04.09.05

Formulários de alta médica

Formulário

 

 

 

 

 

 

 

Anotado no prontuário. Uma fica com o paciente e outra para a empresa

5.2.04.09.06

Fichas de evolução clínica para os casos de acidente de trabalho

Ficha

Durante o acompanhamento

 

20 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

Anexar ao prontuário

5.2.04.09.07

Prontuários de investigação (acidente do trabalho ou doença ocupacional)

 

Do primeiro atendimento até resolução

 

20 anos após vigência

Prazo de precaução

Guarda
permanente

Não

Totalidade

Serve de prova policial. Acidente do trabalho (tipo, trajeto, óbito)

5.2.04.09.08

Cartões de consulta do acidentado

Ficha

Durante o
tratamento

 

 

 

 

 

 

Se a alta for inferior a 15 dias o cartão fica no local de origem. Quando ultrapassar vai para o INSS (perícia médica)

5.2.04

FUNÇÃO: COORDENAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS, PROJETOS E AÇÕES DA ÁREA DA SAÚDE

5.2.04.09

SUBFUNÇÃO: GERENCIAMENTO E  COORDENAÇÃO  DAS AÇÕES EM SAÚDE DO TRABALHADOR

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.04.09.09

Relatórios estatísticos de acidentes de trabalho

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

8 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.04.09.10

Fichas de registro de acidentes de trabalho

Ficha

Até atualização

 

10 anos

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.05

FUNÇÃO: AVALIAÇÃO, CONTROLE E AUDITORIA DA ÁREA DE SAÚDE – UAC

5.2.05.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.05.00.01

Agendas de consulta/ cirurgias/ exames

Registro em livro

Ano do
exercício

 

4 anos após a vigência

2 anos após vigência

2 anos no ACS após arquivo corrente

Sim

Amostragem

 

5.2.05.00.02

Laudos médicos para cirurgia eletiva

Laudo

Até a realização da cirurgia

 

4 anos após a vigência

Prazo de vigência

4 anos no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.05.00.03

Fichas de solicitação de serviços de apoio de diagnose e terapia - SADT

Ficha

Da solicitação até o efetivo pagamento

 

5 anos após
exercício

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.05.00.04

Procedimentos de alto custo (APAC, laudo, espelho)

Ficha

Até o efetivo pagamento

 

 

Do prestador de serviços

 

 

 

 

5.2.05.00.05

Laudos médicos para emissão de AIH - autorização de internação hospitalar

Formulário

Até o efetivo pagamento

 

10 anos após exercício

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.05.00.06

Laudos sociais

Laudo

Até a vigência do atendimento

 

5 anos após vigência

 

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.05

FUNÇÃO: AVALIAÇÃO, CONTROLE E AUDITORIA DA ÁREA DE SAÚDE – UAC

5.2.05.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.05.00.07

rontuários médicos de pacientes

Dossiê

Do primeiro atendimento ao óbito

20 anos

1 ano após prazo de prescrição

3 anos após a data do último atendimento

Prazo de prescrição e precaução

Depende do conteúdo e do interesse para a pesquisa científica

*Amostragem e seleção
**Totalidade

Os prontuários dos pacientes e os demais documentos que os compõem, bem como os documentos de caráter sigiloso, poderão ser microfilmados. Os prontuários microfilmados possilibitarão a eliminação do suporte em papel nos termos da legislação em vigor. Não serão eliminados, porém, os prontuários médicos considerados de guarda permanente, de acordo com critérios oficializados pela Comissão de
Revisão de Prontuários Médicos para a seleção documental (art. 13 do Decreto nº 1799/96). Os prontuários médicos arquivados eletronicamente
em meio óptico ou magnético, e microfilmados serão de guarda permanente (Art. 2º da resolução CFM nº 1639/02).

5.2.05.00.08

Relatórios de índice de cárie dentária (CPO/CEO)

Relatório

Anual

 

10 anos

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.05.00.09

Relatórios de avaliação dos programas odontológicos curativo e preventivo – dados comparativos e gráficos

Relatório

Anual

 

6 anos após vigência

Prazo de precaução

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.05

FUNÇÃO: AVALIAÇÃO, CONTROLE E AUDITORIA DA ÁREA DE SAÚDE – UAC

5.2.05.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.05.00.10

Relatórios estatísticos anuais do programa odontológico curativo

Relatório

Anual

 

6 anos

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.05.00.11

Processos relativos ao ressarcimento do SUS

Processo

Até a decisão final quanto á procedência do pagamento

5 anos além do exercício

22 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.05.00.12

Relatórios de beneficiários de planos privados de assistência à saúde atendidos pelo SUS

Relatórios

Mensal

 

22 anos
além do
exercício

Durante a vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.05.00.13

Cadastro municipal de estabelecimentos de saúde (público, privado e filantrópico)

Ficha cadastral

Até atualização

 

 

 

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.05.00.14

Processos (projeto) de habilitação de gestão junto ao Ministério da Saúde

 

Até nova
habilitação

 

8 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.05.00.15

Portarias e atos normativos do Ministério da Saúde e Secretaria de Estado da Saúde relativos à Secretaria Municipal de Saúde

Portaria, resolução, orientação oormativa, instrução, ordem interna, estatuto,regimento, regulamento

Até revogação

 

 

5 anos após vigência

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.05

FUNÇÃO: AVALIAÇÃO, CONTROLE E AUDITORIA DA ÁREA DE SAÚDE – UAC

5.2.05.01

SUBFUNÇÃO: CONTROLE DA PRODUÇÃO E FATURAMENTO DA ÁREA DE SAÚDE

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.05.01.01

Relatórios físico e financeiro de produção ambulatorial, por unidade

Relatório

Até elaboração do novo relatório

 

10 anos além do ano do exercício

Prazo de vigência

Guarda permanente no ACS

Não

 

Microfilma o consolidado anual

5.2.05.01.02

Relatórios físico e financeiro de produção ambulatorial por distrito sanitário

Relatório

Até elaboração do novo relatório

 

10 anos além do ano do exercício

Prazo de vigência

Guarda permanente no ACS

Não

 

Microfilma o consolidado anual

5.2.05.01.03

Relatórios físico e financeiro de produção ambulatorial do setor público e privado

Relatório

Até elaboração do novo relatório

 

10 anos além do ano do exercício

Prazo de vigência

Guarda permanente no ACS

Não

 

Microfilma o consolidado anual

5.2.05.01.04

Relatórios físico e financeiro de produção ambulatorial (consolidado do município)

Relatório

Até elaboração do novo relatório

 

10 anos além do ano do exercício

Prazo de vigência

Guarda permanente no ACS

Não

 

Microfilma o consolidado anual

5.2.05.01.05

Relatórios mensais de faturas diferenciadas

Relatório

Até elaboração do novo relatório

 

10 anos além do ano do exercício

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

Microfilma o consolidado anual

5.2.05.01.06

Relatórios de produção hospitalar - físico e financeiro

Relatório

Até elaboração do novo relatório

 

10 anos além do ano do exercício

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.05.01.07

Relatórios de Informação do sistema de informação hospitalar - SIH e do sistema de informação ambulatorial - SIA (com dados
comparativos)

Relatórios

Até elaboração do novo relatório

 

10 anos além do ano do exercício

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.05

FUNÇÃO: AVALIAÇÃO, CONTROLE E AUDITORIA DA ÁREA DE SAÚDE – UAC

5.2.05.02

SUBFUNÇÃO:  AVALIAÇÃO E AUDITORIA DA QUALIDADE DOS SERVIÇOS DE SAÚDE

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.05.02.01

Relatórios de visitas e vistorias técnicas aos serviços de saúde

Relatório

Até elaboração do novo relatório

 

10 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

5.2.05.02.02

Relatórios de entrevistas com pacientes

Relatório

Até elaboração do novo relatório

 

10 anos após vigência

Prazo de vigência

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

Documento sigiloso, respeitar o disposto no Decreto Federal nº 2134 de 24/01/1997 e, a Legislação da saúde pertinente à matéria

5.2.05.02.03

Laudos de vistoria técnica

 

Até elaboração do novo relatório

 

10 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.05.02.04

Relatórios consolidados de qualidade dos serviços

Relatório

Até elaboração do novo relatório

 

10 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.06

FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E  EXECUÇÃO DE RECURSOS ESTRATÉGICOS NA ÁREA DA SAÚDE

5.2.06.01

SUBFUNÇÃO:  COORDENAÇÃO DOS SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.06.01.01

Declarações de óbito

Formulário

Até a emissão da certidão de óbito, pelo Cartório de Registro Civil

 

6 anos

1 ano

5 anos no ACS após arquivamento no arquivo corrente

Não

Totalidade

 

5.2.06.01.02

Declarações de nascimento

Formulário

Até a emissão da certidão de óbito, pelo Cartório de Registro Civil

 

20 anos

5 anos

15 anos no ACS após arquivamento no arquivo corrente

Não

Totalidade

 

5.2.06.01.03

Relatórios de monitoramento de indicadores de saúde

Relatórios

Até atualização dos dados

 

4 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

5.2.06.01.04

Projetos de organização do fluxo de informação

Projeto

Até atualização

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.06

FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E  EXECUÇÃO DE RECURSOS ESTRATÉGICOS NA ÁREA DA SAÚDE

5.2.06.02

SUBFUNÇÃO: CAPACITAÇÃO E DESENVOLVIMENTO FUNCIONAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.06.02.01

Processos relativos a convênios para estágios nas unidades da Secretaria da Saúde

Processo

Definido no convênio

 

5 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

5.2.06.02.02

Contrato de estágio

Contrato

Definido no contrato

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.06.02.03

Correspondência - ofícios judiciários determinando a prestação de serviços comunitários aos sentenciados

Ofício

Definido no ofício

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

Compor o dossiê do sentenciado. Documento sigiloso, respeitar o disposto  no Decreto Federal nº 2134 de 24/01/1997 e a Legislação da saúde pertinente à matéria

5.2.06.02.04

Folhas de serviço dos prestadores de serviços comunitários

Impresso

1 mês

 

1 ano 

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Subfunção do Núcleo do desenvolvimento funcional – NU-DEF e do Núcleo de Educação em Saúde

5.2.06.02.05

Folhas de pagamento de isonomia dos servidores municipalizados do Estado

Impresso

Até efetivo pagamento

5 anos após vigência

1 ano após
prescrição

Prazo de precaução

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.06.02.06

Termos de adesão de serviços voluntários

Impresso

Definido no termo

 

10 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.06.02.07

Atas de reuniões do conselho regional de enfermagem - CO-REN

Ata

Depende do
conteúdo

 

 

10 anos

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.06.02.08

Atas de reuniões sobre grade de transferência, sindicato e outros representantes

Ata

Depende do
conteúdo

 

 

 

Guarda permanente no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.06

FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E  EXECUÇÃO DE RECURSOS ESTRATÉGICOS NA ÁREA DA SAÚDE

5.2.06.02

SUBFUNÇÃO: CAPACITAÇÃO E DESENVOLVIMENTO FUNCIONAL

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.06.02.09

Solicitações de abertura de concurso público

Processo

Definido no edital

2 anos além do exercício

2 anos após a prescrição

 

 

Sim

Amostragem

 

5.2.06.02.10

Prontuários de alunos - curso formal (documentos pessoais, fichas de matrícula e avaliações)

Prontuário

Durante o período do curso

 

30 anos

Guarda
permanente

 

Não

 

Deve ser guardado na totalidade no local de origem

5.2.06.02.11

Planos de cursos

Planilhas

Enquanto durar o curso

 

5 anos

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.06.02.12

Cautelas de equipamentos emprestados

Formulário

Enquanto durar o empréstimo

 

6 meses

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.06.02.13

Cadastro para cursos e congressos

Processo

Até a realização

 

5 anos após a realização do curso e do congresso

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.06.02.14

Convênio com universidades

Processo

Enquanto durar o convênio

 

10 anos após vigência

Durante a vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

5.2.06.02.15

Prontuários de estagiários

Prontuário

Anual

 

5 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

 

5.2.06.02.16

Relatórios anuais de prestação de contas de atividades de educação e saúde

Relatório

Anual

5 anos além do ano do exercício

5 anos após prescrição

Prazo de prescrição

Prazo de precaução

Não

Totalidade

 

5.2.06.02.17

Atas de reuniões das instituições de ensino - campo de estágio

Ata

Depende do conteúdo

 

 

5 anos após vigência

4 anos no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.06

FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E  EXECUÇÃO DE RECURSOS ESTRATÉGICOS NA ÁREA DA SAÚDE

5.2.06.03

SUBFUNÇÃO: PLANEJAMENTO, DESENVOLVIMENTO, CONTROLE E MANUTENÇÃO DOS SERVIÇOS DE INFORMÁTICA DA SAÚDE

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.06.03.01

Diagnósticos e planos da divisão

Plano

Até atualização

 

2 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.06.03.02

Formulário de controle de entrada e saída de documento

Formulário

Ano do exercício

 

1 ano após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.06.03.03

Documentos sobre assistência técnica de equipamentos

Formulário

Ano do exercício

 

Prazo de
vigência

2 anos após vigência

 

Sim

Amostragem

 

5.2.06.03.04

Relatórios estatísticos do cartão SUS

Relatórios

Ano do exercício

 

3 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.06

FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E  EXECUÇÃO DE RECURSOS ESTRATÉGICOS NA ÁREA DA SAÚDE

5.2.06.04

SUBFUNÇÃO: CONTROLE E IMPLANTAÇÃO DO CARTÃO NACIONAL DE SAÚDE – CARTÃO SUS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.06.04.01

Planos/programas para implantação do cartão nacional – cartão SUS

Plano / programa

Até efetiva implantação

 

6 anos após implantação

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.06.04.02

Fichas de cadastro de usuários

Ficha

Até atualização

 

 

Guarda permanente no ACS

 

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.06.04.03

Manuais técnicos operacionais do cartão SUS

Manual

Até elaboração de um novo manual

 

6 anos após implantação

1 ano após vigência

5 anos após vigência no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.07

FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

5.2.07.01

SUBFUNÇÃO: CONTROLE DO FUNDO MUNICIPAL DE SAÚDE - FMS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.07.01.01

Prestação de contas - convênio SUS / SP - repasse estadual - termos aditivos

Processo

Ano de exercício

5 anos além do exercício

Até aprovação junto ao Tribunal de Contas do Estado/Secretaria de Estado da Saúde

Prazo de prescrição

5 anos após
prescrição

Não

Totalidade

 

5.2.07.01.02

Prestação de contas - convênio DST/AIDS, cartão SUS, PEA (Dengue), reabilitação e tuberculose - repasses federais

Processo

Ano de exercício

5 anos além do exercício

Até aprovação junto ao Tribunal de Contas do Estado/Secretaria de Estado da Saúde

Prazo de prescrição

5 anos após
prescrição

Não

Totalidade

 

5.2.07.01.03

Prestação de contas - contrato REFORSUS com o Banco do Brasil - repasse federal

Processo

Ano de exercício

5 anos além do exercício

Até aprovação junto ao Tribunal de Contas do Estado/ Coordenadoria Geral REFOR-SUS

Prazo de prescrição

5 anos após
prescrição

Não

Totalidade

 

5.2.07.01.04

Prestação de contas - fundo municipal de saúde - trimestral

Balancete

Ano de vigência

5 anos além do exercício

5 anos após a aprovação junto ao Tribunal de Contas do Estado

Prazo de prescrição

5 anos após
prescrição

Não

Totalidade

 

5.2.07

FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

5.2.07.01

SUBFUNÇÃO: CONTROLE DO FUNDO MUNICIPAL DE SAÚDE - FMS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.07.01.05

Contratos para a prestação de serviços - gestão plena de saúde - filantropias e outras - repasse federal

Processo

Ano de exercício

10 anos além do exercício

Até a aprovação junto ao Tribunal de Contas do Estado e prazo de prescrição

Prazo de prescrição

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Lei 8212/91 custeio de Previdência. Trata-se de contratação de serviços de terceiros

5.2.07.01.06

Processos de credenciamento de médicos no SUS

Processo

Definido no contrato de credenciamento

10 anos além do exercício

1 ano após
prescrição

Prazo de vigência 

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Lei 8212/91 custeio de Previdência. Trata-se de contratação de serviços de terceiros

5.2.07

FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

5.2.07.02

SUBFUNÇÃO: GERENCIAMENTO DE CONTRATOS E CONVÊNIOS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.07.02.01

Processos relativos a penalidades

Processo

Até o efetivo ressarcimento à PMB

 

5 anos após
o ano do
exercício

Prazo de prescrição

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.07.02.02

Processo relativos a reajuste de preços

Processo

Até decisão do reajuste

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.02.03

Processos relativos à compra de serviços de saúde

Processo

Definido no próprio instrumento

10 anos além do exercício

2 anos após o prazo de prescrição e aprovação pelo Tribunal de Contas do Estado

Prazo de prescrição

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

Trata-se de serviços de terceiros, Lei 8212/91

5.2.07.02.04

Processos relativos a convênios

Processo

Definido no próprio instrumento

 

5 anos após o prazo de vigência e aprovação do Tribunal de Contas do Estado

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.07.02.05

Processos relativos à locação

Processo

Definido no próprio instrumento

 

2 anos após o prazo de vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07

FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

5.2.07.03

SUBFUNÇÃO: SERVIÇOS INTERNOS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.07.03.01

Controle de tráfego

Formulário

Até realização do serviço

 

2 anos

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.02

Autorizações de fornecimento de combustível

Formulário

Bimestral

 

5 anos

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.03

Relatórios mensais de manutenção das unidades

Relatório

Mensal

 

Até elaboração do anual

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.04

Relatórios anuais de manutenção das unidades

Relatório

Até elaboração de novo relatório

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.05

Relatórios mensais para a regional da Secretaria de Serviços Municipais - SSM

Relatório

Mensal

 

2 anos

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.06

Pedidos de material para manutenção

Formulário

Até a realização do serviço

 

5 anos após a realização da compra

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.07

Ordens de serviço

Ficha

Até a realização do serviço

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.08

Cadastro de fornecedores

Ficha

Até atualização

 

2 anos

Guarda permanente no setor

 

Não

Totalidade

Fichas de empresas de serviços

5.2.07.03.09

Boletins de recebimento de material - BRM - entrada e saída imediata

Boletim

Até o efetivo pagamento

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07

FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

5.2.07.03

SUBFUNÇÃO: SERVIÇOS INTERNOS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.07.03.10

Boletins de recebimento de material - BRM - entrada para o estoque (medicamentos, materiais hospitalares, materiais odontológicos e
impressos)

Boletim

Até o efetivo pagamento

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.11

Autorização de fornecimento - AF

Formulário

Até o fornecimento do material

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.12

Relatórios de notas fiscais liberadas para pagamento

Relatório

Até atualização

5 anos
além do
exercício

1 ano após
prescrição

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.07.03.13

Planilhas de controle de recebimento geral (equipamentos, material de construção, escritório, medicamento de processo - NAC de alto custo), materiais de laboratório, materiais hospitalares

Planilha

Ano do
exercício

 

5 anos após
o exercício

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.14

Planilhas de recebimento da Dose Certa

Planilha

Ano do
exercício

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.15

Planilhas de controle de contrapartida da Dose Certa

Planilha

Ano do
exercício

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07

FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

5.2.07.03

SUBFUNÇÃO: SERVIÇOS INTERNOS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.07.03.16

Planilhas de recebimento irregular

Planilha

Até o efetivo recebimento do material

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

Integra banco de dados

5.2.07.03.17

Planilhas de cobrança (telefônica, constatação de irregularidades no recebimento, constatação de irregularidades - 48 horas, irregularidades fiscais - 2 modelos, vistoria técnica e devolução de materiais)

Planilha

Até atualização

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.18

Planilhas de controle de cautelas

Planilha

Até atualização

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.19

Planilhas de controle do patrimônio físico

Planilha

Até atualização

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.20

Planilhas de devolução de materiais

Planilha

Ano do
exercício

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.21

Cautelas

Cautela

Até resgate
do bem

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.22

Planilhas de controle de estorno financeiro

Planilha

Até atualização

 

5 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.23

Processos relativos à penalidades

Processo

Até a definição da sentença

 

10 anos após vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.2.07

FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

5.2.07.03

SUBFUNÇÃO: SERVIÇOS INTERNOS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.07.03.24

Processos relativos à solicitação de medicamentos, exames, empréstimos ou compra de equipamentos médicos

Processo

Até o atendimento

 

5 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.25

Livros de registro de memorandos e ofícios

Livro de
registro

Até Preenchimento do livro

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.26

Livros de controle de envio de receituário de controle especial

Livro de
registro

Até Preenchimento do livro

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.27

Requisição de material de estoque - RME

Requisição

Até entrega
do material

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.28

Requisição de material de estoque da UBS - RME

Requisição

Até envio
do material

 

2 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.29

Cadernos de controle de envio de material para os hospitais

Caderno

Mensal

 

Ano do
exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.30

Cadernos de controle de envio de material para as unidades

Caderno

Semestral

 

Ano do
exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.31

Planilhas de compra de medicamentos, material hospitalar e odontológico

Planilha

Mensal

 

2 anos 

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.32

Planilhas mensais do programa de DST/AIDS

Planilha

Mensal

 

Ano do
exercício

1 ano após precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.33

Planilhas trimestrais de medicamentos hansenostálicos

Planilha

Trimestral

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07

FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

5.2.07.03

SUBFUNÇÃO: SERVIÇOS INTERNOS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.07.03.34

Planilhas mensais de medicamentos tuberculostálicos da vigilância epidemiológica

Planilha

Mensal

 

Ano do
exercício

1 ano após precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.35

Planilhas trimestrais de planejamento anual do programa de tuberculose e hanseníase

Planilha

Trimestral

 

2 anos

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.36

Planilhas do programa de diabetes Millitus

Planilha

Até atualização

 

2 anos após
o exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.37

Planilhas de movimento de contraceptivos

Planilha

Até atualização

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.38

Planilhas de execução do pedido da Dose Certa

Planilha

Mensal

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.39

Relatórios mensais de preservativos – formulário da DIR

Relatório

Mensal

 

Ano do
exercício

1 ano após precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.40

Requisições de vacinas

Requisição

Até entrega do material

 

Ano do
exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07.03.41

Relatórios de recebimento de vacinas

Relatório

Até arquivamento junto a nota do Estado

 

4 anos após vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.42

Notas de fornecimento de material da Secretaria de Estado da Saúde

Formulário

Até entrada de dados no sistema

5 anos além do exercício

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.43

Termos de inutilização mensal imunobiológicos (inclui vacinas)

Formulário

Até envio do documento

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07

FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

5.2.07.03

SUBFUNÇÃO: SERVIÇOS INTERNOS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.07.03.44

Relatórios de estoque de vacinas– UBS

Relatório

Até atualização

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.45

Movimento mensal de imunobiológicos

Formulário

Até atualização

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.46

Termos de inutilização de vacinas e afins

Formulário

Mensal

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.47

Correspondências via fax da vigilância do estado solicitando vacinas

Ofícios

Até envio
da vacina

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.48

Relatórios de estoque de vacinas

Relatório

Relatório

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.49

Requisições de material de estoque - vacinas

Requisição

Até entrega
das vacinas

 

1 ano

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.50

Pedidos de compra de peças automotivas em geral (vidros, pneus, etc)

Formulário

Até entrega
do material

 

5 anos após
vigência

1 ano após vigência

4 anos no ACS

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.51

Requisições de pedido de conserto de veículos as oficinas terceirizadas

Formulário

Até entrega
do serviço

 

Ano do
exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.52

Recibos de diária

Formulário

Até o envio para o Finanças

 

Ano do
exercício

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.53

Planilhas de transporte de pacientes –NAC

Planilha

Até realização da viagem

 

1 ano após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.54

Planilhas de execução de serviços contratados de empresas de transportes

Planilha

Enquanto durar o contrato

 

5 anos após
vigência

2 anos

3 anos após precaução no ACS

Sim

Amostragem

Integra banco de dados

5.2.07

FUNÇÃO: CONTROLE, COORDENAÇÃO E APLICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

5.2.07.03

SUBFUNÇÃO: SERVIÇOS INTERNOS

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.07.03.55

Cadastro funcional dos motoristas terceirizados

Pasta

Enquanto durar o contrato

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.07.03.56

Cadastro funcional do servidor

Pasta

Enquanto o servidor permanecer no setor

 

40 anos após vigência

5 anos após
vigência

 

Não

 

Acompanha o servidor enquanto permanecer na instituição

5.2.07.03.57

Controle de manutenção de veículos 

Formulário

Até atualização

 

5 anos após
vigência

Prazo de precaução

 

Sim

Amostragem

 

5.2.08

FUNÇÃO: CONTROLE DE COMPRAS E LICITAÇÕES DA ÁREA DE SAÚDE

5.2.08.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.2.08.00.01

Requisições de compras

Requisição

Até o recebimento do material

 

6 meses após vigência

2 anos após precaução

3 anos no ACS após arquivo corrente

Sim

Amostragem

 

5.2.08.00.02

Recibos de pagamento de autônomo - RPA

Formulário

Até o efetivo pagamento

5 anos

40 anos

5 anos após vigência

Prazo de precaução

Não

Totalidade

Após arquivamento no ACS encaminhar ao Arquivo Municipal

5.2.08.00.03

Processos relativos à compra direta

Processo

Até efetivo pagamento do bem ou serviço

5 anos após vigência

Após o prazo de prescrição e aprovação do Tribunal de Contas do Estado

Prazo de vigência

Prazo de precaução

Sim

Amostragem

*Lei 8666/93

5.2.08.00.04

Processos relativos à licitação

Processo

Até a aceitação definitiva ou prazo estabelecido no contrato

5 anos após vigência

Depende do objeto da dispensa de licitação

3 anos após prazo
de vigência

4 anos após arquivamento no arquivo corrente

Sim

Amostragem

 

5.2.08.00.05

Processos relativos à licitação de medicamentos e material de consumo hospitalar

Processo

Definido no convênio/contrato

5 anos após vigência

20 anos após
vigência

Prazo de vigência

Prazo de precaução no ACS

Não

Totalidade

 

5.3.01

FUNÇÃO: PLANEJAMENTO EDUCACIONAL

5.3.01.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.3.01.00.01

Programas, planos e metas educacionais

Programa

Até elaboração de novo programa

 

 

Durante a vigência

 

Não

Totalidade

 

5.3.01.00.02

Pesquisa de ensino e educação para o cadastro escolar (para efeitos de matrícula)

Levantamento de dados/estatística

Até o processamento de dados de nova pesquisa

 

 

Durante a vigência

 

Não

Totalidade

Em parceria com a Rede de Ensino Estadual

5.3.01.00.03

Minutas de textos legais relativos à educação

Leis/decretos/atos normativos

Até a promulgação de nova lei ou outro ato

 

 

 

 

Não

Totalidade

Guardar 01 exemplar na Biblioteca

5.3.01.00.04

Planos/programas setoriais para a educação

Planos / programas

Até elaboração de novo plano

 

 

Durante a vigência

 

Não

Totalidade

 

5.3.01.00.05

Estudos regionais relativos à educação

Plano

Até atualização

 

 

 

5 anos após prazo de vigência

Não

Totalidade

 

5.3.01.00.06

Estatutos/regimentos internos de escolas, conselhos e comitês educacionais

Decreto

Até a promulgação de novo decreto

 

 

Cópia

 

Não

Totalidade

Os estatutos / regimentos internos são oficializados por decreto

5.3.01.00.07

Protocolos de intenções/ convênios/ contratos para o desenvolvimento regional da educação

Convênio /
contrato

Até a modificação e/ou extinção do convênio/contrato

 

 

 

1 ano após prazo de vigência

Não

Totalidade

 

5.3.01

FUNÇÃO: PLANEJAMENTO EDUCACIONAL

5.3.01.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO

PRECAU-ÇÃO

ARQUIVO CORRENTE

ARQUIVO GERAL

ELIMINA-ÇÃO

GUARDA PERMA-NENTE

5.3.01.00.08

Atas de reuniões de conselhos e comitês educacionais

Livros de registros ou/atas

Até a modificação da legislação apreciada pelo conselho

 

 

 

2 anos após prazo de vigência

Não

Totalidade

Os originais serão encaminhados pela Secretaria da Educação ao Arquivo Municipal

5.3.01.00.09

Relatórios de conselhos e comitês educacionais

Relatórios

Até elaboração de novo relatório

 

 

 

1 ano após prazo de vigência

Não

Totalidade

 

5.3.01.00.10

Calendário escolar

Calendário

Até o final do ano letivo

 

 

 

1 ano após prazo de vigência

Não

Totalidade

Documento original que integra o Projeto Educativo da Unidade Escolar (U.E.)

5.3.01.00.11

Orientações para utilização do sistema PRODESP

Relatório

Até atualização

 

 

Prazo de vigência

 

Sim

Amostragem

 

5.3.01.00.12

Dados numéricos de alunos e escolas (inclusive para ampliação e construção de U.Es)

Levantamento de dados estatísticos

Até atualização de dados

 

 

Permanente

 

Não

Totalidade

*Na Secretaria da Educação (S.E.)

5.3.01.00.13

Censo Escolar com dados anuais (fornecido após digitação do Censo e disquete da S.E.)

Relatório-levantamento de dados estatísticos

Indefinido

 

 

Permanente

 

Não

Totalidade

*Na Secretaria da Educação

5.3.01.00.14

Censo Escolar na unidade escolar/ Secretaria da Educação

Levantamento de dados / livro

Até atualização

 

 

 

2 anos após prazo de vigência

Não

Totalidade

* O original é arquivado no Conselho Municipal de Educação. A cópia do Censo Escolar fica na U.E

5.3.01.00.15

Quadros escolar e mapa de movimento

Relatório

2 anos

 

 

 

2 anos após prazo de vigência

Não

Totalidade

Uma via original integra o Projeto Educativo da U.E.

5.3.01

FUNÇÃO: PLANEJAMENTO EDUCACIONAL

5.3.01.00

SUBFUNÇÃO:

CÓDIGO

SÉRIE DOCUMENTAL

ESPÉCIE DOCUMENTAL

PRAZOS

PRAZOS DE ARQUIVAMENTO

DESTINAÇÃO FINAL

OBSERVAÇÕES

VIGÊNCIA

PRES-CRIÇÃO